7. Kết cấu của luận văn
1.2.4 Tổ chức kế toán quản trị trong tổ chức
Tổ chức công tác KTQT trong các tổ chức bao gồm các nội dung sau: tổ chức vận dụng chứng từ kế toán; tổ chức vận dụng tài khoản kế toán; tổ chức vận dụng sổ kế toán; tổ chức lập báo cáo kế toán quản trị và tổ chức phân tích thông tin.
1.2.4.1 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Nguyên tắc vận dụng chứng từ kế toán:
- Vận dụng các nguyên tắc, phƣơng pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị. Cụ thể
20
hoá và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán đã đƣợc quy định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ doanh nghiệp.
- Sử dụng các chứng từ ban đầu, chứng từ thống kê trong điều hành hoạt động của đơn vị để kế toán quản trị khối lƣợng sản phẩm (công việc), thời gian lao động, lập kế hoạch.
- Đƣợc thiết kế và sử dụng các chứng từ nội bộ dùng cho kế toán quản trị mà không có quy định của Nhà nƣớc; Đƣợc thiết lập hệ thống thu thập và cung cấp thông tin nhanh, kịp thời qua Email, Fax và các phƣơng tiện thông tin khác.
1.2.4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoán kế toán
Nguyên tắc tổ chức vận dụng tài khoản kế toán
- Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành hoặc đƣợc Bộ Tài Chính chấp thuận áp dụng đề chi tiết hoá theo các cấp (cấp 2, 3, 4) phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin của kế toán quản trị trong đơn vị.
- Việc chi tiết hoá các cấp tài khoản kế toán dựa trên các yêu cầu sau: + Xuất phát từ yêu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị của từng cấp quản lý.
+ Các tài khoản có mối quan hệ với nhau cần đảm bảo tính thống nhất về ký hiệu, cấp độ,...
+ Việc chi tiết hoá tài khoản không đƣợc làm sai lệch nội dung, kết cấu và phƣơng pháp ghi chép của tài khoản.
- Tuỳ theo yêu cầu cung câp thông tin kế toán quản trị mà đơn vị thiết kế chi tiết hoá các tài khoản kế toán cho phù hợp.
1.2.4.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Nguyên tắc tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
21
hoặc đƣợc Bộ Tài Chính chấp thuận để bổ sung các chỉ tiêu, yêu cầu cụ thể phục vụ cho kế toán quản trị trong đơn vị. Việc bổ sung hoặc thiết kế các nội dung của sổ kế toán không đƣợc làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đã quy định trên sổ kế toán và cần phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Đơn vị có thể thiết kế các sổ kế toán mới phù hợp với yêu cầu quản lý theo bộ phận, công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị.
1.2.4.4 Tổ chức lập Báo cáo kế toán quản trị
Yêu cầu thiết lập hệ thống Báo cáo kế toán quản trị
- Hệ thống Báo cáo kế toán quản trị cần đuợc xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng đơn vị cụ thể.
- Nội dung hệ thống Báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tính so sánh đƣợc của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định của nhà quản trị.
Các chỉ tiêu trong Báo cáo kế toán quản trị cần phải đƣợc thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhƣng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp.
Hệ thống Báo cáo kế toán quản trị bao gồm: Báo cáo dự toán, Báo cáo kết quả, Báo cáo biến động, Báo cáo phân tích.
1.2.4.5 Tổ chức phân tích thông tin
Thông tin cho quá trình ra quyết định rất phong phú, linh hoạt, chính vì vậy nhà quản trị phải tiến hành phân tích thông tin thật kỹ để có quyết định đúng đắn. Nhà quản trị cần chú ý đến hai luồng thông tin: thông tin quá khứ và thông tin tƣơng lai.
Thông tin quá khứ là nguồn thông tin kế toán quản trị thu nhận đuợc từ những sự kiện kinh tế đã phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Trên cơ sở những thông tin quá khứ đã thu nhận đƣợc, kế toán quản trị tiến hành so sánh với thông tin kế hoạch dự toán, từ đó phân tích chênh
22
lệch, tìm ra nguyên nhân những hạn chế, giúp nhà quản trị khắc phục, điều chỉnh kịp thời nhằm quản lý ngày càng hiệu quả hơn.
Luồng thông tin quá khứ là một cơ sở khoa học để xây dựng dự toán. Thông tin quá khứ mà kế toán quản trị cung cấp giúp nhà quản trị kiểm soát, phân tích và đánh giá trách nhiệm quản lý trong việc thực hiện kế hoạch, đúc rút kinh nghiệm làm cơ sở cho việc dự đoán thông tin tốt hơn trong kỳ tiếp theo. Tuy nhiên, thông tin quá khứ sẽ không thể thay đổi đƣợc cho dù nhà quản trị lựa chọn phƣơng án nào, vì vậy, thông tin quá khứ không phải là thông tin đƣợc sử dụng để xem xét trong quá trình lựa chọn phƣơng án trong quyết định ngắn hạn.
Thông tin tƣơng lai mà kế toán quản trị cung cấp có đƣợc thông qua dự toán của kế toán quản trị. Các thông tin tƣơng lai đƣợc sử dụng rộng rãi trong quá trình ra quyết định ngắn hạn