CHÍNH SÁCH XÃ HỘI HUYỆN VĨNH THẠNH
2.2.4. Các hoạt động kiểm soát
2.2.4.1. Quy trình cho vay hộ nghèo tại đơn vị
Quy trình cho vay theo hộ gia đình được thực hiện như sau:
Sơ đồ 2.5: Quy trình cho vay hộ nghèo thông qua hộ gia đình
Nguồn: Phòng Kế hoạch nghiệp vụ, Ngân hàng chính sách xã hội Việt Nam - Bước 1: Lập hồ sơ đề nghị vay
(1) Người đề nghị vay viết giấy đề nghị vay vốn (mẫu số 01/TD). - Bước 2: Phân tích tín dụng
cho vay, kiểm tra các yếu tố trên giấy đề nghị vay vốn, đối chiếu với đối tượng xin vay đúng với chính sách vay vốn của Chính phủ. Trường hợp người vay chưa là thành viên của Tổ TK&VV thì Tổ TK&VV tại thôn đang hoạt động hiện nay tổ chức kết nạp thành viên bổ sung hoặc thành lập Tổ mới nếu đủ điều kiện. Nếu chỉ có từ 1 đến 4 người vay mới thì kết nạp bổ sung vào Tổ cũ kể cả Tổ đã có 50 thành viên. Sau đó lập danh sách hộ đề nghị vay vốn NHCSXH (mẫu số 03/TD) kèm giấy đề nghị vay vốn, trình UBND cấp xã xác nhận.
(3) UBND xã kiểm tra, xác nhận các hộ có tên trên đang cư trú hợp pháp tại xã, thuộc đúng đối tượng cho vay vào mẫu giấy số 03/TD và gửi lại cho Tổ TK&VV.
(4) Sau khi có xác nhận của UBND cấp xã, Tổ TK&VV gửi toàn bộ hồ sơ đề nghị vay vốn cho NHCSXH để làm thủ tục phê duyệt cho vay.
- Bước 3: Quyết định tín dụng
(5) NHCSXH nhận được hồ sơ do Tổ TK&VV gửi đến, cán bộ NHCSXH được Giám đốc phân công thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ vay vốn, trình Trưởng phòng tín dụng (Tổ trưởng Tổ tín dụng) và Giám đốc phê duyệt cho vay. Sau khi phê duyệt, NHCSXH lập thông báo kết quả phê duyệt cho vay (mẫu số 04/TD) gửi UBND cấp xã.
(6) UBND xã thông báo đến Ban giảm nghèo.
(7) Ban giảm nghèo thông báo đến các Tổ TK&VV.
(8) Tổ TK&VV thông báo kết quả xét duyệt và lịch giải ngân cho thành viên vay vốn của tổ mình.
- Bước 4: Giải ngân
(9) Ngân hàng Chính sách xã hội tiến hành giải ngân trực tiếp đến từng đối tượng trong danh sách vay vốn được duyệt.
Giám sát tín dụng là khâu khá quan trọng nhằm mục tiêu bảo đảm cho tiền vay được sử dụng đúng mục đích đã cam kết, kiểm soát rủi ro tín dụng, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hồi nợ sau này.
Công tác kiểm soát nội bộ quy trình cho vay hộ nghèo huyện Vĩnh Thạnh gắn liền với các giai đoạn của quy trình cho vay.
- Bước 6: Thanh lý hoặc xử lý nợ đến hạn
Đến hạn cuối cùng, khách hàng hoàn trả lại số tiền vay tại điểm giao dịch xã, ngân hàng thực hiện thu hết gốc và lãi của khoản vay, kết thúc quy trình cho vay.
Nếu người vay có khó khăn khách quan chưa trả được nợ thì được Ngân hàng Chính sách xã hội cho gia hạn nợ.
Thủ tục gia hạn nợ: Người vay viết Giấy đề nghị gia hạn nợ (mẫu số 09/TD) được Tổ trưởng Tổ TK&VVvà Hội đoàn thể cấp xã chấp nhận, trình UBND cấp xã ký rồi gửi NHCSXH nơi cho vay xem xét cho gia hạn nợ.
Thời gian cho gia hạn nợ: tuỳ từng trường hợp cụ thể, ngân hàng có thể cho gia hạn một hay nhiều lần cho một khoản vay, nhưng thời gian gia hạn nợ tối đa bằng 1/2 thời hạn trả nợ.
Trường hợp người vay không trả nợ đúng hạn theo kỳ hạn trả nợ cuối cùng và không được NHCSXH cho gia hạn nợ thì chuyển toàn bộ số dư nợ sang nợ quá hạn.
