7. Kết cấu của đề tài
1.3.2. Thủ tục kiểm soát
1.3.2.1. Thủ tục kiểm soát chung a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận do việc một cá nhân hoặc một bộ phận nắm nhiều chức năng nên họ có thể lạm dụng. Chẳng hạn giao cho một người thẩm định toàn bộ các nội dung liên quan đến khách hàng, dự án hoặc khoản vay, có thể dẫn đến tình trạng cá nhân đó lạm dụng quyền hạn của mình để đưa ra báo cáo thẩm định không đúng với sự thật,....
Để phân chia trách nhiệm một cách đầy đủ, cần tách biệt các chức năng sau: - Thẩm định dự án hoặc khoản vay với thẩm định tài chính của khách hàng. - Thẩm định với quyết định cho vay.
- Quyết định cho vay với thực hiện giải ngân.
Mỗi quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, không có một cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ cụ thể.
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
* Thủ tục kiểm soát chung - Kiểm soát đối tượng sử dụng.
+ Đối tượng bên trong: Cán bộ ngân hàng cần được cung cấp tài khoản truy cập phần mềm hệ thống Smart Banking, mỗi tài khoản được phân quyền truy cập trong phạm vi nhất định phục vụ cho công tác chuyên môn của cán bộ.
+ Đối tượng bên ngoài: Tài khoản được thiết lập mật khẩu để người ngoài không thể truy cập phần mềm.
- Kiểm soát dữ liệu.
+ Nhập liệu, ghi nhận thông tin của tất cả các khác hàng, khoản vay ngay khi phát sinh vào hệ thống thông tin, định kỳ phải đối chiếu, cập nhập nhật thông
tin mới. Các thông tin cập nhật vào hệ thống phải có chứng từ gốc được lưu trữ để đối chiếu.
+ Dữ liệu phải được kết nối giữa các chi nhánh với nhau và với hội sở chính, đảm bảo hội sở chính có thể kiểm soát thông tin của từng mã khách hàng có giao dịch với toàn hệ thống nhằm kiểm soát tốt hạn mức tín dụng đối với từng khách hàng.
+ Sao lưu dữ liệu đề phòng sự mất mát, hư hỏng về sau. * Kiểm soát ứng dụng.
- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ. - Nhập liệu thông tin phải đầy đủ, chính xác.
- Kiểm tra sự phê duyệt trên hồ sơ, chứng từ: chứng từ phải có chữ ký, có phê duyệt của những người có thẩm quyền liên quan. Chẳng hạn cán bộ tín dụng nhập liệu số tiền giải ngân chỉ được trong phạm vị hạn mức xét duyệt của mình, trường hợp vượt hạn mức phần mềm tự động yêu cầu có sự phê duyệt của cấp quản lý cao hơn.
* Kiểm soát chứng từ và sổ sách.
- Hợp đồng, chứng từ chuyển tiền phải theo thứ tự và có ký hiệu quy định sẵn của TCTD.
- Tài sản bảo đảm nhập kho, xuất kho phải thể hiện bằng phiếu nhập kho hoặc xuất kho và có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền.
* Ủy quyền và xét duyệt.
Các quyết định cấp tín dụng phải được kiểm soát về cấp quyết định, trên cơ sở quyết định phân cấp xét duyệt mà các nhà quản lý đã ban hành áp dụng thống nhất cho toàn hệ thống của TCTD đó.
c. Kiểm tra tính độc lập việc thực hiện
Trên cơ sở phân chia chức năng nhiệm vụ nêu trên, mỗi bộ phận cần độc lập trong thực thi nhiệm vụ và ra quyết định. Cán bộ kiểm tra độc lập với cán bộ được kiểm tra, mục đích tránh sự nể nang cho qua, nâng cao ý thức chấp hành quy định, tuân thủ quy trình nghiệp vụ.
Cán bộ kiểm tra nội bộ xác định đúng (sai) trên cơ sở đối chiếu pháp luật của nhà nước; quy chế, quy định nội bộ của TCTD và các cam kết của bên vay, bên cho vay theo hợp đồng tín dụng. Đánh giá nguyên nhân dẫn đến đúng (sai), xác định trách nhiệm và kiến nghị biện pháp khắc phục (nếu phát hiện có vi phạm) đối với các nội dung được kiểm tra. Yêu cầu, đề xuất chấn chỉnh vi phạm sau kiểm tra.
