(4) (3) (7) (5) Trưởng phòng nghiệp vụ Phòng Tài chính – Kế hoạch,Kế toán tiền lương Kế toán trưởng, Giám đốc CBVC, người lao động Ngân hàng Nhân viên phụ trách chấm công tại phòng nghiệp vụ (6)
Quản lý giám sát và văn hóa kiểm soát là nhân tố chính ảnh hưởng tới hoạt động kiểm soát của đơn vị. Một môi trường làm việc tốt, văn minh, khoa học là động lực để các cán bộ nhân viên nổ lực, phát huy năng lực trí tuệ để hoàn thành tốt các công việc, từ đó ngăn chặn được mọi hành vi vi phạm đạo đức, hạn chế được các cơ hội gian lận của cán bộ nhân viên. Các thủ tục kiểm soát cho dù có chặt chẽ đến đâu nhưng sẽ không hữu hiệu và đạt hiệu quả nếu đặt trong một môi trường kiểm soát yếu kém.
Hoàn thiện quản lý giám sát và văn hóa kiểm soát nhằm giúp nhà quản lý nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của hệ thống KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ từ đó mà họ có quan tâm thích đáng đến việc thiết kế, vận hành các quy định, chính sách và thủ tục kiểm soát ở mọi khâu, mọi cấp phòng ban trong Quỹ.
Về cách quản lý và điều hành của BGĐ
Nguyên tắc muốn hoàn thiện thì phải xuất phát từ nhận thức rõ ràng, đúng đắn và phong cách điều hành của Ban Giám đốc về hệ thống KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ.
- Nâng cao nhận thức của Ban Giám đốc về vai trò quan trọng của hệ thống KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ cũng như yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB:
Tham gia các lớp bồi dưỡng kiến thức và tìm hiểu tầm quan trọng của hệ thống KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ đối với hiệu quả hoạt động kinh doanh đối với BGĐ. Thông qua các lớp học này, BGĐ sẽ hiểu rõ được vai trò của hệ thống KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ, từ đó có cách thức tổ chức và vận hành hệ thống KSNB khoa học, phù hợp với đặc thù của Quỹ.
Tổ chức các buổi Hội thảo, Hội Nghị, thành lập diễn đàn tạo điều kiện cho cả BGĐ và toàn thể cán bộ của Quỹ tham gia, cùng nhau cung cấp, trao đổi, cập nhật kiến thức hệ thống KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ, để từ nhân viên đến BGĐ hiểu được tầm quan trọng của hệ thống KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ, giúp Ban giám đốc duy trì một hệ
thống KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ khuôn mẫu và hữu hiệu.
Giám đốc cần yêu cầu các Phòng ban cập nhật các văn bản hiện hành về hệ thống KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ do Bộ Tài chính, UBND tỉnh Bình Định hay Quỹ ban hành, sửa đổi bổ sung vào một thư mục đặt tên “Tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ” trong ổ văn bản đến trên hệ thống mạng nội bộ của Quỹ để toàn thể cán bộ đều có thể đọc, tìm hiểu, nghiên cứu, qua đó cán bộ hiểu được vai trò của hệ thống KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ và thực hiện tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, phòng kiểm tra KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ, các phòng ban nâng cao kiến thức phục vụ công tác kiểm soát nhanh, chính xác, khoa học. Với cách này, Quỹ vừa tiết kiệm chi phí lại vừa đáp ứng được việc cung cấp kiến thức về KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ cho cán bộ đầy đủ nhất, có hệ thống nhất.
- Về phong cách điều hành và tổ chức của nhà quản lý:
Ban lãnh đạo cần nghiêm ngặt hơn nữa trong khi thực hiện ký, phê duyệt các chứng từ, đưa ra các quyết định. Luôn thể hiện tinh thần thái độ cẩn trọng, nghiêm túc, tính chính trực, linh hoạt trong mọi công việc để nêu gương cho cán bộ, nhân viên trong đơn vị. Ngoài ra ban lãnh đạo cần nhấn mạnh và giải thích rõ quan điểm, triết lý điều hành, vai trò của mình trong mọi hoạt động, mọi chính sách để nhân viên có thể hiểu, nắm bắt và thực hiện tốt.
