6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2. Xác định mức lương
Xác định mức lương là việc doanh nghiệp xác định các mức tiền lương khác nhau để trả cho từng loại đối tượng lao động khác nhau trong doanh nghiệp tùy theo yêu cầu của công việc thực hiện hay nói cách khác, khi xác định mức lương trả cho từng người lao động, doanh nghiệp sẽ có quan điểm, thái độ như thế nào đối với từng loại lao động.
Việc xác định mức lương là công việc hết sức phức tạp bởi tiền lương phụ thuộc quá nhiều các yếu tố mà trong thực tế chúng ta rất khó định lượng
các ảnh hưởng đó. Để xác định mức lương cần thực hiện các nội dung sau:
a. Phân tích công việc
Phân tích công việc là bước đầu tiên trong quy trình xây dựng một hệ thống tiền lương, giúp ta thu thập thông tin chính xác, từ đó xác định và rút ra các đặc tính của mỗi công việc khác nhau. Các thông tin này sẽ cho ta thấy được bức tranh toàn cảnh về công việc đã phân tích, nhận dạng công việc trong mối tương quan với các công việc khác.
Thông tin thu thập được trong bước phân tích công việc, trong bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng để định giá giá trị công việc. Phân tích và mô tả công việc một cách rõ ràng, đầy đủ, sát thực là cơ sở quan trọng để xác định giá trị công việc đối với từng chức danh. Phân tích công việc giúp chúng ta biết lựa chọn các công việc điển hình để định giá. Thông tin từ bảng tiêu chuẩn công việc sẽ giúp chúng ta xác định các yếu tố cần thiết để định giá giá trị của công việc. Các yếu tố đánh giá đều phải được ghi nhận một cách chính xác. Điều này có thể được thực hiện bằng các phương pháp quan sát, phỏng vấn, điều tra phiếu hỏi v..v.
Khi có được một cái nhìn tổng quát về các công việc trong tổ chức sẽ bảo đảm hơn sự hợp lý trong định giá các công việc. Nghĩa là khả năng định giá sẽ công bằng hơn. Hay nói khác đi mức độ công bằng trong nội bộ sẽ tăng lên, bởi vì sự so sánh công bằng ở đây được tiến hành giữa các công việc khác nhau ngay bên trong tổ chức.
Trong thực tế việc phân tích công việc đã được tiến hành và thông tin từ đó phục vụ cho nhiều nội dung của quản trị nguồn nhân lực.
b. Định giá công việc
Định giá công việc là đo lường giá trị và tầm quan trọng của công việc dựa trên các yếu tố. Công việc là một yếu tố chính quyết định và ảnh hưởng đến tiền lương và đãi ngộ. Vì vậy, các công ty luôn quan tâm đến việc định
giá các giá trị thực của công việc.
Mặc dù chúng ta không thể đo lường giá trị của các công việc một cách chính xác, nhưng chúng ta có thể định giá công việc một cách khách quan và hợp lý dựa trên các tiêu chuẩn rõ ràng. Định giá công việc nhằm đo lường giá trị và tầm quan trọng của công việc dựa trên các yếu tố thông thường (kỹ năng, trình độ chuyên môn, sự cố gắng, điều kiện làm việc …). Như vậy định giá công việc đề cập đến nghề nghiệp, công việc chứ không đề cập đến người giữ chức vụ, nghề nghiệp đó.
Có các phương pháp định giá công việc như sau:
Phương pháp xếp hạng công việc: Là phương pháp đơn giản, ít tốn kém nhất để định giá công việc, được sử dụng chính ở các tổ chức có quy mô nhỏ. Theo phương pháp này, hội đồng các nhà quản trị xem xét tất cả các bảng mô tả công việc và xếp hạng chúng theo trật tự về giá trị liên quan hoặc tầm quan trọng đối với tổ chức.Có 3 cách sắp xếp hạng công việc như sau:
Cách 1: Sắp xếp trực tiếp là sự sắp xếp mọi công việc theo thứ tự từ công việc có giá trị nhất tới công việc ít có giá trị nhất theo một vài tiêu chuẩn chung về nội dung hoặc giá trị của công việc.
Cách 2: Sắp xếp gián tiếp cũng là sắp xếp công việc theo một vài chỉ tiêu về nội dung hoặc giá trị của công việc. Tuy nhiên, trong phương pháp này, công việc quan trọng nhất được xếp đầu, công việc ít quan trọng nhất xếp thứ hai, công việc quan trọng thứ nhì được xếp thứ ba, công việc ít quan trọng thứ nhì được xếp thứ tư. Cứ như vậy cho đến khi nào xếp hết mọi việc.
