6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi vốn CTMTQG qua Kho bạc
bạc Nhà nƣớc Krông Bông, tỉnh Đak Lak.
a. Quy trình kiểm soát chi vốn CTMTQG qua Kho bạc Nhà nước Krông Bông, tỉnh Đak Lak.
Bƣớc 1, Chủ dự án gửi hồ sơ, tài liệu đến Kho bạc Nhà nƣớc: Cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ
50
của hồ sơ, sự lô gích về thời gian các văn bản, tài liệu, số lƣợng, loại hồ sơ và thực hiện giao nhận tài liệu với khách hàng giao dịch thông qua Phiếu giao nhận tài liệu. Nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định thì tiến hành lập phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc, đồng thời báo cáo lãnh đạo KBNN để tổng hợp, theo dõi.
Trƣờng hợp hồ sơ chƣa đầy đủ, chƣa phù hợp, chƣa đúng theo quy định thì cán bộ kiểm soát chi lập thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ và báo cáo lãnh đạo KBNN để thông báo cho chủ dự án biết.
Bƣớc 2, Căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán của chủ dự án, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu, đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng, thanh toán phù hợp với các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, dự toán năm, cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn chấp nhận tạm ứng, thanh toán, tên, tài khoản đơn vị đƣợc hƣởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ/Giấy rút dự toán, đồng thời lập Tờ trình lãnh đạo.
Trƣờng hợp số chấp nhận tạm ứng, thanh toán có sự chênh lệch so với số đề nghị của chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản và báo cáo lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ.
Bƣớc 3, Kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ/Giấy rút dự toán sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN chấp nhận tạm ứng, thanh toán số khác so với số cán bộ chuyên quản trình, lãnh đạo KBNN ghi lại số chấp nhận tạm ứng, thanh toán trên tờ trình lãnh đạo và yêu cầu cán bộ chuyên quản dự thảo văn bản trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ dự án.
51
Trƣờng hợp phát hiện hồ sơ chƣa đầy đủ, chƣa phù hợp, chƣa đúng theo quy định thì lãnh đạo KBNN trả lại hồ sơ cho cán bộ KSC, để lập thông báo gửi chủ dự án.
Bƣớc 4, Xem xét, ký duyệt tờ trình, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ cho bộ phận KSC.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ tạm ứng, thanh toán thì cán bộ chuyên quản có trách nhiệm giải trình.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số đề nghị chấp nhận tạm ứng, thanh toán của cán bộ chuyên quản thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ về, cán bộ chuyên quản dự thảo văn bản và trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận tạm ứng, thanh toán.
Trƣờng hợp phát hiện hồ sơ chƣa đầy đủ, chƣa phù hợp, chƣa đúng theo quy định thì lãnh đạo KBNN chuyển trả lại hồ sơ cho cán bộ chuyên quản, để thông báo cho chủ dự án.
Bƣớc 5, Cán bộ KSC nhập dữ liệu trên chƣơng trình máy tính, trình lãnh đạo KBNN ký duyệt.
Bƣớc 6, Lãnh đạo lãnh đạo KBNN kiểm tra và ký trên chƣơng trình máy tính.
Bƣớc 7, Chuyển Giấy rút vốn đầu tƣ/Giấy rút dự toán, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có), kèm 01 giấy đề nghị thanh toán VĐT đã đƣợc phê duyệt gửi cán bộ chuyên quản.
Bƣớc 8, Tổ KTNN tổ chức tiếp nhận chứng từ do bộ phận KSC gửi, thực hiện hạch toán kế toán và trình ký theo yêu cầu của bộ hồ sơ. Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, Tổ KTNN thông báo lý do và chuyển trả chứng từ cho bộ phận Kiểm soát chi. Sau khi chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng, tổ KTNN lƣu 01 liên Giấy rút vốn đầu tƣ/ Giấy rút dự
52
toán, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) chứng từ còn lại chuyển trả bộ phận KSC để lƣu hồ sơ và trả chủ dự án.
