8. Tổng quan tài liệu
1.5. MỘT SỐ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN
Theo Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), “Tiêu chí đánh giá chất lƣợng phần mềm kế toán” – Tạp chí Khoa học Công nghệ [9] và Ahmad A. Abu-Musa (2005), “The Determinates Of Selecting Accounting
Software: A Proposed Model”, The review of Business imformation systems [14], đã trình bày một số tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lƣợng phần mềm kế toán;
Tuân thủ các quy định về chế độ kế toán Việt Nam: Đây là tiêu chí bắt
buộc lựa chọn PMKT tại Việt Nam. PMKT trƣớc hết phải hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tuân thủ các quy định của Nhà nƣớc về kế toán. PMKT đƣợc thiết kế phải đảm bảo tập trung lập và in các chứng từ trên máy, sử dụng hệ thống tài khoản, sổ kế toán, các phƣơng pháp kế toán và lập báo cáo kế toán theo quy định hiện hành. Thực tế hiện nay các cơ chế chính sách về kế toán chƣa thật sự ổn định, luôn có sự thay đổi nên PMKT tốt phải có khả năng cho phép ngƣời sử dụng tự điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung khi có những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính nhƣ thay đổi phƣơng pháp hạch toán, hệ thống tài khoản, báo cáo tài chính mà không ảnh hƣởng đến cơ sở dữ liệu đã có, không hoàn toàn lệ thuộc vào công ty sản xuất phần mềm.
Đảm bảo sự chính xác của số liệu kế toán:
- Phải cho phép kiểm soát quá trình nhập liệu: Phần mềm thiết kế tốt phải có khả năng tự động cảnh báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót trong quá trình nhập liệu nhƣ trùng số liệu, số liệu không đúng định dạng khai báo, kiểm tra tính hợp lý (ví dụ kiểm tra ngày bán hàng phải trƣớc hoặc bằng ngày nhập liệu); kiểm tra tính có thực (kiểm tra mã khách hàng, mã vật tƣ, kiểm tra giới hạn dữ liệu (ví dụ số lƣợng hàng xuất không vƣợt quá số tồn kho hiện tại,
29
ghi nhận nợ phải thu khách hàng không vƣợt quá hạn mức tín dụng)...
- Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm: trong hệ thống máy tính một số nghiệp vụ có thể đƣợc thực hiện tự động và không lƣu lại phê duyệt trên chứng từ. Trƣờng hợp này có thể hiểu nhà quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi thiết kế chƣơng trình. Do đó, PMKT tốt phải có nội dung biện pháp, các thủ tục cho phép xét duyệt các nghiệp vụ ngay trên phần mềm.
- Phải tự động xử lý các bút toán trùng:
Trong thực tế có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đồng thời hai loại chứng từ, đƣợc lập hoặc xử lý bởi hai phần hành kế toán khác nhau nên việc nhập liệu và định khoản từ cả hai chứng từ sẽ phát sinh những cặp bút toán trùng. Việc xử lý các bút toán trùng khá phức tạp nên khi phân tích thiết kế PMKT phải chú trọng đến việc xây dựng phƣơng án xử lý bút toán trùng. Yêu cầu đặt ra đối với một phần mềm kế toán có chất lƣợng là phải xây dựng cách thức xử lý các bút toán trùng sao cho vừa giải quyết tốt vấn đề trùng lắp trong hạch toán tổng hợp, vừa phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết, đồng thời thuận tiện cho kế toán các phần hành trong khâu nhập và kiểm soát dữ liệu thuộc phạm vi trách nhiệm mình phụ trách.
Tính mở: Tính mở của PMKT thể hiện ở khả năng doanh nghiệp có thể
khai báo, bổ sung và hiệu chỉnh các thông tin cho phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp nhƣ:
- Cho phép khai báo đầy đủ các thông tin chung của doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, fax, số tài khoản, mã số thuế, tên giám đốc, kế toán trƣởng, các định dạng chữ số… Các nội dung này sẽ đƣợc thể hiện trên các chứng từ, sổ sách, báo cáo mà doanh nghiệp in ra trong quá trình sử dụng phần mềm.