1.3.2.2. Thủ tục kiểm soát cụ thể
Để công tác kiểm soát đạt hiệu quả, mỗi tổ chức cần cụ thể hóa mục tiêu tổng quát của toàn đơn vị mình để xác định mục tiêu cụ thể cần đạt được tại từng khâu nghiệp vụ. Trên cơ sở đó đánh giá, phân tích rủi ro và áp dụng thủ tục kiểm soát phù hợp.
Mục tiêu cụ thể cần đạt được trong từng khâu của quy trình cho vay như sau:
STT Giai đoạn Mục tiêu
1 Lập hồ sơ tín dụng Hồ sơ đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ. 2 Thẩm định và ra quyết
định tín dụng
Dự án hoặc khoản vay đúng đối tượng, đủ điền kiện, có hiệu quả về kinh tế, xã hội, có khả năng trả nợ đúng thời hạn và đáp ứng các điều kiện khác của hợp đồng tín dụng.
3 Giải ngân Vốn vay được sử dụng đúng mục đích, phát huy hiệu quả và có khả năng trả nợ đầy đủ như phương án đã được TCTD thẩm định và quyết định cho vay.
4 Giám sát sau khi giải ngân và thu nợ.
- Dự án hoặc khoản vay tiếp tục phát huy hiệu quả mang lại nguồn thu để trả nợ;
- Giám sát tình hình tài chính của khách hàng, đảm bảo khách hàng trả nợ gốc và lãi vay đúng thời hạn cam kết; - Phân loại khách hàng để làm cơ sở đánh giá chất lượng tín dụng, trích lập dự phòng rủi ro kịp thời, đầy đủ.
5 Thanh lý Hợp đồng tín dụng
Thanh lý hợp đồng kịp thời khi phát hiện sai sót nhằm hạn chế rủi ro có thể phát sinh sau này.
Trong quy trình cho vay vốn, khâu trọng tâm và tiềm ẩn nhiều rủi ro cần được kiểm soát chặt chẽ nhất là: thẩm định và ra quyết định tín dụng, giải ngân, giám sát sau giải ngân và thu nợ. Trên cơ sở mục tiêu cần đạt được của mỗi khâu trong quy trình cho vay, thủ tục kiểm soát tương ứng của từng khâu như sau:
a. Thủ tục kiểm soát khâu thẩm định và ra quyết định tín dụng
Thẩm định tín dụng là một trong những khâu quan trọng trong quy trình cho vay. Chất lượng của công tác thẩm định tín dụng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả tín dụng. Do vậy, công tác thẩm định tín dụng đòi hỏi người cán bộ tín dụng phải tuân thủ những nguyên tắc quy định sẵn có do ban điều hành TCTD ban hành và cả kinh nghiệm, kỹ năng phán đoán của mình để đưa ra quyết định tín dụng chính xác.
Để công tác thẩm định tín dụng thực sự chặt chẽ, làm cơ sở vững chắc cho quyết định tín dụng thì công tác kiểm soát là điều không thể bỏ qua cũng không cho phép thực hiện sơ sài tại mọi TCTD. Việc kiểm tra, kiểm soát khâu thẩm định tín dụng và ra quyết định tín dụng được thực hiện trên các nội dung sau:
- Kiểm soát đối tượng, điều kiện vay vốn: Tùy loại hình cho vay mỗi TCTD xây dựng cho mình một hệ thống quy định về đối tượng và điều kiện vay vốn trên cơ sở hướng dẫn chung của Luật các tổ chức tín dụng và của Ngân hàng nhà nước.
Cán bộ ngân hàng chỉ được hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn theo quy định của TCTD khi đã thẩm định sơ bộ về đối tượng và điều kiện vay vốn của khách hàng để đảm bảo khách hàng thuộc đối tượng và đủ điều kiện vay vốn tại TCTD của mình.
- Kiểm soát giới hạn tín dụng cho phép đối với một khách hàng: là giới hạn khống chế tổng mức vốn cấp tín dụng của một khách hàng tại một TCTD cụ thể. Việc lập giới hạn tín dụng nhằm đảm bảo một TCTD không cho vay quá nhiều đối với một khách hàng, điều này dẫn đến rủi ro rất lớn trong trường hợp khách hàng này gặp khó khăn về tài chính không có khả năng thanh toán nợ đúng các điều khoản của hợp đồng tín dụng.
- Kiểm soát thẩm quyền xét duyệt cho vay: Hầu hết các TCTD đều xây dựng một cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng trong mọi hoạt động, đặc biệt trong công tác xét duyệt vay vừa đảm bảo an toàn tín dụng, vừa không bị chồng chéo giữa các cấp, đồng thời gia tăng quyền hạn, trách nhiệm cho từng đối tượng. Theo đó rút ngắn thời gian xét duyệt vay, nâng cao uy tín và hiệu quả của TCTD. Kiểm soát thẩm quyền xét duyệt vay nhằm đảm bảo: không xảy ra tình trạng duyệt vay vượt cấp, duyệt vay khi chưa có ý kiến chấp thuận của cấp trên trong trường hợp không thuộc thẩm quyền của mình.
- Kiểm soát công tác thẩm định khách hàng vay vốn:
+ Nguồn thông tin sử dụng trong công tác thẩm định: hồ sơ chứng minh năng lực tài chính do khách hàng cung cấp như: bảng lương, quyết định nâng lương, báo cáo tài chính (đối với doanh nghiệp),... các thông tin do cán bộ ngân hàng thu thập,...
+ Kiểm soát quá trình thẩm định nội dung cán bộ ngân hàng thẩm định về khách hàng:
. Năng lực tài chính của khách hàng:
Thẩm định năng lực tài chính nhằm mục đích: khách hàng có đủ nguồn vốn tự có để cùng tham gia với nguồn vốn vay của ngân hàng thực hiện dự án hoặc khoản vay đang đề nghị vay tại TCTD, đảm bảo khách hàng có khả năng tài trợ cho dự án hoặc khoản vay để trả nợ theo phương án trả nợ của dự án hoặc khoản vay đang đề nghị vay tại TCTD.
Cần kiểm soát chặt chẽ ở khâu thẩm định năng lực tài chính của khách hàng bởi vì: có nhiều trường hợp năng lực tài chính của khách hàng yếu kém dẫn đến sau khi TCTD giải ngân thì không đủ nguồn vốn để thực hiện hết dự án hoặc khoản vay dẫn đến quá trình đầu tư dở dang, không tạo ra nguồn thu để trả nợ ngân hàng. Năng lực tài chính yếu kém, phụ thuộc quá nhiều vào các nguồn vốn bên ngoài thì khách hàng không có khả năng vực dậy khi gặp khó khăn về tài chính dẫn đến mất khả năng thanh toán.
Cán bộ ngân hàng cần đánh giá kinh nghiệm, thời gian và kết quả hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh hoặc đầu tư dự án của khách hàng hoặc của người đại diện theo pháp luật của khách hàng. Khách hàng hoặc người đại diện theo pháp luật của khách hàng có năng lực quản lý tốt, có kinh nghiệm điều hành tốt thì hiệu quả của dự án hoặc khoản vay càng cao, nguồn trả nợ càng đảm bảo.
- Kiểm soát công tác thẩm định hiệu quả, khả thi của dự án hoặc khoản vay: + Nguồn thông tin sử dụng: hồ sơ dự án hoặc khoản vay do khách hàng cung cấp, các văn bản của pháp luật có liên quan đến lĩnh vực đầu tư kinh doanh của khách hàng, các dự án hoặc khoản vay tương tự đã được TCTD tài trợ và đang hoạt động hiệu quả, các thông tin khác mà cán bộ ngân hàng khai thác được.
+ Kiểm soát nội dung thẩm định dự án hoặc khoản vay:
. Kiểm soát khâu thẩm định cơ sở lập dự án hoặc khoản vay, cơ sở tính toán giá thành và giá bán, cần đảm bảo có cơ sở pháp lý vững chắc, phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, thị trường các yếu tố đầu vào, đầu ra.
Kiểm soát khâu thẩm định cơ sở lập dự án nhằm đảm bảo tính đúng, tính đủ các khoản mục cần thiết để thực hiện dự án hoặc khoản vay.
Kiểm soát thẩm định cơ sở tính toán các yếu tố cấu thành lên giá thành, giá bán. Nếu áp dụng định mức chi phí đầu vào thấp hơn so với thực tế sẽ dẫn đến tổng chi phí giảm, lợi nhuận tăng làm cho dự án hoặc khoản vay có lãi hơn so với thực tế. Nếu áp dụng giá bán đơn vị cao hơn giá bán trên thị trường cũng dẫn đến lợi nhuận tăng làm cho dự án hoặc khoản vay có lãi hơn so với thực tế.
