7. Kết cấu của luận văn
3.2.3. Hoàn thiện quy trình soạnthảo và banhành vănbản hành chính
chính
Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC là trình tự các bước, các thủ tục màcơ quan, tổ chức phải tiến hành trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản cho phù hợp. Việc xác định một quy trình chuẩn là hết sức cần thiết nhằm trật tự hóa công tác này, nhưng để xây dựng quy trình chuẩn cho tất cả các loại văn bản là một nhiệm vụ phức tạp và lâu dài. Cho đến nay, chỉ có một quy trình chung trong việc soạn thảo và ban hành văn bản QPPL được quy định trong Luật Ban hành văn bản QPPL 2015. Các VBHC hầu hết được soạn thảo và ban hành theo yêu cầu thực tiễn trong quá trình hoạt động của từng cơ quan, tổ chức.
Hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành VBHC thực chất là "tiêu chuẩn hóa" từng giai đoạn trong quá trình soạn thảo và ban hành VBHC. Đây là giải pháp rất quan trọng và hết sức cần thiết đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các đơn vị sự nghiệp công lập bởi nó là cơ sở để đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng của văn bản khi được ban hành.Mỗi bước trong quy trình có vai trò nhất định trong việc ban hành VBHC, giữa các bước có mối quan hệ với nhau tạo nên quy trình thống nhất. Để hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội, chúng ta có thể dựa trên một số quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Văn bản số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư cùng với quy trình chung mà tác giả đã trình bày ở Chương 1 sau đó tiến hành xây dựng quy trình theo các bước sau:
Bước 1:Đề xuất việc soạn thảo văn bản
hoặc yêu cầu giải quyết những sự vụ hành chính trong quá trình hoạt động của nhà trường, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân sẽ đề xuất việc soạn thảo các VBHC.
Bước 2:Tổ chức lấy ý kiến và soạn thảo văn bản
Trên cơ sở đề xuất việc soạn thảo văn bản, ban lãnh đạo nhà trường sẽ xem xét, căn cứ tính chất vụ việc sau đó giao cho đơn vị hay cá nhân chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung công việc mà văn bản cần điều chỉnh, đối tượng, quyết định tên loại văn bản phù hợp với mục đích văn bản. Sau đóxác định tính chất(độ mật, độ khẩn) của văn bản cần soạn thảo.
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan đến đối tượng ban hành văn bản: Thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, điều tra xã hội…
- Xây dựng dự thảo, lấy ý kiến chủ trương đơn vị chuyên môn và các đơn vị liên quan.
Thực tế, việc lấy ý kiến các đơn vị khác đối với dự thảo VBHC thông thường là không thực sự bắt buộc. Việc lấy ý kiến chỉ thực sự cần thiết đối với văn bản mang tính chất quan trọng, phạm vi ảnh hưởng lớn và thời gian lâu dài như: Quy chế tổ chức và hoạt động của nhà trường, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế dân chủ, Quy chế thi đua khen thưởng, Quy chế hoạt động đối ngoại… Đối với những văn bản bắt buộc phải thực hiện bước này, đơn vị soạn thảo sẽ phải thực hiện các công việc sau:
+ Thứ nhất, gửi bản dự thảo tới các đơn vị liên quan, đối tượng lấy ý kiến thường là các đơn vị, cá nhân sẽ chịu tác động của văn bản và bộ phận pháp chế hay chuyên gia về lĩnh vực chuyên môn mà văn bản đề cập.
+ Thứ hai, tiếp nhận các ý kiến phản hồi sau đó tiếp thu, biên tập và hoàn chỉnh bản dự thảo.
Việc lấy ý kiến tham gia xây dựng, góp ý dự thảo là góp phần hoàn thiện dự thảo văn bản, nâng cao chất lượng văn bản. Có thể sử dụng các hình thức lấy ý kiến như: Lấy ý kiến thông qua các cuộc họp, hội thảo, gửi công văn đóng góp ý kiến… Để hoạt động này có chất lượng thì việc lấy ý kiến phải được tiến hành có trọng tâm, trọng điểm, đi thẳng vào vấn đề và đúng đối tượng tránh hiện
tượng lấy ý kiến tràn lan hoặc quá hẹp.
Bước 3:Kiểm tra, sửa chữa, bổ sung trước khi trình ký
Văn bản sau khi được đơn vị chủ trì soạn thảo (đơn vị chuyên môn) thông qua thì sẽ có chữ ký nháy của trưởng đơn vị chuyên môn để chịu trách nhiệm về mặt nội dung. Sau đó văn bản sẽ được chuyển sang bộ phận pháp chế - phòng Hành chính, Tổng hợp để kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày. Văn bản khi đã đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày sẽ có chữ ký nháy của Trưởng phòng Hành chính, Tổng hợp hoặc người chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức mặt thể thức và kỹ thuật trình bày được phân công.
Văn bản sau khi đã đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về mặt nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày sẽ được chuyển lại cho đơn vị chủ trì soạn thảo để trình lãnh đạo nhà trường ký và ban hành.