- Cho phép lựa chọn các phƣơng pháp hạch toán phù hợp với điều kiện và nhu cầu của đơn vị nhƣ phƣơng pháp xác định trị giá hàng tồn kho, tỷ giá
30
ngoại tệ, phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí sản xuất, phƣơng pháp tính giá thành...
- Cho phép khai báo mối quan hệ giữa một bộ mã (danh mục) chi tiết với mã tài khoản tổng hợp tƣơng ứng của nó. Toàn bộ các đối tƣợng của kế toán đều đƣợc theo dõi quản lý và hạch toán thông qua bộ mã tài khoản (đối tƣợng tổng hợp) kết hợp với các bộ mã (danh mục) chi tiết liên quan đến từng đối tƣợng tổng hợp. Mối quan hệ giữa một mã tài khoản tổng hợp với mã các đối tƣợng chi tiết của nó (nếu có) phải đƣợc xác định ngay từ đầu. Cho phép khai báo để thể hiện tốt mối quan hệ này sẽ giúp tổ chức, quản lý một cách khoa học các đối tƣợng kế toán và khai thác tính mở của PMKT. Phần mềm cũng phải kiểm soát việc khai báo số dƣ ban đầu cũng nhƣ tình hình tại mỗi thời điểm của các đối tƣợng kế toán nhằm đảm bảo nguyên tắc: số dƣ của tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số dƣ của các đối tƣợng chi tiết tƣơng ứng của nó.
- Cho phép doanh nghiệp lựa chọn kết chuyển theo lô hay kết chuyển theo thời gian thực đối với từng đối tƣợng kế toán khác nhau.
- Cơ sở dữ liệu kế toán phải đƣợc thiết kế một cách khoa học. Cơ sở dữ liệu trong các phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo rất nhiều phƣơng án khác nhau. Với mỗi phƣơng án thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu thì qui trình xử lý, luân chuyển dữ liệu và cung cấp thông tin cũng sẽ khác nhau.
- Cho phép in ra toàn bộ sổ kế toán để kiểm tra, xác nhận và lƣu trữ theo hình thức sổ kế toán đƣợc lựa chọn cũng nhƣ cho phép ngƣời sử dụng thiết kế mẫu báo cáo tài chính theo các mức độ chi tiết khác nhau của các chỉ tiêu. Điều quan trọng là phần mềm phải cho phép ngƣời sử dụng có thể tự điều chỉnh mỗi khi có sự thay đổi trong chế độ kế toán dẫn đến thay đổi trong cách tính toán xác định các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính cũng nhƣ biểu mẫu báo cáo tài chính.
31
Một số PMKT cũng cho phép ngƣời dùng thay đổi phông chữ, thêm dòng, thêm các hình ảnh đồ họa, chẳng hạn nhƣ một logo công ty vào trực tiếp báo cáo tài chính. Loại tùy chỉnh này khá phổ biến vì hầu hết PMKT đáp ứng đƣợc. (Colins, 1999; Abu-Musa, 2004)).
Theo tính năng này, ngƣời dùng sẽ có thể tùy chỉnh các hình thức hệ thống kế toán nhƣ kiểm tra, hóa đơn và phiếu đóng gói. Khả năng này cho phép ngƣời dùng chỉnh sửa định dạng biểu mẫu bằng cách thêm thông tin mới vào biểu mẫu hoặc sắp xếp lại thông tin sao cho nó in đúng trên các mẫu đã in trƣớc. Tính năng tuỳ biến này cho phép ngƣời sử dụng điều chỉnh các bản in nhƣ vậy để phù hợp với thiết kế cũ hoặc để chứa chính xác thông tin họ mong muốn (Collins, 1999).