Sau khi chuyển nợ quá hạn, ngân hàng nơi cho vay phối hợp với chính quyền sở tại, các tổ chức chính trị - xã hội, Tổ TK&VV và tổ chức, hộ nghèo đã được vay vốn để thu hồi nợ. Trường hợp, người vay có khả năng trả nợ thì xem xét chuyển hồ sơ sang cơ quan pháp luật để xử lý thu hồi vốn theo quy định của pháp luật.
2.2.4.2. Các hoạt động kiểm soát trong quy trình cho vay hộ nghèo
Khi tiến hành kiểm soát trong giai đoạn này cán bộ tín dụng đã thực hiện kiểm soát:
- Giấy đề nghị kiêm phương án sử dụng vốn vay (mẫu số 01/TD) được ghi rõ ràng, cụ thể thông tin về người đề nghị vay vốn, nhu cầu vốn và nhu cầu vay vốn. Sử dụng đúng mẫu 01/TD của NHCSXH.
Công tác kiểm tra nội dung của các giấy tờ trên đều do tổ trưởng tổ TK&VV thực hiện. Nếu các giấy tờ còn thiếu sót, chưa đúng thì tổ trưởng sẽ tư vấn hướng dẫn cho người đề nghị vay để hoàn thiện lại hồ sơ đúng theo yêu cầu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ, đúng theo yêu cầu thì tiến hành họp tổ để kết nạp (trong trường hợp người vay chưa phải là thành viên của Tổ TK&VV), bình xét công khai dân chủ.
Cuộc họp bình xét đối tượng vay vốn phải được thực hiện công khai dân chủ, nội dung bình xét cũng phải bám sát nội dung xác định đối tượng thuộc diện vay vốn: địa chỉ cư trú hợp pháp, thuộc đối tượng vay vốn theo chương trình tín dụng của NHCSXH, nhu cầu vay vốn của hộ phù hợp với quy định của chương trình cho vay. Nếu như trong cuộc họp các thành viên của tổ nhận thấy người vay chưa đủ điều kiện vay thì không xét cho vay, nếu người vay đã đủ điều kiện thì lập danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn NHCSXH theo chương trình tín dụng hộ nghèo (Mẫu số 03/TD) gửi lên UBND xã để tiến hành xác nhận đối tượng.
UBND xã tiến hành kiểm tra, đối chiếu danh sách hộ đề nghị vay trên giấy đề nghị mẫu số 03/TD với danh sách hộ nghèo mà xã quản lý, nếu sai thì trả lại cho tổ TK&VV để làm lại, nếu đúng thì xác nhận vào danh sách (ký tên, đóng dấu) rồi gửi danh sách đã được xác nhận lại cho tổ TK&VV để lập hồ sơ vay gửi lên Phòng giao dịch NHCSXH huyện Vĩnh Thạnh.
Bảng 2.1: Thủ tục kiểm soát chủ yếu trong giai đoạn lập hồ sơ và phân tích tín dụng Thủ tục Đối tượng thực hiện Bộ phận kiểm duyệt
Rủi ro Kiểm soát
Giấy đề nghị kiêm phương án sử dụng vốn vay. Người được ủy quyền của hộ gia đình vay vốn. Tổ TK&VV Không điền đúng các yêu cầu, ghi thiếu thông tin. Thiếu chữ ký
Theo mẫu số 01/TD.
Tổ trưởng Tổ TK&VV kiểm tra thông tin trên giấy đề nghị kiêm phương án sử dụng vốn vay. Họp bình xét, kết nạp. Các thành viên của Tổ TK&VV Tổ chức chính trị – xã hội. Biên bản không đúng mẫu. Lập biên bản khống. Xét duyệt không đúng đối tượng. Khi được xét duyệt để nhận tiền giải ngân thì đã hết thời gian hưởng hộ nghèo. Biên bản họp Tổ TK&VV theo mẫu số 10C/TD. Trong các buổi họp giao ban hằng tháng cán bộ tín dụng cập nhật những quy định, thông tin, mẫu biểu mới cho các tổ trưởng Tổ TK&VV, hướng dẫn cụ thể cách thức thực hiện.
Khi nhận hồ sơ, cán bộ tín dụng kiểm tra lại biên bản họp tổ xem có đúng mẫu không, thông tin có đầy đủ, hợp lệ không.
Lập danh sách hộ đề nghị vay vốn của NHCSXH. Tổ TK&VV UBND xã. Chưa sát đối tượng vay vốn. Theo mẫu 03/TD.
UBND đối chiếu với danh sách hộ nghèo được vay vốn NHCSXH.
Ngân hàng phối hợp với các tổ chức chính trị – xã hội thực hiện các đợt kiểm tra, giám sát để xác định đúng đối tượng được vay vốn.
