7. Kết cấu của đề tài
2.4.2. Các thủ tục kiểm soát quy trình cho vay đầu tư
2.4.2.1. Thủ tục kiểm soát chung a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
Về vấn đề này, VDB Bình Định đã ban hành quyết định số 28/QĐ- NHPT.BĐI-HCNS ngày 29/12/2010 Quy định chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cụ thể, thông báo và quán triệt đến từng cán bộ viên chức trong đơn
vị biết và triển khai thực hiện. Theo đó có 5 phòng ban tham gia vào quy trình cho vay đầu tư, cụ thể như sau:
- Công tác tiếp xúc khách hàng, hướng dẫn lập, tiếp nhận hồ sơ và thẩm định: do phòng Tổng hợp chủ trì và chịu trách nhiệm chính và do Phó giám đốc thứ nhất phụ trách trực tiếp, Giám đốc phụ trách gián tiếp và là người quyết định dự án được chấp thuận hay từ chối cho vay hay chấp thuận hay từ chối trình Tổng giám đốc quyết định cho vay.
- Công tác giải ngân: do phòng Tín dụng chủ trì và chịu trách nhiệm chính, Phòng tài chính kế toán phối hợp và do Phó giám đốc thứ hai phụ trách trực tiếp, giám đốc phụ trách gián tiếp và là người quyết định cuối cùng.
- Công tác giám sát sau giải ngân: do phòng Tín dụng chủ trì và chịu trách nhiệm chính, Phòng kiểm tra phối hợp và do Phó giám đốc thứ hai phụ trách trực tiếp, giám đốc phụ trách gián tiếp nhưng vẫn là người quyết định cuối cùng.
- Công tác kiểm tra nội bộ: do phòng Kiểm tra chủ trì và chịu trách nhiệm, các phòng Tín dụng và Tài chính kế toán phối hợp và do Giám đốc phụ trách trực tiếp nhưng vẫn là người ra quyết định cuối cùng.
Như vậy, công tác cho vay đầu tư của VDB đã có sự phân chia trách nhiệm tương đối rõ ràng, đầy đủ, không để cho một cá nhân giải quyết tất cả các khâu của một công việc và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm đối với những chức năng cơ bản, cụ thể:
- Đã tách biệt chức năng: Thẩm định dự án với thẩm định tài chính của khách hàng, thẩm định với chức năng giải ngân, chức năng ghi chép sổ sách kế toán với chức năng lưu trữ tài sản bảo đảm và hồ sơ tài sản bảo đảm, chức năng thực thi với chức năng kiểm tra;
- Mỗi khâu công việc luôn luôn có từ 2 người trở lên tham gia giải quyết: cán bộ nghiệp vụ trình lãnh đạo phòng, trình Phó giám đốc phụ trách, trình Giám đốc quyết định.
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
- Kiểm soát đối tượng sử dụng.
Phần mềm VDB online sử dụng trong toàn hệ thống và chỉ được cài đặt trên các máy tính có kết nối nội bộ nhằm đảm bảo người ngoài không thể truy cập. Các cá nhân trong đơn vị được cấp user, password để sử dụng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Mỗi user được quản lý bằng cách phân quyền sử dụng tùy thuộc vào khâu nghiệp vụ của mình.
- Kiểm soát dữ liệu.
+ CBTD thực hiện việc thêm mới thông tin khách hàng ngay sau khi ký HĐTD. Các thông tin nhập liệu phải khớp đúng với hồ sơ gốc lưu trữ, trong thời gian theo dõi khoản vay, cán bộ tín dụng cập nhật thông tin có biến động vào hệ thống và lưu trữ hồ sơ biến động để đối chiếu.
+ Hội sở chính có thể kiểm soát thông tin của tất cả các khách hàng trong hệ thống, Chi nhánh kiểm soát thông tin của tất cả các khách hàng có quan hệ với Chi nhánh.
+ Hàng năm Cán bộ chuyên quản cập nhật thông tin khách hàng và in thông tin từ phầm mềm, kết hợp với việc phân tích tài chính hàng năm trình các cấp lãnh đạo ký để lưu trữ.
Việc lưu trữ thông tin, báo cáo dưới dạng bản giấy nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ, bên ngoài và để đề phòng lỗi hệ thống, thay đổi chương trình,...
* Kiểm soát ứng dụng.
- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ thẩm định: cán bộ thẩm định tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ và tiến hành thẩm định.
- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ giải ngân. * Kiểm soát chứng từ và sổ sách.
- Hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm, chứng từ chuyển tiền phải được đánh số thứ tự, phải in theo mẫu có logo, ký hiệu in sẵn của VDB.
+ Nhập kho: Cán bộ tín dụng phải bỏ vào bì niêm phong kín trước sự chứng kiến của các cấp lãnh đạo, sau đó lấy đủ tối thiếu 2 chữ ký của mỗi người trước khi giao cho bộ phận thủ kho lưu trữ. Bộ phận kế toán khi nhận hồ sơ nhập kho phải lập phiếu nhập kho, có đầy đủ chữ ký của của các bộ phận liên quan sau đó giao cho thủ kho quản lý (mẫu phiếu nhập kho xem tại phụ lục số 07)
+ Xuất kho: Hồ sơ tài sản bảo đảm chỉ được xuất kho xuất phát từ đề nghị của Phòng Tín dụng, thông thường xuất kho khi thanh lý hợp đồng tín dụng. CBTD chuyển hồ sơ thanh lý hợp đồng tín dụng cho cán bộ kế toán, cán bộ kế toán lập phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của thủ kho, lãnh đạo phòng TCKT, Giám đốc chi nhánh (mẫu phiếu xuất kho xem tại phụ lục số 07).
2.4.2.2. Thủ tục kiểm soát cụ thể
Theo như kết quả thống kê được ta có thể thấy được rằng nhận xét của CBVC VDB Bình Định về hoạt động kiểm soát cho vay đầu tư tại VDB Bình Định trình bày ở Bảng 2.5.
Bảng 2.5: Bảng tổng hợp khảo sát hoạt động kiểm soát cho vay đầu tư
STT Tiêu chí Số phiếu/ tỷ lệ lựa chọn
1 2 3 4 5
Về các thủ tục kiểm soát
1 Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tín dụng được thiết kế trở thành một phần trong quy trình tín dụng.
10 16
38% 62%
2 Quy trình tín dụng được thiết lập các chốt kiểm soát hoàn toàn đảm bảo các nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
8 10 5 3
31% 38% 19% 12%
3 Bộ hướng dẫn quy trình nghiệp vụ của VDB khá chặt chẽ, rõ ràng, có hiệu lực thực thi trong toàn hệ thống.
5 9 12
19% 35% 46%
4 Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tín dụng đều thực hiện theo nguyên tắc 2 tay.
STT Tiêu chí Số phiếu/ tỷ lệ lựa chọn
1 2 3 4 5
5 Hoạt động kiểm tra chéo được thực hiện thường xuyên giữa các cán bộ tín dụng với nhau trong nội bộ chi nhánh.
13 8 3 2
50% 31% 12% 7%
6 Quy chế xử lý trách nhiệm đối với cá nhân tập thể trong hoạt động tác nghiệp đủ sức răn đe và khuyến khích trong kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng.
13 9 4
50% 35% 15%
7 Quá trình tiếp nhận hồ sơ và thẩm định theo quy trình xử lý nghiệp vụ đảm bảo yêu cầu đặt ra đối với nghiệp vụ cho vay đầu tư mà Hội sở chính đã xây dựng.
9 10 7
35% 38% 27%
8 Việc giám sát giải ngân vốn vay theo sổ tay nghiệp vụ, đảm bảo vốn vay sử dụng đúng mục đích.
13 9 4
50% 35% 15%
9 Phương pháp tổ chức thẩm định mang tính rập khuôn, chưa phản ánh được quan điểm của cán bộ thẩm định.
6 10 10
24% 38% 38%
10 Chưa có sự phối hợp với các cơ quan chức năng để trao đổi, khai thác thông tin liên quan đến ngành nghề lĩnh vực đầu tư của dự án đề nghị vay vốn dẫn đến thiếu thông tin cần thiết phục vụ công tác thẩm định.
16 8 2
62% 31% 7%
11 Việc đánh giá năng lực thực hiện dự án và năng lực tài chính của khách hàng để thực hiện dự án và duy trì sự hoạt động ổn định của dự án sau này chưa được đánh giá cao.
10 11 5
38% 42% 20%
12 Việc kiểm tra, giám sát vốn vay, tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng chưa thường xuyên, mang tính hình thức.
2 16 8
8% 62% 30%
13 Công tác quản lý tài sản bảo đảm tiền vay chưa hiệu quả.
STT Tiêu chí Số phiếu/ tỷ lệ lựa chọn
1 2 3 4 5
27% 46% 27%
14 Báo cáo tài chính của chủ đầu tư phần lớn lập theo năm và cung cấp chậm nên việc đánh giá không được kịp thời. Chưa có cán bộ có đủ năng lực đánh giá, dự báo tài chính của khách hàng để phục vụ cho công tác dự báo rủi ro.
10 10 6
38% 38% 24%
Quy ước: 1: Hoàn toàn không đồng ý, 2: Không đồng ý. 3: Trung dung, 4 - Đồng ý, 5: Hoàn
toàn đồng ý. (Nguồn: Kết quả điều tra của tác giả)
Kết quả điều tra cho thấy:
- Tất cả các CBVC của VDB Bình Định đều đồng ý hoặc hoàn toàn đồng ý rằng “Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tín dụng được thiết kế trở thành một phần trong quy trình tín dụng”. Tuy nhiên có tới 68% CBVC không đồng ý và hoàn toàn không đồng ý với quan điểm “Các chốt kiểm soát hoàn toàn đảm bảo các nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn” và chỉ có 32% CBVC là đồng ý và giữ ý kiến trung lập về vấn đề này.
- Có 81% CBVC đồng ý và hoàn toàn đồng ý rằng “Bộ hướng dẫn quy trình nghiệp vụ của VDB khá chặt chẽ, rõ ràng, có hiệu lực thực thi trong toàn hệ thống”. Tuy nhiên có 85% CBVC cho rằng “Việc giám sát giải ngân vốn vay theo sổ tay nghiệp vụ, đảm bảo vốn vay sử dụng đúng mục đích”. Do đó chỉ có 27% CBVC đồng ý với ý kiến “Quá trình tiếp nhận hồ sơ và thẩm định theo quy trình xử lý nghiệp vụ đảm bảo yêu cầu đặt ra đối với nghiệp vụ cho vay đầu tư mà Hội sở chính đã xây dựng”, còn lại 35% CBVC không đồng ý và 38% CBVC giữ ý kiến trung lập về vấn đề này.
- Ở các ý kiến về vấn đề chất lượng thẩm định, hầu hết các ý kiến của CBVC đều đồng ý và hoàn toàn đồng ý rằng chất lượng thẩm định dự án cho vay đầu tư chưa cao, cụ thể: có 76% CBVC đồng ý và hoàn toàn đồng ý rằng “Phương pháp tổ chức thẩm định mang tính rập khuôn, chưa phản ánh được quan điểm của cán bộ thẩm định” và có 62% CBVC được hỏi cho rằng “Việc đánh giá
năng lực thực hiện dự án và năng lực tài chính của khách hàng để thực hiện dự án và duy trì sự hoạt động ổn định của dự án sau này chưa được đánh giá cao”.
- Có 62% CBVC được hỏi có ý kiến trung lập về vấn đề “Việc kiểm tra, giám sát vốn vay, tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng chưa thường xuyên, mang tính hình thức”, 30% ý kiến đồng ý và chỉ có 8% ý kiến là không đồng ý. Có 73% CBVC được hỏi cho rằng “Công tác quản lý tài sản bảo đảm tiền vay chưa hiệu quả”. Có 72% CBVC được hỏi đồng ý và hoàn toàn đồng ý với ý kiến cho rằng “Báo cáo tài chính của chủ đầu tư phần lớn lập theo năm và cung cấp chậm nên việc đánh giá không được kịp thời. Chưa có cán bộ có đủ năng lực đánh giá, dự báo tài chính của khách hàng để phục vụ cho công tác dự báo rủi ro” và có 28% CBVC còn lại giữ ý kiến trung lập về vấn đề này.
Đối chiếu với các tài liệu thứ cấp tại đơn vị, luận văn phát hiện một số điểm sau:
* Thủ tục kiểm soát khâu thẩm định và ra quyết định cho vay.
Thủ tục kiểm soát khâu thẩm định và ra quyết định cho vay tại VDB Bình Định được tóm tắt qua lưu đồ sau:
Hình 2.2: Lưu đồ kiểm soát nội bộ khâu thẩm định và ra quyết định vay vốn đầu tư tại VDB Bình Định.
Xuất phát từ bộ hồ sơ vay vốn đã hoàn chỉnh do khách hàng cung cấp, cán bộ thẩm định làm đầu mối tiến hành thẩm định dự án.
Sau khi kết thúc công tác thẩm định, nhận thấy dự án đảm bảo tất cả các điều kiện theo bộ hướng dẫn của Hội sở chính và các văn bản quy định pháp luật có liên quan, Cán bộ thẩm định lập báo cáo thẩm định trình trưởng phòng xem xét trước khi trình Phó giám đốc phụ trách phê duyệt (mẫu báo cáo thẩm định xem tại phụ lục 06). Hồ sơ vay vốn và báo cáo thẩm định dự án khi trình đến Giám đốc chi nhánh đã hoàn thiện theo bộ quy định của Hội sở chính và các văn bản pháp luật có liên quan. Giám đốc Chi nhánh là người cuối cùng ra quyết định chấp thuận hay từ chối cho vay đối với dự án.
Tại khâu thẩm định, cán bộ thẩm định phải đưa ra các kết luận và phải thực hiện được các nội dung sau:
Thẩm định về đối tượng vay vốn và hồ sơ vay vốn.
- Dự án và chủ đầu tư phải đúng đối tượng vay vốn tín dụng đầu tư của Nhà nước.
- Hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính của khách hàng, hồ sơ dự án phải đầy đủ theo danh mục hồ sơ tài liệu do VDB quy định, đối với những dự án đặc thù ngành lĩnh vực phải có đầy đủ hồ sơ do ngành quy định.
- Các văn bản, tài liệu phải đảm bảo : + Tính nhất quán về nội dung, số liệu;
+ Tính hợp lệ về trình tự ban hành văn bản, thẩm quyền ký duyệt.
- Ngoài các tài liệu do khách hàng cung cấp, cán bộ thẩm định phải thu thập các tài liệu thông tin bên ngoài có liên quan đến dự án, khách hàng để nâng cao tính xác thực của thông tin thẩm định.
Thẩm định về chủ đầu tư:
- Chủ đầu tư có năng lực pháp lý, năng lực tổ chức, điều hành, quản lý sản xuất kinh doanh, có uy tín trong quan hệ tín dụng với các TCTD.
- Đưa ra đánh giá về tình hình tài chính của khách hàng: thông qua các chỉ số tài chính tính toán được dựa trên báo cáo tài chính và các thông tin cán bộ thẩm định thu thập được.
- Theo quy định hiện hành của Chính phủ và của VDB, chủ đầu tư vay vốn TDĐT của Nhà nước phải có tối thiểu 15% tổng mức đầu tư vốn tự có tham gia đầu tư dự án. Bên cạnh đó, VDB chỉ tài trợ tối đa 70% tổng mức đầu tư, do đó ngoài 15% vốn tự có thì chủ đầu tư còn phải tự thu xếp thêm tối thiểu 15% tổng mức đầu tư để tham gia thực hiện dự án.
- Đối với những khách hàng hiện đang hoạt động sản xuất kinh doanh, cán bộ thẩm định phải đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của chủ đầu tư dự án.
Thẩm định dự án đầu tư;
- Thẩm định tổng mức đầu tư của dự án: Việc thẩm định tổng mức đầu tư của dự án thực hiện theo Quy định của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình và các văn bản hướng dẫn của Bộ Xây dựng trong từng thời kỳ. Hiện nay đang thực hiện theo Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/3/2015 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
Việc thẩm định tổng mức đầu tư cần đưa ra được các nhận định sau:
+ Nhận xét, đánh giá về sự phù hợp của tổng mức đầu tư với suất đầu tư theo ngành nghề, lĩnh vực đầu tư; so sánh chi phí đầu tư với các dự án tương tự đã thực hiện.
+ Tính đầy đủ, hợp lý của các khoản mục chi phí trong cơ cấu của tổng mức đầu tư dự án.
+ Tham khảo Suất đầu tư xây dựng công trình của Bộ Xây dựng công bố từng thời kỳ. Hiện nay đang áp dụng theo Quyết định số 1161/QĐ-BXD ngày 15/10/2015 công số suất vốn đầu tư xây dựng công trình [4].
- Nhận xét, đánh giá thị trường các yếu tố đầu vào cho sản xuất và sản phẩm đầu ra của dự án.