1.3.3.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Thủ tục kiểm soát nội bộ hiện hành: + Thực hiện các mục tiêu:
Bảo đảm việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu được cấp trên phê duyệt với giá cả hợp lý và đạt yêu cầu về chất lượng.
Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh không vượt quá dự toán cho chi phí này.
Bảo đảm hiệu quả của việc quản lý chất lượng nguyên vật liệu.
Bảo đảm việc bảo vệ tài sản tránh mất mát, lãng phí.
Bảo đảm tính có thật của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng hạng mục công trình, từng công trình; phiếu đề nghị cấp nguyên vật liệu phải được bộ phận có thẩm quyền phê duyệt.
Nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho thi công phải được phản ánh đầy đủ, chính xác vào sổ sách kế toán, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
+ Phương thức đo lường chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh:
Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho thi công đều được ghi chép và đo lường qua hệ thống hạch toán kế toán theo mỗi công trình theo thước đo hiện vật và thước đo giá trị như: Sổ chi phí sản xuất, sổ
chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp, bảng phân bổ nguyên vật liệu trực tiếp, bảng tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. + Tiến hành so sánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh so với các mục tiêu:
Sau khi tập hợp số liệu về chi phí nhân công trực tiếp phát sinh thực tế, ta tiến hành so sánh với các mục tiêu vừa nêu ở trên. Sau đó, thực hiện tính chênh lệch số liệu giữa chi phí nguyên vật liệutrực tiếp phát sinh thực tế so với dự toán .
- Thủ tục kiểm soát nội bộ sau: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chênh lệch ở khoản mục này (theo từng công trình, hạng mục công trình)
Biến động về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT) thường do biến động của các nhân tố sau:
+ Nhân tố lượng: Mức ảnh hưởng về lượng đến biến động chi phí NVLTT = ( Lượng NVLTT thực tế sử dụng − Lượng NVLTT dự toán sử dụng ) x Đơn giá NVLTT theo dự toán
Biến động về lượng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất phát sinh vào giai đoạn thi công do đó liên quan đến trách nhiệm của bộ phận xây lắp tại công trường vì bộ phận này trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu. Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm giải trình nguyên nhân, một số nguyên nhân có thể do trình độ, trách nhiệm của công nhân xây lắp trực tiếp, do tổ chức quản lý xây lắp, do công nghệ, do chất lượng nguyên vật liệu cung ứng, do lãng phí, thất thoát trong quá trình sử dụng,…Tuy nhiên, mức ảnh hưởng của biến động về lượng nguyên vật liệu trực tiếp cao hay thấp thì doanh nghiệp đều cần phải xem xét, quan tâm đến chất lượng và kết cấu công trình.
+ Nhân tố giá: Mức ảnh hưởng về giá đến biến động chi phí NVLTT = ( Đơn giá NVLTT thực tế − Đơn giá NVLTT dự toán ) x Khối lượng NVLTT thực tế sử dụng
Biến động về giá nguyên vật liệu trực tiếp xảy ra ở giai đoạn mua hàng. Vì vậy, liên quan trực tiếp đến bộ phân thu mua hoặc cung ứng. Bộ phận này chịu trách nhiệm giải trình nguyên nhân, một số nguyên nhân có thể là do biến động giá cả trên thị trường đối với nguyên vật liệu; khâu tổ chức thu mua hoạt động không hiệu quả dẫn đến làm tăng chi phí vận chuyển, mua hàng từ đó làm tăng giá trị nguyên vật liệu; thuế nhập khẩu các loại nguyên vật liệu thay đổi. Tuy nhiên, đối với trường hợp biến động của nhân tố này, đơn vị phải quan tâm đi kèm với chất lượng nguyên vật liệu.
- Một số thủ tục kiểm soát nội bộ sau khi phân tích chênh lệch: Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không chỉ do khâu thi công sử dụng trực tiếp nguyên vật liệu mà còn liên quan bắt đầu từ khâu thu mua hay nói cách khác biến động này có thể có nguyên nhân xuất hiện xuyên suốt quá trình luân chuyển của nguyên vật liệu trực tiếp.
+ Phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa:
Chức năng mua hàng và chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng.
Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua nguyên vật liệu quá số lượng cần dùng cho xây lắp hay mua nguyên vật liệu không dùng cho xây lắp.
Chức năng thủ kho và chức năng kế toán kho.
Có sự kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu của bộ phận giám sát khi giao nhận cho thủ kho.
+ Chính sách mua hàng:
Bao gồm những vấn đề liên quan đến việc lựa chọn nhà cung cấp, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu, phê duyệt của cấp trên… cần hình thành các quy định bằng văn bản chính thức để đảm bảo việc mua hàng nằm trong sự kiểm soát, quản lý của cấp có thẩm quyền.
+ Thủ tục kiểm soát nội bộ việc mua nguyên vật liệu:
Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, các đội thi công sẽ lập phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu, trong một số đơn vị, thủ kho cũng có thể lập phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu phải được người đứng đầu bộ phận có yêu cầu mua nguyên vật liệu ký duyệt, sau đó phiếu đề nghị mua hàng phải được Giám đốc ký duyệt và gửi về cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng gửi cho giám đốc phê duyệt, sau đó tiến hành đặt hàng. Đơn đặt hàng phải được đánh số liên tục.
+ Thủ tục kiểm soát nội bộ giao nhận nguyên vật liệu:
Khi nhận nguyên vật liệu, bộ phận mua hàng phải kiểm tra về mẫu mã, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác, sau đó lập báo cáo nhận hàng. Đối với nguyên vật liệu sau khi nhận được nhập vào kho thì phải có phiếu nhập kho có chữ ký của bộ phận mua hàng (thực hiện khâu nhận hàng) và thủ kho. Đối với nguyên vật liệu không qua kho mà xuất thẳng cho đội thi công thì phải có hóa đơn bán hàng và biên bản nhận hàng có chữ ký của bộ phận nhận hàng, người thuộc đội thi công nhận hàng.
+ Thủ tục kiểm soát nội bộ xuất nguyên vật liệu:
Việc xuất kho nguyên vật liệu dùng cho xây lắp phải có phiếu đề nghị xuất kho đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, trên cơ sở đó thủ kho tiến hành thủ tục cần thiết để xuất kho, thủ kho cập nhật vào thẻ kho, kế toán vật tư ghi nhận vào sổ chi tiết nguyên vật liệu.
+ Thủ tục kiểm soát nội bộ việc bảo quản nguyên vật liệu:
Xây dựng định mức hao hụt cho phép của nguyên vật liệu, duy trì mức dự trữ nguyên vật liệu tại kho hợp lý.
+ Hệ thống kế toán chi tiết hàng tồn kho, hệ thống kế toán chi phí: Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách quản lý nguyên vật liệu hợp lý, bảo đảm cập nhật liên tục biến động, bao gồm: sổ sách theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, chứng từ có liên quan, báo cáo vật tư,…
1.3.3.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp
- Thủ tục kiểm soát nội bộ hiện hành: + Thực hiện các mục tiêu:
Tổng chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh không vượt quá dự toán cho chi phí này.
Bảo đảm hiệu quả việc quản lý thời gian lao động thực tế, số lao động thực tế cũng như chất lượng, năng suất lao động.
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lương.
Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, kịp thời, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Phân biệt giữa khoản mục chi phí tiền lương của nhân công trực tiếp tham gia xây lắp với chi phí tiền lương nhân công vận hành xe, máy thi công, phục vụ máy thi công thuộc khoản mục chi phí sử dụng máy thi công. + Phương thức đo lường chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh:
Chi phí nhân công trực tiếp của công trình, hạng mục công trình nào thì phải hạch toán trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó. Như vậy, việc đo lường chi phí nhân công trực tiếp dựa trên: bảng chấm công, hợp đồng lao động, bảng tính lương, bảng thanh toán tiền lương (chứng từ thanh
toán tiền lương), sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp, sổ theo dõi số lượng công nhân.
+ Tiến hành so sánh chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh so với các mục tiêu:
Sau khi tập hợp số liệu về chi phí nhân công trực tiếp phát sinh thực tế, ta tiến hành so sánh với các mục tiêu vừa nêu ở trên. Sau đó, thực hiện tính chênh lệch số liệu giữa chi phí nhân công trực tiếp phát sinh thực tế so với dự toán .
- Thủ tục kiểm soát sau: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chênh lệch ở khoản mục này (theo từng công trình, hạng mục công trình)
Biến động về chi phí nhân công trực tiếp (NCTT) thường do biến động của các nhân tố sau:
+ Nhân tố lượng:
Mức ảnh hưởng của năng suất lao động
đến biến động chi phí NCTT = ( Tổng số giờ công việc thực tế − Tổng số giờ công việc dự toán ) x Đơn giá giờ công theo dự toán
Biến động về năng suất lao động là nhân tố chủ yếu gây ra sự biến động về chi phí nhân công trực tiếp. Sự biến động của nhân tố này có thể do kỹ thuật công nghệ và khả năng phối hợp điều hành quá trình xây lắp; do trình độ tay nghề, kinh nghiệm của công nhân trực tiếp xây lắp; do tính kịp thời của các yếu tố đầu vào; do thái độ, trách nhiệm của công nhân; cũng có thể do thời tiết,…
+ Nhân tố giá:
Mức ảnh hưởng của đơn giá giờ công đến biến động chi phí NCTT = ( Đơn giá giờ công việc thực tế − Đơn giá giờ công việc dự toán ) x Tổng số giờ công làm việc thực tế
Thông thường thì nhân tố này ít khi biến động, những biến động nếu có thường liên quan đến việc tính lương hoặc đơn giá giờ công trên thị trường lao động thay đổi.
- Một số thủ tục kiểm soát nội bộ sau khi phân tích chênh lệch: + Quy định tuyển lao động:
Đơn vị cần có tiêu chí tuyển dụng lao động rõ ràng, có quy định tuyển dụng bằng văn bản để tránh tuyển dụng nhân công không có phẩm chất, tay nghề.
+ Quy định về tiền lương:
Đơn vị có văn bản ban hành quy định rõ mức lương đối với từng cấp lao động. Các khoản tiền lương, phụ cấp phải có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
+ Phân chia trách nhiệm:
Phân chia giữa trách nhiệm theo dõi nhân sự với trách nhiệm theo dõi giờ công, khối lượng lao động, chấm công, lập bảng lương. Đột xuất kiểm tra việc chấm công.
+ Xây dựng chính sách định mức về số lao động:
Có phương pháp quản lý chặt chẽ, thường xuyên đánh giá năng suất lao động. + Hệ thống sổ sách kế toán tiền lương:
Doanh nghiệp quy định các tài khoản và chi tiết tài khoản hạch toán cho khoản mục này. Có sự thống nhất giữa hệ thống bảng chấm công, bảng tính lương, bảng chi tiết tiền lương, sổ nhật ký tiền lương và sổ cái.
1.3.3.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công
- Thủ tục kiểm soát nội bộ hiện hành: + Thực hiện các mục tiêu:
Tổng chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt quá dự toán cho chi phí này.
Bảo đảm hiệu quả việc quản lý nhiên liệu, vật liệu phục vụ cho xe, máy thi công.
Bảo đảm hiệu quả việc quản lý số ca máy hoạt động và năng suất hoạt động của xe, máy thi công, công nhân vận hành máy thi công.
Bảo đảm hoàn thành khối lượng công việc liên quan đến xe, máy thi công.
Chi phí tiền lương công nhân vận hành máy thi công được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, kịp thời và được đánh giá đúng.
Chi phí sử dụng máy thi công là có thật, đầy đủ, chính xác, kịp thời… phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
+ Phương thức đo lường chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh: Việc tính toán, phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho các đối tượng máy thi công dựa trên cơ sở giá thành một giờ (ca) máy hoặc giá thành một đơn vị khối lượng công việc hoàn thành. Thực hiện theo dõi chi tiết máy thi công như: sổ chi tiết sử dụng máy thi công, bảng tổng hợp tình hình sử dụng máy thi công, bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công.
+ Tiến hành so sánh chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh so với các mục tiêu:
Sau khi tập hợp số liệu về chi phí sử dụng máy thi công phát sinh thực tế, ta tiến hành so sánh với các mục tiêu vừa nêu ở trên, sau đó thực hiện tính chênh lệch số liệu giữa chi phí sử dụng máy thi công phát sinh thực tế so với dự toán .
- Thủ tục kiểm soát nội bộ sau: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chênh lệch ở khoản mục này (theo từng công trình, hạng mục công trình)
Biến động về chi phí sử dụng máy thi công (SDMTC) thường do biến động của các nhân tố sau:
+ Nhân tố lượng:
Mức ảnh hưởng của số ca máy thực hiện
xây lắp đến biến động chi phí SDMTC = ( Số ca máy thực hiện xây lắp thực tế − Số ca máy thực hiện xây lắp dự toán ) x Đơn giá ca máy theo dự toán
Biến động của số ca máy thực hiện xây lắp thường là do các nguyên nhân sau: do năng lực tổ chức thi công công trình, do không tận dụng hết công suất máy móc mà nguyên nhân là không bảo đảm đủ nhiên liệu, vật liệu để chạy máy thi công, do thiếu công nhân vận hành máy, chất lượng máy thi công thấp.
+ Nhân tố giá:
Mức ảnh hưởng của giá ca máy thi công đến biến động
chi phí SDMTC = ( Đơn giá ca máy theo thực tế − Đơn giá ca máy theo dự toán ) x Số lượng ca máy thực tế
Giá ca máy gồm 2 bộ phận tác động: Những chi phí cố định (như chi phí sửa chữa lớn máy thi công, chi phí mua bảo hiểm máy thi công) và phần khấu hao cơ bản đều có tính chất thường xuyên, ít biến đổi trong quá trình máy thi công vận hành, do đó loại chi phí này không tác động đến công suất máy cũng như thời gian vận hành máy. Còn đối với loại chi phí biến đổi (như chi phí lương công nhân vận hành máy thi công, chi phí nguyên vật liệu,…) biến đổi theo nhu cầu sử dụng máy thi công của từng công trình, hạng mục công trình.
- Một số thủ tục kiểm soát nội bộ sau khi phân tích chênh lệch: + Doanh nghiệp xây lắp cần có kế hoạch đối với tài sản cố định – máy thi công về đầu tư mua sắm, sữa chữa lớn, bảo quản. Việc lên kế hoạch
là cần thiết để bảo đảm cân đối năng lực sản xuất, tránh đầu tư lãng phí nhằm tránh tình trạng không đáp ứng yêu cầu hoạt động xây lắp, khả năng cạnh tranh trên thị trường kém.
+ Phân chia trách nhiệm quản lý máy, theo dõi chi tiết máy, theo dõi chi phí sử dụng máy thi công.
+ Đầu kỳ tổ chức đánh giá tình trạng kỹ thuật, chất lượng hoạt động của máy thi công và có biện pháp tiến hành bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa hay điều chỉnh tỷ lệ khấu hao cho phù hợp với thực trạng khả năng hoạt động của máy.
1.3.3.4 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung