án đầu tư tại Quỹ Đầu tư phát triển Bình Định
2.4.1. Kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ Đầu tư phát triển Bình Định Quỹ Đầu tư phát triển Bình Định
2.4.1.1. Kiểm soát nội bộ các khoản thu
Nguồn thu của Quỹ bao gồm: nguồn thu từ hoạt động cho vay dự án đầu tư, hoạt động tín dụng huy động vốn từ các tổ chức tài chính, hoạt động nhận ủy thác. Trong đó, nguồn thu lãi tiền vay từ hoạt động cho vay dự án đầu tư chiếm tỷ lệ rất lớn trong tổng nguồn thu.
Toàn bộ các khoản thu hoạt động cho vay dự án đầu tư đều được nhân viên kế toán thanh toán theo dõi trên tài khoản ngân hàng của Quỹ, tổng hợp báo cáo nộp về cho kế toán trưởng kiểm tra.
Các dự án cho vay đầu tư của Quỹ trong 3 năm 2016 – 2018 gồm:
- Dự án Mở rộng KCN Nhơn Hòa-giai đoạn mở rộng về phía Đông Nam của Công ty cổ phần đầu tư hạ tầng Khu công nghiệp Nhơn Hòa: 38,7 tỷ đồng;
- Dự án Trung tâm thương mại An Nhơn của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Vũ: 28,2 tỷ đồng;
- Dự án Đầu tư xây dựng và kinh chợ Đập Đá của Công ty cổ phần khách sạn Hoàng Yến: 20 tỷ đồng;
- Dự án Nhà máy sản xuất nhiên liệu sinh học rắn Vân Canh của Công ty TNHH Năng lượng sinh học Vân Canh: 23,8 tỷ đồng;
- Dự án Trường Mầm non Cầu Vồng của DNTN Khách sạn Lạc Hồng: 8,1 tỷ đồng;
- Dự án Đầu tư xây dựng kinh doanh khai thác và quản lý chợ Dinh của Công ty TNHH Tiến Thịnh: 8,6 tỷ đồng;
- Dự án Đầu tư xây dựng kinh doanh khai thác và quản lý chợ Dinh giai đoạn 2 của Công ty TNHH Tiến Thịnh: 3 tỷ đồng;
- Dự án Đầu tư xây dựng Nhà máy tái chế và xử lý chất thải nguy hại của Doanh nghiệp tư nhân Hậu Sanh: 8,5 tỷ đồng;
- Dự án Đầu tư xây dựng Nhà máy sản xuất Gạch không nung Phú Lộc của Công ty TNHH Gạch không nung Phú Lộc: 5 tỷ đồng;
- Dự án Đầu tư xây dựng Nhà máy sản xuất Ngói màu không nung của Doanh nghiệp tư nhân Sơn Vũ: 1,4 tỷ đồng;
- Dự án Trường Mầm non Sen Hồng: 12 tỷ đồng;
- Dự án Nhà máy xử lý và chế biến rác thải sinh hoạt của Công ty TNHH chế biến rác thải Duy Anh: 2,1 tỷ đồng;
- Dự án Nhà máy sản xuất nhiên liệu sinh học rắn Vân Canh giai đoạn 2 của Công ty cổ phần Năng lượng Vân Canh, đã cho vay 17,59 tỷ đồng;
- Dự án Cụm du lịch biển xanh của Công ty TNHH Biển Xanh, đã thực hiện giải ngân 10 tỷ đồng;
- Dự án đầu tư xây dựng Khu công viên nghĩa trang Bình Định An Viên của Công ty TNHH xây dựng dịch vụ nghĩa trang An Lộc Phát, đã thực hiện cho vay 35,53 tỷ đồng;
- Dự án Nhà máy sản xuất bao bì thủy tinh Dược phẩm và khí Công nghiệp Thiên Phúc ở Khu Công nghiệp Nhơn Hội của Công ty Cổ phần Công nghiệp mới Thiên Phúc, đã thực hiện cho vay 12,5 tỷ đồng;
- Dự án Khu đô thị Bắc sông Tân An của Công ty TNHH Nam Phát Bình Định, đã thực hiện cho vay 40 tỷ đồng;
(6)
- Dự án đầu tư cải tạo tuyến ống cấp nước qua cầu Thị Nại của Công ty Cổ phần cấp thoát nước Bình Định, đã thực hiện cho vay 12,2 tỷ đồng;
- Dự án đầu tư xây dựng nhà ở xã hội – Chung cư Hoàng Văn Thụ của Công ty Trainco Bình Định, đã thực hiện cho vay 40 tỷ đồng.
Tình hình các khoản thu hồi nợ gốc, nợ lãi của hoạt động cho vay dự án đầu tư của Quỹ trong 3 năm 2016 - 2018 được thể hiện qua bảng sau đây:
Bảng 2.1. Số liệu các khoản thu hoạt động cho vay dự án đầu tư trong 3 năm 2016 – 2018
(ĐVT: tỷ đồng)
STT Nội dung Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Tiền thu nợ gốc 20,82 24,82 28,14 2 Tiền thu lãi cho vay 10,87 11,26 12,83 3 Tiền nợ gốc đến hạn chưa thu 0 0,53 2,12 4 Tiền lãi đến hạn chưa thu 0,16 0,86 0,76
(Nguồn: Tổng hợp từ Quỹ Đầu tư phát triển Bình Định)
Hầu hết các dự án của Quỹ cho vay đều trả nợ gốc và lãi đúng hạn theo hợp đồng tín dụng đã ký kết, tuy nhiên trong 2 năm 2017 và 2018, tình hình nợ gốc và tiền lãi đến hạn chưa thu của một số dự án có chiều hướng tăng. Để làm rõ nguyên nhân cần xem xét việc KSNB các khoản thu tiền lãi, tiền nợ gốc.
* Tổ chức thu tiền lãi, tiền nợ gốc và hạch toán số thu vào sổ sách kế toán tại Quỹ được thực hiện bằng các quy trình sau:
Số tiền lãi thu căn cứ vào hợp đồng tín dụng đã ký giữa Quỹ và khách hàng vay vốn, được kiểm soát thông qua chương trình phần mềm. Thường được thanh toán theo hình thức chuyển khoản như sau:
(3) (2) (4) (5) (1) Người nộp (Khách hàng) Ngân hàng Kế toán thanh toán Nhân viên Tín dụng
Sơ đồ 2.3. Quy trình thu tiền lãi và tiền nợ gốc bằng chuyển khoản
(1) Khách hàng đến đơn vị liên hệ với nhân viên tín dụng để được thông báo số tiền lãi và tiền nợ gốc phải thanh toán.
(2) Khách hàng có thể chuyển khoản hoặc trực tiếp đến ngân hàng được đơn vị mở tài khoản để nộp tiền lãi và tiền nợ gốc.
(3), (4) Kế toán thanh toán sẽ thực hiện ngay việc đối chiếu số thu qua tài khoản ngân hàng, thực hiện in Phiếu Thu cho khách hàng và gửi thông tin để nhân viên tín dụng cập nhật vào Chương trình thu lãi tiền vay, tiền gốc.
(5),(6) Đối chiếu số liệu về tình hình thu phí thông qua chuyển khoản giữa nhân viên tín dụng và kế toán thanh toán, giữa kế toán thanh toán và ngân hàng.
* Dấu hiệu hoạt động kiểm soát trong quy trình:
+ Quy trình thu tiền lãi và tiền nợ gốc bằng chuyển khoản đảm bảo việc thu đúng, thu đủ, thu chính xác thông qua hệ thống các phần mềm.
+ Thủ tục kiểm soát việc thu tiền lãi, tiền nợ gốc được lập trình trên phần mềm và được quản trị phân quyền cho từng đối tượng sử dụng (có mật khẩu truy nhập theo chức danh nghề nghiệp: nhân viên tín dụng, kế toán, lãnh đạo).
+ Có sự phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng đối tượng tham gia vào từng công đoạn trong quy trình như: nhân viên tín dung (kiểm soát 1), kế toán thanh toán (kiểm soát 2), kế toán trưởng (kiểm soát 3), Giám đốc (kiểm soát 4).
+ Số tiền thu được kiểm soát nộp vào quỹ ngay trong ngày, hạch toán vào sổ kế toán và nộp tiền vào ngân hàng.
+ Có đầy đủ chứng từ gốc minh chứng cho hoạt động thu (các Bảng kê, phiếu thu có đầy đủ chữ ký của người nộp, người thu và được phê duyệt)
* Những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình này:
+ Thủ tục kiểm soát tiền lãi và tiền nợ gốc được lập trình trên phần mềm Quản lý nhưng trong quy trình không thể hiện hoạt động kiểm soát chéo giữa nhân viên tín dụng và ngân hàng.
+ Nhân viên tín dụng không kịp cập nhật chính xác tình hình chưa thanh toán khoản vay đến hạn, dẫn đến việc thông báo cho khách hàng số tiền thu lãi và tiền nợ gốc kỳ tiếp theo không chính xác.
2.4.1.2. Kiểm soát nội bộ các khoản chi
Đầu năm, Quỹ sẽ lập kế hoạch chi hoạt động cho vay dự án đầu tư năm đó, trình Hội đồng quản lý xem xét, phê duyệt. Căn cứ vào kế hoạch chi hàng năm vào hoạt động cho vay dự án đầu tư đã được phê duyệt, Quỹ kiểm soát chi.
