8. Tổng quan tài liệu
3.4.3. Hoàn thiện chính sách phân phối
- Tiếp tục tìm kiếm, phát triển Đại lý/Cửa hàng tại các vùng tiêu thụ trọng
điểm, thị trường mục tiêu của Công ty. Xây dựng quy chế kinh doanh sản phẩm phù hợp với nhu cầu phát triển hệ thống, đảm bảo đôi bên cùng có lợi.
- Xây dựng phương án logistics, đầu tư các kho đầu mối đảm bảo hàng hóa lưu thông thông suốt, nhanh chóng, kịp thời mùa vụ và mang lại hiệu quả
kinh tế cao.
- Củng cố hệ thống phân phối trên toàn quốc thông quan việc phát triển nhân lực bán hàng và hoạt đồng các đại lý mới.
- Tiếp tục duy trì hệ thong kênh phân phối cấp 1 và kênh phân phối cấp 2. - Quy định đối với kênh phân phối
Để nâng cao hiệu quả phân phối cần quản lý kênh phân phối một cách chặt chẽ thông qua các điều kiện ràng buộc trong hợp đồng kinh tế, để đảm bảo quyền lợi của khách hàng và các bên liên quan. Những ràng buộc này
được thể hiện qua các điều khoản hợp đồng.
* Trách nhiệm của công ty (bên bán): Cần đảm bảo nguồn cung theo
đúng cam kết. Chất lượng sản phẩm là yếu tốđược đặt lên hàng đầu vì nó liên quan trực tiếp đến lợi ích của người tiêu dùng, uy tín của công ty. Quy định
79
cụ thể giá bán cuối cùng đến với người nông dân để đảm bảo mức giá thống nhất của sản phẩm.
* Trách nhiệm của đại lý (bên mua): Thực hiện đúng cam kết về các nội dung như số tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán mà hai bên đã thống nhất Trong hợp đồng cũng cần ghi rõ những trường hợp bất khả kháng có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. Theo đó, hai bên cần hợp tác để giải quyết các vấn đề phát sinh trên tinh thần hài hóa quyền lợi của hai bên, hạn chế những căng thẳng không cần thiết gây ảnh hưởng đến quá trình hợp tác về sau.
* Điều kiện pháp lý: để được làm đại lý cho công ty, các cá nhân, tổ
chức phải làm đơn tự nguyện xin làm đại lý phân phối. Ngoài ra phải có các
điều kiện như: có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, có địa điểm buôn bán phù hợp, diện tích đảm bảo…
* Điều kiện ràng buộc hợp đồng kinh tế:
Bên cạnh những ràng buộc về mặt pháp lý, hợp đồng giữa công ty với các đại lý là: số lượng phân phối, giá, phương thức thanh toán, số lượng phải tiêu thụđược.
- Khi có biến động về giá xảy ra, công ty sẽ thông báo cho đại lý biết trước trong vòng 24 giờ.
- Điều kiện thanh toán: các đại lý bán hàng đến đâu phải thanh toán về cho công ty đến đó, thời gian chậm trễ không quá 10 ngày. Hình thức thanh toán tùy chọn một trong các hình thức thuận tiện nhất như: chuyển séc, chuyển khoản, tiền mặt.
- Điều kiện hoa hồng: đại lý được hưởng mức chênh lệch giữa giá bán và giá mua.
- Điều kiện giao hàng: thực hiện tại kho của công ty.
- Chế độ kiểm tra: Thực hiện đột xuất hoặc định kỳ tùy theo điều kiện thực tế với các nội dung cụ thể: kiểm tra sổ sách, giá niêm yết, nguồn gốc sản
80 phẩm, số lượng, danh mục sản phẩm.
- Chế độ thông tin báo cáo: thực hiện báo cáo theo biểu mẫu của công ty về các nội dung: sản lượng tiêu thụ hàng tháng, doanh số, thanh toán, ý kiến phản hồi của khách hàng, …
- Điều kiện xử phạt vi phạm: Khi đại lý không tuân thủ giá bán, không niêm yết giá, … tùy vào mức độ vi phạm mà công ty sẽ có biện pháp xử lý hoặc đưa ra cơ quan có thẩm quyền xử lý.
- Điều kiện thế chấp, ký quỹ: Đại lý phải có tải sản thế chấp, ký quỹ
hoặc cầm cố tài sản tại công ty nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng và các đại lý sẽ được nhận tiền lãi theo lãi suất của ngân hàng hiện hành. Giá trị thế chấp tài sản phải bằng với tổng giá trị sản phẩm do đại lý đăng ký với công ty. Khi nhận hàng từ công ty, đại lý phải tiến hành kiểm tra và báo cáo kết quả về
công ty nếu có sai sót xảy ra. Nếu không báo cáo kịp thời, nếu có vấn đề sai sót, công ty không chịu trách nhiệm.
- Quy định về thời hạn hợp đồng: đại lý phải tuân thủ thời hạn hợp
đồng đã ký kết với công ty. Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có gì vướng mắc thì hai bên cùng nhau bàn bạc để xử lý. Trong trường hợp đại lý muốn chấm đứt hợp đồng phải báo trước cho công ty ít nhất là 45 ngày.
Quản trị kênh phân phối
* Tuyển chọn thành viên kênh phân phối:
Công ty cần quan tâm nhiều hơn nữa trong khâu tuyển chọn thành viên kênh phân phối đểđảm bảo hoạt động phân phối của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Muốn vậy, công ty phải tuyển chọn những đối tượng có uy tín, có chuyên môn trong lĩnh vực nông nghiệp (nếu có giấy chứng nhận đủđiều kiện kinh doanh các mặt hàng bảo vệ thực vật thì càng tốt), có kinh nghiệm và khả
năng giao tiếp tốt, xử lý ổn thỏa các tình huống do khách hàng đặt ra. Năng lực và sự nhiệt tình của các thành viên trong kênh phân phối là yếu tố quyết
81
định hiệu quả của kênh phân phối. Nếu công việc tuyển chọn thành viên không tốt thì việc bán hàng và quản lý phân phối sẽ không hiệu quả, nếu không muốn nói là khó khăn. Do vậy công ty cần phải quan tâm đến khâu tuyển chọn thành viên trong kênh phân phối có kinh nghiệm, uy tín trong hoạt
động bán hàng, có khả năng quản lý tốt.
* Kích thích hoạt động của kênh phân phối:
Động lực chính để thúc đẩy mạnh mẽ các trung gian trong việc nỗ lực phân phối sản phẩm chính là quy định tỷ lệ chiết khấu. Ngoài tỷ lệ chiết khấu, công ty cần quy định cụ thể mức khen thường đối với trung gian khi doanh số
bán tăng vượt mức quy định. Khi doanh số bán tăng thì chi phí chỉ tăng them phần biến phí sản lượng tăng, còn phần định phí không thay đổi, công ty sẽ
tiết kiệm được chi phí và các khản chi phí khác như: chi phí lưu kho, bảo quản, chi phí giao dịch, … Để xác định mức khen thưởng công ty cần phải xác định được phần doanh số tăng thêm và phần chi phí tiết kiệm được.
Tỷ lệ chiết khấu và mức khen thưởng nên căn cứ vào khoảng cách địa lý của từng khu vực thị trường, căn cứ vào tính chất công việc, các chi phí phát sinh của trung gian để phân bổ mức chiết khấu phù hợp. Công ty cần xây dựng các chương trình để kích thích hoạt động bán hàng của kênh phân phối.
Ngoài ra, công ty cũng cần hỗ trợ trung gian trong việc hỗ trợ bán hàng như: các công cụ quảng cáo, bảng hiệu, hộp đèn, tổ chức tập huấn bán hàng, … Thường xuyên tổ chức các hội nghị khu vực, tổ chức các đợt tham quan, du lịch hàng năm để khen thưởng cho các đại lý có doanh thu cao để thắt chặt mối quan hệ, tạo động lực thúc đẩy để họ cống hiến nhiều hơn cho công ty.
* Đào tạo đội ngũ bán hàng:
Khách hàng sử dụng sản phẩm phân bón là những người nông dân hầu hết cuộc sống đề khó khăn, trình độ cũng như sự am hiểu về khoa học kỹ
82
dân hiểu đặc tính của từng sản phẩm, lựa chọn và sử dụng đạt hiệu quả cao nhất đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có kiến thức vững chắc về sản phẩm, về đặc tính cây trồng và có nhiệt huyết trong công việc.
Vì lực lượng bán hàng là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên về lâu dài công ty phải tuyển chọn, xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn, được tập huấn, đào tạo để nâng cao năng lực làm việc, giúp cho công ty tạo niềm tin vững chắc với khách hàng.
Lực lượng bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy, công ty phải chú trọng công tác đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên bán hàng thông qua các đợt tập huấn, bồi dưỡng. Có thể liên kết với các trường dạy nghề trên địa bàn mời các chuyên gia trong lĩnh vực bán hàng để trực tiếp hướng dẫn lực lượng bán hàng của công ty.
Ngoài công tác đào tạo, công ty cũng cần xây dựng quy chế thưởng, phạt đối hoạt động của nhân viên bán hàng, đồng thời đề cao công tác triển mở rộng thị trường. Khuyến khích nhân viên bán hàng nâng cao trình độ, tăng các chế độđãi ngộđối với các nhân viên bán hàng giỏi.
* Kiểm soát xung đột liên quan đến lợi ích của các kênh phân phối: có rất nhiều nguyên nhân gây xung đột nhưng nguyên nhân cơ bản nhất dẫn đến xung đột trong kênh là vì lợi ích của các bên liên quan. Xung đột thường gây trở ngại trong việc phân phối nhưng đôi khi nó cũng giúp cho hệ thống kênh phân phối hoạt động hiệu quả hơn trước nếu được phát hiện, xử lý triệt để và tạo sự cạnh tranh lành mạnh. Vậy nên không nhất thiết cứ phải loại bỏ mâu thuẫn mà phải quản lý nó. Muốn quản lý mâu thuẫn trong kênh hiệu quả, các thành viên trong kênh phải nắm được và thỏa thuận được với nhau về mục tiêu chính mà họ theo đuổi như: cần phải tồn tại, phát triển thị phần, thỏa mãn nhu cầu khách hàng, …
83
Nếu mâu thuẫn trở nên nghiêm trọng thì cần phải đàm phán, hoặc công ty phải trở thành trung gian hòa giải mâu thuẫn. Để hệ thống kênh phân phối hoạt động hiệu quả cần chuyên môn hóa vai trò của từng thành viên, giải quyết triệt để các mâu thuẫn, đảm bảo hài hòa lợi ích của các bên. Muốn làm
được điều này công ty cần có một bộ phận chuyên trách để tham mưu phân chia lực lượng trong kênh hợp lý.
Ngoài ra, cần ràng buộc trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên thông qua các điều khoản trong hợp đồng, nêu chi tiết phạm vi thị trường được phép hoạt động, sản lượng, mức giá được điểu chỉnh.
Để đạt dược mục tiêu tăng trưởng thị phần, công ty cần tiếp tục tìm kiếm, phát triển đại lý, cửa hàng phân phối ở các huyện, các xã, buôn, làng thuộc vùng sâu, vùng xa khó khăn. Xây dựng phương án logistics nhằm đảm bảo hàng hóa lưu thông nhanh chóng, kịp thời vụ.