6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2.Hoàn thiện xác ựịnh tiêu chắ ựánh giá
- Hệ thống tiêu chắ đGTT là căn cứ cơ bản ựể ựánh giá thành tắch nhân viên, nên xây dựng hoàn chỉnh hệ thống tiêu chắ là vấn ựề cực kỳ quan trọng góp phần vào sự thành công của công tác ựánh giá thành tắch. đơn vị cần chú trọng các vấn ựề trong quá trình xây dựng tiêu chắ ựánh giá, cụ thể:
a. Xây dựng tiêu chắ ựánh giá thành tắch có căn cứ khoa học
để khắc phục tình trạng tiêu chắ đGTT chưa có căn cứ khoa học, còn chung chung cho tất cả các công việc. Tác giả ựề xuất cần có quy trình cụ thể ựể xây dựng các tiêu chắ trên cơ sở khoa học phù hợp với từng công việc cụ thể. Quy trình này sau khi ựược thiết lập phải ựược tiêu chuẩn hóa trong ựơn vị khi tiến hành xác ựịnh tiêu chắ đGTT. Quy trình xác ựịnh tiêu chắ đGTT ựược thực hiện như sau:
- Bước ựầu tiên UBND tỉnh cần thực hiện thành lập bộ phận chuyên trách khảo sát, thu thập thông tin ựể phân tắch công việc.
Ớ Thu thập thông tin về công việc:
Nhóm chuyên trách phân tắch công việc sẽ tiến hành thu thập thông tin về công việc chủ yếu từ lãnh ựạo và nhân viên các Phòng, Ban chức năng của văn phòng UBND tỉnh. Tác giả ựề xuất thực hiện các phương pháp thu thập thông tin như sau:
Phương pháp Phỏng vấn: Bộ phận đGTT sẽ tiến hành phỏng vấn lãnh ựạo tại các ựơn vị ựể nắm bắt thông tin về công việc.
Phương pháp Bản câu hỏi: Bộ phận đGTT sẽ chuyển bản câu hỏi ựã ựược chuẩn bị ựến các nhân viên ựể thu thập thông tin liên quan ựến chức năng công việc, những yêu cầu khi thực hiện công việc (kỹ năng, trình ựộ, kinh nghiệm, những yêu cầu về năng lực nhân viên).
Phương pháp Quan sát: đối với những công việc không thể tiến hành việc phỏng vấn hoặc không thể dùng bản câu hỏi, Bộ phận đGTT có thể
nghiên cứu công việc bằng cách quan sát và ghi nhận lại những hoạt ựộng của nhân viên trên một mẫu chuẩn; cũng có thể sử dụng máy ghi hình ựể ghi lại và nghiên cứu.
Phương pháp Nhật ký công việc: Bộ phận đGTT còn có thể sử dụng phương pháp Nhật ký công việc như: yêu cầu nhân viên ghi lại công việc thực hiện trong suốt một chu kỳ công việc.
Bộ phận đGTT có thể yêu cầu các phòng, ban chức năng hỗ trợ trong việc dự thảo bản nháp mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện các chức danh công việc ựang thực hiện tại các ựơn vị.
Kiểm tra mức ựộ chắnh xác các thông tin về công việc
Thông tin, dữ liệu thu thập ựược phải chắnh xác.Cần ựảm bảo tất cả những nhân tố quan trọng ựều ựược ựưa vào bản mô tả công việc. Phỏng vấn nhân viên hoặc rà soát lại phần trả lời bản câu hỏi của nhân viên, từ ựó bộ phận đGTT phải tìm ra ựược những câu trả lời không chắnh xác.
Nếu Bộ phận đGTT cảm thấy nghi ngờ về thông tin do nhân viên cung cấp, nhóm có thể thu thập thêm thông tin từ lãnh ựạo hoặc những cá nhân khác làm công việc tương tự.