Mức độ tự động hóa cao
Mức độ tự động hóa của PMKT thể hiện ở khả năng phần mềm tự động xử lý, hạch toán, kết chuyển, lập báo cáo tài chính và lƣu trữ số liệu trên cơ sở tuân thủ các quy trình và phƣơng pháp kế toán quy định. Trƣớc hết, PMKT phải tự động xử lý và kết chuyển dữ liệu trên các tài khoản. Một số phần mềm kế toán cho phép thực hiện kết chuyển một cách tự động nhƣng lại mặc định số phát sinh trên các tài khoản nào sẽ đƣợc kết chuyển vào tài khoản nào, theo trình tự tài khoản nào kết chuyển trƣớc, tài khoản nào đƣợc kết chuyển sau. Tuy nhiên, trong trƣờng hợp có sự thay đổi về chế độ kế toán, phƣơng pháp hạch toán hoặc số hiệu tài khoản thì doanh nghiệp phải phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị sản xuất PMKT. PMKT đƣợc thiết kế tốt phải cho phép khai báo các bút toán kết chuyển, theo đó ngƣời sử dụng chủ động khai báo kết chuyển số phát sinh nợ hoặc số phát sinh có từ tài khoản nào (tài khoản nguồn) đến tài khoản nào (tài khoản đích); thứ tự thực hiện bút toán kết chuyển nào trƣớc, bút toán nào sau, kết chuyển toàn bộ hay kết chuyển một phần... Nhƣ vậy, khi có bất kỳ sự thay đổi nào ngƣời sử dụng chỉ cần thay đổi nội dung khai báo,
32
phần mềm thực hiện kết chuyển đƣợc ngay mà không cần phải sửa lại phần mềm. Đây cũng là một nội dung thể hiện tính mở của phần mềm.
Nhiều sản phẩm phần mềm kế toán có khả năng cảnh báo ngƣời dùng về các điều kiện tài chính đã đƣợc xác định trƣớc. Với một tính năng nhƣ vậy, một giám đốc tài chính (CFO) có thể tạo ra các tính toán đơn giản mà phần mềm kế toán liên tục so sánh với giá trị đặt trƣớc [14]. Các phần mềm ở Việt Nam chƣa làm đƣợc điều đó, tuy nhiên có hỗ trợ một số chức năng nhƣ cho biết các tỷ số tài chính và so sánh giữa các kỳ và cho phép ngƣời dùng khai thác các thông tin cần thiết (sắp xếp, lọc…) để lập các báo cáo Kế toán quản trị.
Phần mềm kế toán không chỉ có thể giám sát các công cụ tùy chỉnh mà nó còn có thể cảnh báo các nhà quản lý bằng cách gửi e-mail báo động về các các khoản nợ quá hạn của nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay ngày đáo hạn nợ... (Abu Musa, 2005). Phần lớn các phần mềm có tổ chức theo dõi các khoản nợ khách hàng, các hợp đồng mua bán giữa các bên, trong đó có điều khoản thanh toán (thời gian, số tiền, chiết khấu, tính lãi quá hạn) nhƣng phần lớn các phần mềm không có chức năng nhắc nhở thời gian thanh toán các khoản nợ và tự động tính lãi hay chiết khấu. PMKT tốt là phần mềm phải thực hiện đƣợc các chức năng đó [14].
Một trong những yếu tố quan trọng có thể ảnh hƣởng đến việc lựa chọn giữa các gói phần mềm là chi phí mua lại phần mềm kế toán. Các gói kế toán hiện đại là không tốn kém đáng kể để mua, nhƣng tốn kém một cách đáng giá để cài đặt và vận hành. Chi phí đào tạo, hỗ trợ nhà cung cấp, chuyển đổi dữ liệu và sao lƣu dự phòng gần nhƣ chắc chắn sẽ làm giảm giá mua ban đầu của phần mềm [30].
Tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu: để phòng ngừa việc sửa đổi,
đánh cắp dữ liệu mà không để lại dấu vết có thể thấy đƣợc. PM tốt phải cho phép giới hạn quyền truy cập thông qua phân quyền sử dụng nhƣ: sử dụng
33
mật khẩu, khóa bàn phím, sử dụng hộp lƣu để lƣu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến việc truy cập vào hệ thống.
Dễ sử dụng và linh hoạt:
PMKT sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt, có giao diện với những hình ảnh trực quan, sinh động, dễ hiểu, dễ truy cập, gần gũi với công việc hàng ngày của nhân viên kế toán, và dễ tìm kiếm. PMKT không nên yêu cầu các kỹ thuật cao nhƣng cần ứng dụng các công nghệ hiện đại để tạo ra sự thuận lợi cho ngƣời sử dụng, ví dụ cho phép ngƣời dùng nhập liệu online qua mạng, có thể thao tác trên nhiều cửa sổ khác nhau, vừa nhập liệu, vừa xem báo cáo, cho phép xuất toàn bộ hay một phần báo cáo ra Word, Excel hay PDF…
Ứng dụng các tính năng web:
PMKT không nên yêu cầu cao về kỹ thuật nhƣng cần phải ứng dụng các công nghệ hiện đại để tạo thuận lợi cho ngƣời sử dụng, ví dụ cho ngƣời dùng nhập liệu online qua mạng, có thể thao tác trên nhiều cửa sổ khác nhau, vừa nhập liệu vừa xem báo cáo, cho phép xuất dùng một phần hay toàn bộ báo cáo ra các dạng file dữ liệu nhƣ Word, excel, PDF…[9].
PMKT cũng nên hỗ trợ các báo cáo về thƣơng mại điện tử, chuyển tiền điện tử, các yêu cầu về thuế, tỷ giá hối đoái và nhiều phƣơng pháp chuyển tỷ giá cũng nhƣ khả năng dịch sang ngôn ngữ khác (Soukup, 2000; Mattingly, 2001; Deshmukh và Romine, 2002; Abu Musa, 2004). Nhu cầu này rất cần thiết khi doanh nghiệp kinh doanh quốc tế, và mở rộng thị trƣờng [14]. Nhƣng đa số hiện nay các DN vừa và nhỏ tại Việt Nam tính năng này ít đƣợc sử dụng và hầu nhƣ các yêu cầu này PMKT tại Việt Nam chƣa đƣợc sử dụng thiết kế áp dụng. Tuy nhiên vẫn có một số tính năng nhƣ xử lý chênh lệch tỷ giá và có hỗ trợ ngôn ngữ nƣớc ngoài, đặc biệt là khả năng kết nối trực tuyến với ngân hàng để lấy sổ phụ để thuận tiện cho công tác kế toán ngân hàng.
34
PMKT phải có tính liên kết, đảm bảo có thể nối mạng LAN hoặc mạng WAN và máy chủ phải kiểm soát đƣợc toàn bộ hoạt động của các máy khác. Ngoài ra hiện nay, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, phối hợp đồng bộ về nguồn lực thông tin, PMKT đƣợc thiết kế có khả năng tích hợp với các phần mềm của các hệ thống chuyên chức năng nhƣ phần mềm quản lý nhân sự, tiền lƣơng, quản lý hoạt động bán hàng, quản lý hàng tồn kho…
35
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Nhƣ vậy, trong chƣơng 1 tác giả đã đƣa ra đƣợc những lí luận tổng quan về phần mềm kế toán, vai trò của nó, chất lƣợng phần mềm cũng nhƣ một số tiêu chí đánh giá chất lƣợng phầm mềm kế toán. Đồng thời, cũng đề cập tới các nhân tố tác động và một số mô hình nghiên cứu trƣớc đó có liên quan đến các nhân tố tác động đến sự hài lòng của ngƣời sử dụng phần mềm kế toán để làm cơ sở tham khảo và nghiên cứu.
36
CHƢƠNG 2
THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU