Hoạt động giám sát là một trong năm thành phần quan trọng của một hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, như đã trình bày ở phần đánh giá thực trạng từng yếu tố của kiểm soát nội bộ ở Công ty, yếu tố giám sát còn một số hạn chế: Công ty chưa quy định đầy đủ những nội dung cần giám sát của các lĩnh vực hoạt động, gồm lĩnh vực tài chính kế toán, lĩnh vực thi công, lĩnh vực pháp chế, lĩnh vực đầu tư. Công ty chưa thực hiện, chưa quan tâm và chưa coi trọng nội dung giám sát đối với vấn đề kiểm soát và rủi ro; giám sát việc đánh giá lại rủi ro và điều chỉnh kiểm soát có phù hợp với những thay đổi mục tiêu kinh doanh và môi trường bên ngoài Công ty, giám sát các thủ tục về việc nhận, xử lý và giải quyết các khiếu nại, các báo cáo sai phạm từ Công ty liên
quan đến các vấn đề kế toán, kiểm toán. Vì vậy, giải pháp được đưa ra để hoàn thiện yếu tố giám sát của kiếm soát nội bộ bao gồm:
Một là, lĩnh vực cần được giám sát ở Công ty gồm: lĩnh vực tài chính kế toán, lĩnh vực thi công, lĩnh vực pháp chế, lĩnh vực đầu tư và giám sát tính tuân thủ. Trong các nội dung giám sát cụ thể của từng lĩnh vực cần bổ sung nội dung đối với vấn đề kiểm soát và rủi ro; giám sát việc đánh giá lại rủi ro và điều chỉnh kiểm soát có phù hợp với những thay đổi mục tiêu kinh doanh và môi trường bên ngoài của Công ty. Nội dung các lĩnh vực cần giám sát được cụ thể như sau:
Trong lĩnh vực tài chính, kế toán: Giám sát lập kế hoạch tài chsinh hàng tháng, quý, năm; giám sát tình hình quản lý vốn; sử dụng vốn; huy động vốn; cho vay và đầu tư vốn ra ngoài Công ty; giám sát chiến lược phát triển xây lắp và quy trình quản trị rủi ro xây lắp; giám sát thực hiện quy trình hồ sơ, thủ tục tạm ứng, thanh toán vốn xây lắp; giám sát thực hiện công tác kế toán gồm thanh toán nội bộ, giải quyết ứng vốn cho sản xuất, thi công, trích lập và chi tiêu các quỹ trong Công ty.
Trong lĩnh vực đầu tư: Giám sát việc thực hiện quy trình giải ngân vốn, điều phối nguồn lực các dự án, quy trình xây dựng, thẩm tra phương án kinh tế của các dự án, kế hoạch.
Giám sát sự tuân thủ: Giám sát sự tuân thủ, chấp hành điều lệ, các quy chế, quy định nội bộ, các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động của Công ty, giám sát việc thực thi trách nhiệm của cán bộ, nhân viên đối với các hoạt động đã được ủy quyền, các chỉ đạo của lãnh đạo Công ty. Việc quy định cụ thể đối với giám sát tính tuân thủ nhằm kiến nghị các giải pháp ngăn ngừa, khắc phục các sai phạm đã, đang hoặc có thể xảy ra liên quan đến việc chấp hành các quy định, quy chế nội bộ, điều lệ cũng như các văn bản pháp luật có liên quan.
Trong lĩnh vực thi công: Cần thực hiện giám sát những nội dung sau: Xây dựng các định mức nội bộ, khung giá hoặc giá mua, giá bán đối với các loại vật tư, thiết bị, giá thuê nhân công tại các đơn vị; xây dựng, đề xuất các quy trình, quy định về công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng các công trình xây dựng; hợp đồng lao động giao khoán nội bộ, thầu phụ, mua bán vật tư, sản phảm; biện pháp thi công, chất lượng, tiến độ thi công và an toàn lao động tại các công trình xây dựng; hồ sơ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán với chủ đầu tư; ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ vào thi công công trình; hợp đồng mua vật tư, thuê thiết bị, nhân công, thầu phụ do đơn vị lập; việc đề xuất chỉ định đơn vị nhận khoán hoặc lựa chọn đơn vị nhận khoán, đơn vị cung ứng. Chất lượng, tiến độ thi công là yêu cầu bắt buộc phải tuân thủ nên phải giám sát chặt chẽ. Khi xảy ra vấn đề sai sót sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới thực hiện hợp đồng thi công, làm phát sinh các khoản chi phí, phạt hợp đồng...; để đảm bảo chất lượng nhưng cũng đáp ứng được tiến độ thì việc lựa chọn biện pháp thi công hợp lý và giám sát việc thực hiện chặt chẽ, đúng trình tự, quy trình đã đề ra là rất cần thiết.
Việc quy định rõ các nội dung cụ thể trong các lĩnh vực được giám sát có tác dụng làm cho yếu tố giám sát của kiểm soát nội bộ trở nên hiệu quả hơn. Bộ phận hay những người chịu trách nhiệm thực hiện giám sát hiểu rõ được nhiệm vụ và thực hiện đúng nhiệm vụ giám sát.
Hai là, xác định rõ chức năng, quyền hạn, trách nhiệm của bộ phận thực hiện giám sát. Cụ thể như sau:
Chức năng của bộ phận thực hiện giám sát: Giám sát hoạt động của của Hội đồng quản trị, người lao động; giám sát tính tuân thủ quy chế, cơ chế, quy định, điều lệ đã được ban hành trong nội bộ Công ty; tham gia giải quyết tranh chấp, mâu thuẫn trong nội bộ Công ty.
Quyền hạn của bộ phận thực hiện giám sát: Phỏng vấn các cá nhân, bộ phận, phòng ban, đơn vị có liên quan đến nội dung hoặc đối tượng giám sát;
tiếp cận thông tin; tham gia các cuộc họp Hội đồng quản trị; đề xuất, kiến nghị cách thức hay biện pháp khắc phục sai phạm; sửa đổi, hoàn thiện các quy định nội bộ.
Trách nhiệm của bộ phận thực hiện giám sát: Bảo mật toàn bộ tài liệu và các thông tin đã tiếp cận liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ định kỳ (tháng/quý) hoặc đột xuất theo yêu cầu của các thành viên Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm về kết luận, đánh giá, nhận định của mình khi thực hiện nhiệm vụ.
Tác dụng của việc quy định rõ chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận thực hiện giám sát là để những người của bộ phận này hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm và chức năng để thực hiện công việc giám sát toàn bộ hoạt động trong Công ty nhằm phát hiện sai sót, vi phạm, giảm thiểu rủi ro, tăng hiệu quả hoạt động trong toàn Công ty.
Ba là, thực hiện đánh giá định kỳ khi có những báo cáo, phản ánh của nơi sử dụng, nơi xây dựng công trình về những bất thường liên quan đến chất lượng công trình, tiến độ thi công, tổ chức thi công; những bất thường về địa chất ở nơi thi công công trình có thể gây thiệt hại về người và tài sản, về những hành vi sai phạm nghiêm trọng. Trong khi đánh giá liên tục được tích hợp với quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì đánh giá định kỳ được thay đổi về quy mô và tần suất, phụ thuộc vào rủi ro. Đánh giá định kỳ nên được thực hiện nhằm để cung cấp sự phản hồi khách quan.
Bốn là, bộ phận phụ trách giám sát phải bao gồm những thành viên có năng lực chuyên môn trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp, quản lý thi công, pháp luật và tài chính kế toán. Trưởng bộ phận hay trưởng ban phải am hiểu ngành nghề hoạt động của Công ty và có kinh nghiệm trong quản lý điều hành để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm được giao. Tác dụng của giải pháp này là để nâng cao hiệu quả giám sát. Bộ phận phụ trách giám sát thực hiện việc giám sát toàn bộ hoạt động trong Công ty với nhiều nội dung
hay lĩnh vực giám sát khác nhau nên phải có những người có năng lực chuyên môn trong lĩnh vực tài chính, kế toán, quản lý thi công và luật pháp. Việc giám sát, quản lý chất lượng, tiến độ công trình cần được phân công cụ thể tới từng Phó Giám đốc, các phòng ban Công ty trong chức năng, nhiệm vụ liên quan.
Năm là, định kỳ Công ty đánh giá và cung cấp thông tin về những thiếu sót của kiểm soát nội bộ một cách kịp thời cho những người chịu trách nhiệm thực hiện những hành động sửa chữa, bao gồm Hội đồng quản trị và nhà quản lý cấp cao khi thích hợp. Đồng thời, nhà quản lý nên theo dõi liệu những thiếu sót có được sửa chữa một cách kịp thời không.