7. Kết cấu của luận văn
2.2.3. Kiểm soát chi về hàng hóa, dịch vụ (Tiểu nhóm 0130)
Các mục chi hàng hóa, dịch vụ chủ yếu theo định mức chi quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ.
2.2.3.1. Mục chi thanh toán dịch vụ công cộng (6500) a) Thanh toán tiền điện, tiền nước:
Thanh toán theo hoá đơn tiền điện, tiền nƣớc hàng tháng của Công ty Điện lực Bình Định, Công ty Cổ phần Cấp thoát nƣớc Bình Định.
Về quản lý sử dụng điện: Các phòng kiểm tra và tắt tất cả các thiết bị điện và toàn bộ hệ thống điện trong phòng để bảo đảm an toàn phòng chống cháy nổ trƣớc khi rời phòng làm việc. Trƣờng hợp có nhu cầu làm việc ngoài giờ phải sử dụng điện hết sức tiết kiệm. Tránh mở máy điều hòa nhiệt độ và thắp sáng tràn lan gây lãng phí. Văn phòng Sở có trách nhiệm theo dõi, nhắc nhở tình hình sử dụng điện tiết kiệm của các phòng.
b) Thanh toán tiền nhiên liệu:
Thực hiện theo Quyết định số 08/QĐ-UBND ngày 07/01/2007; Quyết định số 3713/QĐ-UBND ngày 06/12/2013 của UBND tỉnh Bình Định và các Quyết định ban hành của lãnh đạo Sở cho từng loại xe của Văn phòng Sở về nâng định mức xe qua các năm đựa trên quy định của UBND tỉnh. Văn phòng Sở chịu trách nhiệm điều động xe ô tô hoạt động bằng Lệnh điều xe do Lãnh đạo Văn phòng ký, điều động. Lãnh đạo các phòng chuyên môn khi cần phải sử dụng ô tô cơ quan để đi công tác, phải đƣợc lãnh đạo Sở phụ trách Văn phòng hoặc Giám đốc Sở đồng ý bằng văn bản. Trƣờng hợp, các đơn vị ngoài Văn phòng Sở khi sử dụng xe của Văn phòng Sở phải đƣợc sự đồng ý của Lãnh đạo Sở và phải thanh toán theo quy định sử dụng xe do Sở ban hành. Lệnh điều xe phải đƣợc cấp trƣớc cho lái xe trƣớc khi xe ra khỏi cơ quan (trừ trƣờng hợp công tác đột xuất do Lãnh đạo Sở quyết định). Ký xác nhận nơi đến công tác trên từng ô quy định của Lệnh điều xe do lái xe tự ghi và ký, đóng dấu xác nhận nơi đến công tác; trƣờng hợp đi công tác những ngày nghỉ hoặc không đến đƣợc cơ quan hành chính xác nhận và đóng dấu nơi đến công tác đƣợc thì ngƣời có chức vụ cao nhất trong chuyến công tác ký xác nhận. Mỗi ô trên Lệnh điều xe đƣợc sử dụng cho một chuyến công tác, lái xe phải ghi chỉ số Công tơ mét hiện trên đồng hồ tốc độ của xe trƣớc khi xe khởi hành và sau khi kết thúc chuyến công tác. Sau khi lệnh điều xe đã ghi đầy đủ các chuyến công tác, các lái xe phải gửi chứng từ thanh toán xăng xe cho kế toán văn phòng chậm nhất sau 7 ngày kể từ ngày kết thúc chuyến công tác cuối cùng trên lệnh điều xe.
Thủ tục thanh toán: ▪ Lệnh điều xe.
▪ Hóa đơn tiêu thụ xăng, dầu theo quy định hiện hành.
▪ Các Biên lai về phí cầu đƣờng, phí bến bãi, rửa xe (nếu có). ▪ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu).
2.2.3.2. Mục chi vật tư văn phòng (Mục 6550)
Văn phòng Sở chịu trách nhiệm lập dự toán và trình phê duyệt trƣớc khi thực hiện. Lãnh đạo Văn phòng Sở phân công cán bộ phụ trách mua sắm cụ thể và duyệt
chi tiết các khoản mua sắm trƣớc khi trình Giám đốc Sở hoặc Phó Giám đốc Sở thƣờng trực phê duyệt. Phải có kế hoạch mua sắm đƣợc lãnh đạo Văn phòng và Giám đốc Sở hoặc Phó Giám đốc Sở thƣờng trực phê duyệt thì kế toán mới đƣợc thanh toán. Văn phòng phẩm dùng chung đƣợc quản lý theo hình thức nhập – xuất kho theo nhu cầu và đề nghị của cán bộ phụ trách. Riêng các chƣơng trình, đề tài và các nguồn kinh phí khác đƣợc cấp kinh phí chi tại Văn phòng Sở phải hỗ trợ Văn phòng phẩm dùng chung cho Văn phòng Sở bình quân từ 100.000 đồng – 200.000 đồng/ tháng/Chƣơng trình, đề tài và tùy thuộc vào kinh phí đƣợc bố trí cho từng chƣơng trình, đề tài (đƣợc tính theo số tháng thực hoạt động của chƣơng trình, đề tài).
Văn phòng phẩm khoán cho các cá nhân và các phòng chuyên môn: Bình quân 100.000 đồng/ngƣời/tháng (trong đó: mức khoán văn phòng phẩm cho cá nhân 40.000 đồng/ngƣời/tháng và khoán mua văn phòng phẩm, vật tƣ văn phòng của từng phòng là: 60.000 đồng/ngƣời/tháng ) x 12 tháng = 1.200.000 đồng (trong đó, mức khoán văn phòng phẩm cho từng cá nhân là: 480.000 đồng và khoán văn phòng phẩm, vật tƣ văn phòng cho cả phòng là : 720.000 đồng).
2.2.3.3. Chi thông tin tuyên truyền liên lạc (Mục 6600) a) Tiền điện thoại:
Thanh toán theo hoá đơn chi tiết từng máy điện thoại của Bƣu điện.
Các phòng chuyên môn chỉ đƣợc sử dụng điện thoại vào mục đích công việc, tuyệt đối không đƣợc sử dụng điện thoại vào việc riêng. Văn phòng Sở có trách nhiệm theo dõi tình hình sử dụng điện thoại của các phòng, cuối năm tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Sở.
Khoán tiền điện thoại di động theo định mức cho lãnh đạo cơ quan căn cứ theo Quyết định số 43/2003/QĐ-UBND ngày 06/3/2003 của UBND tỉnh Bình Định về việc ban hành Quy chế tạm thời về trang bị và thanh toán cƣớc phí sử dụng thông tin công vụ trên địa bàn tỉnh. Cụ thể theo mức khoán sau:
- Giám đốc Sở: 450.000 đồng/tháng, trong đó:
+ Điện thoại cố định tại nhà riêng: 100.000 đồng/tháng. - Phó Giám đốc Sở: 400.000 đồng/tháng, trong đó:
+ Điện thoại di động: 300.000 đồng/tháng;
+ Điện thoại cố định tại nhà riêng: 100.000 đồng/tháng.
Hình thức thanh toán: Thanh toán trong bảng chi lƣơng hàng tháng.
b) Báo chí:
Hạn chế tối đa việc mua các loại sách, tạp chí do các cơ quan tuyên truyền trực tiếp và gián tiếp bán. Văn phòng Sở chịu trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Sở một số báo chí cần mua và trực tiếp mua để phục vụ cho Lãnh đạo Sở.
2.2.3.4. Mục chi hội nghị (mục 6650) a) Kinh phí tổ chức hội nghị:
Thực hiện theo Quyết định số 72/2017/QĐ-UBND ngày 18/12/2017 của UBND tỉnh, những nội dung không quy định tại Quyết định số 72/2017/QĐ-UBND thì thực hiện theo Thông tƣ số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 và một số văn bản bổ sung khác của Bộ Tài chính.
b) Thủ tục thanh toán:
- Giấy mời hội nghị của Sở hoặc của UBND tỉnh, hoặc của các cơ quan Trung ƣơng (nếu có) phát hành.
- Danh sách đại biểu dự hội nghị có ghi rõ chức vụ, nơi công tác, thời gian tổ chức hội nghị, nơi tổ chức và nội dung hội nghị có xác nhận nơi tổ chức hội nghị và cơ quan tổ chức hội nghị.
- Hợp đồng, thanh lý hợp đồng và hóa đơn theo quy định hiện hành kèm phiếu thu tiền của cơ quan đƣợc thuê mƣớn (nếu có) .
- Chứng từ, hoá đơn thanh toán về các khoản phát sinh nhƣ khẩu hiệu, hoa trang trí, trà nƣớc uống, thuê mƣớn âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh, quay camera (nếu có) và các chi phí phát sinh khác.
Sơ đồ 2.5. Quy trình kiểm soát thanh toán Hội nghị
(1) Khi các phòng ban có đề xuất tổ chức hội nghị, đề xuất có lãnh đạo Sở duyệt kèm theo công văn quyết định về nội dung tổ chức;
(2) Các Phòng chuyên môn tiến hành các nội dung để tổ chức hội nghị phối hợp với Kế toán để hoàn thiện các chứng từ hội nghị. Kế toán có trách nhiệm kiểm tra chứng từ thanh toán đủ, thiếu và đúng sai để đề nghị Phòng chuyên môn bổ sung hoàn thiện chứng từ;
(3) Sau khi chứng từ đƣợc hoàn thiện, Kế toán tiến hành các thủ tục đi Kho bạc Nhà nƣớc để thanh toán cho hội nghị.
2.2.3.5. Mục chi công tác phí (mục 6700)
Căn cứ vào thực tế giao dự toán kinh phí năm 2021, tình hình thực hiện khoán chi năm 2020 và Quyết định số 72/2017/QĐ-UBND ngày 18/12/2017 của UBND tỉnh Ban hành quy định mức chi công tác phí, chi tổ chức hội nghị trên địa bàn tỉnh Bình Định. Những nghiệp vụ phát sinh ngoài những nội dung đƣợc quy định trong Quyết định số 72/2017/QĐ-UBND thì đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính.
a) Công tác trong tỉnh:
- Thanh toán tiền nghỉ trọ: Công chức, nhân viên Văn phòng Sở đi công tác tại các địa phƣơng trong tỉnh (trừ các huyện Tuy Phƣớc, thị xã An Nhơn, thành phố Quy Nhơn) nghỉ trọ qua đêm phải có văn bản hoặc kế hoạch công tác đƣợc lãnh đạo Sở phê duyệt số lƣợng ngày đi công tác, giấy đi đƣờng có xác nhận đóng dấu ngày đến, ngày đi của nơi đến công tác, cuối đợt công tác phải có báo cáo kết quả của đợt công tác đó cho lãnh đạo Sở phụ trách khối trƣớc khi đề nghị thanh toán và đƣợc chi tiền thuê phòng nghỉ theo mức khoán 150.000 đồng /ngày đêm/ngƣời.
2
3
Các phòng Chuyên môn Lãnh đạo Sở
Khoa bạc nhà nƣớc Kế toán
- Thanh toán tiền phụ cấp công tác phí: (Chỉ áp dụng cho đối tƣợng là lái xe ngoài cơ quan). Áp dụng khi đi công tác trong tỉnh cách trụ sở cơ quan từ 15 km trở lên và đƣợc hƣởng mức phụ cấp công tác phí theo địa bàn các xã nhƣ sau:
+ Đến các xã vùng cao, miền núi và xã đảo Nhơn Châu: 120.000 đồng/ngƣời/ngày (trƣờng hợp đi và về trong ngày) và 160.000 đồng/ngƣời/ngày (trƣờng hợp ở lại qua đêm).
+ Đến các địa bàn còn lại: 100.000 đồng/ngày/ngƣời (trƣờng hợp đi và về trong ngày) và 120.000 đồng/ngƣời/ngày (trƣờng hợp ở lại qua đêm).
+ Trƣờng hợp đi công tác làm nhiệm vụ trên biển, đảo: 250.000 đồng/ngƣời/ngày thực tế đi biển đảo (áp dụng cho cả những ngày làm việc trên biển, đảo, những ngày đi, về trên biển, đảo).
+ Thủ tục thanh toán: Giấy đi đƣờng có ký xác nhận đóng dấu nơi đến công tác.
b) Công tác ngoài tỉnh (không tính xăng xe, dầu phụ, rửa xe, và các loại phí cầu đường):
Về phụ cấp lƣu trú: Công chức, nhân viên Văn phòng Sở đi công tác ngoài tỉnh đƣợc chi phụ cấp lƣu trú: 200.000 đồng/ngƣời/ngày.
- Về thanh toán tiền ngủ:
+ Thanh toán khoán (Thanh toán theo Giấy đi đƣờng và Bảng kê chi tiền): Quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ƣơng và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh với số tiền 450.000 đồng/đêm; huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc trung ƣơng, thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh với số tiền 350.000 đồng; các địa điểm còn lại với số tiền 300.000 đồng/đêm. (Không cần hóa đơn tài chính).
+ Thanh toán theo hoá đơn thực tế (hóa đơn theo quy định hiện hành và giấy đề nghị thanh toán đƣợc Giám đốc hoặc Phó Giám đốc thƣờng trực phê duyệt): Quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ƣơng và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh với số tiền 1.000.000 đồng/đêm; Các địa bàn còn lại với số tiền 700.000 đồng/đêm (theo tiêu chuẩn 2 ngƣời/phòng. Trƣờng hợp đi công tác một mình hoặc lẻ ngƣời hoặc khác giới thì đƣợc thuê phòng riêng, giá thuê theo tiêu chuẩn nhƣ 2 ngƣời).
quan hoặc xe cơ quan khác):
+ Ngƣời đi công tác đƣợc thanh toán tiền phƣơng tiện đi lại bao gồm: Tiền thuê phƣơng tiện chiều đi và về từ nhà đến sân bay, ga tàu, bến xe; vé máy bay, vé tàu, xe vận tải công cộng từ cơ quan để di chuyển đến nơi công tác và theo chiều ngƣợc lại; tiền phƣơng tiện đi lại tại địa phƣơng nơi đến công tác: Từ chỗ nghỉ đến chỗ làm việc, từ sân bay, ga tàu, bến xe về nơi nghỉ (lƣợt đi và lƣợt về); cƣớc qua phà, qua đò cho bản thân và phƣơng tiện của ngƣời đi công tác; phí sử dụng đƣờng bộ và cƣớc chuyên chở tài liệu phục vụ cho chuyến đi công tác (nếu có) mà ngƣời đi công tác đã trực tiếp chi trả.
+ Thanh toán tiền Vé máy bay chỉ áp dụng cho Lãnh đạo Sở. Các trƣờng hợp đặc biệt, đột xuất mà đi bằng phƣơng tiện máy bay do Giám đốc Sở quyết định.
+ Trƣờng hợp thanh toán tàu xe khi lƣu hành nội thành tại nơi đến công tác hoặc từ nơi ở đến ga tàu, sân bay: Ngƣời đi công tác đƣợc sử dụng phƣơng tiện xe taxi và thanh toán theo hóa đơn chứng từ hợp lệ.
+ Thanh toán các nội dung khác trong khi công tác: Theo chế độ hiện hành.
+ Trƣờng hợp công tác ngoài tỉnh tổ chức thành đoàn liên cơ quan: Thực hiện theo quy định tại Điều 9 Chƣơng II của Thông tƣ số 40/2017/TT-BTC ngày 06/7/2010 của Bộ Tài chính.
▪ Trƣờng hợp cơ quan, đơn vị có nhu cầu trƣng tập cán bộ, công chức, viên chức và ngƣời lao động thuộc cơ quan, đơn vị khác đi phối hợp công tác liên ngành nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị đó; trƣng tập tham gia các đề tài nghiên cứu cơ bản thì cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác có trách nhiệm thanh toán toàn bộ chi phí cho đoàn công tác gồm: Tiền chi phí đi lại, phụ cấp lƣu trú, tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác theo mức chi quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị chủ trì.
▪ Trƣờng hợp đi công tác theo đoàn phối hợp liên ngành, liên cơ quan do thủ trƣởng cơ quan quản lý nhà nƣớc cấp trên triệu tập trƣng dụng hoặc phối hợp để cùng thực hiện các phần việc thuộc nhiệm vụ chính trị của mỗi cơ quan, đơn vị thì cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác chịu trách nhiệm chi tiền chi phí đi lại cho
ngƣời đi công tác trong đoàn. Trƣờng hợp các cá nhân thuộc thành phần đoàn công tác không đi tập trung theo đoàn đến nơi công tác thì cơ quan, đơn vị cử ngƣời đi công tác thanh toán tiền chi phí đi lại cho ngƣời đi công tác.
Ngoài ra, cơ quan, đơn vị cử ngƣời đi công tác có trách nhiệm thanh toán tiền phụ cấp lƣu trú, tiền thuê phòng nghỉ cho ngƣời thuộc cơ quan mình cử đi công tác.
▪ Chứng từ làm căn cứ thanh toán: Ngoài các chứng từ thanh toán theo quy định, phải có công văn trƣng tập (thƣ mời, công văn mời) công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị khác đi công tác trong đó ghi rõ trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí cho chuyến đi công tác của mỗi cơ quan, đơn vị.
▪ Trƣờng hợp công chức, nhân viên đi công tác dài ngày trong và ngoài tỉnh theo quyết định của cấp trên thì mức phụ cấp công tác phí do Giám đốc quyết định mức chi cụ thể.
2.2.3.6. Mục chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn (Mục 6900)
Sơ đồ 2.6. Quy trình kiểm soát sửa chữa tài sản
(1) Đối với các tài sản cố định bị hƣ hỏng, các phòng chuyên môn là đơn vị quản lý và sử dụng tài sản làm giấy đề xuất đề nghị sửa chữa, thay thế gửi về xin xét duyệt của Lãnh đạo Sở.
(2) Sau khi đƣợc Lãnh đạo Sở duyệt, Văn phòng Sở liên hệ đơn vị sửa chữa để kiểm tra xác định mức độ hƣ hỏng của tài sản, lấy báo giá và tiến hành sữa chữa. (3) Sau khi sửa chữa xong. Văn phòng Sở gửi chứng từ gốc về kế toán đề nghị thanh toán.
(4) Kế toán lập chứng từ trình lãnh đạo Sở phê duyệt và chuyển chứng từ đi Kho bạc Nhà nƣớc.
Các phòng chuyên môn Lãnh đạo Sở
Văn phòng Sở Kế toán 1 2 3 KBNN Bình Định 4
2.2.3.7. Mục chi chi phí nghiệp vụ chuyên môn từng ngành (mục 7000)
Đây là mục chi chiếm tỷ trọng khá trong tổng chi thƣờng xuyên của Sở. Trong mục chi này có những khoản chi chủ yếu:
a)Chi mua, in ấn, phô tô tài liệu, ấn chỉ dùng cho công tác chuyên môn (tiểu mục 7003); Đồng phục, trang phục cho cán bộ Thanh tra Sở (tiểu mục 7004); sách, tài liệu dùng cho công tác chuyên môn (tiểu mục 7006).
Chi mua, in ấn, phô tô tài liệu, ấn chỉ dùng cho công tác; mua sách chuyên môn, tài liệu tham khảo nghiên cứu phục vụ yêu cầu công việc chuyên môn: Căn cứ