Nhận xét:
- Ngoài việc chủ dự án tiến hành kiểm soát hồ sơ trƣớc khi gửi đến cơ quan KBNN để giải ngân thì cơ quan KBNN còn tổ chức kiểm soát chi qua nhiều bƣớc, có sự xem xét của nhiều cấp (nhân viên, lãnh đạo phòng kiểm soát chi, lãnh đạo cơ quan, bộ phận kế toán) giúp cho công tác kiểm soát chi hạn chế đƣợc sai sót, tuy nhiên công tác kiểm soát chi phải tiến hành qua nhiều bƣớc sẽ khó có thể rút ngắn đƣợc thời gian, khó quy trách nhiệm khi có sai sót (vì chƣa có quy định rõ ràng đối với nội dung này), ngoài ra khi một khâu nào đó bị khuyết sẽ ảnh hƣởng đến thời gian kiểm soát chi.
- Do đặc thù của công tác kiểm soát chi vốn CTMTQG nên việc triển khai quy trình giao nhận một cửa vẫn chƣa triển khai đúng đƣợc theo tinh thần chỉ đạo, vì chƣa tách bạch đƣợc giữa ngƣời giao nhận hồ sơ và ngƣời xử lý chứng từ.
b. Thực trạng thực hiện các nội dung kiểm soát chi vốn CTMTQG.
- Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ:
Đối với nội dung công việc này công chức đƣợc giao nhiệm vụ kiểm soát chi kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ về sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ, nếu có sai sót thì hƣớng dẫn chủ dự án lập lại, bổ sung hồ sơ còn thiếu, nếu hồ sơ bảo đảm thì lập Giấy giao nhận tài liệu.
- Tiến hành kiểm soát chi:
Công chức đƣợc giao nhiệm vụ kiểm soát chi tiến hành kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ; kiểm tra số dƣ dự toán, số dƣ kế hoạch vốn, kiểm tra mẫu dấu chữ ký, các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Cụ thể nhƣ sau:
b1. Đối với khoản chi vốn CTMTQG có tính chất chi đầu tư, để được giải ngân thì chủ dự án phải gửi đến KBNN các tài liệu như:
53
* Tài liệu gửi 1 lần: Là bản chính hoặc sao y bản chính, riêng hợp đồng kinh tế phải là bản chính, cụ thể nhƣ sau:
- Tài liệu để mở tài khoản, và:
- Hồ sơ thuộc giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ: + Dự toán chi phí công tác CBĐT đƣợc duyệt.
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của luật đấu thầu.
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tƣ với đơn vị nhận thầu.
+ Trƣờng hợp chủ đầu tƣ tự thực hiện phải có văn bản cho phép của cấp có thẩm quyền, dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tƣ đƣợc duyệt, văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
- Hồ sơ thuộc giai đoạn thực hiện đầu tƣ:
+ Dự án đầu tƣ xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tƣ và nhà thầu và các tài liệu kèm theo quy định tại Nghị định số 48/2010/NĐ – CP ngày 07/5/2010 của Chính phủ về Hợp đồng trong hoạt động xây dựng. Đối với hợp đồng liên danh các nhà thầu, chủ đầu tƣ phải gửi đến KBNN thoả thuận liên danh.
+ Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trƣờng hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng .
54
- Kế hoạch vốn hàng năm do Kho bạc Nhà nƣớc thông báo (đối với các dự án do Trung ƣơng quản lý);
- Kế hoạch vốn đầu tƣ của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện thông báo (Đối với các dự án do địa phƣơng quản lý).
- Dự toán chi ngân sách nhà nƣớc đƣợc cấp có thẩm quyền phân bổ
* Tài liệu tạm ứng vốn: ngoài các tài liệu quy định trên khi đến tạm ứng vốn chủ đầu tƣ gửi các tài liệu sau đây:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ;
- Giấy rút vốn đầu tƣ/ Giấy rút dự toán ngân sách (trƣờng hợp giao dự toán)
- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (Nếu hợp đồng phải bảo lãnh tiền tạm ứng).
