8. Cấu trúc của Luận án
3.3.3. Công tác văn thư, lưu trữ
Nhìn chung thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ ở VPTW có sự chuyển biến rõ rệt theo hướng tích cực, đã xây dựng được các quy chế công tác văn thư, tổ chức phổ biến, tập huấn cho cán bộ về soạn thảo văn bản nên
đã từng bước đưa công tác này đi vào nền nếp. Được trang bị và sử dụng kỹ thuật mới như máy tính, máy in, máy photocopy cho việc soản thảo, in ấn văn bản nên đã làm cho việc soạn văn bản thuận tiện, chuyên nghiệp hơn.
Hàng năm VPTW phải tiếp nhận trung bình khoảng 6.000 đến 8.000 văn bản đến và ban hành khoảng 3.000 đến 4.000 văn bản các loại. Với số lượng văn bản lớn như vậy, để hoàn thành được nhiệm vụ thì buộc CBCC của VPTW phải làm việc gấp nhiều lần. Đó là một áp lực lớn đối với đội CBCC của VPTW.
Quy trình xử lý văn bản đã đơn giản hơn, giảm bớt các khâu trung gian không cần thiết, do đó thời gian trình ký, thời gian xử lý văn bản được rút ngắn đáng kể. Dù VPTW đã xây dựng được công tác văn thư, nhưng việc chỉ đạo thực hiện chưa đều, chưa tốt, văn bản đến và văn bản đi chưa tập trung vào một đầu mối, tình trạng văn bản đi ngang về tắt chưa qua văn thư để đăng ký vào sổ công văn vẫn còn xảy ra, nhiều văn bản chưa được thực hiện đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày.
Việc trình, xử lý, ban hành văn bản còn nhiều thiếu sót, tình trạng gửi văn bản vượt cấp, văn bản sai thủ tục hành chính chưa được xử lý đã gửi đi vẫn còn nhiều.
Việc gửi văn bản mật vẫn chưa thực hiện đúng theo quy định bảo mật như quy định về ghi ký hiệu ngoài phong bì, về niêm phong, về đường gửi.
Việc in ấn văn bản tuy đã có nhiều tiến bộ, nhưng ở một số văn bản, ở một số bộ phận vẫn còn tình trạng trình bày sai lỗi kỹ thuật và chưa thống nhất thể thức, nội dung văn bản còn dài dòng, chưa nêu rõ được những vấn đề kiến nghị giải quyết.
Công tác tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại VPTW còn chậm, chồng chéo, có việc kéo dài quá lâu, thậm chí có trường hợp không trả lời đối tượng, nhiều ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo không được cụ thể hoá thành văn bản, dẫn đến lung túng trong thực hiện.
Vấn đề lưu trữ của VPTW rất được quan tâm. Ngày nay cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, thông tin trở thành nguồn lực quan trọng hàng đầu, vị thế của hoạt động thông tin thư viện càng được khẳng định trong đời sống xã hội và thư viện chính là nơi có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc. Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhau cho việc bảo quản, khai thác văn bản thì công tác xử lý tư liệu, lưu trữ của các cơ quan thông tin thư viện là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Cùng với hệ thống thư viện toàn quốc, Thư viện VPTW là 1 Phòng thuộc Vụ Lưu trữ trực thuộc VPTW là thư viện khoa học tổng hợp. Thư viện vừa là lưu trữ vừa là phục vụ cho CBCC của VPTW, cho sinh viên, nghiên cứu sinh ngoài VPTW. Ngoài những yếu tố cơ bản để xây dựng và phát triển một thư viện không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng như nội dung kho tài liệu, cơ sở vật chất trang thiết bị thì hoạt động xử lý tài liệu có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn. Thời gian qua, VPTW đã rất chú trọng đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho việc xử lý tài liệu và lưu trữ tài liệu.
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng yếu kém:
- Do trình độ của đội ngũ CBCC của VPTW còn yếu, bất cập: đối với CBCC khối nghiệp vụ hành chính, trình độ lý luận còn thấp và phần lớn chưa qua đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, chủ yếu mới qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn. Chính vì vậy công tác chuyên môn nghiệp vụ ở VPTW trong thời gian qua còn nhiều thiếu sót.
- Phong cách làm việc của một số CBCC của VPTW còn là một vấn đề cần khắc phục, sửa đổi như về việc nói chưa đi đôi với việc làm, tác phong làm việc còn thiếu tính chuyên nghiệp, không dứt khoát trong việc quyết định các vụ việc cần giải quyết. Tất cả những vấn đề kể trên đã gây nên sự phàn nàn, phản ánh của quần chúng về hoạt động của VPTW.
- Các điều kiện về tài chính, ngân sách, về phương tiện, công cụ… phục vụ cho công tác văn phòng còn nhiều thiết thốn và hạn chế.