2.4.2.1 Quản lý giám sát và văn hóa kiểm soát
Đối với thành tố Quản lý giám sát và văn hóa kiểm soát được chia thành 2 thành phần là Cách quản lý và điều hành của Ban Giám đốc; Đạo đức và năng lực của nhân viên.
Đối với thành phần Cách quản lý và điều hành của BGĐ, hiện tại Quỹ đã có những văn bản quy định về cơ cấu tổ chức bộ máy, trình độ chuyên môn của người được bổ nhiệm làm Hội đồng quản lý, BGĐ…được UBND tỉnh quy định và đã được thực hiện tại Quỹ, tuy nhiên vẫn còn có một số bất cập:
BGĐ có quan tâm đến việc kiểm soát hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ nhưng còn ở mức chưa cao
BGĐ đã tuân thủ tốt các quy định nhà nước trong việc bổ nhiệm lãnh đạo và quản lý, điều hành Quỹ trong hoạt động cho vay dự án đầu tư thực tế Quỹ có những văn bản quy định về quy chế cho vay tuy nhiên chưa hoàn thiện đối với những văn bản nội bộ yêu cầu mô tả công việc chi tiết về hoạt động cho vay dự án đầu tư.
Những văn bản cụ thể này hỗ trợ cho Giám đốc giám sát mọi hoạt động của Quỹ Đầu tư, đảm bảo toàn bộ nhân viên thực hiện đúng nội quy và quy chế. Kiểm tra, kiểm soát các hoạt động cho vay vốn tín dụng đầu tư các dự án trong việc chấp hành đúng thủ tục, các quy định Luật kinh tế, Luật kế toán, Luật kiểm toán, các văn bản hướng dẫn của cơ quan ban hành ngăn ngừa các hành vi lừa đảo và cần có hoàn thiện, bổ sung các quy định nội bộ tại Quỹ.
Đối với thành phần Đạo đức và năng lực của nhân viên, Quỹ có Quyết định số 30/QĐ-QĐTPT ngày 16/6/2017 quy định chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của công chức, viên chức và người lao động tại Quỹ Đầu tư phát triển tỉnh Bình Định, định kỳ hàng năm Quỹ có ban hành các tiêu chí đánh giá, phân loại, xếp hạng để bình bầu thi đua, khen thưởng. Nhân viên được tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ, được phân công nhiệm vụ rõ ràng và đúng quy định của nhà nước.
Tuy vậy, các vấn đề nêu trên vẫn còn chưa được quan tâm đúng mức, vẫn còn những hạn chế trong việc thi hành các và triển khai các quyết định cho vay vốn TDĐT của Quỹ.
Quỹ đã có sự quan tâm tới việc phân cấp lãnh đạo và bố trí nhân viên. Từng cán bộ, cũng như từng phòng ban đều được bố trí sắp xếp và có sự phân công chức năng nhiệm vụ. Từ đó, có thể thấy rằng việc bố trí cán bộ vào vị trí là khá hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn và với công việc đảm nhiệm, hạn chế được sự chồng chéo trong khi giải quyết công việc do sự phân công giữa các bộ phận, phòng ban, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra kiểm soát lẫn nhau. Nhưng bên cạnh đó cũng cho rằng một số cán bộ trong cơ cấu chưa đủ năng lực để hoàn thành trách nhiệm công việc. Nguyên nhân là do kinh nghiệm thâm niên công tác của cán bộ chưa nhiều, kiến thức và trình độ còn hạn chế để kiểm soát và giải quyết công việc được cao. Nhìn chung, giữa các phòng có sự phân công công việc vụ thể hỗ trợ cho việc kiểm tra kiểm soát và cũng như việc thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các cấp khá tốt. Nhưng bên cạnh đó cần hoàn thiện tốt hơn về việc thực hiện tuyển dụng, bố trí, điều động và đề bạt nhân sự có thực hiện bằng văn bản, tuy nhiên việc thực hiện đó được thể hiện bằng văn bản chưa được rõ ràng cụ thể.
Quỹ đã tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ có nhu cầu học tập nâng cao cũng như việc chuyển đổi văn bằng, học thêm văn bằng 2, cao học để ngày càng phục vụ tốt chuyên môn, nâng cao hiệu quả thực tế Công tác kiểm soát nội bộ của Quỹ được chỉ đạo thông qua chủ yếu bằng văn bản hướng dẫn, chưa thường xuyên tiếp xúc trực tiếp cán bộ nhân viên. chế độ tiền lương, chính sách khen thưởng và khích lệ nhân viên được chú trọng.
2.4.2.2. Ghi nhận và đánh giá rủi ro
Tại Quỹ hoạt động đánh giá rủi ro gần như được tham mưu bởi phòng Thẩm định – Đầu tư. Với chức năn nhiệm vụ được giao, phòng Thẩm định – Đầu tư có nhiệm vụ đánh giá bước đầu các rủi ro mà Quỹ có thể gặp phải khi quyết định cho vay vốn TDĐT trước khi trình lên BGĐ và HĐQL Quỹ xem xét lại và ra quyết định cuối cùng.
Tuy nhiên, trong thực tế triển khai việc ghi nhận và đánh giá rủi ro tại Quỹ vẫn còn một số tồn tại cần làm tốt hơn.
Quỹ quan tâm đến việc nhận dạng rủi ro nhưng chỉ giao phần lớn trách nhiệm cho phòng Thẩm định – Đầu tư tham mưu, đề xuất. Mặc dù, về trình độ chuyên môn và năng lực của các nhân viên phòng Thẩm định – Đầu tư được đánh giá khá cao, Quỹ đánh giá về mức độ quan tâm đến việc phân tích, đánh giá rủi ro và hoạt động cho vay của BGĐ, chứng tỏ trong các nghiệp vụ.
Quỹ có sự đánh giá khả quan trong công tác đánh giá rủi ro tại Quỹ ở các khía cạnh phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro, nhận diện rủi ro, truyền đạt đến các phòng ban… Tuy vậy, thực tế việc đánh giá và đưa ra các biện pháp phòng ngừa rủi ro là kịp thời nhưng đôi lúc lại bị phớt lờ bời BGĐ hoặc HĐQL Quỹ; hay việc truyền đạt thông tin đến các phòng ban là chính xác nhưng không kịp thời hoặc chỉ mang tính tham khảo mà không có phản hồi lại từ các phòng ban khác.
Một thực tế khác là đặc thù Quỹ cho vay với các dự án có thời gian tương đối dài nên phát sinh rất nhiều rủi ro đối với quá trình hoạt động nhưng nguồn nhân lực không đủ để phân tích và đánh giá các rủi rỏ xảy ra liên tục trong quá trình triển khai cho dự án vay vốn nên đôi lúc còn bị động trong việc đánh giá rủi ro tại Quỹ.
2.4.2.3. Hoạt động kiểm soát và phân chia nhiệm vụ
Thực tế tại Quỹ có Ban kiểm soát thực hiện chức năng Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách chế độ và nghiệp vụ hoạt động của Quỹ Đầu tư phát triển địa phương, nhằm bảo đảm hiệu quả hoạt động và an toàn tài sản của Quỹ đầu tư phát triển địa phương; Lập kế hoạch thực hiện và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công tác giám sát, kiểm tra trước Hội đồng quản lý; Trình bày báo cáo, kiến nghị của mình về kết quả kiểm soát, kết quả thẩm định về quyết toán tài chính tại các cuộc họp của Hội đồng quản lý nhưng không tham gia biểu quyết.
Bên cạnh đó việc kiểm tra giám sát hoạt động thông qua các hóa đơn chứng từ, hợp đồng kinh tế, số sách kế toán cũng được phân chia cho rành mạch cho các bộ phận, đảm bảo hoạt động của Quỹ diễn ra trơn tru và chặc chẽ.
Về hoạt động kiểm soát hầu hết là tốt và rất tốt. Quỹ kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ cho vay vốn. Kiểm soát sự đầy sự đầy đủ, chất lượng, nội dung báo cáo thẩm định cho việc cấp tín dụng, định giá tài sản đảm bảo, thủ tục thực hiện, số tiền vay. Kiểm soát các chứng từ giải ngân, mục đích sử dụng và điều kiện giải ngân.
Quỹ có lập chứng từ, hóa đơn và hợp đồng kinh tế cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh của hoạt động cho vay vốn và chứng từ, hóa đơn và hợp đồng kinh tế của hoạt động cho vay vốn có được kiểm soát ký duyệt. Tuy nhiên vẫn còn chứng từ, hóa đơn chưa được lập đầy đủ và cũng như kiểm soát chặt chẽ để ký duyệt. Vì vậy, Quỹ cần phải xem xét kiểm tra quá trình hoạt động của các cán bộ tại các bộ phận để giải quyết các sai sót.
Việc kiểm tra, kiểm soát chưa tuân thủ chính xác theo quy trình cụ thể chi tiết, cũng như kiểm tra, kiểm soát theo định kỳ, chưa được thực hiện thường xuyên và đột xuất nhiều.
Vào cuối 6 tháng và cuối năm, Phòng Tín dụng - Ủy thác phối hợp với Phòng Tài chính – Kế hoạch chỉ thực hiện đối chiếu dư nợ vay với khách hàng và Phiếu đối chiếu dư nợ vay theo mẫu do Quỹ quy định.
Tại Quỹ kiểm soát tính xác thực của hồ sơ đề nghị vay vốn của khách hàng gửi bằng việc đối chiếu bản sao và bản chính. Quá trình thẩm định hoạt động cho vay vốn có Giám đốc trực tiếp đi thẩm định những vẫn chưa được thể hiện qua biên bản. Vì vậy, Quỹ cần phải thực hiện đầy đủ các văn bản và cũng như thông tin cụ thể trước khi đi thẩm định cho toàn bộ cán bộ tại Quỹ nhận được thông tin để tránh các rủi ro sai sót, cũng như hiểu lầm.
Hoạt động kiểm soát có áp dụng ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Dưới sự phân công của các cán bộ tại Quỹ, cán bộ nắm được cụ thể công việc được giao, chủ động thực hiện và báo cáo kết quả công việc lên cấp quản lý, trong quá trình thực hiện luôn có sự kiểm soát của các cấp trên nhằm đảm bảo đúng quy trình đến từng cán bộ, tuy nhiên vẫn còn tồn tại việc giao nhiều nhiệm vụ cùng lúc
cho một người, vấn đề này cần được khắc phục để đảm bảo hoạt động kiểm soát được khách quan.
Định kỳ hàng năm có thực hiện rà soát, đánh giá lại hiệu quả khai thác các dự án đầu tư, hiệu quả việc sử dụng vốn vay của khách hàng. Kết thúc mỗi lần kiểm tra thì cán bộ Tín dụng phải lập biên bản kiểm tra và phải báo cáo ngay khi khách hàng sử dụng vốn sai mục đích.
Trước khi cho vay Quỹ đã thực hiện quy trình kiểm soát các thủ tục giấy tờ, chứng từ… bên cạnh đó định kỳ, cán bộ Tín dụng tiến hành phân tích báo cáo tài chính và xếp hạng lại khách hàng để phát hiện kịp thời sự sụt giảm khả năng thanh toán từ đó đưa ra các biện pháp xử lý như yêu cầu khách hàng bổ sung tài sản đảm nợ vay nhưng trong thực tế việc làm này vẫn còn hạn chế
và mang tính đối phó.
2.4.2.4. Thông tin và truyền thông
Hiện tại, Quỹ có hệ thống thông tin truyền thông cho nội bộ thông qua email nội bộ, thông tin cho bên ngoài có Website, liên thông về văn bản tới các đơn vị hành chính có Idesk, và quản lý dữ liệu cho vay, tài chính có phần mềm ….
Cơ bản hiện tại Quỹ có hệ thống thông tin đầy đủ có thể giúp cho hoạt động của Quỹ được diễn ra đồng bộ và cung cấp đẩy đủ các thông tin cho nhà quản trị, các nhân viên và các đơn vị liên quan.
Hệ thống thông tin được chia làm 3 phần là thu thập thông tin, hệ thống quản lý thông tin và truyền thông.
Thành phần thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin của Quỹ liên quan đến hoạt động cho vay vốn được thu thập từ bên trong và bên ngoài một cách tích cực, đáp ứng nhu cầu nhận định về các rủi ro.
Quỹ thực hiện đảm bảo việc chấp hành các chế độ kế toán, hạch toán theo quy định có hệ thống thông tin về tài chính, về các mặt hoạt động và tình hình tuân thủ trong việc tổ chức thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, thường xuyên hay đột xuất theo quy định.
sàng lọc, kiểm chứng thực tế để phục vụ cho công tác thẩm định dự án, ra quyết định cho vay và quản trị điều hành.