Ớ Tiến hành phân tắch công việc
Phân tắch công việc rất cần thiết vì việc này sẽ giúp người lãnh ựạo phân công công việc hợp lý, chọn ựúng người ựúng việc, ựồng thời cũng là cơ sở ựể xây dựng tiêu chuẩn ựánh giá nhân viên. Qua tham khảo các tài liệu, tác giả ựề xuất phân tắch công việc bao gồm các nội dung như: phân tắch chức năng chắnh của công việc, những yêu cầu cần có khi thực hiện công việc, ựiều kiện ựể thực hiện và nội dung chi tiết các công việc phải thực hiện. Mục ựắch của xác ựịnh chức năng chắnh của công việc nhằm xác ựịnh sự phù hợp giữa khả năng của nhân viên với những yêu cầu của công việc. Phần phân tắch chức năng chắnh của công việc sẽ bao gồm những nội dung như sau: (1) nêu
lý do vì sao cần có chức năng công việc này; (2) nêu số lượng nhân viên cần có ựể thực hiện chức năng này; (3) chức năng ựược chuyên môn hoá cao, yêu cầu cần có ý kiến chuyên môn hoặc khả năng ựể hoàn thành công việc.
Bốn phương pháp phân tắch công việc phổ biến nhất hiện nay là: Phân tắch chức năng công việc, hệ thống câu hỏi phân tắch vị trắ công việc, ghi lại sự việc ựiển hình và vi tắnh hoá việc phân tắch công việc.Tuy nhiên, với ựiều kiện thực tế hiện nay, tác giả ựề xuất áp dụng phương pháp Phân tắch chức năng công việc và kết hợp phương pháp Ghi chép sự việc ựiển hình.
Phân tắch chức năng công việc: Ba chức năng công việc chắnh bao gồm: (1) dữ liệu, (2) con người, (3) công cụ.
Phương pháp Ghi Sự việc điển hình: mục tiêu của phương pháp này là xác ựịnh những nhiệm vụ chắnh của công việc.
Khi phân tắch công việc, cần xét ựến yếu tố ỘựộngỢ của công việc. Khi hoạt ựộng trong một môi trường luôn biến ựộng như hiện nay, người lãnh ựạo cần có tầm nhìn về cấu trúc của công việc liên quan ựến nhiệm vụ, ựáp ứng yêu cầu cho sự phát triển của tổ chức trong tương lai. Người lãnh ựạo có thể có cách tiếp cận phân tắch công việc trên cơ sở năng lực, cách này nhấn mạnh ựến yếu tố thực hiện công việc thành công hơn là hoàn thành những nhiệm vụ chắnh của công việc,...
Ớ Lập bản Mô tả công việc
Sau khi thu thập thông tin về công việc và tiến hành phân tắch công việc. Bộ phận đGTT phải lập bản mô tả công việc. đây là một văn bản mô tả nội dung chức danh công việc và những nhiệm vụ của công việc ựó. đa phần các bản mô tả công việc sẽ gồm ba phần chắnh: tên công việc, phần nhận diện công việc và phần nhiệm vụ cụ thể. để lập ựược bản mô tả công việc chắnh xác và trở thành công cụ ựắc lực cho quản trị nhân sự tác giả ựề xuất một số nội dung trong việc viết bản mô tả công việc như sau:
+ Tên công việc
Tên công việc cũng nên chỉ ra ựược cấp bậc tương ựối của người ựảm nhiệm công việc trong hệ thống cấp bậc của tổ chức. Tên công việc gần như ựã gián tiếp nêu lên tắnh chất tự nhiên của các nhiệm vụ của công việc.
+ Phần nhận diện công việc: mối quan hệ và ựiều kiện làm việc
Phần này bao gồm các nội dung sau: Vị trắ công việc ựó thuộc Phòng, Ban nào? Tên nhóm hoặc người phân tắch công việc? Ngày tháng phân tắch công việc? Người ựảm trách công việc sẽ báo cáo cho ai? Mã công việc? Ngày tháng bản mô tả công việc ựã ựược hiệu chỉnh lại. đôi khi, ở phần nội dung này, cần nêu cả số nhân viên làm công việc này, số nhân viên làm trong Phòng, Ban và mã chức danh công việc theo qui ựịnh của Ngành.
Phần mô tả ngắn gọn những nhiệm vụ trọng tâm của công việc thường ựặt ở cuối phần nội dung này và dùng ựể phân biệt giữa công việc này với công việc khác trong trường hợp tên công việc không thể hiện ựược ựiều ựó.
+ Chức năng chắnh, nhiệm vụ cụ thể
Phần mô tả những chức năng chắnh, nhiệm vụ cụ thể của công việc thường ựược sắp xếp theo thứ tự quan trọng. Cần nhấn mạnh trách nhiệm và kết quả phải ựạt ựược của mỗi nhiệm vụ. Cần ựề cập ựến những công cụ và thiết bị cần có ựể giúp nhân viên ựảm trách công việc hoàn thành tốt công việc ựược giao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ớ Lập bản tiêu chuẩn công việc
Những ựặc tắnh cá nhân cần có ựể thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc sẽ ựược ựưa vào bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Thông thường bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ có hai phần chắnh: (1) những kỹ năng cần có ựể thực hiện công việc và (2) những yêu cầu về thể chất ựối với nhân viên thực hiện công việc.
văn hoá, kinh nghiệm, trình ựộ chuyên môn, ựặc ựiểm cá tắnh hoặc kỹ năng cá nhânẦ
+ Trình ựộ chuyên môn: Trình ựộ nghiệp vụ, Trình ựộ tin học, Trình ựộ ngoại ngữ.
+ Năng lực/kỹ năng: Kỹ năng phân tắch thông tin, khả năng phản ứng linh hoạt, kỹ năng tự ựiều hành công việc, kỹ năng ảnh hưởng/thuyết phục, kỹ năng giao tiếp/tạo mối quan hệ, khả năng ra quyết ựịnh.
- Mỗi công việc cần phân tắch mô tả ựặc ựiểm riêng theo quy trình ựề xuất nhằm ựề ra tiêu chắ đGTT phù hợp.
b. Xây dựng tiêu chắ ựánh giá thành tắch mới phù hợp với từng công
việc của ựơn vị
- đơn vị cần có sự tiêu chuẩn hóa về chức danh, nhiệm vụ, quyền hạn của chức vụ khác nhau ựể làm cơ sở cho các hoạt ựộng ựánh giá thành tắch nhân viên. Do ựó, dựa trên những quy ựịnh cụ thể của cơ quan quản lý, mà mỗi một bộ phận phòng ban cần nghiên cứu và xây dựng cho bộ phận mình một hệ tiêu chắ riêng với việc lựa chọn các loại tiêu chắ khác nhau.
- Việc thiết lập tiêu chuẩn ựánh giá nhân viên phải ựảm bảo những nguyên tắc cơ bản sau:
Tiêu chuẩn ựánh giá phải gắn liền với công việc phân công cho nhân viên và phải gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn ựánh giá phải bao quát ựược mọi khắa cạnh của quá trình thực hiện công việc của nhân viên.
Tiêu chuẩn ựánh giá không nên bị ựồng nhất hoặc bị làm sai lệch do những yếu tố khách quan.
Tiêu chuẩn ựánh giá phải ựảm bảo ựộ tin cậy theo thời gian và ựối với tất cả những người thực hiện ựánh giá khác nhau.
Tiêu chuẩn ựánh giá kết quả thực hiện ựược thiết lập căn cứ trên bản mô tả công việc và mục tiêu ựã thống nhất giữa lãnh ựạo và nhân viên.
Khi xây dựng tiêu chuẩn ựánh giá, cần ựảm bảo những yêu cầu ựã nêu tại Chương I.
- Tác giả xin ựề xuất một số tiêu chuẩn sau:
+ Xây dựng các tiêu chuẩn về cá tắnh: Có thể xây dựng các tiêu chắ chung cho toàn bộ nhân viên của ựơn vị bao gồm cho cả nhân viên và cán bộ quản lý như: Tôn trọng mọi người, ựảm bảo các nguyên tắc nội quy của ựơn vị và quy ựịnh của pháp luật, thân thiện hòa ựồng giúp ựỡ ựồng nghiệp, thắch làm việc tập thể chia sẻ kinh nghiệm với ựồng nghiệp, quyết ựoán trong việc ra quyết ựịnh, kiên trì nhẫn nại nỗ lực hết mình, có trách nhiệm với công việc ựược giao, linh hoạt trong xử lý công việc... Căn cứ vào từng loại công việc cụ thể, từng bộ phận có thể ựưa ra tiêu chắ riêng về cá tắnh cho phù hợp. Vắ dụ như bộ phận tiếp dân cần người có cá tắnh niềm nở, thân thiện với mọi người, khả năng giao tiếp tốt, nhẫn nại, giải quyết tình huống linh hoạt ... Còn ựối với người làm việc văn phòng cần các tiêu chắ về tắnh cẩn thận trong lưu trữ hồ sơ, người biết chia sẻ hợp tác với ựồng nghiệp, trách nhiệm trong công việc,...
+ Tiêu chắ ựánh giá về kết quả công việc: Khối lượng công việc hoàn thành, chất lượng công việc, mối quan hệ trong ựơn vị, có sáng kiến ựược áp dụng trong ựơn vị... Tiêu chắ cần cụ thể cho từng chức, công việc.
+ Tiêu chắ ựánh giá về năng lực: như kỹ năng phân tắch thông tin, khả năng phản ứng linh hoạt, kỹ năng tự ựiều hành công việc, kỹ năng giao tiếp tạo mối quan hệ, kỹ năng ra quyết ựịnh, kỹ năng ảnh hưởng thuyết phục ... Căn cứ vào kết quả ựánh giá năng lực làm cơ sở cho ựơn vị ựưa ra bộ từ ựiển năng lực tương ứng với mỗi công việc trong ựơn vị. Làm cơ sở cho tuyển chọn trọng tương lai và ựịnh hướng nghề nghiệp cho nhân viên.
+ Tiêu chắ ựánh giá về hành vi thực hiện: như khả năng giải quyết vấn ựề, hợp tác với ựồng nghiệp, thực hiện các loại báo cáo trong ựơn vị, chấp hành kỷ luật ựơn vị, thực hiện công việc cấp trên giao phó, tinh thần làm việc nhóm hay các hành vi cụ thể hơn như chào hỏi tại ựơn vị và với khách hàng, thực hiện công việc, giúp ựỡ ựồng nghiệp... Những tiêu chắ về hành vi rất quan trọng ựối với ựơn vị khi mà không dễ lượng hóa ựược kết quả thực hiện công việc của nhân viên và công việc thiên về thực hiện dịch vụ công.
Vắ dụ 1: Tiêu chắ đGTT với nhân viên thể hiện bảng 3.1.
Bảng 3.1. Tiêu chắ ựánh giá nhân viên
STT Tiêu chắ Mô tả
1 đặc ựiểm nhân viên
Tinh thần học hỏi, cầu tiến; Khả năng tiếp thu công việc; Khả năng làm việc nhóm; Khả năng xử lý tình huống.
2 Tắnh kỷ luật cao Có tinh thần trách nhiệm, tự giác, ựram bảo chất lượng công việc.
3 Mối quan hệ tốt với ựồng nghiệp
Cần có sự ựánh giá về các mối quan hệ với ựồng nghiệp vì mối quan hệ này có thể ảnh hưởng ựến kết quả công việc.
4 Chấp hành các quy ựịnh của ựơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhân viên phải chấp hành các quy ựịnh khi làm việc tại cơ quan.
5 Hoàn thành công việc ựựơc giao
đánh giá xem nhân viên có hòan thành hay không hoàn thành công việc ựược giao.
6 đảm bảo chất lượng công việc
Lãnh ựạo ựánh giá chất lượng hoàn thành công việc của nhân viên.
Trên cơ sở nhiệm vụ của nhân viên tác giả nghiên cứu và ựề xuất các tiêu chắ liên quan ựến hành vi phục vụ của ựối tượng lao ựộng quản lý cho công tác đGTT tại ựơn vị.
Vắ dụ 2: Tiêu chắ đGTT với cán bộ quản lý thể hiện bảng 3.2.
Bảng 3.2. Tiêu chắ ựánh giá lãnh ựạo
TT Tiêu chắ Mô tả
1 Chấp hành quy ựịnh của
ựơn vị Chấp hành các quy ựịnh của cơ quan.
2 điều hành công việc Chỉ ựạo, ựiều hành ựể nhân viên thực hiện công việc.
3 Phân công công việc Phân công, sắp xếp công việc phù hợp từng nhân viên.
4 Ra quyết ựịnh Có khả năng xử lý các vấn ựề thuộc thẩm quyền quyết ựịnh.
5 Chuyên môn, nghiệp vụ Có chuyên môn về lĩnh vực quản lý, ựủ kiến thức ựể xử lý các tình huống.
6 Truyền ựạt công việc Phổ biến cho nhân viên hiểu và thực hiện công việc
7 Kết quả công việc đảm bảo công việc ựạt tiến ựộ về thời gian và chất lượng.
(Nguồn: ựề xuất của tác giả)