8. Cấu trúc của Luận án
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG
2.1.1. Khái niệm, đặc điểm của văn phòng
2.1.1.1. Khái niệm văn phòng
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng có một bộ phận giúp việc cho ban lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Việc tiến hành thực hiện các công việc đó thuộc bộ phận giúp việc cho ban lãnh đạo đơn vị, đảm bảo cho tổ chức hoạt động theo đúng phương hướng, kế hoạch, bộ phận đó gọi là “văn phòng”.
Theo tiếng Anh, thuật ngữ “Office” có nghĩa là cơ quan, công sở. Theo từ điển tiếng Việt thì: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan, đây chỉ là cách hiểu thông thường” [19, tr.1124].
Theo Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước của Học viện hành chính quốc gia, khái niệm “văn phòng” gồm các nội dung sau đây:
- Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
- Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
- Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc…
- Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Trong thực tế, thuật ngữ văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Một mặt văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp việc của thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc là phòng làm việc trực tiếp của những nhà lãnh đạo cấp cao, hoặc là trụ sở của cơ quan, đơn vị, là địa điểm đối nội, đối ngoại của cơ quan đó. Mặt khác, văn phòng còn được hiểu là một loại hoạt động trong cơ quan nhà nước, trong các tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp.
Có thể thấy thuật ngữ văn phòng được hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng có thể khái lược theo hai nghĩa cơ bản sau đây: Theo nghĩa rộng thì văn phòng là bộ máy giúp việc cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chỉ đạo công việc có hiệu lực, hiệu quả cao. Theo nghĩa hẹp thì văn phòng là trụ sở làm việc của cá nhân, cơ quan, đơn vị, là nơi diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại và các hoạt động khác của cá nhân, tổ chức.
Văn phòng bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. Công tác văn phòng có những nội dung rất cụ thể liên quan đến quá trình tổ chức công việc thông tin và điều hành của một cơ quan tại công sở và cả ngoài phạm vi cơ quan. Một số nội dung cụ thể của công tác văn phòng có thể hiểu như:
- Tiếp nhận và tổ chức bảo quản hợp lý các văn bản, các thông tin vào cơ quan. Trong các cơ quan lãnh đạo và quản lý thường có nhiều dòng thông tin vào, trong đó chủ yếu là dòng thông tin từ văn bản. Nhiệm vụ của văn phòng là tổ chức tiếp nhận văn bản đến, khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra,
đối chiếu, phân loại sơ bộ, đăng ký và thống kê theo các mẫu sổ quy định trước khi chuyển cho ban thư ký của văn phòng xem xét để chuyển cho lãnh đạo hoặc chuyển cho các bộ phận, các cá nhân thi hành.
- Tổ chức xử lý thông tin văn bản và truyền đạt thông tin trong hệ thống qua văn bản đến mọi bộ phận và cá nhân có liên quan. Tất cả các văn bản đến cơ quan sau khi đã có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng được chuyển đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết những thông tin hành chính hình thành trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, bao gồm cả các quyết định hành chính đều phải được quản lý và tiếp thu các thông tin ngược lại để báo cáo lãnh đạo và chỉ đạo, kiểm tra công việc hàng ngày.
- Kiểm tra quá trình giải quyết các văn bản và báo cáo về hệ thống điều khiển trung tâm (lãnh đạo) để xử lý kịp thời mọi phát sinh. Kiểm tra việc giải quyết văn bản là nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. Trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản thuộc lãnh đạo cơ quan. Nhưng chánh văn phong là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan kiểm tra và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản của cơ quan. Phụ trách các đơn vị tổ chức của cơ quan và phụ trách bộ phận văn thư thuộc văn phòng có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản có đúng thời hạn, đối tượng hay không?
Nhân viên văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhận văn bản có kịp thời, chính xác và đúng thủ tục chưa? Lập sổ theo dõi việc giải quyết văn bản để có cơ sở nhắc nhở các bộ phận, cá nhân giải quyết các văn bản đúng thời gian quy định.
Trong quá trình kiểm tra việc giải quyết văn bản, ngoài nội dung kiểm tra công việc chính, trong công tác văn phòng thái độ làm việc của cán bộ, công chức cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Văn phòng cần giúp lãnh đạo thấy được nguyên nhân thành công hay hạn chế của quá trình giải quyết công việc. Văn phòng phải góp phần trả lời được các câu hỏi vì sao một văn bản này được giải quyết tốt? Vì chậm trễ khi nhận được hay vì chuyển sai
địa chỉ? Hay là người có trách nhiệm giải quyết không quan tâm, không có điều kiện để thực hiện?