Cách sắp xếp này được coi là đáng tin cậy hơn cách sắp xếp trực tiếp. Bởi cách sắp xếp này buộc các người ta phải cân nhắc kỹ càng hơn khi đánh giá.
Cách 3: Sắp xếp so sánh từng đôi gồm việc so sánh các cặp công việc theo một vài chỉ tiêu chung về giá trị hoặc nội dung công việc. Theo phương pháp này, mỗi công việc được so sánh với từng công việc khác sử dụng
phương pháp ma trận. Loại công việc nào “thắng” nhiều nhất trong các so sánh được coi là công việc quan trọng nhất, công việc “thắng” nhiều tiếp theo được xếp quan trọng tiếp theo, cứ như vậy cho đến hết.
Phương pháp so sánh từng cặp nhìn chung là đáng tin cậy hơn các phương pháp ở trên; tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi phải tiến hành nhiều phép so sánh nên khó sử dụng nếu phải so sánh trên 10 -15 công việc.
Phương pháp xếp hạng tương đối phổ biến trong đánh giá công việc, vì phương pháp này khá nhanh và rẻ tiền. Nhưng đây là phương pháp chủ quan nhất và ít tin cậy nhất vì chỉ tiêu dùng để sắp xếp thường không được nêu ra rõ ràng.
Phương pháp phân loại công việc: Là kỹ thuật định giá công việc không định lượng, nó so sánh toàn bộ công việc với tiêu chuẩn xác định trước, theo cách tiếp cận này các công việc được sắp xếp vào các loại hoặc nhóm công việc được xác định trước, phương pháp này thường được dùng trong các DNNN.
Phân loại công việc là phương pháp đánh giá tổng thể công việc. Nó gồm nhiều bước khác nhau:
- Thứ nhất, một bảng phân loại các công việc khác nhau được thiết dựa trên mức độ khác nhau về nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng mà công việc đòi hỏi;
- Mô tả từng loại công việc trong bảng phân loại;
- Mô tả công việc cụ thể được đối chiếu với mô tả của từng loại công việc trong bảng phân loại và sau đó được xếp vào loại thích hợp. Nghĩa là nếu công việc phù hợp với mô tả của một loại công việc trong bảng xếp loại được xếp vào loại này. Theo cách này, những công việc giống nhau được xếp vào một nhóm công việc, trong khi những công việc khác nhau được xếp vào các loại khác nhau.
Phương pháp này khách quan hơn phương pháp xếp hạng bởi các công việc được so sánh với một tiêu chuẩn tuyệt đối (nghĩa là mô tả của một loại công việc); tuy nhiên việc đánh giá cũng chưa thật sự chính xác.
Phương pháp so sánh các yếu tố: Là phương pháp so sánh định lượng công việc này với công việc khác, đây là phương pháp ít sử dụng nhất trong định giá công việc;
Phương pháp tính điểm: Là phương pháp ấn định giá trị bằng số cho các yếu tố của công việc theo một thang dược cấu trúc và tổng số các giá trị này cung cấp một bảng định giá trị tương đối của công việc đó. Phương pháp này đòi hỏi sự lựa chọn các yếu tố công việc theo bản chất của nhóm công việc được đánh giá. Theo phương pháp này, người đánh giá không cần phải suy nghĩ toàn bộ công việc khi đánh giá. Thay vào đó, họ quyết định các yếu tố riêng biệt của từng công việc. Đây là phương pháp được sử dụng rộng rãi nhất trong định giá công việc và được thực hiện qua các bước sau:
B1: Lựa chọn các công việc điển hình chủ yếu trong công ty; B2: Phân tích công việc và viết bảng mô tả công việc;
B3: Dựa vào việc nghiên cứu bảng mô tả công việc, chọn lọc và xác định xem các yếu tố cần thiết nào được dùng để thực hiện công việc;
B4: Tính tỷ lệ % tầm quan trọng của các yếu tố công việc; B5: Xác định các thứ bậc trong mỗi yếu tố công việc; B6: Ấn định thang điểm;
B7: Phân bổ số điểm cho từng thứ bậc của từng yếu tố. Khoảng cách của các thứ bậc được tính theo công thức sau:
M - m KC =
N - 1
Trong đó:
KC : Là khoảng cách M (Maximum) : Là số điểm tối đa m (Minimum) : Là số điểm tối thiểu N (Number) : Là số thứ bậc
B8: Định giá tất cả các công việc công ty bằng cách so sánh đối chiếu bảng điểm đã xây dựng với bảng mô tả công việc của mỗi công việc cụ thể.
