7. Kết cấu của luận văn
2.2.3. Nội dung vănbản
Nội dung là thành phần chủ yếu của văn bản. Qua khảo sát 100 VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội tính từ năm 2013 đến năm 2017, nhìn chung nội dung các văn bản được ban hành đảm bảo về mục tiêu, chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước cũng nhưđáp ứng được yêu cầu, chỉ đạo của cơ quan cấp trên góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển để Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh trở thành trường trọng điểm quốc gia. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản nội dung chưa phù hợp với quy định. Trong số 100 VBHC được khảo sát thì có 03 văn bảnchưa đúng về nội dung, chiếm 3% tổng số văn bản. Cụ thể như sau:
Nội dung văn bản còn sơ sài, chưa đáp ứng được đầy đủ thông tin mà văn bản cần đưa ra hay chưa thể hiện hết được ý chí mà lãnh đạo muốn truyền tải thông qua văn bản.
Ví dụ 1: Báo cáo 43/BC-SKĐAHN ngày 05 tháng 02 năm 2013 về việc sơ kết giảng dạy các môn lý luận chính trị. Báo cáo chỉ nêu ra một số kết quả đã đạt được, chưa đánh giá được những hạn chế, nguyên nhân để đưa ra phương hướng trong thời gian tiếp theo.
Thông tin, số liệu được đưa vào nội dung văn bản chưa cụ thể, thiếu chính xác.
mượn vũ khí huấn luyện cho sinh viên. Nội dung của công văn có nêu “Ban chỉ huy tự vệ Trường kính đề nghị Ban Chỉ huy quân sự quận Cầu Giấy tạo điều kiện giúp đỡ cho mượn một số khẩu CKC dùng trong huấn luyện tự vệ và thực hành huấn luyện các nội dung giáo dục quốc phòng an ninh cho sinh viên”.Như vậy, khi công văn được gửi tới Ban Chỉ huy quân sự quận Cầu Giấy thì Ban Chỉ hủy quân sự quận Cầu Giấy cũng không biết cụ thể cho mượn bao nhiêu khẩu CKC để có thể đáp ứng được nhu cầu của nhà trường.
Ví dụ 2: Thông báo số 364/TB-SKĐAHN ngày 29 tháng 10 năm 2014 về việc đi học tuần sinh hoạt công dân. Ở văn bản này, trong phần nội dung có nêu
“Địa điểm: P.406 nhà A1”. Tuy nhiên, địa điểm chính xác thì phải là P.406 nhà A2. Tuy rằng, đây có thể là một lỗi nhỏ, hoặc lỗi do đánh máy nhưng điều này cũng là một sai sót và ảnh hưởng phần nào tới quá trình giảng dạy của giảng viên và quá trình học tập sinh viên.
Nhìn chung, việc ban hành văn bản của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội còn gặp nhiều dấu hiệu sai phạm, trong đó có những lỗi sai về nội dung của văn bản, làm giảm tính hiệu lực, hiệu quả của văn bản. Trong thời gian tới, công tác soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội cần được quan tâm hơn và có những giải pháp kịp thời để giải quyết những vấn đề còn tồn tại nhằm nâng cao chất lượng VBHCkhi được ban hành.
2.2.4.Thể thức và kỹ thuật trình bày
Đúng về thể thức theo quy định hiện hành của nhà nước là một trong những yêu cầu có tính chất bắt buộc của văn bản QLNN. Các VBHC được xây dựng theo đúng các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày giúp khẳng định vị trí và đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Văn bản được ban hành một cách thống nhất, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày cũng góp phần không nhỏ trong quá trình hoàn thiện nội dung cải cách hành chính.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định cụ thể tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là một hoạt động vô cùng quan trọng quyết định đến hiệu lực, hiệu quả của văn bản khi được ban hành góp phần quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của nhà
trường. Tuy nhiên, hoạt động này còn chưa được CCVC, người lao động làm việc tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội đặc biệt quan tâm chú ý. Vì vậy, qua tiến hành khảo sát 100 VBHC thì có tới 41 văn bản mắc lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày. Nếu đánh giá theo tỉ lệ thì lên tới 41% tổng số VBHC mà tác giả đã khảo sát, đây là một con số không nhỏ. Sau đây, tác giả xin đưa ra một số ví dụ cụ thể:
Thứ nhất, lỗi trình bày về các yếu tố: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì các yếu tố trên được trình bày như sau:
a) Quốc hiệu
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline).
b) Tên cơ quan, tổ chức
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
c) Số, ký hiệu của văn bản
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
đ) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
Trong số những văn bản mà tác giả đã khảo sát, phần lớn một văn bản cùng mắc nhiều lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày, vì vậy tác giả xin đưa ra một số văn bản và phân tích cụ thể từng lỗi sai sau đó sẽ trình bày lại đúng theo quy định.
Ví dụ 1: Quyết định số 967/QĐ-SKĐAHN ngày 09 tháng 10 năm 2015 về việc thành lập Hội đồng Khoa học thẩm định, đánh giá và nghiệm thu Giáo trình Tiếp thu tinh hoa thi pháp kịch nước ngoài Tập hai: Từ chủ nghĩa cổ điển thế kỷ 17 đến chủ nghĩa hiện thực thế kỷ 19.
BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 967/QĐ-SKĐAHN Hà Nội, ngày 09 tháng 10 năm 2015
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Hội đồng Khoa học thẩm định, đánh giá và nghiệm thu Giáo trình Tiếp thu tinh hoa thi pháp kịch nước ngoài
Tập hai: Từ chủ nghĩa cổ điển thế kỷ 17 đến chủ nghĩa hiện thực thế kỷ 19
- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” không đậm. Nét gạch dưới dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” không gạch hết dòng.
- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Trình bày không chính xác tên cơ quan chủ quản.
- Lỗi sai về yếu tố Số, ký hiệu của văn bản: Trình bày kiểu chữ nghiêng - Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội dung viết tắt chữ về việc và trình bày kiểu chữ nghiêng, không đậm, không có nét gạch bên dưới.
việc đề nghị bổ nhiệm cán bộ.
BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 22/TTr-SKĐAHN Hà Nội, ngày 18 tháng 01 năm 2016
TỜ TRÌNH
Về việc đề nghị bổ nhiệm cán bộ
- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” không đậm. Nét gạch dưới dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” sử dụng lệnh Underline.
- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Nét gạch dưới tên cơ quan, tổ chức gạch hết dòng và sử dụng lệnh Underline.
- Lỗi sai về yếu tố Địa danh và ngày, tháng, năm văn bản: Trình bày không cùng hàng với yếu tố Số, ký hiệu văn bản.
- Lỗi sai về yếu tốTên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội dung không đậm, không có nét gạch dưới.
Ví dụ 3: Công văn số 341/SKĐAHN ngày 08 tháng 6 năm 2017 về việc liên kết đào tạo chuyên ngành Diễn viên cải lương và Đạo diễn sự kiện lễ hội.
BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 341/SKĐAHN
V/v liên kết đào tạo chuyên ngành Diễn viên cải lương và Đạo diễn sự kiện lễ hội
Hà Nội, ngày 08 tháng 6 năm 2017
- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” gạch không hết dòng.
- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Trình bày nét gạch dưới lệch. - Lỗi sai về yếu tố Địa danh và ngày, tháng, năm văn bản: Ngày của văn bản trình bày chưa đúng (đối với những ngày dưới ngày 10 thì trình bày số 0 ở đằng trước).
- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội dung trình bày kiểu chữ nghiêng.
Ví dụ 4:Báo cáo số 480/BC-SKĐAHN ngày 28 tháng 12 năm 2015 hoạt động hợp tác quốc tế về đào tạo của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội năm 2015.
BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 480/BC-SKĐAHN Hà Nội, ngày 28 tháng 12 năm 2015
BÁO CÁO
Hoạt động hợp tác quốc tế về đào tạo
của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh năm 2015
- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” sử dụng nét đứt và gạch không hết dòng.
- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Nét gạch dưới tên cơ quan sử dụng nét đứt.
- Lỗi sai về yếu tố Số, ký hiệu văn bản: Thiếu viết tắt ký hiệu của tên loại văn bản.
- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội dung trình bày kiểu chữ in hoa, không có nét gạch dưới.
Ví dụ 5:Thông báo số 61/TB-SKĐAHN ngày 13 tháng 3 năm 2013 về việc đăng ký nhu cầu mua, thuê, thuê mua nhà ở xã hội của cán bộ, công chức.
BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 61/TB-SKĐAHN Hà Nội, ngày 19 tháng 3 năm 2013
Về việc đăng ký nhu cầu mua, thuê, thuê mua nhà ở xã hội của cán bộ công chức
- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” không đậm, nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” sử dụng nét đứt và gạch không hết dòng.
- Lỗi sai về yếu tố Tên cơ quan, tổ chức: Trình bày không chính xác tên cơ quan chủ quản, nét gạch dưới tên cơ quan sử dụng nét đứt.
- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Viết tắt chữ về việc, trích yếu nội dung trình bày kiểu chữ nghiêng, không đậm, không có nét gạch dưới.
Ví dụ 6: Quyết định số 344/QĐ-SKĐAHN ngày 06 tháng 5 năm 2016 về việc công nhận đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp.
BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 344/QĐ-SKĐAHN Hà Nội, ngày 06 tháng 5 năm 2016
QUYẾT ĐỊNH
Về việc công nhận đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp
- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” không gạch hết dòng.
- Lỗi sai về yếu tố Địa danh và ngày, tháng, năm văn bản: Trình bày tháng chưa đúng (chỉ dùng số 0 đằng trước đối với tháng 01 và tháng 02).
- Lỗi sai về yếu tố Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Trích yếu nội dung trình bày không đậm, không có nét gạch dưới.
Ví dụ 7: Thông báo số 309/TB-SKĐAHN ngày 30 tháng 9 năm 2014 về việc tham dự Hội thảo tập huấn về bình đẳng giới, lồng ghép giới và việc làm bền vững.
BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 309/TB-SKĐAHN Hà Nội, ngày 30 tháng 9 năm 2014
THÔNG BÁO
Về việc tham dự Hội thảo tập huấn về bình đẳng giới, lồng ghép giới và việc làm bền vững
- Lỗi sai về yếu tố Quốc hiệu: Nét gạch dưới “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cách quá xa và gạch không hết dòng.
- Lỗi sai về yếu tố Số, ký hiệu văn bản: Sử dụng lẫn lộn phông chữ