Để thực hiện nhiệm vụ này, công việc của văn phòng là phải xây dựng được các chương trình công tác của cơ quan, trong chương trình đó bao gồm: Chương trình năm, 06 tháng, quý, tháng, sắp xếp lịch công tác, lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và tổ chức thực hiện tốt chương trình này. Nội dung chương trình công tác cần bao quát các mục tiêu, nhiệm vụ cơ bản, quan trọng và thường xuyên của cơ quan. Chương trình công tác phải được bố trí cân đối, hợp lý các mặt công tác, trong đó ghi rõ các giải pháp thực hiện và thời hạn chỉ đạo, điều hành để hoàn thành nhiệm vụ.
Để tránh tình trạng chồng chéo và bỏ sót công việc, khi tiếp nhận các văn bản, các thông tin vào cơ quan, bộ máy văn phòng phải dựa vào nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan để chuyển giao các văn bản theo các mối liên hệ cần thiết, phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của từng đơn vị.
Có thể có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, nhìn chung các quan niệm đều có điểm chung là:
Thứ nhất, văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy tổ chức văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ hơn.
Thứ hai, văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng.
Như vậy, có thể hiểu văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ
tổng quát thì văn phòng chính là bộ phận tham mưu, giúp việc và phụ trách hậu cần cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị đó.
2.1.1.2. Đặc điểm của văn phòng
Có nhiều cách hiểu khác nhau về đặc điểm, nhưng có thể hiểu đặc điểm của văn phòng là đề cập đến các yếu tố mang tính riêng biệt, nét đặc trưng riêng của văn phòng. Cách thức tổ chức và phương thức hoạt động của văn phòng cũng nói nên sự khác biệt so với các đơn vị khác.
Văn phòng có những đặc điểm sau đây:
Thứ nhất, văn phòng là đơn vị đầu mối của cơ quan, kết nối các đơn vị khác với lãnh đạo cơ quan.
Là đơn vị giúp việc cho lãnh đạo, mọi thông tin được chuyển tải từ lãnh đạo đến các đơn vị đều qua văn phòng. Ngược lại, thông tin từ các đơn vị muốn trình lên lãnh đạo đều phải qua văn phòng
Thứ hai, văn phòng là đơn vị chuyên môn, thực hiện cả chức năng hậu cần.
Mặc dù văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp. Tuy nhiên, văn phòng còn đảm nhận cả chức năng hậu cần, phụ trách việc đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho toàn hệ thống cơ quan; đảm bảo an ninh, an toàn cho cơ quan.
Thứ ba, văn phòng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được phân chia thành các bộ phận khác nhau.
Do văn phòng phải đảm nhận khối lượng công việc lớn, nhiều việc mang tính sự vụ. Chính vì thế các công việc của văn phòng đều được phân chia thành các bộ phận, đơn vị khác nhau. Mỗi bộ phận, đơn vị phụ trách công việc cụ thể, nghĩa là văn phòng được tổ chức theo mô hình dạng tháp. Các bộ phận, đơn vị có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Thứ tư, văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và mở tài khoản tại kho bạc nhà nước.
Các đơn vị thực hiện chức năng tham mưu thì chỉ có văn phòng mới có tư cách pháp nhân, có con dấu và mở tài khoản tại kho bạc nhà nước.
2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
2.1.2.1. Vị trí của văn phòng
Văn phòng các cơ quan đảng, nhà nước nói chung, của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ nói riêng có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường. Vị trí, vai trò đặc biệt của văn phòng các cơ quan đảng, nhà nước, của các bộ, ngành còn thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan. Chức năng tham mưu của văn phòng được khẳng định trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản quan trọng của các cơ quan đảng và nhà nước.
2.1.2.2. Chức năng của văn phòng
- Chức năng tham mưu, tổng hợp.
Tham mưu, tổng hợp là một hoạt động cần thiết cho công tác lãnh đạo, quản lý. Người lãnh đạo, quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề… Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà lãnh đạo, quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp.
Tham mưu, tổng hợp là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình lãnh đạo, quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu, tổng hợp trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể lãnh đạo, quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu, tổng hợp tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, tổng hợp, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.
Để tham mưu, tổng hợp thì việc thu thập và tổng hợp thông tin là rất cần thiết. Tất cả những thông tin và những vấn đề tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý.
Quá trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác lãnh đạo, quản lý. Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng.
Để tham mưu, tổng hợp thì công tác văn thư - lữu là công việc không thể thiếu của văn phòng.
Văn thư - lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong các cơ quan, tổ chức công tác văn thư - lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động của cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
đều được hiện đại hoá, công tác văn thư - lưu trữ cũng ngày càng được hiện đại hóa nhằm phục vụ tốt hơn công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo.
- Chức năng giúp việc cho lãnh đạo.
Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý, năm… và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó.
Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; tư vấn cho người lãnh đạo, quản lý về công tác soạn thảo văn bản, đề xuất các phương án thực hiện trên thực tế để đạt mục tiêu…
- Chức năng hậu cần, quản trị.
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần, quản trị của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua các chức năng