Bước 4:Ký văn bản
Trên cơ sở văn bản của đơn vị chủ trì trình ký, ban lãnh đạo nhà trường sẽ kiểm tra lần cuối trước khi ký ban hành.
Lưu ý: Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Bước 5: Nhân bản, phát hành và lưu văn bản
Văn bản sau khi đã được ký sẽ được chuyển về bộ phận Văn thư để đăng ký vào sổ sau đó sẽ được nhân bản theo đúng số lượng và đóng dấu rồi phát hành (chuyển giao văn bản). Việc chuyển giao văn bản phải đúng đối tượng, đúng thời hạn, không chuyển vượt cấp và phải có sổ quản lý việc chuyển giao văn bản.
Lưu văn bản: Mỗi văn bản sẽ cần lưu ít nhất 02 bản chữ ký tươi (01 bản lưu tại bộ phận Văn thư, 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo).
3.2.4.Nhóm giải pháp về kỹ thuật nhằm hoàn thiện nguyên tắc và phương pháp kiểm tra văn bản hành chính
a. Tăng cường chế độ kiểm tra, giám sát đối với việc tổ chức sử dụng VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
Kiểm tra là một trong những nội dung cơ bản của công tác soạn thảo và ban hành văn bản, là một công việc thường xuyên, quan trọng của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào. Đây là chức năng có vai trò quan trọng, ảnh hưởng tới kết
quả thực hiện các chức năng khác.
Kiểm tra được hiểu là quá trình vận dụng các cơ chế và phương pháp nhằm bảo đảm cho một tổ chức hay cá nhân hoạt động đúng với những mục đích, yêu cầu đặt ra, tức là bao gồm việc đo lường kết quả hoạt động của các cá nhân và tổ chức trong thực tế và so sánh với các tiêu chí đã được xác lập từ trước trong kế hoạch nhằm phát hiện các sai lệch, chỉ ra nguyên nhân của các sai lệch để làm cơ sở đưa ra các biện pháp điều chỉnh hoạt động kịp thời, bảo đảm cho tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Để công tác kiểm tra việc thực thi công vụ của CCVC có hiệu quả cần tiến hành theo các nguyên tắc sau:
- Kiểm tra phải được tiến hành thường xuyên: Công tác này có thể diễn ra theo định kỳ hoặc đột xuất, có thể tiến hành kiểm tra tổng hợp nhưng cũng có thể tập trung vào những nội dung, những mặt hoạt động chính của nhà trường.
- Kiểm tra phải khách quan: Việc kiểm tra phải được tiến hành trên cơ sở những tiêu chuẩn nhất định, không phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của người kiểm tra. Những căn cứ mà hoạt động kiểm tra có thể dựa vào là: các quy định của pháp luật có liên quan đến quy định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan, đơn vị; công tác soạn thảo và ban hành văn bản…
- Trong quá trình kiểm tra, nhà trường phải đảm bảo tính dân chủ, công khai. Mọi CCVC, người lao động phải thực hiện các mục tiêu, tiêu chí như nhau, nội dung kiểm tra phải thông báo công khai.
- Để công tác kiểm tra có hiệu quả, phải chỉ ra sự khác biệt giữa hoạt động thực tế với kế hoạch. Kiểm tra vừa là để phòng ngừa và khắc phục các sai sót, vừa là để khuyến khích các hoạt động tốt nên không được tạo áp lực cho đối tượng bị kiểm tra, không cản trở quá trình hoạt động bình thường của đối tượng bị kiểm tra.
- Các nguyên nhân sai lệch trong quá trình kiểm tra phải chỉ ra được, cần đưa ra những hoạt động xử lý kết quả điều tra: như điều chỉnh sai lệch, kỷ luật CCVC, người lao động không hoàn thành nhiệm vụ và khen thưởng các cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Quá trình kiểm tra kết thúc, ban kiểm tra phải có văn bản kết luận.
muốn có hiệu quả, cần phải tiến hành một cách thực chất. Những kết luận kiểm tra phải khách quan, trung thực mới cho phép ban lãnh đạo nhà trường nắm được thực trạng và hoạt động của nhà trường để đưa ra các quyết định thích hợp. Muốn thực hiện tốt công việc này, cần tăng cường cập nhật, nắm bắt thông tin trong các quy định hiện hành về tổ chức sử dụng văn bản. Mặt khác cần tích cực nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, công tác văn thư lưu trữ. Có như vậy sẽ đảm bảo được tính hiệu quả trong công tác tự kiểm tra.
b. Tăng cường kiểm tra nội dung văn bản và hình thức văn bản
- Về nội dung văn bản
+ Kiểm tra nội dung VBHC có mâu thuẫn, trái với quy định trong văn bản QPPL đã đề ra.
+ Kiểm tra sự phù hợp của hình thức văn bản với nội dung văn bản đó. Mỗi loại văn bản có chức năng, mục đích sử dụng khác nhau. Tên loại văn bản phù hợp với ngôn ngữ, cách hành văn trong văn bản, phù hợp với bố cục, kết cấu một văn bản nhất định; phù hợp với thành phần thể thức của từng loại văn bản. Do vậy, nếu trong quá trình soạn thảo, cán bộ soạn thảo không nắm chắc hệ thống các loại văn bản, không có kỹ thuật soạn thảo thì bị sai về chức năng văn bản.
