6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.6. Phản hồi thông tin và sử dụng kết quả đánh giá thành tích tới nhân
thức theo định kỳ và phi chính thức (đánh giá đột xuất) trong trƣờng hợp cần thiết tùy vào mục đích đánh giá của mình.
Định kỳ đánh giá chính thức thƣờng đƣợc tổ chức vào cuối năm, sau sáu tháng, sau mỗi quý hoặc hàng tháng. Đối với nhân viên tập sự thì việc đánh giá ngay khi hết hạn tập sự. Song không nên lựa chọn chu kỳ đánh giá quá ngắn nhƣ là đánh giá theo tuần điều này sẽ tạo áp lực quá cao cho ngƣời lao động hoặc quá dài hơn 1 năm vì sẽ không kịp điều chỉnh những sai sót. Đánh giá đột xuất thƣờng đƣợc tiến hành khi có sự kiện đặc biệt, yêu cầu phát sinh tại doanh nghiệp.
1.2.6. Phản hồi thông tin và sử dụng kết quả đánh giá thành tích tới nhân viên nhân viên
a. Phản hồi kết quả đánh giá
Kết quả đánh giá thành tích là kết quả thực hiện công việc của nhân viên so với yêu cầu mà họ cần có.
Phản hồi thông tin đánh giá thành tích là trao đổi, thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá. Ngƣời quản lý phản hồi các kết quả của đánh giá thực hiện công việc cho ngƣời lao động biết. Sau đó, xem xét tình hình thực hiện công việc của ngƣời lao động đồng thời đƣa ra các biện pháp cải thiện và nâng cao hiệu quả lao động trong tƣơng lai. Phản hồi kết quả là khâu cuối cùng của đánh giá thực hiện công việc nhƣng có vai trò quan trọng. Mục đích chung nhất của phản hồi là giúp nhân viên thành công. Thông thƣờng, quá trình phản hồi diễn ra nhƣ sau:
- Phản hồi chính thức:
+ Phản hồi thông tin bằng văn bản:
Khi hội đồng đánh giá thành tích công tác của nhân viên đã đánh giá xong và phân tích xong thì phải phản hồi các thông tin nhận đƣợc từ đánh giá
cho ngƣời đƣợc đánh giá biết bằng văn bản. Trong văn bản đƣợc trình bày đầy đủ các nội dung đƣợc đánh giá để ngƣời đƣợc đánh giá hiểu mình nhƣ thế nào, ở mức nào, tốt, trung bình, hay yếu kém và nguyên nhân của những vấn đề đó.
Ưu điểm:
Tốn ít thời gian của ngƣời đƣợc đánh giá khi họ tìm hiểu kết quả đánh giá của cấp trên đánh giá mình.
Đỡ gây trở ngại hay gián đoạn trong công việc vì bằng văn bản nên họ có thể tìm hiểu ngoài giờ làm việc.
Đỡ gây sốc và tranh cãi trƣớc hội đồng.
Nhược điểm:
Ngƣời đƣợc đánh giá không đƣợc trực tiếp gặp gỡ ngƣời đánh giá để trình bày những thắc mắc, giải trình cụ thể hơn.
Ngƣời đánh giá cần phải ghi chép và in ấn nhiều. + Phản hồi thông tin trực tiếp:
Với phƣơng pháp này thì hội đồng đánh giá nhân viên phải đƣợc tổ chức một cuộc họp để thông báo kết quả đánh giá thành tích nhân viên vừa qua cho toàn doanh nghiệp biết. Từ đó sẽ chỉ ra những cá nhân hay tập thể có thành tích tốt và tuyên dƣơng họ phát huy khả năng. Bên cạnh đó, cũng chỉ ra những đối tƣợng chƣa hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, nguyên nhân do đâu? Từ đó, tìm ra giải pháp khắc phục cho hiệu quả nhất.
Ưu điểm:
Hai bên đều đƣợc gặp nhau trực tiếp và trao đổi cụ thể về công việc và kết quả đánh giá.
Ít tốn kém thời gian, mọi vấn đề đƣợc trả lời trực tiếp.
Nhược điểm:
Phải tốn kém cho chi phí cuộc họp. - Phản hồi phi chính thức:
Đôi khi nên thực hiện phản hồi phi chính thức, phản hồi này không yêu cầu phải ghi chép lại, có thể thực hiện bất cứ khi nào và ở đâu. Chỉ tập trung vào mục đích giúp nhân viên nhận thức đƣợc mức độ đóng góp hiện tại của họ và giải quyết các khó khăn trƣớc khi chúng trở thành vấn đề lớn.