* Tài liệu khi thanh toán khối lƣợng hoàn thành:
- Trƣờng hợp thanh toán theo hợp đồng:
+ Bảng xác định giá trị khối lƣợng hoàn thành theo hợp đồng (Quy định tại phụ lục số 03.a – đối với khối lƣợng XDCB hoàn thành; 03.b - đối với khối lƣợng đền bù GPMB đã thực hiện đƣợc ban hành kèm theo Thông tƣ số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính về quản lý, thanh toán vốn đầu tƣ và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ thuộc nguồn vốn NSNN hoặc văn bản bổ sung thay thế, nếu có).
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ.
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có thanh toán tạm ứng). + Giấy rút vốn đầu tƣ/ Giấy rút dự toán ngân sách.
+ Khi có khối lƣợng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tƣ gửi Bảng xác nhận giá trị khối lƣợng phát sinh ngoài hợp đồng (Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tƣ số 86/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hoặc văn bản bổ sung thay thế, nếu có).
55
- Trƣờng hợp thanh toán không theo hợp đồng:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ (trƣờng hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ thì chủ đầu tƣ có thể lập Bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo).
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có thanh toán tạm ứng).
+ Giấy rút vốn đầu tƣ/ Giấy rút dự toán ngân sách.
b2. Đối với khoản chi vốn CTMTQG có tính chất chi thường xuyên, để được giải ngân thì chủ dự án phải gửi đến KBNN các tài liệu như:
* Hồ sơ gửi đầu năm:
- Dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao.
- Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ- CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
- Cơ quan nhà nƣớc thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nƣớc gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
* Hồ sơ khi tạm ứng:
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nƣớc có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trƣờng hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên):
56
Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nƣớc có căn cứ kiểm soát;
Bảng kê nội dung tạm ứng (đối với các khoản chi nhỏ lẻ không có hợp đồng) hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ (đối với trƣờng hợp khoản chi phải có hợp đồng).
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ: Giấy rút dự toán (tạm ứng);
Tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền;
Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
* Hồ sơ khi thanh toán:
- Giấy rút dự toán (thanh toán);
Tuỳ theo từng nội dung chi, khách hàng gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
- Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
+ Đối với các khoản chi học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đƣơng chức: Danh sách những ngƣời hƣởng học bổng, sinh hoạt phí; danh sách cán bộ xã, thôn bản đƣơng chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
+ Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh toán.
+ Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: hợp đồng thuê khoán, thanh lý hợp đồng (nếu có);
- Chi mua hàng hóa, dịch vụ:
+ Chi thanh toán dịch vụ công cộng; thông tin, tuyên truyền liên lạc: Bảng kê chứng từ thanh toán.
57
+ Chi mua vật tƣ văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Trƣờng hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phƣơng tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: Văn bản quy định về mức chi, danh sách những ngƣời hƣởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
- Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
- Chi phí thuê mƣớn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Chi đoàn ra, đoàn vào: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi không có hợp đồng), hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng)
- Chi mua sắm tài sản: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng). Trong đó lƣu ý:
+ Trƣờng hợp mua sắm chi thƣờng xuyên hoặc gói thầu mua sắm chi thƣờng xuyên có giá trị dƣới 20.000.000 đồng (hai mƣơi triệu đồng): Không phải gửi hợp đồng, hóa đơn, chứng từ liên quan đến khoản mua sắm cho KBNN mà chỉ phải gửi bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Đối với các khoản mua sắm Thanh toán bằng hình thức thẻ “tín dụng mua hàng”: Đơn vị lập 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán
58
- Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dƣỡng các công trình cơ sở hạ tầng; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành: hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Đối với các khoản chi phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
- Các khoản chi khác: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Chi mua, đầu tƣ tài sản vô hình; chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn: Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Trƣờng hợp phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
* Hồ sơ thanh toán tạm ứng:
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng.
Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau: - Thanh toán tạm ứng các khoản chi tiền mặt:
+ Đối với các khoản chi có giá trị nhỏ không vƣợt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi quy định tại khoản 6 Điều 5 Thông tƣ số 164/2011/TT-BTC: