7. Kết cấu của luận văn
2.3. Đánh giá chung
2.3.1.Những ưu điểm
- Các VBHC được nhà trường ban hành đều phù hợp với đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước. Việc thực hiện theo các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản và cơ quan cấp trên đã được cụ thể hóa trong các VBHC do nhà trường ban hành để triển khai đến các đơn vị chuyên môn, sinh viên trong nhà trường thực hiện nghiêm túc.
- Thẩm quyền ký và ban hành VBHC tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội được thực hiện một cách nghiêm túc, đúng theo quy định của pháp
luật hiện hành. Qua khảo sát thực tế các VBHC được ban hành của nhà trường, tác giả nhận thấy không có VBHC nào có dấu hiệu sai phạm về thẩm quyền ban hành.
- Tuy chưa có quy định chung về quy trình soạn thảo và ban hành VBHC tại các trường đại học nhưng nhìn chung VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội đều được ban hành dựa trên cơ sở quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Văn bản số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư. Bao gồm các bước:
Bước 1: Đề xuất việc soạn thảo văn bản
Xuất phát từ yêu cầu giải quyết những sự vụ hành chính cụ thể ở lĩnh vực công tác do đơn vị hay cá nhân đảm nhiệm, cá nhân hay đơn vị trong nhà trường sẽ đề xuất việc soạn thảo các văn bản quản lý.
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Trên cơ sở đề xuất việc soạn thảo văn bản, Hiệu trưởng sẽ xem xét, dựa trên tính chất vụ việc sau đó giao cho đơn vị hay cá nhân phù hợp thực hiện. Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
+ Soạn thảo văn bản (trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Hiệu trưởng việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo).
+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
+ Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
+ Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Bước 4: Đánh máy, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị, cá nhân hoặc người duyệt bản thảo đó.
+Lãnh đạo đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Hiệu trưởng.
Bước 5: Ký văn bản
Bước 6: Nhân bản, phát hành, lưu trữ văn bản
Văn bản sau khi đã được ký sẽ được nhân bản theo đúng số lượng và đóng dấu sau đó phát hành (chuyển văn bản). Bản ký tươi sẽ được lưu trữ tại Văn thư.
Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội được thực hiện tương đối tốt và đạt hiệu quả pháp lý.
- Hình thức của văn bản về cơ bản đáp ứng được theo yêu cầu luật định. Hầu hết các VBHC của nhà trường đều được trình bày đúng theo các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Các văn bản được soạn thảo bằng Tiếng Việt, đảm bảo độ chính xác cao, không sử dụng những từ ngữ đa nghĩa, khó hiểu, lỗi chính tả được khắc phục cơ bản. Cấu trúc văn bản chặt chẽ, logic, đảm bảo được các yêu cầu theo quy định như điều khoản thi hành, hiệu lực của văn bản… Đa số VBHC khi ban hành đã đáp ứng tương đối đầy đủ các thành phần về thể thức trình bày như: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận.
Tình trạng VBHC ban hành mà không lưu vào sổ; không ghi số, ngày, tháng, năm; sai số vá ký hiệu về cơ bản đã được khắc phục.
-Về mặt nội dung hầu hết các VBHC đều đảm bảo được yêu cầu về nội dung. Chất lượng văn bản ngày càng được nâng cao, ngày càng khắc phục tình trạng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, không đảm bảo tính thống nhất, chồng chéo.
VBHC của nhà trường khi ban hành đã xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, căn cứ vào đặc điểm tình thực tế để đưa ra các chương trình hành động cụ thể, có quy định rõ chế độ khen thưởng, kỷ luật, nêu rõ trách nhiệm của từng cán bộ, giảng viêntrong quá trình thực thi nhiệm vụ.
-Đa số các VBHC sử dụng từ ngữ và văn phong hành chính phù hợp. Trong các văn bản gần như không còn sử dụng từ đa nghĩa, tiếng lóng, tiếng địa phương. Văn phong hành chính công vụ và cú pháp được sử dụng trong văn bản phần lớn đã đạt yêu cầu. Sử dụng từ ngữ dễ hiểu giúp người đọc dễ dàng tiếp cận.