Mặt khác, các quy định, quy chế hoạt động của Quỹ đều được cụ thể hoá bằng văn bản rõ ràng và truyền đạt trong toàn đơn vị. Các hệ thống báo cáo được thiết kế theo trình tự biểu mẫu rõ ràng để thể hiện đầy đủ các thông tin, số liệu cần báo cáo, công tác thông tin, truyền báo cáo số liệu luôn được thực hiện liên tục, kịp thời và dễ nắm bắt.
Tuy nhiên, Quỹ cũng chưa thiết lập báo cáo riêng như báo cáo về nguồn vốn, tín dụng của toàn cán bộ ngoài những báo cáo theo quy định.
Thành phần hệ thống quản lý thông tin: Vai trò của hệ thống quản lý thông tin rất quan trọng trong hoạt động cho vay vốn dự án đầu tư vì những thông tin này mang tính lâu dài và số lượng thông tin ngày càng nhiều. Các thông tin cần thiết trong chu trình cho vay bao gồm:
Thông tin về hoạt động, bao gồm: tổng số vốn cho vay số dự án/phương án vay và danh mục đối tượng vay vốn.
Thông tin về tài chính, bao gồm: số vốn giải ngân trong kỳ, số thu nợ (lãi và gốc), số nợ khó thu, phân loại các khoản nợ vay và tình hình xử lý nợ.
Thông tin về tính tuân thủ: bao gồm các quy định, nội quy về công việc, tài chính, chế độ thu, chi và kỷ luật, hạch toán trong nghiệp vụ cho vay theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính quy định.
Thực trạng về hệ thống quản lý thông tin tại Quỹ hiện tại được BGĐ quan tâm, tuy vậy trong việc thực thi đối với từng nhân viên còn hạn chế trong các khâu bảo mật và việc sử dụng dữ liệu cung cấp cho cấp trên. (dữ liệu được lưu trữ an toàn, được trích xuất dễ dàng , có bảo mật nghiêm ngặt việc truy cập vào hệ thống máy tính và hệ thống thông tin đáo ứng như cầu của các nhà quản lý.)
Thành phần truyền thông: Hệ thống truyền thông của Quỹ là qua mạng nội bộ trên các máy tính được kết nối với nhau. Thông tin được chỉ đạo cập nhật từ bên trong và bên ngoài, được thực hiện từ từng cán bộ tín dụng, thẩm định, các phòng nghiệp vụ tại Quỹ cho đến các ban, phòng; những thông tin thu thập được xử lý và cung cấp cho người có trách nhiệm. Cán bộ Quỹ đã cập nhật được thông tin cả
bên trong và bên ngoài liên quan đến hoạt động cho vay vốn trên mạng nội bộ của Quỹ. Nhờ vậy, nhân viên, cán bộ đều tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị về công việc.
Quỹ đã thành lập đường dây nóng qua số điện thoại của Ban Giám đốc và lắp đặt hòm thư góp ý ở tất cả các phòng để tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng, nhân viên để tăng cường khả năng kiểm soát. Tuy nhiên, do đặc thù công việc giải quyết của Ban Giám đốc nhiều, đôi khi nhân viên khi có nguyện vọng hay muốn trình bày công việc chi tiết hơn chỉ thông qua giấy tờ nên nội dung truyền đạt sẽ không được chi tiết.
Quỹ thường xuyên cập nhật các thông tin từ phía khách hàng, có sự đối chiếu với dữ liệu của đơn vị và sự phản hồi kịp thời từ bộ phận kiểm soát của Quỹ
2.4.2.5. Giám sát hoạt động và điều chỉnh sai sót
Với đặc điểm hoạt động cho vay dự án đầu tư của Quỹ Đầu tư phát triển, việc giám sát được thực hiện bao gồm công tác giám sát thường xuyên các hoạt động cũng như thực hiện các giám sát định kỳ.
Giám sát thường xuyên được thực hiện thông qua việc thu thập thông tin, kiểm tra, xử lý và điều chỉnh kịp thời trong các hoạt động:
Các báo cáo số liệu được đối chiếu giữa các bộ phận chức năng trước khi ký ban hành.
Phòng kiểm tra có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên nghiệp vụ cho vay từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng của nghiệp vụ.
Các phản hồi từ phía cán bộ nhân viên đối với cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ công tác. Các phản hồi từ phía khách hàng vay vốn, các doanh nghiệp trên địa