B9: Hoàn tất tài liệu định giá công việc cho toàn công ty.
B10: Chuyển từ điểm sang bậc theo hệ thống thang bậc đã xây dựng trước.
c. Tổng hợp điểm
Là sự đánh giá mà trong đó đơn vị phân tích là các mặt của công việc, người đánh giá không cần phải suy nghĩ toàn bộ công việc khi đánh giá, thay vào đó họ quyết định các yếu tố riêng biệt của từng công việc.
Việc tổng hợp điểm được thực hiện theo trình tự: Sau khi có kết quả định giá công việc ta tiến hành chuyển điểm đánh giá sang hệ thống thang bậc công việc để xác định hệ số cho mỗi công việc (cần cân nhắc để đưa ra hệ thống thang bậc lương phù hợp).
d. Xác định quỹ lương
Quỹ tiền lương là tổng số tiền mà doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức dùng để trả lương cho người lao động trong một thời kỳ nhất định.
Việc xác định chính xác, hợp lý quỹ tiền lương giúp cho doanh nghiệp chủ động và đảm bảo việc chi trả lương cho người lao động một cách hợp lý và thỏa đáng. Thông qua quỹ tiền lương, doanh nghiệp có thể thực hiện được
các biện pháp nhằm thúc đẩy nâng cao năng suất lao động và tốc độ tăng tiền lương, góp phần tái sản xuất mở rộng nguồn nhân lực, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Quỹ tiền lương có thể được phân loại theo các tiêu thức khác nhau. Đối với doanh nghiệp có thể phân loại quỹ tiền lương theo hai tiêu thức chủ yếu sau:
- Theo mức độ ổn định của các bộ phận trong quỹ tiền lương gồm có: Quỹ lương cố định và quỹ lương biến đổi.
+ Quỹ lương cố định: Là quỹ lương được tính dựa vào hệ thống thang, bảng lương. Phần này tương đối ổn định, ít phụ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Quỹ lương biến đổi bao gồm các khoản phụ cấp, tiền thưởng. Phần này thường thay đổi phụ thuộc vào sự thay đổi cơ cấu tổ chức, cán bộ, trình độ chuyên môn kỹ thuật của người lao động cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Theo đối tượng trả lương, quỹ tiền lương gồm có: Quỹ lương của lao động trực tiếp và quỹ lương của lao động gián tiếp.
+ Quỹ lương của lao động trực tiếp: Là quỹ lương dùng để trả cho người lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (công nhân sản xuất). Phần này thường chiếm tỷ trọng lớn và biến động nhiều hơn, phụ thuộc vào hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Quỹ lương của lao động gián tiếp là quỹ lương dùng để trả cho người lao động gián tiếp (bộ phận quản lý, phục vụ). Phần này thường ổn định hơn và chiếm tỷ trọng nhỏ.
Quỹ tiền lương có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp và người lao động, được thể hiện ở những điểm cơ bản sau:
những tư tưởng, quan điểm của doanh nghiệp về cách thức quản lý con người trong tổ chức. Triết lý quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp được thể hiện thông qua công tác hoạch định quỹ lương. Có nghĩa là khi hoạch định quỹ tiền lương doanh nghiệp có tôn trọng và quý mến người lao động không, c ó tạo điều kiện đ ể c o n n g ườ i làm việc không, có quan tâm đến nhu cầu vật chất, tinh thần và có làm cho con người ngày càng có giá trị trong xã hội hay không,…
Quỹ tiền lương là nguồn chi trả tiền lương cho người lao động: Người lao động tham gia làm việc và phải được trả tiền lương hợp lý, thỏa đáng. Nguồn chi trả tiền lương chính là quỹ tiền lương. Xác định chính xác hợp lý quỹ tiền lương giúp cho doanh nghiệp chủ động và đảm bảo việc chi trả lương cho người lao động.
Quỹ tiền lương là một bộ phận cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Quỹ tiền lương gắn liền với kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ và tiết kiệm chi phí tiền lương. Muốn vậy, doanh nghiệp phải xác định chính xác, hợp lý quỹ tiền lương, thông qua quỹ tiền lương doanh nghiệp có thể và sẽ thực hiện được những biện pháp nhất định nhằm thúc đẩy nâng cao năng suất lao động, vừa bảo đảm tiền lương không ngừng tăng lên vừa bảo đảm quy luật về mối quan hệ giữa tốc độ tăng năng suất lao động và tốc độ tăng tiền lương, góp phần tái sản xuất mở rộng nguồn nhân lực, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
e. Xác định mức lương
Tổng quỹ lương Mức lương =