Bảng 2.2. Số liệu các khoản chi hoạt động cho vay dự án đầu tư trong 3 năm 2016 – 2018
(ĐVT: tỷ đồng)
STT Nội dung Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Chi thanh toán cho cá nhân 2,24 2,46 2,71 2 Chi nghiệp vụ chuyên môn 2,88 5,05 5,74 3 Các khoản chi khác 0,67 0.93 1,03
Tổng cộng 5,79 8,44 9,48
(Nguồn: Tổng hợp từ Quỹ Đầu tư phát triển Bình Định)
Việc kiểm soát chi sẽ được Quỹ kiểm soát dựa trên kế hoạch chi hằng năm, cụ thể như sau:
* Kiểm soát nội bộ nhóm chi thanh toán cho cá nhân:
- Kiểm soát nội bộ các khoản chi tiền lương, tiền công
Là công việc xác định tất cả các chế độ, quy định của nhà nước (hệ số ngạch, bậc, thâm niên vượt khung,…) cho từng cán bộ viên chức và người lao động để xây dựng bảng lương và xác định nguồn chi trả lương. Quỹ thực hiện chi trả lương theo thời gian, kỳ trả lương theo tháng. Thời gian làm việc của người lao động được xác định theo Bảng chấm công.
Công tác chi trả lương được thực hiện tại phòng Tài chính – Kế hoạch vào ngày cuối tháng theo quy trình sau:
(2) (1) (5) (3) Trưởng phòng nghiệp vụ Kế toán tiền lương Kế toán trưởng, Giám đốc
Sơ đồ 2.4. Quy trình thanh toán tiền lương, tiền công
(1) Vào ngày cuối tháng, Trưởng phòng nghiệp vụ sẽ lập Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ; chuyển Bảng chấm công cho Kế toán tiền lương lập Bảng lương
(2) Kế toán tiền lương căn cứ vào số ngày công, số giờ làm thêm, hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên tính toán số tiền lương được hưởng theo các quy định của nhà nước, tính toán số tiền các khoản người lao động phải đóng góp (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân,…) để lập Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ.
(3) Bảng lương sau khi lập được chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt, xác định nguồn kinh phí để chi trả và chuyển cho Giám đốc ký duyệt chi. Bảng lương sau khi phê duyệt được chuyển cho kế toán tiền lương làm thủ tục chi lương (bằng chuyển khoản).
(4) Kế toán tiền lương thông báo đến CBVC và người lao động đến phòng Tài chính – Kế hoạch, để CBVC và người lao động đều phải ký xác nhận vào bảng lương sau khi đã thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng.
(5),(6) Sau khi nhận lương, CBVC và người lao động có thể kiểm tra đối chiếu trực tiếp Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ với thực tế của bản thân. Nếu phát hiện sự không phù hợp thì kịp thời liên hệ với Trưởng phòng nghiệp vụ và kế toán tiền lương để được xử lý.
* Dấu hiệu của hoạt động kiểm soát trong quy trình:
+ Cách tính tiền lương cho cán bộ viên chức, tiền công cho nhân viên hợp đồng và tiền lương làm thêm giờ được quy định rất cụ thể, chặt chẽ trong Quy chế chi tiêu nội bộ.
+ Quá trình tính lương, chi trả lương được thực hiện công khai, minh bạch theo đúng các bước theo quy trình. Cán bộ viên chức và người lao động giám sát, kiểm tra đối chiếu khi ký nhận vào Bảng lương.
+ Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm: người chấm công (Trưởng phòng nghiệp vụ) khác với người tính lương (kế toán tiền lương); người tính lương khác với người trả lương (ngân hàng).
+ Có sự kiểm tra của Kế toán trưởng về phương pháp tính lương và kiểm soát của Giám đốc thông qua quá trình kiểm tra, ký duyệt;
* Những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình này:
+ Việc chấm ngày công làm việc và thời gian làm thêm giờ của toàn bộ cán bộ viên chức người lao động do một mình Trưởng phòng nghiệp vụ thực hiện nên có lúc không đầy đủ, chính xác và kịp thời.
+ Kế toán tiền lương khi tính lương và các khoản phải nộp vẫn có sự sai sót do không cập nhật kịp thời tình hình nhân sự trong kỳ tính lương.
- Kiểm soát nội bộ khoản chi tiền thưởng cuối năm
Quy trình xét duyệt, xếp loại mức được hưởng được quy định cụ thể trong Quy chế chi tiêu nội bộ của Quỹ.
Công tác thanh toán thu nhập tăng thêm được thực hiện theo quy trình sau:
Sơ đồ 2.5. Quy trình chi tiền thưởng cuối năm
(1) Trong đầu tuần của tháng đầu năm, CBVC và người lao động tự đánh giá xếp loại kết quả công tác và các hoạt động khác của bản thân trong quý theo các tiêu chuẩn, thang điểm xếp loại vào Bảng tự xếp loại cá nhân.
Các phòng nghiệp vụ
Hội đồng thi đua khen thưởng Cán bộ viên chức, người lao động Giám đốc Bộ phận kế toán (2) (1) (5) (3 ) (4) (6)
(2) Các phòng nghiệp vụ tổ chức họp đánh giá xếp loại để tập thể CBVC trong phòng thực hiện đánh giá, nhận xét đối với từng cá nhân. Riêng đối với lãnh đạo đơn vị (Giám đốc, Phó giám đốc) thì không tham gia trực tiếp đánh giá tại các phòng nghiệp vụ mà chỉ gửi Bảng tự xếp loại cá nhân đến các phòng nghiệp vụ để CBVC đánh giá. Kết quả họp đánh giá xếp loại CBVC được chuyển đến Hội đồng thi đua khen thưởng của Quỹ xem xét.
(3) Từ kết quả xếp loại của các phòng nghiệp vụ, trong tuần thứ hai của năm Hội đồng thi đua khen thưởng sẽ họp để tổng kết việc xếp loại. Hội đồng thi đua khen thưởng có quyền xếp loại cao hơn hoặc thấp hơn đối với những trường hợp cụ thể so với kết quả của phòng và chuyển kết quả cho Bộ phận kế toán xây dựng phương án chi trả tiền thưởng cuối năm.
(4) Kết quả xếp loại và phương án chi tiền thưởng cuối năm sẽ được trình Giám đốc phê duyệt. Giám đốc là người quyết định cuối cùng đối với việc xếp loại và chi trả tiền thưởng cuối năm cho CBVC và người lao động. Kết quả xếp loại và phương án chi trả thu nhập tăng thêm sau khi được Giám đốc phê duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán làm các thủ tục phân phối tiền thưởng cuối năm cho CBVC.
(5) Thủ quỹ thông báo đến CBVC và người lao động đến phòng Tổng hợp hành chính nhận tiền thưởng cuối năm. Khi nhận tiền thưởng cuối năm, CBVC và người lao động đều phải ký xác nhận vào Bảng thanh toán tiên thưởng cuối năm.
* Dấu hiệu của hoạt động kiểm soát trong quy trình:
+ Các tiêu chí đánh giá xếp loại, các hệ số lương được hưởng, mức hưởng được quy định rất cụ thể trong Quy chế chi tiêu nội bộ.
+ Quá trình xét duyệt theo trình tự các bước được thực hiện công khai, minh bạch theo đúng các tiêu chí đã quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ.
+ Việc kiểm tra, kiểm soát của nhà quản lý được thể hiện rõ thông qua sự phê chuẩn ký duyệt của Giám đốc đối với kết quả xếp loại và phương án chi trả tiền thưởng cuối năm.
* Những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình này:
+ Cách tính tiền thưởng cuối năm tại Quỹ chưa thể hiện được tính công bằng đối với các CBVC cùng có một chức danh nghề nghiệp như nhau. Cụ thể, trong công thức tính tiền thưởng cuối năm có xét yếu tố thâm niên công tác đối với một số đối tượng như đơn vị nhà nước, không chú trọng sâu vào hiệu quả đạt được so với chỉ tiêu kế hoạch các nhân đã đề ra đầu năm trước.
+ Việc đánh giá xếp loại CBVC tại các phòng nghiệp vụ thực hiện chưa chính xác tại yếu tố đảm bảo ngày giờ công nên khi tổ chức đánh giá xếp loại không quy định trưởng phòng nghiệp vụ phải tham khảo bảng chấm công.
+ Việc bình xét tiền thưởng còn mang nhiều yếu tố cảm tính nể nang, đối với CBVC vi phạm nội quy quy chế trong đơn vị bị nhắc nhở nhiều lần nhưng không có sự chuyển biến thì xử lý chưa nghiêm khắc không có tính răn đe, đối với những CBVC thực hiện tốt nhiệm vụ chưa có sự động viên khen thưởng kịp thời.
* Kiểm soát nội bộ nhóm chi nghiệp vụ chuyên môn
- Kiểm soát nội bộ chi thanh toán dịch vụ công cộng
+ Kiểm soát nội bộ chi thanh toán tiền điện, nước, rác thải
Căn cứ để kiểm soát nội bộ là hóa đơn tiền điện, tiền nước, rác thải của đơn vị