7. Kết cấu của luận văn
3.2.3. Hoàn thiện kiểm soát chi về hàng hóa, dịch vụ
3.2.3.1. Kiểm soát mục chi thanh toán dịch vụ công cộng
Kiểm soát mục chi cho nhiên liệu: Xây dựng lại định mức nhiên liệu phù hợp với thực tế tiêu thụ của xe ô tô. Trƣớc khi xe đi công tác phải có lệnh điều xe đƣợc thủ trƣởng đơn vị ký duyệt, khi đi công tác về phải có xác nhận của đơn vị đến công tác trên Lệnh điều xe và xác nhận của ngƣời dùng xe về số kilômet thực tế đi. Văn phòng Sở kiểm tra số kilômet thực tế lƣu hành của xe và ghi vào Lệnh điều xe, Kế toán kiểm tra đột xuất số kilômet ghi trên Lệnh điều xe và số công tơ mét trên xe có thực sự chính xác. Hàng tháng, lái xe tổng hợp các lệnh điều xe trong tháng và hóa đơn xăng tƣơng ứng với số kilômet thực đi gửi về kế toán để kiểm soát và thanh toán.
Văn phòng Sở chịu trách nhiệm về việc quản lý, sử dụng xe ô tô cho công việc của cơ quan, không sử dụng cho mục đích cá nhân.
Các phòng có nhu cầu đi công tác xa, cần dùng phƣơng tiện ô tô thì phải trình Lãnh đạo Sở phê duyệt và đăng ký với Văn phòng Sở ít nhất trƣớc 01 ngày để bố trí.
Đi công tác trên địa bàn tỉnh thì ít nhất từ 03 ngƣời trở lên (trừ Giám đốc Sở), đƣa đón khách và một số yêu cầu khác phải đăng ký với Văn phòng Sở và
đƣợc sự đồng ý của Lãnh đạo Sở.
Không đƣợc sử dụng xe cho nhu cầu cá nhân, trƣờng hợp cần thiết phải đƣợc Lãnh đạo Sở đồng ý, cá nhân phải thanh toán tiền xăng xe bồi dƣỡng lái xe.
Khi các đơn vị mƣợn xe đi công tác phải đƣợc Giám đốc Sở phê duyệt mới đƣợc điều xe, đơn vị mƣợn phải thanh toán tiền xăng theo số kilômet đã sử dụng.
3.2.3.2. Kiểm soát mục chi vật tư văn phòng
Hoàn thiện quy trình kiểm soát mua văn phòng phẩm nhƣ giấy A4, mực máy in, mực máy photocopy. Chủ yếu kiểm soát việc chọn đơn vị cung cấp theo hình đấu thầu chào hàng cạnh tranh: Đơn vị cung cấp gửi báo giá (niêm phong), Văn phòng Sở lập biên bản mở, chọn đơn vị cung cấp, sau đó lập thủ tục theo quy định đúng quy định của Luật Đấu thầu. Tổ chức kiểm soát theo các bƣớc.
Bƣớc 1. Vào đầu năm căn cứ vào định mức sử dụng giấy, mực in, mực photocopy theo quy chế chi tiêu nội bộ và tình hình thực hiện của năm trƣớc để tính toán xác định số lƣợng, quy cách, chủng loại cần mua.
Bƣớc 2. Văn phòng Sở (bộ phận hành chính) thực hiện lấy báo giá thị trƣờng ít nhất là 03 đơn vị cung cấp (để báo giá cạnh tranh).
Bƣớc 3. Kiểm soát việc lựa chọn đơn vị cung cấp theo hình thức giá thấp nhất, kiểm tra quy cách và đơn giá. Kiểm tra việc lập biên bản chọn đơn vị cung cấp, thời gian, tên đơn vị trúng thầu. Văn phòng tổng hợp theo danh mục, số lƣợng, đơn giá. Kế toán kiểm soát, trình lãnh đạo Sở phê duyệt và tiến hành các thủ tục mua sắm theo quy định.
Bƣớc 4. Văn phòng phẩm mua xong sử dụng theo đúng định mức quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ.
Ngoài ra, đối với giấy và mực photocopy cần thƣờng xuyên kiểm soát ở việc sử dụng sao cho tiết kiệm nhƣ không photo cho việc riêng của cá nhân, photo cho bên ngoài.
3.2.3.3. Mục chi Hội nghị
Thực trạng kiểm soát mục chi này đã đƣợc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Bình Định kiểm soát tƣơng đối hoàn thiện. Tuy nhiên, đơn vị cần
chú trọng trong kiểm tra chứng từ nhằm tránh trƣờng hợp làm chứng từ khống làm thất thoát nguồn ngân sách nhà nƣớc.
3.2.3.4. Mục chi công tác phí
Đối với khoản chi này, có thể khoán số tiền thuê chỗ ở tại nơi công tác. Quy định cụ thể từng loại phƣơng tiện đƣợc sử dụng đối với cán bộ công chức đi công tác (có thể theo chức danh hoặc theo hệ số lƣơng), Đối với khoản chi phƣơng tiện đi công tác tại tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh hoặc xa hơn thì khi cử cán bộ công chức đi công tác thì cho phép đƣợc đi bằng máy bay. Tác giả đề xuất sẽ đƣa ra thảo luận trong Hội nghị cán bộ công chức. ngƣời lao động đƣợc tổ chức đầu năm của niên độ ngân sách.
Ngoài ra, cần có quy định trong quy chế chi tiêu nếu cán bộ công chức tự túc phƣơng tiện đi lại thì thanh toán khoán xe mà không yêu cầu phải có vé tàu hoặc vé xe mới thanh toán (để tránh trƣờng hợp ngƣời thanh toán phải đi mua hóa đơn hoặc vé tàu xe về thanh toán).
3.2.3.5. Kiểm soát mục chi sửa chữa thường xuyên
Thực trạng kiểm soát mục chi này đã đƣợc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Bình Định kiểm soát tƣơng đối hoàn thiện. Tuy nhiên không vì thế mà đơn vị chủ quan trong việc kiểm soát mục chi này.