. Kiểm soát khâu thẩm định thị trường đầu vào, thị trường đầu ra:
Đánh giá về nguồn cung cấp nguyên liệu, nhiên liệu; tính ổn định bền vững của nguồn cung cấp nguyên liệu, nhiên liệu; khả năng biến động giá cả, biến động về khả năng cung cấp các yếu tố đầu vào...khả năng đáp ứng yêu cầu về nguồn nhân lực cũng như trình độ, tay nghề của người lao động;
Đánh giá về công tác tiêu thụ sản phẩm của dự án; uy tín về thương hiệu của khách hàng; khả năng cạnh tranh đối với sản phẩm cùng loại, khả năng tiêu thụ sản phẩm cũng như sự hợp lý về giá bán sản phẩm dự kiến.
- Kiểm soát cơ sở xác định mức vốn vay, thời hạn vay, thời hạn ân hạn, kỳ hạn trả nợ, số tiền trả nợ từng kỳ hạn. Số tiền duyệt vay phải phù hợp với nhu cầu thực tế, mức trả nợ phù hợp với khả năng của khách hàng, theo đó góp phần đảm bảo việc trả nợ đúng thời hạn cam kết tại hợp đồng tín dụng. Không để xảy ra tình trạng cho vay vượt quá nhu cầu thực tế và thời hạn trả nợ quá ngắn hoặc quá dài so với khả năng trả nợ thực tế của khách hàng.
- Kiểm soát khâu thẩm định tài sản bảo đảm tiền vay: tài sản bảo đảm phải có đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp pháp hợp lệ, được pháp luật thừa nhận quyền sở hữu của khách hàng. Việc thẩm định tài sản bảo đảm phải có cơ sở vững chắc, phải phù hợp với giá trị thị trường, giá trị tài sản bảo đảm phải đảm bảo theo quy định của TCTD. Tuyệt đối không được xảy ra tình trạng nâng khống giá trị tài sản bảo đảm để có cơ sở xét duyệt vay. Việc nhận thế chấp tài sản bảo phải đúng trình tự, thủ tục, có biên bản giao nhận giữa các bên, được công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm và mua bảo hiểm theo quy định của pháp luật.
Việc ra quyết định tín dụng phải trên cơ sở kết quả thẩm định tín dụng, đúng đủ điều kiện mới ra quyết định tín dụng chấp thuận. Trong trường hợp không đủ điều kiện vay vốn phải trả lời cho khách hàng bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối cho vay.
b. Thủ tục kiểm soát quá trình giải ngân
Ở giai đoạn này kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ đề nghị giải ngân của khách hàng, kiểm tra sự khớp đúng giữa các yếu tố trong hồ sơ vay vốn, hồ sơ pháp lý của người vay, người nhận tiền và người có tên trên giấy đề nghị vay vốn, chữ ký của người nhận tiền và chữ ký trên hồ sơ vay vốn,...
Trường hợp cho vay theo dự án, đặc biệt trong trường hợp cho vay tạm ứng việc kiểm soát quá trình giải ngân đòi hỏi phải chặt chẽ và có tính trung thực cao đối với cả khách hàng và cán bộ tín dụng. Vì việc cho vay tạm ứng dễ dẫn đến tình trạng sử dụng vốn không đúng mục đích, không hoàn được chứng từ, giải ngân khống (giải ngân cho một giao dịch không có thật) dẫn đến mất vốn của TCTD.
- Kiểm soát khâu cho vay tạm ứng qua các nội dung sau: + Đối tượng, thủ tục, thời gian, tỷ lệ tạm ứng theo quy định. + Kiểm tra điều kiện, thời gian, thủ tục hoàn ứng.
+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định về thanh toán, chuyển tiền, giám sát tiền cho vay tạm ứng.
+ Việc kiểm tra thực tế tại hiện trường của TCTD.
+ Kiểm tra việc thu hồi tạm ứng đối với các trường hợp không đủ điều kiện tạm ứng hoặc do phát hiện việc sử dụng vốn tạm ứng sai mục đích.
- Kiểm tra cho vay thanh toán khối lượng hoàn thành ở các nội dung sau: + Kiểm tra điều kiện, thủ tục, thời gian giải ngân: kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ giải ngân, kiểm tra việc chấp hành quy định về thời gian giải ngân.
+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định trong thanh toán, chuyển tiền vay,