+ Kiểm tra nội dung văn bản có mang tính khả thi hay không
Kiểm tra nội dung văn bản phải đưa ra có phù hợp pháp luật, có phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành; khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó. Do đó, người soạn thảo phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.
Bên cạnh đó, khi ban hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hoàn cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi. Có nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp với hoàn cảnh không gian và thời gian.
- Về thể thức văn bản
bản đã ban hành và các thành phần thể thức do nhà nước quy định (thành phần thể thức bắt buộc và các thành phần thể thức đối với từng loại văn bản). Hiện nay thể thức văn bản đối với VBHC chúng ta đang áp dụng Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
Nội dung kiểm tra:
+ Kiểm tra văn bản có đúng, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định đối với từng loại văn bản không.
+ Kiểm tra vị trí, kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức.
+ Kiểm tra các thành phần thể thức có đúng với từng vấn đề đặt ra trong nội dung văn bản.
c. Xây dựng quy trình kiểm tra
Bước 1: Xác định văn bản cần kiểm tra, mục đích, phạm vi kiểm tra Bước 2: Lập kế hoạch
Kế hoạch kiểm tra văn bản được xây dựng nhằm sử dụng có hiệu quả thời gian và các nguồn lực để đảm bảo đạt được mục đích đề ra. Kế hoạch kiểm tra sau khi thông qua phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn.Kế hoạch kiểm tra phải thể hiện được các nội dung sau:
- Mục đích, phạm vi, nội dung kiểm tra.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, xác định những công việc phải thực hiện ứng với từng tiêu chuẩn, thời gian bắt đầu à kết thúc, người chịu trách nhiệm chính, người phối hợp (cần có danh sách phân công nhiệm vụ cụ thể kèm theo).
- Xác định các thông tin và minh chứng cần thu thập (phối hợp với các bộ phận liên quan để được cung cấp các số liệu cần thiết).
- Dự kiến các nguồn lực và thời điểm cần huy động các nguồn lực cho các hoạt động nêu trên.
- Lập thời gian biểu: Chỉ rõ khoảng thời gian cần thiết để triển khai kiểm tra và lịch trình thực hiện các hoạt động cụ thể.
Bước 3: Thu thập thông tin và minh chứng
Thông tin và minh chứng là những tư liệu được sử dụng để hỗ trợ và minh họa cho các nhận định trong báo cáo kiểm tra.
tiêu chí để xác định mức độ văn bản đạt được với mỗi tiêu chí. Nội hàm của các minh chứng được sử dụng làm căn cứ để đưa ra các nhận định trong báo cáo. Thông tin phải được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo độ tin cậy và chính xách.
Khi thu thập thông tin và minh chứng phải kiểm tra độ tin cậy, xác định tính chính xác, mức độ phù hợp, liên quan đến các tiêu chí, tiêu chuẩn. Trong trường hợp không thể tìm được thông tin, minh chứng cho những yêu cầu nào đó của các tiêu chí cần tiến hành tham vấn chuyên gia hữu quan kịp thời.
Trong quá trình thu thập thông tin và minh chứng, phải ghi rõ nguồn gốc của chúng. Lưu giữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp bảo vệ các thông tin và minh chứng đó.
Bước 4: Xử lý, phân tích các thông tin và minh chứng thu được
Các thông tin thu được phải qua xử lý mới sử dụng được. Các kỹ thuật thống kê được sử dụng nhiều ở công đoạn này. Các thông tin điều tra phải được sử dụng ở dạng số liệu tổng hợp, tránh sử dụng những thông tin làm ảnh hưởng đến các cá nhân cung cấp thông tin.
Thông tin, minh chứng thu được và kết quả xử lý của từng tiêu chí và tiểu chuẩn phải cho phép:
- Mô tả một cách ngắn gọn về các thuộc tính của văn bản.
- Đưa ra những nhận xét về những điểm mạnh, những tồn tại, phân tích các nguyên nhân, xác định những vấn đề cần cải tiến và đề ra những biện pháp cải tiến những vấn đề đó.
- Chứng minh mức đạt được của văn bản đối với mỗi tiêu chí.
Trong quá trình xử lý, phân tích, có thể có một số thông tin và minh chứng thu được không phù hợp với các kết quả xem xét, đánh giá cần kiểm tra lại các thông tin và minh chứng đó, giải thích lý do của sự đối lập về các thông tin hoặc kết quả đã đưa ra.
Công tác phối hợp được thể hiện trong 03 lĩnh vực hoạt động cơ bản là: phối hợp trong xây dựng, ban hành chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; phối hợp trong tổ chức thực hiện chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; phối hợp trong kiểm tra việc thực hiện chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch.
Việc phối hợp trong xây dựng, đặc biệt là trong kiểm tra các quyết định