6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.4. Hoàn thiện phương pháp ựánh giá
- Theo khảo sát của Globoforce - công ty tư vấn các giải pháp ựể công nhận nhân viên, 63% nhân viên tin rằng kết quả ựánh giá hiệu quả làm việc của họ không phản ánh ựúng thực tế, trong khi 51% cho rằng các kết quả này thiếu chắnh xác. Vì vậy cần có phương pháp đGTT phù hợp.
- Tác giả ựể xuất sử dụng kết hợp thêm các phương pháp ựánh giá ựể khắc phục những nhược ựiểm của phương pháp ghi chép sự việc ựiển hình và phương pháp bình bầu cụ thể:
a. Áp dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu
Hầu hết ở Việt Nam ở nói chung và UBND tỉnh nói riêng ựều làm lãng phắ về thời gian và nguồn lực lao ựộng còn cao. đội ngũ nhân viên thường không nắm rõ mục tiêu của ựơn vị, mục tiêu của phòng ban và mục tiêu của từng cá nhân là gì. điều ựó tạo một sức ỳ và tắnh thụ ựộng rất lớn trong nhân viên của tổ chức, dẫn ựến tổ chức không khai thác hết khả năng làm việc và trắ tuệ của nhân viên.
MBO là việc truyền ựạt thông tin về mục tiêu. Thực tế, ngay ở cấp ựộ quản lý trong các ựơn vị ở Việt Nam vẫn tồn tại mâu thuẫn chủ yếu về mục tiêu ưu tiên phát triển của DN, từ ựó dẫn ựến khó khăn trong việc ựạt mục tiêu chung của tổ chức.
Tác giả xin ựề xuất một số bước cơ bản của MBO áp dụng cho UBND tỉnh đắk Lắk
Bước 1: Xây dựng mục tiêu của ựơn vị và phân bổ mục tiêu cho từng phòng ban, bộ phận trong ựơn vị. Mục tiêu của ựơn vị bao gồm: mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch dựa trên mục tiêu của ựơn vị và từng bộ phận.
- Xây dựng kế hoạch về yêu cầu nguồn lực tổng thể, ựó là ựiều kiện cần ựể ựạt ựược mục tiêu của ựơn vị.
- Xây dựng kế hoạch hàng tuần, hàng tháng của các phòng ban dựa trên mục tiêu cụ thể của từng phòng ban.
- Xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể của các phòng ban ựể ựạt mục tiêu. đó là kế hoạch phân bổ nguồn lực, khối lượng công việc dự kiến, kế hoạch hướng dẫn và ựào tạo nhân viên nhằm ựạt ựược mục tiêu.
Bước 3: Phân bổ mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho từng nhân viên Vắ dụ:
KPI Chỉ tiêu
Giải quyết văn bản Số văn bản mới Giải quyết hồ sơ Số hồ sơ
Hành chắnh báo cáo đúng thời hạn
Văn hóa công sở đạt tiêu chuẩn nhất ựịnh
- Xây dựng KPI cho từng nhân viên dựa trên công việc cụ thể của từng nhân viên.
- Xây dựng cơ chế lương thưởng cho nhân viên trong ựơn vị dựa trên kết quả công việc và KPI.
- Thúc ựẩy nhân viên ựể ựạt ựược mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của ựơn vị thông qua các chương trình phúc lợi, khen thưởng...
- Khi đGTT cần căn cứ vào kết quả hoàn thành mục tiêu của ựơn vị ựể ựưa ra chỉ tiêu kết quả ựánh giá hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân. Tức là khống chế tỷ lệ xếp loại cá nhân theo kết quả tập thể. Vắ dụ bảng 3.3.
Bảng 3.3. Quan hệ tỷ lệ giữa kết quảựánh giá hoàn thành nhiệm vụ
của cá nhân và kết quả hoàn thành mục tiêu cụ thể
đVT: %
Tỷ lệ % xếp loại nhân viên khống chế theo kết quả của tập thể Kết quả hoàn thành mục tiêu tập thể Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Hoàn thành tốt nhiệm vụ Hoàn thành nhiệm vụ Chưa hoàn thành nhiệm vụ < 75 1 4 15 80 < 85 5 10 30 55 < 100 8 20 50 22 < 110 10 30 50 10 < 125 20 50 < 150 30 50 > 150 50
Bảng 3.3 là một vắ dụ ựể ựơn vị ựưa ra tỷ lệ xếp loại nhân viên căn cứ vào tỷ lệ hoàn thành mục tiêu tập thể. Mỗi bộ phận sẽ căn cứ vào kết quả của bộ phận mình ựể ựưa ra kết quả xếp loại của cá nhân. Mỗi ựơn vị, cấp quản lý sẽ ựiều chỉnh tỷ lệ phần trăm phù hợp với ựơn vị mình theo những công thức nhất ựịnh có căn cứ khoa học, và nên công bố trước khi thực hiện đGTT nhân viên.
b. Phương pháp ựịnh lượng (phân phối trọng số)
để phân loại ựánh giá nhân viên một cách cụ thể chắnh xác, cần thiết sử dụng phương pháp ựịnh lượng hợp lý. để sử dụng phương pháp này cần thực hiện xây dựng các tiêu chắ như ở trên, tiếp ựến xác ựịnh tầm quan trọng của các tiêu chắ thông qua cho trọng số của mỗi tiêu chắ và tiến hành cho ựiểm cho mỗi tiêu chắ. Tổng hợp ựiểm số của mỗi nhân viên có ựược qua ựánh giá so với thang ựánh giá ựể xếp loại nhân viên. để thực hiện phương pháp này ựơn vị phải xây dựng biểu tiêu chắ và thang ựiểm thống nhất và có hệ thống minh chứng làm căn cứ cho nhân viên tự ựánh giá cho ựiểm, thu thập minh chứng và cán bộ lãnh ựạo chỉ cần xem xét ựánh giá và kiểm tra tắnh chắnh xác của minh chứng thì quá trình ựánh giả sẽ trở nên ựơn giản nhanh chóng mà ựạt kết quả.
Tác giả ựề xuất ựơn vị cần xây dựng biểu mẫu thang ựiểm ựánh giá và biểu mẫu danh mục minh chứng làm cơ sở ựể thực hiện phương pháp ựánh giá theo trọng số. Vắ dụ bảng 3.4.
Bảng 3.4. đánh giá thành tắch của nhân viên văn phòng
Tiêu chắ ựánh giá Tầm quan trọng
điểm ựánh
giá Minh chứng - Chuyên môn nghiệp vụ
+ Kỹ năng soạn thảo văn bản + Kỹ năng lưu trữ hồ sơ
+ Sắp xếp công việc khoa học - Hành vi
+ Cẩn thận, tỷ mỉ, ngăn nắp + Tác phong nhanh nhẹn, làm việc có tắnh kỷ luật cao ...
6 7 8 6 7 8 9 10 8 9 - Văn bản - Hồ sơ - Giải quyết công văn - Tủ hồ sơ - Nơi làm việc
Cho dù là phương pháp ựánh giá ưu việt, vẫn luôn có những hạn chế nhất ựịnh trong những ựiều kiện nhất ựịnh. Vì vậy, ựể có thể nâng cao hiệu quả công tác ựánh giá nhân viên, người lãnh ựạo cần kết hợp nhiều phương pháp ựánh giá.