cho công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất
Một là, những quy chế, quy định nội bộ, quyết định cần phải được truyền tải đến các bộ phận có liên quan để các nhân viên có thể nắm rõ được các quy định liên quan đến hoạt động của mình. Như đã trình bày ở Chương
2, thông tin và truyền thông về công tác lập dự toán, đấu thầu, lập kế hoạch xây lắp sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. Vì vậy, ngoài việc xây dựng và sử dụng mạng nội bộ thì việc thiết lập địa chỉ hộp thư cho từng phòng, bộ phận, ban trong công ty để tất cả các nhân viên của phòng, ban, bộ phận đó có thể biết được tất cả những thông tin thay đổi hàng ngày và những quy định, quy chế, quyết định liên quan đến hoạt động của bộ phận mình là cần thiết. Thông tin cần được truyền tải đến đúng đối tượng, các thông tin về mục tiêu và trách nhiệm kiểm soát nội bộ cần được truyền tải nội bộ. Để nhân viên hay những người quản lý các bộ phận thực hiện đúng, không sai phạm thì trước hết họ phải nắm rõ các quy định của công ty. Nếu thông tin cần thiết, phù hợp, đúng mà không được truyền tải đúng, kịp thời thì sai phạm vẫn xảy ra.
Hai là, hệ thống thông tin dự toán được tổ chức tương đối tốt phục vụ cho công tác đấu thầu, lập kế hoạch xây lắp. Phần đánh giá thực trạng ở Chương 2 đã chỉ rõ các thông tin do kế toán cung cấp chưa thiết lập các báo cáo phân tích sự biến động giữa giá trị thực tế và giá trị của các khoản chi phí xây lắp để phục vụ công tác quản lý, kiểm soát nội bộ. Hơn nữa, thông tin được cung cấp bởi hệ thống kế toán là một trong những thông tin quan trọng cung cấp cho nhà quản lý. Vì vậy, kế toán cần lập các báo cáo sau đây để phục vụ công tác kiểm soát nội bộ sản xuất:
+ Báo cáo thực hiện kế hoạch chi phí xây lắp: Lập báo cáo các khoản chi phí xây lắp giữa dự toán, kế hoạch và thực tế, để đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch chi phí xây lắp, qua đó công ty sẽ dự kiến được hiệu quả hoạt động trong lĩnh vực xây lắp.
+ Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động
Đồng thời, các nhân viên phòng Tài chính - Kế toán - Vật tư khi được giao nhiệm vụ phụ trách phần hành cụ thể và khi làm việc với phần mềm kế toán phải có mật khẩu truy cập riêng cho phần hành mình phụ trách và giữ bí mật tuyệt đối, phải chịu trách nhiệm khi có sai phạm vì phần mềm kế toán Misa mà Công ty đang sử dụng đã có phân quyền.
Đặc biệt, để bảo vệ các thiết bị, những tập tin và các chương trình nhằm tránh mất mát, thiệt hại và bị truy cập trái phép, đòi hỏi mỗi nhân viên có thẩm quyền sử dụng khi muốn truy cập vào các chương trình hay xem những tập tin dữ liệu từ các máy tính cá nhân phải ghi tên đăng ký và nhập mật khẩu. Thêm vào đó, thiết lập chế độ bảo mật, chỉ sử dụng mạng Công ty thì mới truy cập được những thông tin riêng của Công ty.
Để tạo dấu vết kiểm toán, quy trách nhiệm, Công ty cần hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên hệ thống máy tính. Nếu trường hợp buộc phải chỉnh sửa trực tiếp thì phải có sự giám sát của người có thẩm quyền.
3.2.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty
Để kiểm soát nội bộ tốt chi phí sản xuất của một công trình, hạng mục công trình cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty để tạo điều kiện cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau nhằm nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ.
Phân công các nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên, chẳng hạn: Phòng kế hoạch (được sự hỗ trợ của Phòng kỹ thuật) lập dự toán CPXL, thực hiện công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu như: tìm hiểu, trình cấp trên lựa chọn, phê duyệt đơn đặt hàng; Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị sẽ giao cho đội trưởng đội thi công, các chứng từ này đều có sự kiểm tra, giám sát của ban giám đốc Công ty. Sự phân công này sẽ tránh vi phạm nguyên tắc bắt kiêm nhiệm và ngăn ngừa những gian lận xảy ra.
