Mục tiêu chính của các thủ tục KSNB chi phí sản xuất là chi phí thực tế xây lắp phát sinh trong quá trình thi công công trình không vượt quá dự toán; giá thành sản phẩm hợp lý; chất lượng, kết cấu, thẩm mỹ đạt tiêu chuẩn, giúp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Để tìm hiểu thực trạng công tác KSNB về chi phí sản xuất tại Công ty xây lắp thì phải tập trung nghiên cứu vào nội dung chính – công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty thể hiện qua các giai đoạn: từ khâu lập dự toán công trình đến khâu tổ chức thi công công trình, cuối cùng là khâu quyết toán, nghiệm thu công trình và các thủ tục kiểm soát nội bộ.
2.2.3.1. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Khâu thu mua nguyên vật liệu:
Công ty giao cho Phòng kỹ thuật phối hợp với Phòng kế hoạch lựa chọn nhà cung cấp cung ứng nguyên vật liệu. Căn cứ vào lượng vật tư, loại vật tư đã được tính theo dự toán phục vụ thi công công trình trong một khoảng thời gian nhất định và căn cứ vào sức chứa của kho, hai bộ phận này tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp với giá cả hợp lý đi kèm với chất lượng. Phòng kỹ thuật trình lên bảng báo giá của ít nhất ba nhà cung cấp. Giám đốc, Phó Giám đốc kỹ thuật là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu và phê duyệt việc đặt mua nguyên vật liệu. Giai đoạn này quan trọng vì nếu không lựa chọn được nhà cung cấp với giá hợp lý đi kèm chất lượng thì sẽ ảnh hưởng đến nhân tố giá và cũng có thể đi kèm với chất lượng không tốt, từ đó gây biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế so với dự toán.
- Khâu nhập kho nguyên vật liệu:
Sau khi nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công công trình được mua chuyển về kho thì Phòng kỹ thuật kết hợp với thủ kho kiểm nhận số lượng và chất lượng rồi tiến hành cho nhập kho đủ số lượng ghi trên hóa đơn, sau đó ghi vào phiếu nhập kho có chữ ký của bên giao, thủ kho, và đại diện Phòng kỹ thuật. Nguyên vật liệu đã nhập kho thì mọi mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu trước khi xuất dùng do thủ kho chịu trách nhiệm.
- Khâu xuất kho và sử dụng nguyên vật liệu:
Thực tế tại Công ty, nguyên vật liệu mua về sử dụng cho thi công công trình dưới 2 hình thức:
Nguyên vật liệu mua về nhập kho cất trữ, khi các đội xây dựng có nhu cầu thì mới xuất dùng
Quy trình kiểm soát nội bộ xuất kho nguyên vật liệu và sử dụng để thi công được thể hiện qua sơ đồ sau:
(Nguồn: Công ty TNHH Kiểu Việt)
Sơ đồ 2.3: Quy trình kiểm soát nội bộ xuất kho nguyên vật liệu và sử dụng để thi công
Ở công trường, khi đội xây dựng có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu thì đội trưởng lập giấy đề nghị cấp nguyên vật liệu trình lên Phòng kỹ thuật, Phó Giám đốc kỹ thuật ký duyệt. Sau khi được ký duyệt sẽ lập Phiếu xuất kho và gửi 1 liên cho thủ kho. Thủ kho kiểm tra phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của Phó Giám đốc kỹ thuật, Trưởng phòng kỹ thuật thì mới xuất kho nguyên vật liệu.
Khi nguyên vật liệu xuất ra khỏi kho thì được quản lý, chịu trách nhiệm bởi đội trưởng đội xây dựng. Các đội trưởng đội xây dựng sẽ trực tiếp chỉ đạo, quản lý thợ pha trộn, sử dụng nguyên vật liệu phù hợp, đúng quy định. Đội xây dựng lập Bảng tổng hợp khối lượng, số lượng, loại nguyên vật liệu trực tiếp được sử dụng trình Phòng kỹ thuật, Phó Giám đốc kỹ thuật ký duyệt Căn cứ vào khối lượng xây lắp hoàn thành, Phòng kỹ thuật sẽ tính ra số lượng nguyên vật liệu sử dụng thực tế là bao nhiêu đồng thời báo cáo lại các bộ phận liên quan phối hợp để kiểm tra, đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu có đúng với số lượng xuất ra hay không, số lượng nguyên vật liệu còn trên công trường không dùng hết là bao nhiêu, nếu sau đó Phòng kỹ thuật, Phó Giám đốc kỹ thuật phê duyệt thì bộ phận này lập Bảng quyết toán nguyên vật liệu gửi phòng Kế toán để kiểm tra, đối chiếu, qua đó tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng hạng mục công trình đầy đủ, chính xác.
Ở khâu sử dụng nguyên vật liệu này, mọi thất thoát vật tư làm tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do ban quản lý (thuộc Phòng kỹ thuật) chịu trách nhiệm. Trong quá trình nguyên vật liệu trực tiếp tham gia thi công công trình, các đội trưởng đội xây dựng chủ quan trong việc kiểm soát, giám sát công trình thì sẽ dễ xảy ra thất thoát, sử dụng nguyên vật liệu lãng phí, pha trộn không đúng định mức kỹ thuật gây ảnh hưởng đến chất lượng công trình.
Nguyên vật liệu mua về không qua nhập kho mà chuyển thẳng cho công trình (xảy ra trong một số trường hợp gấp rút). Trường hợp này ít xảy ra vì Công ty muốn nguyên vật liệu mua về chuyển vào kho rồi mới xuất theo đề nghị để bảo đảm hơn trong việc kiểm soát nội bộ tốt lượng nguyên vật liệu thực tế xuất dùng, điều này sẽ ít gây chênh lệch so với dự toán; còn nếu nguyên vật liệu mua về chuyển thẳng đến công trường, mặc dù lượng nguyên vật liệu này có qua xét duyệt nhưng Công ty vẫn không kiểm soát nội bộ chặt được lượng thực tế mà đội xây dựng sử dụng là bao nhiêu, có lãng phí hay không.
Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát tổ chức thi công nguyên vật liệu trực tiếp ở đội thi công
Khi nguyên vật liệu được chuyển thẳng từ nhà cung cấp đến công trình, đội trưởng đội thi công, Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm tiếp nhận và lập biên bản bàn giao nguyên vật liệu có chữ ký của những người liên quan. Sau khi bàn giao, thì nguyên vật liệu được quản lý, chịu trách nhiệm bởi đội trưởng đội xây dựng. Các đội trưởng sẽ trực tiếp chỉ đạo, quản lý thợ pha trộn, sử dụng nguyên vật liệu phù hợp, đúng quy định. Căn cứ vào khối lượng xây lắp hoàn thành, Phòng kỹ thuật sẽ tính ra số lượng nguyên vật liệu sử dụng thực tế là bao nhiêu đồng thời báo cáo lại các bộ phận liên quan phối hợp để kiểm tra, đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu có đúng với số lượng xuất ra hay không, số lượng nguyên vật liệu còn trên công trường không dùng hết là bao nhiêu. Qua đó tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng hạng mục công trình đầy đủ, chính xác.
- Khâu bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu:
Đối với nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ công trình, Công ty thường không để tồn kho quá nhiều, việc mua nhập nguyên vật liệu cho công trình đều được thực hiện theo kế hoạch đã xây dựng nhằm giảm bớt chi phí tồn kho, bảo quản, thâm hụt, chất lượng giảm do bảo quản không tốt hoặc lỗi thời, tránh tình trạng ứ đọng vốn.
Kiểm tra đột xuất hoặc kiểm tra thường xuyên việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu tại kho là yêu cầu cần thiết đối với ban quản lý Công ty. Thông thường định kỳ 6 tháng, Công ty sẽ lập ban kiểm tra xuống kho kiểm tra, đánh giá nguyên vật liệu, đối chiếu với sổ sách kế toán. Nếu phát hiện chênh lệch, Công ty tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm cho các bộ phận liên quan, đồng thời có biện pháp khắc phục tích cực hơn trong việc bảo quản vật tư, tránh trường hợp xảy ra tình trạng tương tự.
- Tổ chức quá trình ghi chép:
Phòng kỹ thuật sau khi trình Bảng báo giá của các nhà cung cấp và được ban giám đốc lựa chọn, phê duyệt đặt hàng, thì khi bộ phận tiếp nhận
nguyên vật liệu mua về phải tiếp nhận Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu yêu cầu nhập nguyên vật liệu với đủ chữ ký của Phó Giám đốc kỹ thuật, trưởng Phòng kỹ thuật, người tiếp nhận nguyên vật liệu. Căn cứ vào đó kế toán sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho và thủ kho sẽ ghi theo đúng số lượng thực nhập.
Khi đội xây dựng có nhu cầu nguyên vật liệu, căn cứ Giấy đề nghị cấp vật tư đã được ký duyệt, Phòng kỹ thuật lập Phiếu xuất kho gửi một bản cho thủ kho, thủ kho phản ánh số lượng thực xuất và tiến hành xuất vật tư.
Khi nhận được chứng từ liên quan, kế toán tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phân bổ cho từng công trình và lập Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình thi công.
2.2.3.2. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp
Đặc điểm chi phí nhân công trực tiếp của Công ty là có số lao động không ổn định, thay đổi tùy theo số lượng, khối lượng công trình.
Thực tế, Công ty kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp thông qua việc tính lương theo hình thức khoán theo khối lượng xây lắp cần phải hoàn thành.
- Kiểm soát nội bộ quá trình thực hiện: + Khâu tuyển dụng:
Phòng Tổ chức – hành chính là nơi lập kế hoạch, tiêu chí tuyển dụng nhân viên. Mỗi nhân viên được tuyển dụng làm việc tại Công ty phải có sự xét duyệt của Giám đốc và Hội đồng quản trị, có hợp đồng lao động quy định rõ cách tính lương, chế độ, quyền lợi được hưởng và nghĩa vụ. Phòng kế toán lưu một bản để làm căn cứ tính lương nhân viên.
Mỗi công trình thi công ngoài lực lượng nòng cốt là người lao động Công ty còn có lực lượng thời vụ. Đây là lực lượng lao động không có hợp đồng lâu dài, ý thức trách nhiệm kém, trình độ tay nghề không cao. Vì vậy, Công ty khó quản lý được chất lượng công nhân thuê ngoài này.
+ Khâu giám sát thi công:
Đội trưởng đội xây dựng căn cứ vào trình độ tay nghề cũng như khối lượng công việc được giao mà theo dõi năng suất của công nhân và có trách nhiệm kiểm tra số lượng công nhân thực tế tham gia trực tiếp hoạt động xây lắp. Đồng thời kết hợp với bộ phận giám sát thi công để kiểm tra việc chấp hành kỹ thuật, khối lượng công việc cũng như thời gian thực hiện công việc của số công nhân này.
Mỗi công nhân làm việc tại công trường đều được trang bị đồ bảo hộ lao động như mũ bảo hộ, găng tay, khẩu trang,… và Công ty có quy định rõ các công nhân trực tiếp thi công công trình phải mang có đồ bảo hộ, trên công trường luôn có đội trưởng đội xây dựng và bộ phận giám sát thi công giám sát hoạt động của công nhân và đốc thúc cũng như bắt buộc công nhân phải thực hiện quy định này để giảm rủi ro. Quy định này nhằm bảo đảm sự an toàn cho công nhân vì Công ty ý thức được những rủi ro tai nạn có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến sức khỏe của công nhân, từ đó có thể gây chậm trễ trong việc thi công xây lắp.
Quy trình kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp:
Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp
Đội trưởng đội xây dựng theo dõi, kiểm tra, chấm công người lao động, sau đó gửi bảng chấm công và bảng tổng hợp khối lượng của nhân công cho Phòng kỹ thuật xét duyệt, nếu chấp nhận thì Phòng kỹ thuật gửi 2 tài liệu trên kèm theo Bảng khối lượng hoàn thành công việc cho Phòng kế toán để kiểm tra, rà soát chứng từ và thanh toán hoàn ứng.
- Tổ chức quá trình ghi chép:
Ngoài việc quản lý ngày công, giờ công, tinh thần làm việc của người lao động trực tiếp thi công trên công trường thì việc hạch toán các khoản chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trên công trường cũng rất quan trọng. Việc ghi chép, phản ánh chi phí căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương nhân công, Bảng nghiệm thu kỹ thuật, Phiếu xác nhận khối lượng xây lắp hoàn thành.
Cách tính lương: Đối với chi phí nhân công trực tiếp thì phần lương được công ty trả khoán theo khối lượng xây lắp hoàn thành. Một công trình xây lắp có nhiều hạng mục vì thế công ty sẽ giao khoán từng hạng mục công trình cho mỗi đội tùy vào số lượng, kinh nghiệm và trình độ tay nghề của công nhân trong đội.
Phương thức tính lương này có ưu điểm là đơn giản, nâng cao trách nhiệm cho từng đội, từng công nhân xây dựng, thúc đẩy tinh thần làm việc, giúp chất lượng sản phẩm cao, năng suất lao động tăng. Tuy nhiên, phương thức tính lương này cũng có hạn chế là việc phân chia thành nhiều đội sẽ tốn kém chi phí quản lý, giám sát.
2.2.3.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công
Tại Công ty, máy thi công sử dụng cho xây lắp gồm: máy thi công tự có và máy thi công thuê ngoài theo ca máy hoặc theo tháng tùy thuộc vào khu vực thi công có thuận lợi cho xe ra vào công trường hay không.
+ Việc quản lý máy thi công thông qua Phiếu theo dõi máy thi công, chế độ bảo dưỡng máy thi công được thực hiện bởi Phòng kỹ thuật. Phòng kỹ thuật cũng quyết định việc cung ứng, điều động máy thi công cho các công trường xây dựng.
+ Khi máy thi công xuất dùng cho thi công thì người điều khiển máy thi công chịu sự quản lý, kiểm tra của đội trưởng đội thi công và Phòng kỹ thuật trong quá trình vận hành máy. Trong suốt thời gian thi công có sử dụng máy thì mọi sự cố mất mát xảy ra sẽ do đội xây dựng chịu trách nhiệm. Máy móc khi không sử dụng cho thi công nữa sẽ được chuyển về kho, do thủ kho quản lý và chịu trách nhiệm.
+ Đội trưởng đội thi công quản lý việc sử dụng nhiên liệu phục vụ hoạt động của máy thi công, việc đề xuất cấp nhiên liệu phải được Phòng kỹ thuật xét duyệt.
+ Công ty khắc phục tình trạng hư hỏng của máy móc do tác động của môi trường, thời tiết bằng cách sử dụng dụng cụ che chắn đối với một số loại máy móc nhỏ như: máy trộn bê tông, máy cắt gạch,… Đối với máy móc có kích cỡ lớn hơn sẽ được di dời tới nơi có mái che khi không vận hành cho thi công.
+ Việc mua sắm máy móc nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng cho thi công công trình do Phòng kỹ thuật quyết định, bộ phận này trình đề xuất cho Giám đốc, Hội đồng cổ đông trực tiếp quyết định, xét duyệt việc đề xuất mua máy thi công sử dụng cho hoạt động xây lắp. Sở dĩ phải có chữ ký của Giám đốc, xét duyệt của Hội đồng cổ đông là vì giá trị của các loại máy móc lớn nên đây là một khoản chi quan trọng của Công ty.
+ Máy thi công khi bị hư hỏng thì người vận hành máy và đội trưởng đội xây dựng làm biên bản trình Phòng kỹ thuật để trình Phó Giám đốc kỹ thuật phê duyệt đề xuất sửa chữa.
+ Giám đốc trực tiếp xem xét, quyết định việc thuê các loại máy móc để sử dụng cho hoạt động thi công.
+ Việc chấm công công nhân vận hành máy, theo dõi ca máy do đội trưởng đội thi công thực hiện sau đó trình Phòng kỹ thuật xét duyệt. Sau khi được xét duyệt thì chuyển cho kế toán lập bảng lương và thanh toán lương.
+ Có sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận trong việc mua sắm, sử dụng, bảo quản, bảo trì, sửa chữa máy thi công là để các bộ phận thực hiện những công việc này đúng mục đích, đúng kế hoạch, tránh tình trạng mất cắp, lạm dụng, sử dụng máy thi công không đúng mục đích.
- Tổ chức quá trình ghi chép:
+ Đối với mỗi công trình đều được lập dự toán cho các khoản chi phí xây lắp và lập kế hoạch sử dụng máy thi công cần thiết cho mỗi công