3.2.1.1. Hoàn thiện thủ tục và quy trình kiểm soát nội bộ các khoản thu
- Xử lý kết nối đồng bộ các phần mềm quản lý nhằm mục đích giúp cho bộ phận kế toán có thể theo dõi trực tuyến, kiểm soát được chính xác số liệu từ hoạt động thu tiền lãi và tiền nợ gốc của khách hàng, cập nhật số liệu và báo cáo nhanh chóng, kịp thời khi được lãnh đạo đơn vị yêu cầu. Giải pháp thực hiện: phải kết nối được cơ sở dữ liệu giữa các chương trình phần mềm có bản quyền đơn vị đang sử dụng là: phần mềm quản lý thu tiền lãi, tiền nợ gốc và phần mềm kế toán chuyên dụng của Quỹ. Do đây là các phần mềm có bản quyền nên đơn vị cần phải có văn bản đề nghị các đơn vị cung cấp phần mềm phối hợp, chia sẽ thông tin để kết nối các cơ sở dữ
(7)
(1) (5)
- Hoàn thiện quy trình thu tiền lãi và tiền nợ gốc của khách hàng nhằm mục đích: tăng cường khả năng tự kiểm tra, kiểm soát của quy trình, thực hiện được mục tiêu thu đúng, thu đủ; kịp thời phát hiện được các thiếu sót cũng như gian lận (nếu có) của nhân viên tín dụng và sửa chữa các sai sót về thông tin của khách hàng. Giải pháp thực hiện: kế thừa 6 bước thực hiện trong quy trình hiện có, bổ sung thêm 2 hoạt động kiểm soát chéo vào bước (7) và bước (8), cụ thể: do tiền lãi và tiền nợ gốc của khách hàng được định dạng theo cơ sở nên cần có hoạt động kiểm soát chéo giữa nhân viên tín dụng và ngân hàng cập nhật dữ liệu phương tiện sau khi ngân hàng đã nhận được chuyển khoàn của khách hàng; đồng thời kế toán thanh toán theo dõi, đối chiểu trùng khớp các số liệu trên phần mềm, cuối ngày báo cho kế toán trưởng và lãnh đạo.
Sơ đồ 3.1. Hoàn thiện Quy trình thu tiền lãi, tiền nợ gốc của khách hàng
3.2.1.2. Hoàn thiện thủ tục và quy trình kiểm soát nội bộ các khoản chi
- Hoàn thiện quy trình tiền lương nhằm mục đích: kiểm soát chặt chẽ và xác định đúng ngày giờ công, số giờ làm thêm của CBVC; kiểm soát đảm bảo các thông tin nhân sự được cập nhật kịp thời trong kỳ tính lương như: về mức lương, chức danh, các mức phụ cấp,…; tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận tham gia trong quy trình; giảm thiểu thấp nhất các sai sót, gian lận. Giải pháp thực hiện như sau:
+ Kế thừa 6 bước trong quy trình hiện có, bổ sung thêm 2 bước và một số sự điều chỉnh, cụ thể: (1) đầu tháng, nhân viên phụ trách chấm công tại phòng nghiệp vụ
(3) (4) (2) (6) (8) Người nộp (khách hàng) Ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán trưởng, Lãnh đạo Nhân viên Tín dụng
(1) (2)
(8)
theo dõi chấm công Bảng chấm công của phòng, nhân viên được phân công làm thêm phải lập Giấy báo làm thêm, sau đó đối chiếu Bảng chấm công giữa người phụ trách chấm công và CBVC, người lao động; (2) trưởng phòng nghiệp vụ phải kiểm soát và ký xác nhận vào các Bảng chấm công, Giấy báo làm thêm giờ chuyển cho Phòng Tài chính – Kế hoạch; (3) căn cứ vào đó Phòng Tài chính – Kế hoạch lập: Bảng tổng hợp ngày công lao động, Bảng tổng hợp chấm công làm thêm giờ, Bảng tổng hợp tình hình thay đổi nhân sự trong tháng, kèm theo: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, Giấy xin nghỉ việc không hưởng lương, Giấy nghỉ phép năm,… (nếu có) chuyển cho kế toán tiền lương để làm cơ sở tính lương; (4) Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Báo cáo tình hình tăng giảm quỹ tiền lương trong thángtrong đó ghi rõ nguyên nhân tăng, giảmchuyển cho kế toán trưởng vào ngày 3; (5) Kế toán trưởng kiểm tra, rà soát, ký duyệt trước khi trình Giám đốc; (6) việc trả lương cho CBVC sẽ được thực hiện trong ngày thông qua ngân hàng; (7), (8) mọi thắc mắc của CBVC và người lao động sẽ được Kế toán tiền lương và Trưởng phòng nghiệp vụ giải đáp.
+ Đề xuất với lãnh đạo đơn vị cho phép sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có thể kết nối với phần mềm kế toán hiện đang sử dụng.
Sơ đồ 3.2. Hoàn thiện Quy trình thanh toán tiền lương, tiền công
3.2.2. Hoàn thiện các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ Đầu tư phát triển Bình Định