3.2.3.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Khâu thu mua nguyên vật liệu:
+ Ở các công ty xây lắp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành công trình. Vì vậy, khi kiểm soát nội bộ khâu mua
nguyên vật liệu cần phải chặt chẽ, từ lúc bắt đầu là khâu lên số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách vật liệu, sau đó, so sánh giá, chất lượng, chủng loại giữa các nhà cung cấp rồi mới đi đến quyết định chọn nhà cung cấp nào phù hợp.
+ Phải lập kế hoạch về thời gian nhập kho nguyên vật liệu mới phục vụ công trình đang thi công, kế hoạch này được lập trên cơ sở kế hoạch về tiến độ thi công công trình. Việc lập kế hoạch này để tránh tình trạng không có nguyên vật liệu sử dụng, buộc người lao động phải nghỉ, kéo dài thời gian hoàn thành công trình.
- Khâu xuất nguyên vật liệu sử dụng:
Quá trình luân chuyển chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu phải được tuân thủ đầy đủ. Các bộ phận liên quan đến quá trình phải thực hiện hết trách nhiệm của mình, không được qua loa, vì có thể dễ dàng xuất hiện sai sót hoặc có thể là cơ hội để người khác gian lận.
Như đã trình bày ở phần hạn chế của thủ tục kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu trực tiếp của Chương 2: thực trạng chất lượng và số lượng nguyên vật liệu xuất dùng cho công trường không được theo dõi, kiểm soát chặt chẽ, số lượng xuất dùng của một số loại vật tư không được cân, đong, đo, đếm.
Vì vậy, để khắc phục, định kỳ hoặc đột xuất, Phó Giám đốc kỹ thuật, bộ phận kiểm soát sẽ tiến hành kiểm kê khối lượng hoàn thành kết hợp vớicăn cứ vào lượng nguyên vật liệu tồn thực tế trong kho, bộ phận kiểm soát sẽ tính được nguyên vật liệu tiêu hao thực tế (Qt). Đồng thời, căn cứ vào dự toán xây dựng để tính ra lượng nguyên vật liệu tiêu hao định mức (Qd). Sau đó, nhà quản lý sẽ tiến hành đối chiếu giữa (Qt) và (Qd). Nếu (Qt)> (Qd) thì phải đi tìm nguyên nhân lượng nguyên vật liệu thất thoát qua khâu nào, do đâu và quy định trách nhiệm bồi thường ở khâu đó.
Khi nhận nguyên vật liệu, đội trưởng đội thi công phải nhận kèm một liên của Phiếu xuất kho để làm chứng cứ. Đội trưởng đội thi công phải có
trách nhiệm phân phối nguyên vật liệu cho các đội thi công một cách khoa học, đồng thời giám sát quá trình sử dụng vật tư trong thi công, bảo đảm quá trình thi công sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp đúng định mức. Cuối ngày, đội trưởng phải yêu cầu công nhân thi công thu gom nguyên vật liệu về để vào nơi quy định.
Bộ phận kiểm soát căn cứ vào chứng cứ là các liên của Phiếu xuất kho để xác định được nguyên vật liệu thất thoát ở kho hay ở bộ phận sử dụng.
Như vậy, các cá nhân có liên quan đến nhập kho và xuất kho sử dụng nguyên vật liệu sẽ tự kiểm soát lẫn nhau. Nếu thủ kho thông đồng với nhà cung cấp ghi tăng số lượng nhập kho, không đúng với số lượng thực tế nhập thì khi bị phát hiện sai phạm, thủ kho phải bồi thường. Nếu đội trưởng đội thi công kiểm soát, phân phối không tốt nguồn nguyên vật liệu được cấp để thất thoát, sử dụng lãng phí thì phải đền bù thiệt hại.
- Khâu bảo quản nguyên vật liệu:
Khâu bảo quản vật tư cũng phải được thực hiện theo đúng quy định, kiểm soát chặt chẽ và phải có từng danh mục nguyên vật liệu cho từng loại nhằm phục vụ việc bảo quản, kiểm tra cũng như xuất kho dùng dễ dàng.
Kho nguyên vật liệu, máy thi công phải bảo đảm an toàn, sạch sẽ, khô ráo, bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu, máy móc.
3.2.3.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp
- Như đã trình bày ở phần hạn chế của thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp của Chương 2: Chỉ huy công trình và đội trưởng đội xây dựng không thể tiến hành kiểm tra khối lượng xây lắp hoàn thành cũng như là không thể căn cứ vào số lượng ngày công để tính năng suất lao động thực tế. Chính vì vậy, việc kiểm soát nội bộ năng suất lao động ở các công trình xây dựng thuộc Công ty là chưa chặt chẽ, không đủ căn cứ để điều chỉnh kịp thời năng suất lao động.
Giải pháp:
+ Thuê người lao động:
Thuê nhân công trực tiếp thi công phải là lao động lành nghề, đòi hỏi có tay nghề cao, lượng nhân công này sẽ được ký hợp đồng dài hạn để giảm bớt chi phí.
Đối với lao động thời vụ thì nên nhận đội ngũ công nhân ở địa phương mỗi công trình xây dựng để giảm bớt chi phí thuê nhân công. Hình thức trả lương là “có làm mới có lương”. Đơn giá tiền lương tính cho một ngày bao gồm cả tiền ăn.
Để tránh tình trạng lao động được tuyển vào dựa trên mối quan hệ cá nhân với đội trưởng đội xây dựng mà không qua kiểm tra trình độ tay nghề trước khi tiếp nhận, Công ty quy định khi tuyển dụng tạm thời nhóm công nhân mới, các đội trưởng đội xây dựng phải thông qua các cấp báo lại cho Giám đốc biết. Sau đó 1 hoặc 2 ngày, ban lãnh đạo hoặc trực tiếp hoặc ủy quyền cho nhân viên khác đến công trường kiểm tra quá trình làm việc của nhómcông nhân mới.
+ Tính ngày công và trả lương:
Thủ tục kiểm soát nội bộ ngày công lao động: việc chấm công sẽ được giao cho đội trưởng đội xây dựng và chỉ huy trưởng công trình tiến hành độc lập và song song nhau. Định kỳ và đột xuất Giám đốc hoặc Phó Giám đốc kỹ thuật, bộ phận kiểm soát sẽ kiểm tra. Cuối tháng, bộ phận kiểm soát sẽ đối chiếu số liệu của chỉ huy trưởng công trình và đội trưởng đội xây dựng để tránh tình trạng: Công ty vẫn phải thanh toán lương không cho công nhân đã nghỉ việc, thanh toán lương không cho số lượng công nhân không có thực.
Thủ tục kiểm soát nội bộ năng suất lao động: định kỳ và cuối kỳ, bộ phận kiểm soát dựa vào số lượng ngày công đã đối chiếu để tính ra chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ, đồng thời căn cứ vào khối lượng công
việc hoàn thành tương ứng để tính được năng suất lao động và đối chiếu với dự toán chi phí nhân công trực tiếp.
Khi tới ngày nhận lương chỉ phát lương cho người được nhận lương, không phát lương cho người nhận thay, nhất là người lao động có hợp đồng lao động với Công ty, đối với công nhân thuê ngoài thì khi nhận thay phải có chữ ký người nhận thay, ghi rõ họ tên, ngày tháng, số điện thoại.
- Các đội trưởng đội xây dựng thường xuyên theo dõi về khối lượng công trình thực hiện, chất lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân để tránh được sự lãng phí vật tư. Ngoài ra, các đội trưởng phải kiểm soát thời gian làm việc của công nhân, bố trí việc làm phù hợp với tay nghề của từng hình thức công nhân được thuê để tránh việc kéo dài thời gian làm việc do năng lực yếu. - Thiết lập Bảng kế hoạch sử dụng lao động nhằm chủ động xây dựng dự toán tiền lương công nhân, để bố trí lao động tại công trường phù hợp, để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa lao động cũng như bảo đảm chất lượng tay nghề.
3.2.3.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công
- Quy trình luân chuyển chứng từ nhập xuất kho sử dụng máy thi công phải được tuân thủ đầy đủ. Các bộ phận liên quan đến quá trình phải thực hiện hết trách nhiệm của mình, không được qua loa (đặc biệt là đối với máy thi công có giá trị sử dụng rất lớn), vì có thể dễ dàng xuất hiện sai sót hoặc có thể là cơ hội để người khác gian lận.
- Lập kế hoạch sử dụng máy thi công đối với từng công trình, hạng mục công trình, bảo đảm cho quá trình thi công được thực hiện liên tục. Tổ chức tốt các điều kiện làm việc của máy thi công tại công trường.
- Có kế hoạch định kỳ sửa chữa, trùng tu đối với máy thi công nhằm bảo đảm khả năng hoạt động liên tục, bảo đảm tình trạng kỹ thuật của máy thi
công, nâng cao hiệu quả sử dụng, tạo thế chủ động trong việc điều phối, sử dụng; tránh tình trạng đang thi công thì máy hư hỏng rồi mới tiến hành sửa chữa, làm kéo dài tiến độ hoàn thành công trình do không có máy sử dụng kịp. Ngoài ra, công tác bảo dưỡng cũng phải được kiểm soát về chất lượng sau khi được bảo dưỡng, quá trình bảo dưỡng phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ. - Thiết lập Báo cáo tổng hợp nhiên liệu được cấp cho máy thi công theo định kỳ để kiểm soát mức nhiên liệu tiêu hao khi vận hành máy thi công, tránh trường hợp dư thừa, lãng phí chi phí nhiên vật liệu phục vụ hoạt động máy thi công.
- Khâu bảo quản:
Khâu bảo quản máy thi công ở kho cũng phải được thực hiện theo đúng quy định và phải có danh mục máy thi công, thời gian khấu hao phục vụ cho việc bảo quản, kiểm tra cũng như xuất dùng dễ dàng.
Khâu bảo quản máy thi công ở công trường phải được chú trọng, môi trường ngoài trời ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của máy, khi không sử dụng hay khi thời tiết xấu nên đưa vào lán trại, khu có mái che để bảo quản máy.
- Để thuận lợi cho việc tính phân bổ chi phí sử dụng máy thi công, Công ty nên lập Phiếu theo dõi máy thi công để xác nhận số giờ, số ca mà xe, máy thi công hoạt động ở từng công trình, hạng mục công trình và đưa cho đội trưởng đội xây dựng chấp nhận trình Phó Giám đốc kỹ thuật, Phòng kỹ thuật xét duyệt.
- Kiểm tra tính chính xác, trung thực về số liệu chi phí khấu hao máy thi công.
- Đối với máy thi công thuê ngoài: Kiểm soát giá cũng tương tự như đối với nguyên vật liệu, cần tìm hiểu giá ở nhiều đơn vị cho thuê máy, chọn đơn vị cung cấp máy phù hợp về giá, chất lượng. Việc lựa chọn máy thuê phải có
xét duyệt, khi máy thuê về nhập kho chờ sử dụng phải có Phó Giám đốc kỹ thuật, Phòng kỹ thuật tham gia kiểm tra chất lượng, chứng từ máy nhập kho.
3.2.3.4. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp chung
- Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu dùng chung tương tự như thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Kiểm soát nội bộ chi phí tiền lương nhân viên quản lý.
- Kiểm soát nội bộ dịch vụ mua ngoài: đối với tiền điện, tiền nước quản lý thông qua đồng hồ nhưng quy định mức tối đa hợp lý, nếu vượt thì quy trách nhiệm cho từng cá nhân liên quan.
- Kiểm soát nội bộ chi phí bằng tiền khác.
- Đối với mỗi công trình sau khi hoàn công, Công ty nên so sánh tình hình thực hiện chi phí xây lắp chung với dự toán, do đó nên lập bảng so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán.
+ Đối với chi phí xây lắp chung sau khi phân tích rất khó phân biệt mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố nên thường tiến hành phân tích theo tổng số chi phí và theo từng nhân tố để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng