8. Cấu trúc của Luận án
1.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG
1.3.1. Những kết quả đạt được
Vấn đề tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung và vấn đề tổ chức và hoạt động của văn phòng nói riêng (trong đó có VPTW) đã có nhiều công trình đề cập, đặc biệt là các luận văn thạc sĩ ở các chuyên ngành khác nhau. Nhưng vì ở mức độ luận văn thạc sĩ nên sự nghiên cứu chưa sâu, hàm lượng khoa học cũng chưa cao. Qua các công trình nghiên cứu, tác giả thấy rằng mặc dù cùng đề cập đến tổ chức và hoạt động của văn phòng nhưng có công trình đề cập một hoặc một số khía cạnh của văn phòng, có công trình đề cập toàn diện khía cạnh của văn phòng. Tuy nhiên cách tiếp cận của mỗi công trình là khác nhau, có công trình tiếp cận qua nguồn nhân lực của văn phòng, có công trình tiếp cận qua hệ thống thông tin của văn phòng, có công trình tiếp cận qua chức năng của văn phòng.
Là một cơ quan thuộc hệ thống chính trị, việc tìm hiểu các công trình nghiên cứu về tổ chức và hoạt động bộ máy nhà nước cung cấp nhiều nội dung hữu ích cho việc tìm hiểu tổ chức và hoạt động của văn phòng. Vì đều là tìm hiểu về cơ quan, nên các công trình nghiên cứu về tổ chức và hoạt động bộ máy nhà nước có những cách tiếp cận tương có thể học tập để tiếp cận việc nghiên cứu tổ chức, hoạt động của VPTW.
Trực tiếp nghiên cứu vấn đề tổ chức và hoạt động của văn phòng, nhưng cuốn sách “Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ” và Báo cáo “Nghiên cứu đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Quốc hội”. Các công trình này có giá trị trong việc tham khảo phương pháp nghiên cứu, hướng tiếp cận về tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung, trong đó có VPTW. Tuy nhiên, các văn phòng mà các công trình này đề cập là văn phòng của nhà nước, nó hoàn toàn khác với văn phòng của đảng về chủ thể, đối tượng, nội dung và phương pháp hoạt động.
Đề cập một cách khá toàn diện về văn phòng có cuốn sách “Một số vấn đề trong nghiên cứu về quản trị văn phòng và lưu trữ học”, “Quản trị hành chánh văn phòng” và “Nghiệp vụ hành chính văn phòng - công tác điều hành tham mưu, tổng hợp lễ tân”. Với cách tiếp cận về quản trị nội bộ trong văn phòng, về nghiệp vụ văn phòng, các công trình này tạo cơ sở cho đề tài luận án nghiên cứu vấn đề tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Một số công trình mặc dù không trực tiếp đi vào nghiên cứu các yếu tố cấu thành văn phòng hoặc các nội dung của hoạt động văn phòng, nhưng một số công trình như: “A Model for Specification of Office Communications”, “The governance of back-office integration”, “OAM: an office analysis methodology”... đã cung cấp cho tác giả phương pháp phân tích văn phòng bởi các công trình đó nghiên cứu về giao tiếp, hậu cần của văn phòng.
Nghiên cứu trực tiếp về lịch sử VPTW, cuốn sách “Lịch sử và truyền thống 55 năm (1955 - 2010) - Sự hình thành và trưởng thành của Văn phòng
Trung ương Đảng” đã cung cấp cho tác giả lịch sử của đối tượng nghiên cứu, qua đó hiểu rõ hơn về VPTW. Điều này là rất quan trọng trong việc nghiên cứu. Đồng thời sẽ thấy được cơ cấu tổ chức và hoạt động của VPTW trong quá khứ để có thể thiết kế tổ chức và cách vận hành trong tương lai.
Mặc dù là luận văn, hàm lượng khoa học chưa cao, chuyên môn chưa sâu nhưng một số đề tài như “Phát huy vai trò của VPTW Đảng” và “Kiện toàn bộ máy tổ chức và hoạt động của VPTW Đảng NDCM Lào” đã cung cấp cho tác giả những dữ liệu quý về tổ chức và hoạt động của VPTW, nó là chất liệu để tác giả tiếp tục nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của VPTW.
Một số công trình đã nghiên cứu về chức năng tham mưu của VPTW, điều giúp tác giả kế thừa tri thức rất nhiều, chẳng hạn công trình “Chất lượng tham mưu của VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam đối với sự lãnh đạo của Bộ Chính trị và Ban Bí thư trong giai đoạn hiện nay”, “Một số ý kiến về thực hiện chức năng tham mưu phục vụ lãnh đạo của VPTW Đảng”...
CBCC là yếu tố con người của tổ chức. Con người luôn là yếu tố trung tâm, mang tính quyết định sự thành công của tổ chức. Đã có một số công trình nghiên cứu về cán bộ, công chức của VPTW như: “Một số vấn đề về cán bộ tham mưu của VPTW Đảng” và luận văn thạc sĩ Xây dựng Đảng “Củng cố công tác xây dựng cán bộ chuyên viên của VPTW Đảng”... Điều này giúp tác giả phân tích nguồn lực của văn phòng thuận tiện hơn, bởi chất lượng tổ chức và hoạt động của VPTW chịu tác động của nhiều nguồn lực khác nhau như yếu tố pháp lý, yếu tố con người, yếu tố tài chính, yếu tố công sản...
1.3.2. Những vấn đề cần triển khai
Trên cơ sở phân tích các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước, có thể rút ra được một số nội dung cần triển khai trong thực hiện đề tài nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của VPTW trong bối cảnh nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo:
- Xây dựng khung lý thuyết cho việc tổ chức và hoạt động của VPTW trong bối cảnh nhất thể hóa chức danh lãnh đạo.
- Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của VPTW. Làm rõ những kết quả đạt được, những hạn chế và nguyên nhân của tổ chức bộ máy và hoạt động của VPTW hiện nay.
- Trên cơ sở quan điểm về tổ chức và hoạt động của VPTW, tìm kiếm những giải pháp nhằm đổi mới tổ chức và hoạt động của VPTW trong bối cảnh nhất thể hóa chức danh lãnh đạo hiện nay.
Kết luận chương 1
Thông qua việc đánh giá những công trình đã nghiên cứu có liên quan đến đề tài, luận án đã cho thấy có rất nhiều công trình như luận án, sách, bài nghiên cứu, đề tài… đề cập đến văn phòng với nhiều cách tiếp cận và nội dung nghiên cứu khác nhau như quản trị của văn phòng, công tác tham mưu, nghiệp vụ văn phòng; về tổ chức và hoạt động của văn phòng…
Qua nghiên cứu các công trình có liên quan đến đề tài, luận án đã tìm được những kết quả để kế thừa, đó là phương pháp nghiên cứu, hướng tiếp cận về tổ chức và hoạt động của văn phòng; về các yếu tố cấu thành văn phòng và phương thức hoạt động của văn phòng; về chức năng và nhiệm vụ của văn phòng; về lịch sử, cách tổ chức và hoạt động của VPTW... Đây là những dự liệu quý, là cơ sở để tác giả nghiên cứu, tìm hiểu về VPTW Đảng NDCM Lào.
Tuy nhiên, các công trình đều nghiên cứu trong điều kiện bình thường hoặc chỉ nghiên cứu, tìm hiểu một khía cạnh, một yếu tố cấu thành văn phòng, chưa có công trình nào nghiên cứu VPTW trong bối cảnh có sự nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo. Đây chính là là khoảng trống tri thức, vấn đề cần triển khai để không trùng lặp với các công trình khác.
Chương 2
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO TRONG ĐIỀU KIỆN NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG 2.1.1. Khái niệm, đặc điểm của văn phòng 2.1.1. Khái niệm, đặc điểm của văn phòng
2.1.1.1. Khái niệm văn phòng
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng có một bộ phận giúp việc cho ban lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Việc tiến hành thực hiện các công việc đó thuộc bộ phận giúp việc cho ban lãnh đạo đơn vị, đảm bảo cho tổ chức hoạt động theo đúng phương hướng, kế hoạch, bộ phận đó gọi là “văn phòng”.
Theo tiếng Anh, thuật ngữ “Office” có nghĩa là cơ quan, công sở. Theo từ điển tiếng Việt thì: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan, đây chỉ là cách hiểu thông thường” [19, tr.1124].
Theo Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước của Học viện hành chính quốc gia, khái niệm “văn phòng” gồm các nội dung sau đây:
- Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
- Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
- Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc…
- Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Trong thực tế, thuật ngữ văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Một mặt văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp việc của thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc là phòng làm việc trực tiếp của những nhà lãnh đạo cấp cao, hoặc là trụ sở của cơ quan, đơn vị, là địa điểm đối nội, đối ngoại của cơ quan đó. Mặt khác, văn phòng còn được hiểu là một loại hoạt động trong cơ quan nhà nước, trong các tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp.
Có thể thấy thuật ngữ văn phòng được hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng có thể khái lược theo hai nghĩa cơ bản sau đây: Theo nghĩa rộng thì văn phòng là bộ máy giúp việc cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chỉ đạo công việc có hiệu lực, hiệu quả cao. Theo nghĩa hẹp thì văn phòng là trụ sở làm việc của cá nhân, cơ quan, đơn vị, là nơi diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại và các hoạt động khác của cá nhân, tổ chức.
Văn phòng bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. Công tác văn phòng có những nội dung rất cụ thể liên quan đến quá trình tổ chức công việc thông tin và điều hành của một cơ quan tại công sở và cả ngoài phạm vi cơ quan. Một số nội dung cụ thể của công tác văn phòng có thể hiểu như:
- Tiếp nhận và tổ chức bảo quản hợp lý các văn bản, các thông tin vào cơ quan. Trong các cơ quan lãnh đạo và quản lý thường có nhiều dòng thông tin vào, trong đó chủ yếu là dòng thông tin từ văn bản. Nhiệm vụ của văn phòng là tổ chức tiếp nhận văn bản đến, khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra,
đối chiếu, phân loại sơ bộ, đăng ký và thống kê theo các mẫu sổ quy định trước khi chuyển cho ban thư ký của văn phòng xem xét để chuyển cho lãnh đạo hoặc chuyển cho các bộ phận, các cá nhân thi hành.
- Tổ chức xử lý thông tin văn bản và truyền đạt thông tin trong hệ thống qua văn bản đến mọi bộ phận và cá nhân có liên quan. Tất cả các văn bản đến cơ quan sau khi đã có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng được chuyển đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết những thông tin hành chính hình thành trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, bao gồm cả các quyết định hành chính đều phải được quản lý và tiếp thu các thông tin ngược lại để báo cáo lãnh đạo và chỉ đạo, kiểm tra công việc hàng ngày.
- Kiểm tra quá trình giải quyết các văn bản và báo cáo về hệ thống điều khiển trung tâm (lãnh đạo) để xử lý kịp thời mọi phát sinh. Kiểm tra việc giải quyết văn bản là nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. Trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản thuộc lãnh đạo cơ quan. Nhưng chánh văn phong là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan kiểm tra và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản của cơ quan. Phụ trách các đơn vị tổ chức của cơ quan và phụ trách bộ phận văn thư thuộc văn phòng có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản có đúng thời hạn, đối tượng hay không?
Nhân viên văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhận văn bản có kịp thời, chính xác và đúng thủ tục chưa? Lập sổ theo dõi việc giải quyết văn bản để có cơ sở nhắc nhở các bộ phận, cá nhân giải quyết các văn bản đúng thời gian quy định.
Trong quá trình kiểm tra việc giải quyết văn bản, ngoài nội dung kiểm tra công việc chính, trong công tác văn phòng thái độ làm việc của cán bộ, công chức cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Văn phòng cần giúp lãnh đạo thấy được nguyên nhân thành công hay hạn chế của quá trình giải quyết công việc. Văn phòng phải góp phần trả lời được các câu hỏi vì sao một văn bản này được giải quyết tốt? Vì chậm trễ khi nhận được hay vì chuyển sai
địa chỉ? Hay là người có trách nhiệm giải quyết không quan tâm, không có điều kiện để thực hiện?
Để thực hiện nhiệm vụ này, công việc của văn phòng là phải xây dựng được các chương trình công tác của cơ quan, trong chương trình đó bao gồm: Chương trình năm, 06 tháng, quý, tháng, sắp xếp lịch công tác, lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và tổ chức thực hiện tốt chương trình này. Nội dung chương trình công tác cần bao quát các mục tiêu, nhiệm vụ cơ bản, quan trọng và thường xuyên của cơ quan. Chương trình công tác phải được bố trí cân đối, hợp lý các mặt công tác, trong đó ghi rõ các giải pháp thực hiện và thời hạn chỉ đạo, điều hành để hoàn thành nhiệm vụ.
Để tránh tình trạng chồng chéo và bỏ sót công việc, khi tiếp nhận các văn bản, các thông tin vào cơ quan, bộ máy văn phòng phải dựa vào nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan để chuyển giao các văn bản theo các mối liên hệ cần thiết, phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của từng đơn vị.
Có thể có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, nhìn chung các quan niệm đều có điểm chung là:
Thứ nhất, văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy tổ chức văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ hơn.
Thứ hai, văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng.
Như vậy, có thể hiểu văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ
tổng quát thì văn phòng chính là bộ phận tham mưu, giúp việc và phụ trách hậu cần cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị đó.
2.1.1.2. Đặc điểm của văn phòng
Có nhiều cách hiểu khác nhau về đặc điểm, nhưng có thể hiểu đặc điểm