Nguồn: Tác giả tổng hợp Ví dụ minh họa
Hộ vay Nguyễn Thị Phượng, thuộc diện hộ nghèo năm 2018, có nhu cầu vay vốn theo chương trình ưu đãi hộ nghèo theo quyết định của Thủ tướng chính phủ.
(1) Theo hướng dẫn của Tổ trưởng tổ tiết kiệm và vay vốn là ông Nguyễn Văn Dũng làm tổ trưởng, đại diện gia đình là bà Nguyễn Thị Phượng đã viết giấy đề nghị vay vốn gửi cho tổ trưởng tổ TK&VV. Tổ trưởng tổ TK&VV sẽ kiểm tra các thông tin về người đề nghị vay vốn, địa chỉ, số CMND, nhu cầu vay vốn, chương trình vay vốn trên Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay xem có đầy đủ, hợp lệ hay không.
(2) Nhận thấy giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay đã đầy đủ, đúng yêu cầu, vì bà Nguyễn Thị Phượng chưa là thành viên của tổ nên phải gia nhập tổ TK&VV nơi đang sinh sống, cụ thể là thôn An Nội, xã Vĩnh Thịnh, huyện Vĩnh Thạnh. Ngày 10/9/2018 tổ TK&VV tiến hành cuộc họp bình xét đối tượng vay vốn. Trong cuộc họp các thành viên của tổ xét thấy gia đình bà Nguyễn Thị Phượng đủ điều kiện vay vốn, cụ thể đáp ứng được các yêu cầu
sau:
- Có địa chỉ cư trú hợp pháp.
- Thuộc đối tượng vay vốn theo chương trình tín dụng hộ nghèo có giấy chứng nhận của UBND xã Vĩnh Thịnh.
- Nhu cầu vay vốn hợp với chương trình cho vay của NHCSXH nên tổ TK&VV đã lập danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn cùng với những thành viên khác theo mẫu số 03/TD Danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn NHCSXH gửi lên UBND xã để tiến hành xác nhận.
(3) UBND xã kiểm tra và xác nhận bà Nguyễn Thị Phượng là đối tượng hộ nghèo xã đang quản lý nên xác nhận vào Danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn NHCSXHrồi gửi trả cho tổ TK&VV.
(4) Tổ TK&VV lập hồ sơ vay vốn gửi lên NHCSXH gồm - Giấy ủy quyền
- Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay - Biên bản họp tổ TK&VV
- Danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn
Nhận xét: Theo quy định và các yêu cầu của NHCSXH, việc kiểm soát
giai đoạn lập hồ sơ đối với hộ gia đình bà Nguyễn Thị Phượng do tổ TK&VV thực hiện đã thực hiện đúng quy trình, đúng yêu cầu nên hồ sơ sẽ được chuyển lên NHCSXH để thực hiện việc phê duyệt.
Kiểm soát trong giai đoạn quyết định tín dụng
Cán bộ tín dụng thực hiện kiểm tra lại tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp toàn bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng, khoản vay; kiểm tra điều kiện vay vốn có phù hợp với đối tượng vay vốn của NHCSXH hay không, mức vay vốn, đối tượng đầu tư; kiểm tra người vay có nằm trong danh sách của tổ TK&VV theo biên bản kèm theo hay không.
nhiệm về sự kết nạp đối tượng vay vốn vào thành viên của tổ mình và chịu trách nhiệm về đối tượng vay được bình xét là hợp lệ. Ngân hàng chủ yếu chỉ kiểm tra dựa trên giấy tờ, sổ sách, biên bản do các tổ trưởng và tổ chức hội trình lên, chỉ xem xét về mặt pháp lý, thực tế về việc bình xét do các cấp nhận ủy thác thực hiện.
Ngân hàng quy định rõ thẩm quyền phê duyệt tín dụng ứng với các cán bộ, từng mục trong hồ sơ tín dụng của khách hàng: cán bộ tín dụng phụ trách địa bàn là người đầu tiên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và bước đầu xét duyệt hồ sơ, nếu đúng, đủ và phù hợp thì cán bộ tín dụng sẽ ký tên vào phần dành cho cán bộ tín dụng trên giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay (mẫu 01/TD). Tiếp đến sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ đã có chữ ký của mình lên trình trưởng phòng tín dụng, sau khi trưởng phòng tín dụng phê duyệt là sự phê duyệt cuối cùng của Giám đốc (Phó Giám đốc). Bộ hồ sơ hợp lệ được giải quyết cho vay là bộ hồ sơ có đầy đủ chữ ký của cả 3 người có thẩm quyền trên.
Cán bộ tín dụng là người có trách nhiệm soạn thảo quyết định cấp tín dụng cho người vay theo đúng mẫu 04/TD, người có thẩm quyền ký trên quyết định phê duyệt cho vay là Phó Giám đốc, Giám đốc ngân hàng. Sau đó, cán bộ tín dụng tiến hành nhập và đăng ký hồ sơ vay lên hệ thống.
