1.1.3.1 Quy trình phát hành thẻ tín dụng
Bước 1: Ngân hàng phát hành nhận hồ sơ. Các hồ sơ về thông tin khách hàng được lập ngay tại chi nhánh mà khách hàng đến giao dịch trước khi được lập tại trung tâm thẻ (TTT). Tùy theo quy định của từng ngân hàng mà có hồ sơ có những
yêu cầu về thông tin khách hàng khác nhau, nhìn chung hồ sơ phải bao gồm một số thông tin tối thiểu như sau :
- Giấy đề nghị cấp thẻ theo mẫu của ngân hàng
- Bản sao CMND (đối với người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu - Giấy tờ chứng minh thu nhập và vị trí công tác
- Các giấy tờ liên quan đến hình thức đảm bảo thanh toán
Bước 2 : Sau khi tiếp nhận hồ sơ, ngân hàng phát hành sẽ kiểm tra tính phù hợp, hợp lệ của thông tin khách hàng đã cung cấp theo quy định hiện hành. Tổng hợp các hồ sơ được chấp nhận, nhân viên ngân hàng sẽ chuyển hồ sơ về trung tâm thẻ để tiến hành làm thẻ cho khách hàng. Sau khi thẻ được làm xong, trung tâm thẻ sẽ phân loại thẻ được phát hành và phân phối lại về các chi nhánh.
Bước 3: Giao thẻ cho khách hàng.
Bước 4: Kích hoạt thẻ. Sau khi nhận được thông báo giao nhận thẻ từ chi nhánh, TTT sẽ tiến hành kích hoạt để thẻ được đưa vào sử dụng.
1.1.3.2 Quy trình nghiệp vụ chấp nhận và thanh toán thẻ tín dụng quốc tế
* Thanh toán tại đơn vị chấp nhận thẻ, điểm ứng tiền mặt.
Khi bán hàng hoá - dịch vụ hay ứng tiền mặt cho chủ thẻ, ĐVCNT và các ĐƯTM phải lập hoá đơn bán hàng có chữ ký của chủ thẻ.
Khi chủ thẻ xuất trình thẻ để thanh toán thì phải kiểm tra tính hợp lệ của thẻ, tên chủ thẻ, thời hạn hiệu lực của thẻ, kiểm tra chứng minh nhân dân, hộ chiếu.
Khi tất cả những thông tin về khách hàng đã được kiểm tra, các ĐVCNT hoặc ĐƯTM sẽ được thực hiện theo trình tự: đối với ĐVCNT/ĐƯTM có trang bị máy EDC/CAT. Cài thẻ vào máy EDC để lấy dữ liệu về thẻ, kiểm tra số thẻ và ngày hiệu lực được in nổi trên thẻ có trùng với số thẻ và ngày hiệu lực trên EDC hay không sau đó nhập vào máy số tiền giao dịch. Máy sẽ tự động cấp phép nếu giao dịch đó cần phải cấp phép; Nếu máy không cấp phép thì ĐVCNT và ĐƯTM phải thông báo xin cấp phép từ TTT hoặc thực hiện giao dịch với số tiền nhỏ hơn.
Khi hoàn thành giao dịch máy sẽ in hoá đơn thành 3 liên Khách Hàng phải kí vào hoá đơn. Chữ ký trên hoá đơn phải giống chữ ký trên đăng ký ở mặt sau thẻ. ĐVCNT sẽ giao một liên cho khách và giữ lại hai liên.
* Nghiệp vụ thanh toán
Điều kiện để một NH tham gia vào quá trình thanh toán thẻ cũng tương tự như NHPH, một NH muốn tham gia vào quá trình thanh toán thẻ thì nó phải đáp ứng được các yêu cầu về pháp lý cũng như các yêu cầu về tài chính. Riêng đối với VisaCard và MasterCard thì để là NHTT thì phải là thành viên chính thức của tổ chức thẻ quốc tế đó. Và NHTT phải chịu trách nhiệm thành lập và quản lý các cơ sở chấp nhận thẻ.
Sơ đồ 1.1: Quy trình thanh toán thẻ tín dụng quốc tế
Bước 1: Chủ thẻ yêu cầu thanh toán hàng hóa dịch vụ hoặc rút tiền mặt bằng thẻ tại các ĐVCNT hoặc Ngân hàng đại lý
Bước 2: ĐVCNT hoặc Ngân hàng đại lý chấp nhận thẻ và cung cấp hàng hóa dịch vụ cho chủ thẻ.
Bước 3: ĐVCNT hoặc Ngân hàng đại lý gửi bảng sao kê chi tiết và hóa đơn thanh toán cho NHTT.
Bước 4: NHTT thanh toán cho ĐVCNT hoặc Ngân hàng đại lý bằng cách NHTT sẽ ghi nợ tạm ứng thanh toán thẻ và ghi có cho ĐVCNT.
Bước 5: NHTT tổng hợp giao dịch và gửi dữ liệu thanh toán đến TCTQT
Bước 6: TCTQT xử lý bù trừ thanh toán. TCTQT ghi nợ và báo nợ cho NHPH; đồng thời ghi có và báo có cho NHTT.
Bước 7: NHPH chấp nhận thanh toán. Sau khi nhận được thông tin và nếu không có khiếu nại gì, NHPH chấp nhận thanh toán cho TCTQT.
Bước 8: NHPH gửi sao kê thông báo cho chủ thẻ. Định kỳ hàng tháng,NHPH lập sao kê giao dịch gửi đến cho chủ thẻ yêu cầu thanh toán.
Bước 9: Chủ thẻ thanh toán nợ cho NHPH. Sau khi nhận được sao kê giao dịch, nếu không thấy sai sót gì, chủ thẻ tiến hành thanh toán nợ cho NHPH.
*Tra sát, khiếu nại và bồi hoàn.
Giải quyết các tra soát, khiếu nại của chủ thẻ là một quy trình được thực hiện theo quy định của tổ chức thẻ quốc tế. Quy định này yêu cầu các bên tham gia thực hiện giao dịch thanh toán thẻ phải tuân theo đúng các điều khoản quy định về nghiệp vụ của mình, đồng thời đảm bảo cung cấp chính xác và đầy đủ các chứng từ có giá trị chứng minh cho hành vi của mình.
Quá trình này bao gồm các bước sau:
Yêu cầu xuất trình chứng từ: NHPH yêu cầu NHTT xuất trình các chứng từ có liên quan đến giao dịch chủ thẻ có thể thắc mắc, khiếu nại.
Đòi bồi hoàn : NHPH đòi tiền NHTT đối với giao dịch chủ thẻ khiếu nại. Tái xuất trình: NHTT xuất trình lại giao dịch đã bị NHPH đòi bồi hoàn không đúng.
Hoà giải: Các thành viên có liên quan trực tiếp thương lượng để giải quyết tranh chấp.