6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.2.Các yếu tố môi trường bên trong
Môi trường bên trong là các yếu tố bên trong tổ chức ảnh hưởng ựến công tác đGTT bao gồm:
- Chiến lược phát triển của doanh nghiệp
Mỗi tổ chức ựều ựặt ra những mục tiêu và chiến lược phát triển của mình. Các mục tiêu ựó ựược cụ thể cho từng phòng ban, từng cá nhân và là cơ sở cho công tác đGTTNV trong việc xác lập mục tiêu, tiêu chắ ựánh giá.
- Văn hoá doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hóa ựược xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Văn hóa trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt ựộng của doanh nghiệp, chi phối tình cảm, suy nghĩ, hành vi của mọi thành viên trong doanh nghiệp và ựược coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp.
Văn hóa là căn cứ ựể thực hiện công tác đGTT nhân viên. Chắnh những giá trị văn hóa mà tổ chức hướng ựến là cơ sở ựể xác ựịnh mục tiêu đGTT.
- Các cơ quan ựoàn thể và tổ chức công ựoàn
Trong các tổ chức ựơn vị Nhà nước, các ựoàn thể như: ựảng, thanh niên, phụ nữ, cựu chiến binh, hội, tổ chức công ựoànẦthường gây áp lực quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ắch hợp pháp của ựoàn viên. Từ ựó tác ựộng tới các mục tiêu, tiêu chắ ựánh giá thành tắch. Vì thế công ựoàn, ựoàn thể sẽ tác ựộng tới công tác đGTT của ựơn vị.
- Cơ cấu tổ chức của ựơn vị
Trong một tổ chức có nhiều cấp quản lý và nhiều nhân viên thì ựánh giá và áp dụng chúng khó chắnh xác hơn tổ chức với cơ cấu ựơn giản. đòi hỏi có sự tham gia của nhiều cấp lãnh ựạo vào quá trình đGTT. Tuy nhiên tùy vào tình hình thực tế cơ cấu tổ chức của từng ựơn vị mà phân quyền cho cấp quản trị nào thực hiện công tác đGTT nhân viên ựể ựảm bảo có quy trình ựanh giá thống nhất và kết quả phản ánh chắnh xác nỗ lực ,kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
- Ngoài ra còn có các yếu tố như ựặc thù công việc khác nhau cũng sẽ có phương pháp, tiêu chắ đGTT khác nhau. Nên trong quá trình xây dựng tiêu chắ đGTT luôn phải thực hiện quá trình phân tắch công việc, lập bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc làm cơ sở khoa học cho xác ựịnh tiêu chắ đGTT nhân viên.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG đÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH đẮK LẮK
2.1. đẶC đIỂM CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG UBND TỈNH đẮK LẮK
ẢNH HƯỞNG đẾN đÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN
2.1.1. đặc ựiểm về công tác tổ chức tại Văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk
a. Văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk
- Văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của UBND tỉnh đắk Lắk.
- đơn vị ựược thành lập nhằm tham mưu, tổng hợp giúp UBND tỉnh ựiều hòa, phối hợp các hoạt ựộng của các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; tham mưu giúp UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lãnh ựạo, chỉ ựạo, ựiều hành các hoạt ựộng của ựịa phương; ựảm bảo các ựiều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt ựộng của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh.
- Văn phòng UBND tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và ựược mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước theo qui ựịnh của pháp luật.
Như vậy với tư cách là ựơn vị ựộc lập trực thuộc UBND tỉnh nên các chắnh sách quản trị nhân sự nói chung và công tác đGTT nói riêng ựược chủ ựộng thực hiện riêng cho ựơn vị mình nhưng phải tuân thủ hay không trái các quy ựịnh mà UBND tỉnh ựã ựưa ra.
b. Vị trắ, chức năng của Văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk
- Văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk là cơ quan ngang Sở, là bộ máy giúp việc của UBND tỉnh.
UBND tỉnh tổ chức các hoạt ựộng chung của UBND tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức quản lý và công bố các thông tin chắnh thức về hoạt ựộng của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; ựầu mối Cổng Thông tin ựiện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chắnh ựiện tử chỉ ựạo, ựiều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt ựộng của UBND tỉnh; giúp Chủ tịch UBND tỉnh (bao gồm cả Phó Chủ tịch UBND tỉnh) thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng UBND tỉnh.
