7. Kết cấu của luận văn
2.2.5. Về ngôn ngữ, văn phong
Trong các phong cách ngôn ngữ Tiếng Việt thì ngôn ngữ trong VBHC thuộc phong cách hành chính - công vụ. Việc lựa chọn các đơn vị ngôn ngữ để soạn thảo VBHC dù muốn hay không muốn đều buộc phải tuân theo những chuẩn mực của phong cách hành chính - công vụ. Việc lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ đúng phong cách là một trong những yêu cầu về chất lượng của VBHC nhà nước được ban hành. Nó cũng thể hiện tầm vóc, uy tín của chủ thể ban hành văn bản và sự tôn trọng các chủ thể thi hành VBHC. Do vậy, khi ban hành VBHC nói chung, tại cấp Trường Đại học nói riêng, người soạn thảo văn bản phải chú ý tới những đặc trưng của ngôn ngữ thuộc phong cách hành chính - công vụ đó là:
- Tính chính xác, rõ ràng - Tính phổ thông, đại chúng - Tính khách quan, phi cá nhân - Tính trang trọng lịch sự
- Tính khuôn mẫu
Khảo sát 100 văn bản được ban hành của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội cho kết quả 31 văn bản chưa đúng trong việc sử dụng ngôn ngữ, văn phong chiếm 31% tổng số văn bản. Điều này đồng nghĩa với việc tỉ lệ văn bản mắc lỗi trong việc sử dụng ngôn ngữ, văn phong khá lớn. Thực tế, VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội thường mắc các lỗi sai về ngôn ngữ chủ yếu sau đây:
- Lỗi viết tắt các cụm từ không thông dụng gây khó hiểu (có 05 văn bản).
Ví dụ: Thông báo số 319/TB-SKĐAHN ngày 02 tháng 10 năm 2014 về tiêu chuẩn và quy trình xét học bổng “Thắp sáng ước mơ học đường” có ghi: “sinh viên có điểm TBCHT (trung bình chung học tập) cả năm học 2013 – 2014 từ 8.0 trở lên, điểm rèn luyện 0.8 trở lên”.
- Lỗi về sử dụng từ ngữ: thừa từ, thiếu từ hoặc lặp từ (có 06 văn bản).
Ví dụ: Kế hoạch số 119/KH-SKĐAHN ngày 25 tháng 4 năm 2013 về trực sẵn sàng chiến đấu bảo vệ ngày Lễ 30/4 – 01/5/2013 của Ban Chỉ huy quân sự Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội có ghi: “Để đảm bảo an toàn tuyệt đối trong dịp vui chơi trong dịp Lễ 30/4 – 01/5/2013”.
- Các lỗi về chính tả (có 08 văn bản).
Ví dụ 1: Thông báo số 50/TB-SKĐAHN ngày 04 tháng 3 năm 2013 về việc gửi nhu cầu bổ sung thiết bị, cơ sở vật chất có ghi: “Ban Giám hiệu Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội đề nghị các đơn vị căn cứ vào tình hình thực tế, nhu cầu cần thiết bổ xung các thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy, học tập và công tác thường xuyên của đơn vị trong năm 2013”.
Ví dụ 2: Công văn số 155/SKĐAHN ngày 06 tháng 6 năm 2013 về việc cấp lại bằng tốt nghiệp có ghi: “Do sơ xuất trong khâu in bằng nên bằng tốt nghiệp Thạc sỹ của sinh viên Đoàn Thị Việt Hòa – sinh ngày 05/6/1982 tại Hà Nội đã bị in nhòe phần nơi sinh”.
- Lỗi về sử dụng sai phong cách ngôn ngữ, sử dụng văn phong nói vào VBHC (có 12 văn bản).
Ví dụ 1: Công văn số 62/SKĐAHN ngày 14 tháng 3 năm 2013 về việc xin ý kiến chỉ đạo về tuyển sinh cao học năm 2013 có ghi: “Trong các hồ sơ dự thi của thí sinh gửi cho Trường có 02 trường hợp mà Thanh tra của Trường cảm
thấy băn khoăn, mặc dù cả 02 thí sinh đều có bằng tốt nghiệp Đại học Văn hóa nghệ thuật Quân đội hệ chính quy”.
Ví dụ 2: Thông báo số 424/TB-SKĐAHN ngày 25 tháng 12 năm 2014 về việc nghỉ Tết Dương lịch có ghi: “Theo quy định của Nhà nước, lịch nghỉ Tết Dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01/2015 đến hết ngày 04/01/2015 (nghỉ liền 4 ngày)”.
- Có những văn bản cùng mắc nhiều lỗi về viết hoa: viết hoa tùy tiện, không thống nhất, không theo quy định; viết tắt cụm từ không thông dụng (08 văn bản).
Ví dụ: Công văn số 329/SKĐAHN ngày 30 tháng 12 năm 2013 về việc xin duyệt cấp phôi bằng Thạc sỹ đợt 2 được trình bày như sau:
+ Trình bày sai, viết hoa không thống nhất về tên cơ quan: “Trường Đại học Sân khấu Điện ảnh Hà Nội”, “trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội”. “bộ Giáo dục – Đào tạo”, “Bộ Giáo dục và Đào tạo”.
+ Viết tắt cụm từ không thông dụng: “VBCC” (văn bằng chứng chỉ).
2.2.6.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Theo kết quả khảo sát của tác giả thì quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội được thực hiện theo các bước cụ thể sau:
Bước 1: Đề xuất việc soạn thảo văn bản Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt Bước 4: Đánh máy, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Bước 5: Ký văn bản
Bước 6: Nhân bản, phát hành và lưu trữ văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh được thực hiện tương đối tốt và đảm bảo đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên,tại một số trường hợp cụ thể, quy trình soạn thảo và ban hành VBHCcòn chưa đảm bảo được hoàn toàn các yêu cầu đặt ra. Vì vậy, vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP vàVăn bản số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư, mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Trong khi đó nhiều văn bản bước gửi và lưu trữ văn bản thực hiện chưa tốt, chưa được gửi đi kịp thời và chính xác tới đối tượng có liên quan đến văn bản. Hoặc việc lưu trữ văn bản chưa được hiệu quả, nhiều văn bản bị rách, nát, đôi khi còn bị thất lạc gây khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản.