6. Bố cục luận văn
2.2.1. Tổ chức quản lý hoạt động cho vay ngắn hạn DNNVV tại ngân
hàng Eximbank Quảng Ngãi
a. Về công tác tổ chức nhân sự
Theo quy định cấp tín dụng trong ngân hàng Eximbank, việc tổ chức quản lý và phân công nhân sự cho vay ngắn hạn doanh nghiệp nhỏ và vừa giữa các phòng ban, bộ phận của Chi nhánh cụ thể nhƣ sau:
- Chuyên viên quan hệ khách hàng thuộc phòng khách hàng doanh nghiệp thực hiện tiếp nhận hƣớng dẫn hồ sơ, thẩm định lập tờ trình tín dụng đến khâu kiểm soát sau vay và đôn đốc thu nợ.
- Bộ phận thẩm định thẩm định giá trị tài sản, ra báo cáo. Dựa vào kết quả này phê duyệt xem xét xem tài sản đó có đủ điều kiện để dùng bảo đảm tiền vay hay không?
- Cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng: Sau khi hoàn tất hồ sơ tín dụng sẽ trình lên cho giám đốc xem xét và phê duyệt cấp tín dụng cho khách hàng.
- Bộ phận hỗ trợ tín dụng thực hiện kiểm soát ở khâu giải ngân và lƣu trữ hồ sơ.
- Phòng tài chính – kế toán, ngân quỹ và giao dịch viên: hỗ trợ thu – chi tiền, mở tài khoản…trong quá trình giải ngân và theo dõi, quản lý việc xuất, nhập kho tài sản thế chấp.
Việc tách bạch, phân công rõ ràng nhiệm vụ cũng nhƣ trách nhiệm gắn liền với từng bộ phận giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro trong quá trình cho vay ngắn hạn doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, thời gian xử lý hồ sơ chậm do phải theo một quy trình thông suốt tác nghiệp từ nhiều phòng ban.
b. Về cơ sở vật chất, nhân sự
- Cơ sở vật chất, công nghệ thông tin
Kể từ cuối năm 2015 đầu năm 2016, Eximbank đã chuyển sang sử dụng hệ thống dữ liệu Core Banking Finacle để thay thế cho Core banking. Công nghệ này giúp rút ngắn việc xử lý các giao dịch. Tuy nhiên, đây là một công nghệ mới, trên thực tế việc chuyển đổi hệ thống ngân hàng không đơn giản nhƣ việc chuyển sang sử dụng một phần mềm mới. Yêu cầu tối quan trọng đối với việc chuyển đổi là phải giữ nguyên toàn bộ cơ sở dữ liệu khách hàng, dữ liệu tài khoản và lịch sử giao dịch, danh mục sản phẩm, hệ thống báo cáo quản trị… Sau khi triển khai và thử nghiệm xong, hệ thống mới và các hệ thống cũ còn phải đƣợc vận hành song song để đảm bảo không có sự cố tổn thất dữ liệu nào có thể xảy ra.
Trụ sở chi nhánh khang trang, cơ sở vật chất thể hiện tính chuyên nghiệp, hiện đại trong giao dịch mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Tuy nhiên hiện nay chi nhánh vẫn chƣa đƣợc trang bị nhiều vật dụng, trang thiết bị mới cụ thể nhƣ màn hình lãi suất điện tử, tủ kệ lƣu trữ chứng từ cũng quá tải…ảnh hƣởng đến chất lƣợng giao dịch.
Hiện nay, Chi nhánh có tổng cộng 35 nhân viên phân công hoạt động tại 1 chi nhánh và 1 phòng giao dịch. Riêng chuyên viên quan hệ khách hàng tại trụ sở chính và 1 phòng giao dịch là 10 ngƣời trực tiếp làm việc với doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Eximbank Quảng Ngãi thƣờng xuyên tổ chức học nghiệp vụ, kỹ năng bán hàng vào các ngày cuối tuần nhằm bồi dƣỡng kiến thức nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên. Thƣờng xuyên có các khóa học online cho nhân viên quan hệ khách hàng để cập nhận các sản phẩm cho vay mới, cũng nhƣ trao đổi, giải đáp các vấn đề pháp sinh trong quá trình tác nghiệp.
Tuy nhiên số lƣợng nhân viện ít lại phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng lúc. Riêng trong cho vay ngắn hạn doanh nghiệp nhỏ và vừa, ngoài bộ phận thẩm định và hỗ trợ tín dụng thì nhân viên quan hệ khách hàng trực tiếp tìm kiếm khách hàng, tƣ vấn vốn vay, lập hồ sơ vay vốn, hồ sơ phê duyệt thu nợ, kiểm soát sau vay…Do đó mỗi nhân viên quan hệ khách hàng trở nên quá tải, áp lực ảnh hƣởng đến chất lƣợng dịch vụ.