Với việc xác ựịnh rõ vị trắ, chức năng của ựơn vị là căn cứ cho việc cụ thể hóa chức năng, mục tiêu của ựơn vị thành mục tiêu của các bộ phận làm căn cứ xác ựịnh tiêu chắ ựánh giá thành tắch nhân viên.
c. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk
Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ, quyền hạn sau ựây: - Trình UBND tỉnh chương trình làm việc, kế hoạch công tác.
- Theo dõi, ựôn ựốc các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, các cơ quan liên quan thực hiện chương trình công tác của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh.
- Trình UBND tỉnh ban hành: Quy chế làm việc của UBND tỉnh; Văn bản quy ựịnh cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh; Văn bản hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hội ựồng nhân dân (HđND) và UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện); Văn bản quy ựịnh cụ thể ựiều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó ựơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng HđND và UBND cấp huyện.
- Trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành: Quyết ựịnh thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các ựơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh; Các văn bản khác theo sự phân công của Chủ tịch UBND tỉnh;
- Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND tỉnh: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phục vụ hoạt ựộng của UBND tỉnh: chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ các cuộc họp của UBND tỉnh;Thực hiện chế ựộ tổng hợp, báo cáo.
- Tiếp nhận, xử lý, trình UBND, Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết những văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình (văn bản ựến):
- Phát hành, quản lý, theo dõi, ựôn ựốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh.
- Thực hiện chế ựộ thông tin: Tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ ựạo, ựiều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; Xuất bản, phát hành Công báo của tỉnh; Thiết lập, quản lý và duy trì hoạt ựộng mạng tin học của UBND tỉnh.
- Bảo ựảm các ựiều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt ựộng của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh;
- Hướng dẫn nghiệp vụ hành chắnh văn phòng: ựối với Văn phòng các Sở, Văn phòng HđND và UBND cấp huyện, công chức Văn phòng - Thống kê xã, phường, thị trấn.
- Thực hiện nhiệm vụ quản trị nội bộ: Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt liên quan ựến hoạt ựộng của Văn phòng UBND tỉnh;
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do UBND, Chủ tịch UBND tỉnh giao hoặc theo quy ựịnh của pháp luật.
Như vậy với những nhiệm vụ ựược giao sẽ là căn cứ ựể văn phòng UBND tỉnh ựưa ra mục tiêu và các tiêu chắ ựánh giá thành tắch.
d. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk
Văn phòng UBND tỉnh có các ựơn vị trực thuộc, gồm: đơn vị hành chắnh; đơn vị sự nghiệp.
Khi có nhu cầu thành lập mới ựơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh chủ trì phối hợp với Giám ựốc Sở
Nội vụ xây dựng ựề án thành lập trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết ựịnh theo quy ựịnh của pháp luật.
Hiện nay cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk ựược xây dựng theo hình 2.1.
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND tỉnh đắk Lắk
(Nguồn: Phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh Ờ Quản trị)
Văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk có cơ cấu tổ chức trực tuyến Ờ chức năng vừa ựảm bảo quan hệ lãnh ựạo giữa các cấp quản trị vừa ựảm bảo sự
Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh
Khối chuyên viên nghiên cứu - Phòng Tổng hợp - Phòng Nội chắnh - Phòng Văn hóa Xã hội - Phòng Công nghiệp - Phòng Nông nghiệp - Phòng Môi trường - Phòng Tài chắnh - Thương mại Khối hành chắnh - Phòng Tổ chức Hành chắnh Quản trị - Phòng Tài vụ Khối sự nghiệp
- Trung tâm Thông tin - Công báo
- Ban Tiếp công dân Chánh Văn phòng
phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn. Giúp các mục tiêu, thông tin từ cấp trên sẽ ựược truyền ựạt nhanh chóng xuống các cấp quản trị và tới nhân viên, và bố trắ công việc giúp giải quyết toàn bộ công việc của ựơn vị. đồng thời cơ cấu này tạo thuận lợi cho việc đGTT của cấp trên trực tiếp, ựồng nghiệp, khách hàng nội bộ ựánh giá nhân viên.
2.1.2. Thực trạng ựội ngũ nhân viên của VP UBND tỉnh đắk Lắk
- Về tình hình nhân sự tại VP UBND tỉnh đắk Lắk qua các năm gần ựây tăng về số lượng mở rộng quy mô hoạt ựộng ựể ựáp ứng nhu cầu công việc của trung tâm kinh tế chắnh trị văn hóa xã hội của tỉnh. Cụ thể qua bảng 2.1:
Bảng 2.1. Tình hình nhân sự của VP UBND tỉnh đắk Lắk thời gian qua
Chỉ tiêu đVT Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Tổng số nhân viên Người 75 84 88
Luợng tăng Người - 9 4
Tốc ựộ tăng % - 10,7 4.55
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chắnh - Quản trị) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua bảng 2.1 lượng lao ựộng tuyển thêm hàng năm chiếm tỷ lệ khá lớn năm 2013 tăng 9 nhân viên tương ứng 10,7% và năm 2014 tăng 4 nhân viên tương ứng tăng 4,55%. Hiện nay việc mở rộng quy mô vẫn yêu cầu thêm lao ựộng biên chế và hợp ựồng về văn phòng nên xu hướng tăng nhân viên vẫn còn diễn ra trong thời gian tới. Tuy nhiên do chỉ tiêu biên chế phải theo tiêu chuẩn của cấp trên xét duyệt, nên mặc dù hằng năm ựơn vị ựề xuất chỉ tiêu lớn, nhưng chỉ ựước xét duyệt rất ắt chủ yếu sử dụng lao ựộng hợp ựồng ngắn hạn. Vắ dụ năm 2014 văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk ựề xuất 9 chỉ tiêu biên chế mới, nhưng khi qua cấp trên xét duyệt chỉ ựược tuyển 2 biên chế mới. Nên văn phòng phải sử dụng 7 lao ựộng hợp ựồng. điều này có ảnh hưởng tới công tác quản trị nhân sự nói chung và đTTT nói riêng. Lao ựộng mới hợp
ựồng ngắn hạn vừa phải qua quá trắnh ựào tạo về quy trình đGTT của ựơn vị, vừa có tâm lý chưa ổn ựịnh về vị trắ công việc nên ảnh hưởng ựến thái ựộ chưa coi trọng việc đGTT ựặc biệt cho các mục tiêu ựề bạt cán bộ, chủ yếu vì mục tiêu phục vụ khen thưởng kỷ luật.
- Cuối năm 2014 theo thống kê của UBND tỉnh đắk Lắk thì số lượng lao ựộng là 88 người. Số lượng lao ựộng tại các phòng ban ở bảng 2.2.
Bảng 2.2. Tình hình lao ựộng theo chức năng tại VP UBND tỉnh đắk
Lắk qua các năm
đVT: Người
Bộ phận Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Ban lãnh ựạo VP UBND tỉnh 5 5 5
Phòng Tổng hợp 6 6 7
Phòng Nội chắnh 4 5 5
Phòng Văn hóa Ờ Xã hội 3 4 4
Phòng Công nghiệp 4 5 6
Phòng Nông nghiệp Ờ Môi trường 5 6 7
Phòng Tài chắnh Ờ Thương mại 5 5 5
Phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh 25 25 25
Phòng Tài vụ 4 4 4
Trung tâm Thông tin Ờ Công báo 4 4 4
Nhà khách và các ựơn vị sự nghiệp 10 15 15
Tổng cộng 75 84 88
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chắnh - Quản trị)
Qua bảng 2.2 cho thấy Năm 2013 tổng số lao ựộng của ựơn vị tăng 9 lao ựộng, Năm 2014 tăng thêm 4 nhân viên so với năm 2013. Số lượng lao ựộng của văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk tăng hàng năm do tuyển thêm lao
ựộng. Chứng tỏ văn phòng ngày càng mở rộng về quy mô nhân sự ựể ựáp ứng nhu cầu công việc.
Tình hình lao ựộng ở các phòng ban cũng có sự biến ựộng qua các năm cụ thể như phòng nội chắnh, phòng văn hóa xã hội, phòng công nghiệp, phòng nông nghiệp-môi trường, nhà khách và các ựơn vị sự nghiệp có số lao ựộng tăng từ 1 ựến 5 lao ựộng, các phòng còn lại số lao ựộng không ựổi, không có phòng nào giảm lao ựộng. Như vậy xu hướng mở rộng quy mô của ựơn vị ựược thể hiện cụ thể qua số lượng lao ựộng ở các phòng ban tăng. Với quy quô càng lới quá trình đGTT càng khó khăn và phức tạp hơn nếu không xây dựng ựược một hệ thống đGTT khoa học và hiệu quả.
Như vậy với nhiều phòng ban với ựặc ựiểm công việc khác nhau tương ứng mỗi phòng ban, số lao ựộng trong mỗi bộ phận cũng khác nhau. đặc ựiểm này ựòi hỏi công tác đGTT phải ựược thiết kế phù hợp với mỗi bộ phận.
+ Cơ cấu lao ựộng theo chức vụ .
Nhân viên tại văn phòng bao gồm cán bộ quản lý và chuyên viên, cụ thể tình hình lao ựộng theo chức vụ thể hiện qua bảng 2.3.
Bảng 2.3. Tình hình lao ựộng theo chức vụ của VP UBND tỉnh đắk
Lắk thời gian qua
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Chức danh SL (người) TL (%) SL (người) TL (%) SL (người) TL (%) 1. Cấp quản lý 19 25,3 22 26,2 23 26,1 Cấp Lãnh ựạo VP 5 6,7 5 5,9 5 5,7 Cấp Lãnh ựạo Phòng 14 18,6 17 20,3 18 20,3 2. Chuyên viên 56 74,7 62 73,8 65 73,9 Tổng cộng 75 84 88 (Nguồn: Phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh Ờ Quản trị) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua bảng 2.3 cho thấy trong tổng lao ựộng thì chuyên viên chiếm tỷ lệ lớn (73,9%) so với lao ựộng quản lý. Vì vậy khi tiến hành đGTT cần ựánh giá theo hai ựối tượng khác nhau là với tiêu chuẩn và phương pháp khác nhau cho phù hợp với từng ựối tượng bao gồm tiêu chắ ựánh giá, quy trình ựánh giá ựối với lao ựộng quản lý và nhân viên. Mặt khác ta thấy trung bình cứ 3 chuyên viên có 1 quản lý (chuyên viên 73,9%, quản lý 26,1%). Có ựiều này bởi hệ thống của văn phòng UBND luôn cần sự quản lý chặt chẽ của cấp lãnh ựạo ựể ựảm bảo tắnh hợp pháp, ựúng thủ tục hành chắnh mà nhà nước quy ựịnh. Và ựây cũng là một ựặc ựiểm cần chú ý khi thiết kế hệ thống ựánh giá thành tắch.
+ Cơ cấu lao ựộng theo giới tắnh, ựộ tuổi.
Giới và ựộ tuổi của nhân viên trong văn phòng UBND tỉnh đắk Lắk có ựặc ựiểm gì chú ý, có ảnh hưởng như thế nào tới công tác đGTT nhân viên tại ựơn vị. Chúng ta cùng phân tắch qua bảng 2.4.
Bảng 2.4. Tình hình lao ựộng theo giới tắnh, ựộ tuổi của VP UBND
tỉnh đắk Lắk thời gian qua
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Chỉ tiêu SL (người) TL (%) SL (người) TL (%) SL (người) TL (%) Tổng số 75 84 88 1. Giới tắnh - Nam 40 53,3 42 50 43 48,9 - Nữ 35 47,7 42 50 45 52,1 2. độ tuổi - Dưới 30 tuổi 40 53,3 45 53,6 46 52,3 - 30 Ờ 40 tuổi 20 26,7 23 27,4 25 28,4 - Trên 40 tuổi 15 20 16 19,4 17 19,3 (Nguồn: Phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh Ờ Quản trị)
Qua bảng 2.4 cho thấy cơ cấu lao ựộng theo giới tắnh và ựộ tuổi thay ựổi qua các năm. Cụ thể:
Năm 2012 lao ựộng nam giới có 40 người chiếm 53,3% trong khi ựó lao ựộng nữ chỉ có 35 người chiếm 47,7%.
Năm 2013 lao ựộng nam giới có 42 người chiếm 50,0%, lao ựộng nữ cũng có tỷ lệ tương ựương.
đến năm 2014 lao ựộng nam giới có 43 người chiếm 48,9% trong khi ựó lao ựộng nữ ựã lên tới 45 người chiếm 52,1%.