Xét duyệt hồ sơ là bước xem xét ở cấp cao hơn về tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ để ra quyết định có cho vay hay không. Trách nhiệm và công việc tại Phòng giao dịch Ngân hàng Chính sách xã hội huyện Vĩnh Thạnh được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Đảm bảo không có nhân viên nào kiêm nhiệm công việc của cả hai bộ phận, góp phần đạt được các mục tiêu kiểm soát.
Bảng 2.2: Thủ tục kiểm soát chủ yếu trong giai đoạn quyết định tín dụng Thủ tục Đối tượng thực hiện Bộ phận kiểm duyệt
Rủi ro dự đoán Kiểm soát
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ vay vốn Cán bộ tín dụng Tổ trưởng KH – NV, Phó giám đốc (Giám đốc) Hồ sơ bị lập khống.
Thông tin trong hồ sơ không chính xác, đầy đủ. Việc thẩm định không thực hiện theo đúng quy trình. Cán bộ tín dụng sau khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thì trình Tổ trưởng KH-NV và Phó giám đốc (Giám đốc) kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ. Phân công, phân nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, từng cá nhân. Phê duyệt Cán bộ tín dụng Tổ trưởng KH – NV, Phó giám đốc (Giám đốc) Chưa có sự kiểm soát của các phòng ban trước khi phê duyệt cho vay.
Cho vay vượt mức tín dụng cho phép.
Phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận, phòng ban đã kiểm soát trước khi chuyển hồ sơ đi phê duyệt. Mức tín dụng tối đa là 50.000.000đ/hộ. Thông báo kết quả phê duyệt cho UBND cấp xã Cán bộ tín dụng Phó giám đốc (Giám đốc) Thông báo chậm trễ Theo mẫu số 04/TD. Có kế hoạch cụ thể về thời gian giải quyết hồ sơ và đôn đốc thực hiện.
Nhập và đăng ký hồ sơ cho vay vào hệ thống. Cán bộ tín dụng Tổ trưởng KH – NV, Phó giám đốc (Giám đốc) Nhập liệu xảy ra sai sót về tên, số CMND, đối tượng đầu tư, thời gian vay, sót khế ước dẫn đến sai sót khi giải ngân hoặc không giải ngân cho hộ vay được.
Sau khi đã nhập liệu và được phê duyệt trên hệ thống, cán bộ tín dụng tiến hành in Danh sách các món vay được phê duyệt giải ngân để đối chiếu và rà soát lại các hồ sơ xem đúng chưa, có sót hồ sơ nào không.
Nguồn: Tác giả tổng hợp Ví dụ minh họa
Ngày 12/9/2018, ông Nguyễn Văn Dũng - tổ trưởng tổ TK&VV đã giao hồ sơ vay vốn của bà Nguyễn Thị Phượng cùng với các thành viên có nhu cầu vay vốn cho cán bộ tín dụng. Cán bộ tín dụng thực hiện công tác kiểm tra hồ sơ. Hồ sơ gồm:
- Giấy ủy quyền: 02 liên.
- Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay: 01 liên. - Biên bản họp tổ TK&VV về việc bổ sung thành viên mới: 01 liên. - Danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn: 04 liên.
- Danh sách tổ viên đăng ký mở tài khoản tiền gửi: 01 liên.
Sau khi kiểm tra nhận thấy bộ hồ sơ đã hợp lệ và đầy đủ thì cán bộ tín dụng nhận để thực chuyển sang bước tiếp theo là xét duyệt.
Cán bộ tín dụng sau khi tiếp nhận hồ sơ của bà Nguyễn Thị Phượng từ tổ TK&VV do ông Nguyễn Văn Dũng làm tổ trưởng ngày 12/9/2018 sẽ tiến hành lập Thông báo kết quả phê duyệt cho vay. Dựa vào nhu cầu và khả năng đáp ứng, Ngân hàng đã phê duyệt cho vay 50 triệu đồng, thời hạn 36 tháng. Sau đó trình bộ hồ sơ cho Tổ trưởng Kế hoạch – Nghiệp vụ và Giám đốc (Phó Giám
đốc) xét duyệt. Sau khi kiểm tra lại bộ hồ sơ một lần nữa, Tổtrưởng Kế hoạch – Nghiệp vụ và Giám đốc (Phó Giám đốc) tiến hành ký duyệt vào các giấy tờ cần thiết và chuyển lại cho cán bộ tín dụng.
Ngày 18/9 sau khi nhận được hồ sơ đã xét duyệt cán bộ tín dụng sẽ tiến