Tóm lại, công tác ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội đã đạt được những tiến bộ đáng kể. Chất lượng văn bản ngày càng được chú trọng và nâng cao, nội dung và thể thức văn bản đảm bảo theo đúng hướng dẫn, giúp cho hoạt động đào tạo của nhà trường ngày càng ổn định và phát triển.
2.3.2.Những tồn tại, hạn chế
Về cơ bản VBHC được ban hành trong hoạt động của nhà trường đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên, công tác soạn thảo và ban hành VBHC vẫn có một số hạn chế, yếu kém cần khắc phục. Cụ thể như sau:
-Về quy trình soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội:Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội chưa có một quy trình riêng mang tính chất đặc thù cho công tác soạn thảo và ban hành VBHC làm cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản thiếu tính thống nhất; trình tự, thủ tục ban hành còn nhiều hạn chế, tiến độ soạn thảo còn chậm so với yêu cầu.
- Về nội dung văn bản: Nhiều văn bản có nội dung sơ sài, được trình bày quá ngắn gọn, không làm sáng tỏ nội dung, không phản ánh rõ được mục tiêu hay nhiệm vụ của văn bản. Một số văn bản, nội quy, quy định áp dụng đối với học sinh, sinh viên bị trùng lặp, không thống nhất hoặc chồng chéo. Điều này khiến đơn vị tiếp nhận văn bản không thể nắm bắt hay hiểu sai nhiệm vụ mà văn bảo yêu cầu dẫn tới tình trạng công việc bị ùn tặc hoặc xử lý thiếu triệt để.
- Về thể thức văn bản: Rất nhiều văn bản trình bày các yếu tố thể thức không đúng theo quy định hiện hành về tất cả các thành phần thể thức: Quốc
hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận…Những lỗi trên làm giảm tính pháp lý của văn bản, một số trường hợp còn bị trả lại làm cho công việc bị chậm tiến độ và ảnh hưởng tới bộ mặt của nhà trường.
- Về ngôn ngữ văn phong của văn bản:Còn nhiều văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu về phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ. Những lỗi sai chủ yếu thuộc về lỗi diễn đạt, lỗi dùng từ, đặt câu và chính tả, trong đó lỗi xuất hiện nhiều nhất trong các văn bản là lỗi dùng từ như: dùng từ không đúng phong cách, thừa từ, thiếu từ, lặp từ. Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến trong văn bản: viết tắt một cụm từ quá dài, viết tắt một cụm từ không thông dụng, làm người đọc văn bản không hiểu hoặc hiểu sai ý nghĩa của văn bản.
- Về công tác kiểm tra, giám sát quá trình soạn thảo và ban hành văn bản: + Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có một khâu rất quan trọng đó là kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành. Điều đó được thể hiện ở chữ ký nháy cuối mỗi văn bản. Tuy nhiên, rất nhiều văn bản không thực hiện bước này dẫn đến việc VBHC khi ban hành mắc rất nhiều các lỗi về thể thức, kỹ thuật trình bày.
+ Do chưa quản lý tốt, chưa kiểm soát được tình hình ban hành văn bản, thiếu sự điều phối có hiệu quả từ một kế hoạch, định hướng cơ bản, cho nên phần lớn hệ thống VBHC trong nhà trường chưa hoàn thiện. Có lĩnh vực còn quá ít văn bản hoặc văn bản có nội dung đã lạc hậu, không được kịp thời thay thế, sửa đổi, bổ sung. Ngược lại, có lĩnh vực quá nhiều văn bản cùng điều chỉnh về một vấn đề, một nội dung… Văn bản bị sửa đổi, thay thế liên tục làm hạn chế tác dụng, hiệu lực, hiệu quả.
+ Việc quản lý, lưu trữ văn bản còn thiếu chặt chẽ, đồng bộ, chưa bảo đảm tính khoa học. Công tác hệ thống hóa văn bản chưa được quan tâm chú trọng. Do không nắm bắt được kết quả rà soát, xử lý văn bản của cấp trên, vẫn còn tình trạng áp dụng văn bản bị bãi bỏ hoặc hết hiệu lực.