Xây dựng các quy chế quản lý hoạt động cho vay theo một chuẩn mực nhất định, thông qua cải cách thủ tục hành chính, thực hiện cơ chế một cửa liên thông, xây dựng quy trình tiếp nhận và quản lý hồ sơ để giám sát, kiểm tra nhân viên. Thiết lập bộ phận quản trị tín dụng để nhận diện rủi ro tín dụng một cách có hệ thống và có các giải pháp xử lý rủi ro hiệu quả hơn.
Bộ máy tổ chức của Quỹ có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của Quỹ. Bộ máy tổ chức của Quỹ là một cỗ máy vận hành toàn bộ hoạt động của Quỹ. Do đó để công tác điều hành công việc được thuận lợi và phát huy được hết khả năng
có điều kiện phát huy được hết năng lực của mình, tạo ra sức mạnh tổng hợp và đồng đều cho toàn bộ máy.
Cần sắp xếp, bố trí, phân công nhân sự một cách khoa học và hợp lý hơn. Giữa các cá nhân trong phòng phân chia công việc đồng đều, không để tình trạng phân công cho một nhân sự lại làm quá nhiều vì thấy họ có năng lực hơn. Nếu phân việc không đồng đều sẽ khiến các bộ bị áp lực trong quá trình làm việc dễ bị xảy ra sai sót. Phân chia hợp lý, tránh tình trạng quá tải vừa đảm bảo chất lượng công việc, vừa có thời gian nghiên cứu, học hỏi thêm nghiệp vụ; các phòng ban, các cá nhân có điều kiện và thời gian hỗ trợ nhau giải quyết công việc nhanh gọn và hiệu quả.
Cần xây dựng những quy trình, bảng mô tả công việc cho từng hoạt động cụ thể đảm bảo tính đồng bộ, chính xác và khoa học. Đồng thời, bảng mô tả công việc sẽ quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho từng vị trí làm việc và cụ thể được thể hiện bằng văn bản gửi tới các phòng ban, từng cá nhân để tránh tình trạng công việc chồng chéo về quyền lợi và nghĩa vụ của các phòng ban và từng cá nhân.
Hoàn thiện bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ:
Đặc biệt đối với cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì đòi hỏi phải đào tạo về kiến thức kiểm tra, kiểm soát, pháp luật và các thông lệ quốc tế, hiểu biết vĩ mô về quản lý nhà nước trên lĩnh vực tiền tệ tín dụng.
Cần phải nâng cao các kỹ năng, sự nhạy bén, linh hoạt để phát hiện những giao dịch bất thường hoặc dấu hiệu của gian lận, sai sót trong những giao dịch hàng ngày, nhận biết chứng từ giả, chữ ký giả…
Đạo đức và năng lực của nhân viên
Yếu tố nhân viên cũng chính là một trong những nguyên nhân gây ra các gian lận, các rủi ro, sai sót nhưng cũng là nền tảng để phát triển, vận hành tốt hoạt động kiểm soát nội bộ. Mỗi nhân viên thực sự phát huy hết năng lực của mình cho công việc chỉ khi bản thân được làm việc trong một môi trường tốt, có đủ điều kiện vật chất và tinh thần thoải mái. Vì vậy chính sách nhân sự tốt là yếu tố cơ bản để phát huy hiệu quả, năng suất lao động. Vì vậy Quỹ cần xây dựng đội ngũ nhân viên có
kinh nghiệm, tăng cường công tác kiểm tra chuyên môn, công tác đào tạo. Đồng thời khuyến khích cán bộ nhân viên học tập, tìm hiểu kiến thức khoa học trên mọi lĩnh vực, đặc biệt về pháp luật và đặc thù riêng của các ngành kinh tế. Thường xuyên hơn trong việc tổ chức các buổi giao lưu, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm cho lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong đơn vị và các đơn vị bạn.
Cụ thể cần đào tạo cho cán bộ mới tuyển dụng trong giai đoạn thử việc, trước khi nhận vào công tác chính thức. Cho nhân viên tham gia các lớp đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ tín dụng, thẩm định, thanh toán, kế toán mỗi khóa học lại tiến hành kiểm tra và lấy kết quả kiểm tra làm căn cứ xếp loại lao động cả năm cũng như làm căn cứ đề bạt chức vụ… bên cạnh đó khuyến khích nhân viên tham gia các lớp học kỹ năng mềm về giao tiếp, công nghệ thông tin để ứng dụng các phần mềm để nâng cao chất lượng giao dịch, kiểm soát.
Cần hoàn thiện hơn chế độ tiền lương, khen thưởng, kỷ luật hợp lý. Tạo môi trường làm việc thoải mái, giảm thiểu tối đa các áp lực, xây dựng chế độ đãi ngộ… sẽ là cơ sở để nâng cao tinh thần, trách nhiệm, phát huy tối đa năng lực của cán bộ nhân viên trong đơn vị.
Ban lãnh đạo cần quan tâm, khích lệ cán bộ nhân viên qua các buổi họp mặt, thảo luận để nâng cao tinh thần thái độ của cán bộ nhân viên trong công việc. Đồng thời đơn vị cần quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ nhân viên hơn nữa để nhân viên yên tâm công tác, cống hiến hết mình cho đơn vị.
Cần có sự điều chuyển nhân sự hợp lý hơn cán bộ nhân viên phát huy được hết năng lực của mình trong công việc, bên cạnh đó cần chú trọng các thủ tục về văn bản trong việc luân chuyển để đảm bảo chế độ cho nhân viên và đúng quy trình luân chuyển cán bộ tại đơn vị.
BGĐ cũng cần có những cuộc kiểm tra định kỳ về nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên thông qua việc xem xét các hồ sơ chứng từ và quy trình làm việc của các nhân viên cũng như sự phối hợp của các phòng ban trên cơ sở những quy định của nhà nước và của Quỹ. Qua đó đánh giá được những điểm tốt và những tồn tại của nhân viên để có chính sách hỗ trợ, khuyến khích đào tạo cho phù hơp.
Đây cũng là một trong những biện pháp góp phần hạn chế rủi ro tín dụng và tăng cường hiệu quả của KSNB các khoản thu, chi hoạt động cho vay dự án đầu tư tại Quỹ, vì những thủ tục vay vốn cần phải thông qua nhiều cơ quan ban ngành có liên quan, nếu Quỹ có mối quan hệ tốt với các đơn vị này thì sẽ có được nguồn thông tin đa chiều về các chủ đầu tư, bên cạnh có thể hỗ trợ các chủ đầu tư có khả năng tốt sớm hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục pháp lý theo đúng quy định một cách nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ đầu tư trong việc nắm bắt cơ hội đầu tư và thực hiện dự án kịp thời, phát huy hiệu quả, thực hiện tốt nghĩa vụ trả nợ vốn vay. Ngoài ra, việc tăng cường mối quan hệ với các cơ quan có thẩm quyền ở địa phương còn góp phần hỗ trợ trong các công tác liên quan đến công việc thu hồi nợ vay, xử lý tài sản, đảm bảo tiền vay tiền vay đối với dự án khó khăn.
3.2.2.2. Các giải pháp về ghi nhận và đánh giá rủi ro
Nguyên tắc của việc đánh giá rủi ro là phải thực hiện đánh giá rủi ro đúng quy trình từ việc xác định mục tiêu, nhận dạng và phân tích rủi ro.
- Nâng cao chất lượng các cuộc họp đánh giá rủi ro tại Quỹ
Cần có sự quyết liệt hơn trong các cuộc họp đánh giá rủi ro hơn so với hiện tại chỉ giao phòng Thẩm định – Đầu tư chuẩn bị và trình phương án đánh giá lên BGĐ và HĐQL Quỹ, việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin để ra quyết định cần mang tính khách quan hơn.
- Nâng cao chất lượng công tác thẩm định
Hiện tại trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của cán bộ phòng Thẩm định – Đầu tư được đánh giá khá cao, tuy nhiên, BGĐ cần tạo điều kiện cho các cán bộ bồi dưỡng liên tục các chính sách, quy định mới cũng như cho họ có cơ hội giao lưu học hỏi kinh nghiệm tại các Quỹ Đầu tư khác trong nước và nước ngoài để nâng cao năng lực đánh giá cũng như khả năng nhìn nhận các rủi ro với sự biến đổi liên tục. Hoặc tham gia các buổi hội thảo do các chuyên gia về đánh giá rủi ro bên ngoài để học hỏi, nâng cao hiểu biết về việc nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro.
Ngoài ra, để nâng cao chất lượng thẩm định, cần bố trí cán bộ có đạo đức nghề nghiệp và có đủ trình độ, năng lực, kinh nghiệm trong công tác thẩm định; từng bước áp dụng công nghệ thông tin và phần mềm phục vụ công tác thẩm định. Ngoài ra, cần
xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá, phương pháp thẩm định tài chính và hiệu quả của dự án đầu tư có xét đến yếu tố thời gian của tiền tệ, hay thẩm định phương án trả nợ vay cần phải bám sát vào công suất của dự án, tình hình khấu hao và lợi nhuận mà dự án mang lại; đồng thời, khi thẩm định cần chú trọng công tác thu thập, xử lý thông tin cập nhật về dự án, tham khảo thông tin của các dự án có cùng lĩnh vực đầu tư để đưa ra kết quả nhận định đầy đủ, chính xác và cần đặc biệt lưu ý việc thẩm định năng lực, uy tín, khả năng tài chính của chủ đầu tư.
- Bố trí thêm nguồn lực để đánh giá các loại rủi ro
Quỹ nên thiết lập một bộ phận chuyên trách về việc đánh giá rủi ro hoạt động phối hợp với phòng Thẩm định – Đẩu tư nhằm đánh giá hết các rủi ro có thể xảy ra cho Quỹ trước – trong – và sau khi cho vay, đối với hạn mức tín dụng của khách hàng lớn thì cán bộ đánh giá rủi ro và cán bộ thẩm định tiến hành kiểm tra, đưa ra đánh giá về khách hàng từ đó xét duyệt cho vay tránh rủi ro sau này. Cần dự báo rủi ro tín dụng có khả năng xảy ra và mức độ xảy ra đối với từng khoản cho vay, từng loại hình cho vay, lĩnh vực cho vay. Với biện pháp này đảm bảo được khả năng đánh giá liên tục cho các dự án và có biện pháp phòng ngừa thích ứng nhằm đảm bảo mục tiêu duy trì và phát triển vốn của Quỹ.
- Truyền đạt rủi ro đến các phòng ban
Để nhận diện được rủi ro là một vấn đề hết sức khó khăn, nhưng khi rủi ro đã được phát hiện mà lại không được truyền đạt đến các phòng ban thì việc phát hiện đó cũng không mang lại được hiệu quả gì thực tế. Do đó khi có một vấn đề rủi ro được phát hiện cần nhanh chóng được truyền đạt đến các phòng ban một cách rộng rãi bằng hệ thống văn bản giấy hoặc Email nội bộ, và cần đảm bảo các thông tin này được truyền đạt một cách chính xác và phải nhận được sự phản hồi từ các phòng ban để có hướng giải quyết thiết thực nhất đối phó với rủi ro.
- Tăng cường công tác phối hợp với các cơ quan Nhà nước:
Với tính đặc thù là danh mục cho vay chủ yếu là các công trình phát triển kinh tế, hạ tầng cho địa phương, nên việc Quỹ tăng cường hơn nữa công tác phối hợp với các cơ quan Nhà nước có chức năng trong việc trao đổi thông tin và xử lý nghiệp vụ
hợp với các cơ quan quản lý Nhà nước để thường xuyên nắm bắt được tình hình hoạt động, thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của các chủ đầu tư.
3.2.2.3. Các giải pháp về Hoạt động kiểm soát và phân công nhiệm vụ
Nguyên tắc hoàn thiện phải đảm bảo việc áp dụng đầy đủ và đúng đắn các nguyên tắc trong việc thiết kế và vận dụng đúng đắn các nguyên tắc trong hoạt động