7. Kết cấu của luận văn
3.2.1. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro trong chi thường xuyên
Hiện nay công tác quản lý, kiểm soát rủi ro tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Bình Định chƣa thật sự rõ nét. Công tác nhận diện đánh giá rủi ro mang tính chất tổng thể, toàn đơn vị. Chƣa có cơ chế nhận diện, đánh giá, đối phó rủi ro. Để phòng tránh và hạn chế rủi ro thấp nhất có thể, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Bình Định cần thực hiện đúng quy trình kiểm soát rủi ro, cụ thể:
3.2.1.1. Nhận diện rủi ro
Rủi ro xảy ra có rất nhiều nguyên nhân từ bên trong lẫn bên ngoài, nó làm cho mục tiêu của đơn vị không thể thực hiện đƣợc. Các yếu tố bên trong nhƣ: Sự quản lý thiếu minh bạch, không xem trọng đạo đức nghề nghiệp, năng lực cán bộ công chức hạn chế, thiếu sự giám sát của lãnh đạo Sở, lãnh đạo các phòng... Các yếu tố bên ngoài nhƣ sự thay đổi về chế độ, chính sách, pháp luật, sự tiến bộ về khoa học - công nghệ… Nhận diện rủi ro là sự nhận thức về thời điểm, mức độ một sự kiện, hay hoạt
động sẽ xảy ra gây ảnh hƣởng tiêu cực đến đơn vị. Do vậy, lãnh đạo Sở cần có các biện pháp để nhận diện các rủi ro, phân tích khả năng xảy ra và các thiệt hại phát sinh để quản lý, kiểm soát chúng. Để làm đƣợc điều này thì trƣớc tiên, cơ quan phải xác định đƣợc mục tiêu của mình là gì? Thông qua việc xác định mục tiêu đơn vị có thể nhận diện và phân tích đƣợc rủi ro bởi vì những sự kiện có thể xảy ra và đe dọa đến mục tiêu đơn vị chính là rủi ro. Mỗi khi đơn vị nhận diện đƣợc các rủi ro trong hoạt động của mình thì nguy cơ không đạt đƣợc mục tiêu giảm đi đáng kể. Do đó, nhận dạng rủi ro phải đƣợc thực hiện liên tục, lặp đi, lặp lại để tránh bị thiệt hại do những tác động bên trong lẫn bên ngoài gây ra.
Nhận diện rủi ro về nhân lực, rủi ro về ngân sách: Có nhiều phƣơng pháp nhận dạng rủi ro, tuy nhiên các phƣơng pháp dễ thực hiện và phù hợp với cơ quan hiện nay bao gồm:
- Phân tích báo cáo tài chính: Bằng cách phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động kinh doanh và các tài liệu hỗ trợ ta có thể xác định đƣợc mọi nguy cơ của cơ quan về chi thƣờng xuyên. Bằng cách kết hợp báo cáo này với các dự báo về tài chính, dự báo về ngân sách theo từng tài khoản ta có thể phát hiện rủi ro trong tƣơng lai.
- Phƣơng pháp lƣu đồ: Phƣơng pháp này sẽ giúp chúng ta liệt kê trình tự các bƣớc đối với quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên.
Ta có lƣu đồ về quy trình chung về kiểm soát chi tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Bình Định nhƣ sau:
Sơ đồ 3.1. Lƣu đồ quy trình kiểm soát chi
Các phòng chuyên môn Lãnh đạo Sở Kế toán Khoa bạc Nhà nƣớc 1 2 4 7 3 Văn phòng 6 5
Nhìn vào lƣu đồ ta có thể thấy đƣợc những rủi ro thƣờng gặp khi thực hiện các bƣớc. Các bƣớc kiểm soát còn phức tạp, làm cho thủ tục thanh toán phải qua nhiều bƣớc không đảm bảo tính hợp lý và thời gian.
Đặc biệt rủi ro từ bên trong nội bộ xảy ra do thiếu phối hợp trong công tác kiểm soát chi thanh toán tại cơ quan thì lãnh đạo Sở phải thật tâm lý trong vấn đề nhận diện và có biện pháp khắc phục vì đây là vấn đề khá tâm lý.
Nhận diện rủi ro về tƣ lợi cá nhân thông qua việc kiểm tra đối chiếu đột xuất một đơn vị bán hàng, cung cấp dịch vụ với phòng chuyên môn làm công tác giao dịch, tập hợp chứng từ.
3.2.1.2. Đánh giá rủi ro
Xác định những ảnh hƣởng có thể có của sự kiện hay hoạt động đối với hoạt động của đơn vị. Trên thực tế không thể loại bỏ hết tất cả rủi ro, mà giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ chấp nhận đƣợc. Để làm đƣợc điều này, lãnh đạo Sở cần đánh giá:
- Khả năng rủi ro có thể xảy ra.
- Mức độ ảnh hƣởng đến mục tiêu của đơn vị
- Nếu rủi ro ảnh hƣởng không đáng kể đến đơn vị, và ít có khả năng xảy ra thì không cần phải quan tâm nhiều, ngƣợc lại một rủi ro có ảnh hƣởng trọng yếu với khả năng xảy ra cao thì đơn vị cần tập trung chú ý.
Để biết đƣợc mức độ, khả năng của rủi ro, trƣớc hết lãnh đạo Sở cần họp phòng chuyên môn qua các cuộc họp giao ban hoặc các buổi họp định kỳ để các bộ phận có thể tham mƣu đề xuất biện pháp đánh giá thích hợp.
3.2.1.3. Đối phó rủi ro
Lãnh đạo Phòng chuyên môn, Lãnh đạo Sở và Chánh Văn phòng thực hiện quản trị rủi ro. Chánh Văn phòng Sở, Phòng Kế hoạch – Tổng hợp thông tin, báo cáo với Lãnh đạo Sở về rủi ro đƣợc nhận diện và đánh giá rồi đề xuất các biện pháp đối phó thích hợp nhƣ:
- Đối với các rủi ro từ các yếu tố bên trong :
+ Rủi ro về ngân sách: Văn phòng Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Bình Định phải tăng cƣờng nâng cao chất lƣợng công tác lập dự toán. Dự toán
phải đƣợc lập dựa trên định mức đƣợc quy định tại Nghị quyết số 83/NQ-HĐND ngày 08/12/2017 của Hội đồng nhân dân tỉnh khóa XII, kỳ họp thứ 5 về dự toán ngân sách nhà nƣớc năm 2018; Nghị quyết số 34/NQ-HĐND ngày 07/12/2018 của Hội đồng nhân dân tỉnh khóa XII, kỳ họp thứ 8 về dự toán ngân sách nhà nƣớc năm 2019; Nghị quyết số 36/NQ-HĐND ngày 13/12/2019 của Hội đồng nhân dân tỉnh khóa XII, kỳ họp thứ 11 về dự toán ngân sách nhà nƣớc năm 2020, tình hình phát triển kinh tế xã hội, phƣơng hƣớng hoạt động, nhiệm vụ đặc thù của ngành. Thƣờng xuyên rà soát, cập nhật quy chế chi tiêu nội bộ, trong đó điều chỉnh, bổ sung các định mức chi, định mức sử dụng văn phòng phẩm, định mức sử dụng điện thoại, vừa tiết kiệm, vừa nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách và phù hợp với sự thay đổi của các chế độ, chính sách mới ban hành.
+ Rủi ro về nhân lực hạn chế: Vấn đề rủi ro về nhân lực có thể xảy ra trong trƣờng hợp thay đổi nhanh chóng về các Quy định, Nghị định, Thông tƣ hƣớng dẫn, kèm theo sự đa dạng phức tạp các nội dung chi thƣờng xuyên thì 01 cán bộ làm công tác kế toán tại Văn phòng Sở cần thƣờng xuyên đƣợc bồi dƣỡng nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ. Đổi mới và cải tiến công tác quản lý tài chính, quan tâm đến việc đầu tƣ, khai thác tiến bộ về khoa học công nghệ. Khuyến khích kế toán cải tiến trong việc quản lý và kiểm soát tài chính hiệu quả; hƣớng dẫn kế toán tiếp cận với công việc kiểm soát nội bộ.
+ Rủi ro về mối quan hệ tập thể nội bộ và rủi ro về tƣ lợi cá nhân: Lãnh đạo Sở tổ chức họp và đề xuất giải quyết các trƣờng hợp rủi ro này sao cho vừa hạn chế, chấm dứt rủi ro vừa giữ đƣợc mối quan hệ tốt đẹp trong tập thể vừa khuyến khích cán bộ làm việc tốt hơn tùy từng mức độ nghiêm trọng của rủi ro.
- Đối với các rủi ro từ các yếu tố bên ngoài:
+ Trƣớc tình hình thay đổi, cập nhật chính sách một cách nhanh chóng nhƣ hiện nay nhƣ Luật Ngân sách Nhà nƣớc năm 2015 có hiệu lực thi hành từ năm ngân sách 2017 và các Nghị định, Thông tƣ hƣớng dẫn Luật, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp đƣợc ban hành theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, thì cán bộ Kế toán Sở cần phải tham gia các khóa tập huấn cập nhật;
cập nhật liên tục và thƣờng xuyên các Nghị quyết của HĐND tỉnh, Quyết định của UBND tỉnh hủy bỏ, thay thế, bổ sung, điều chỉnh chế độ, chính sách, định mức chi.
+ Hiện nay thực hiện chính sách tinh giản biên chế, và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức theo Nghị quyết số 39-NQ/TW ngày 17 tháng 4 năm 2015 của Bộ Chính trị. Đây cũng là yếu tố ảnh hƣởng đến kiểm soát nội bộ nhƣ kinh phí hoạt động, sử dụng cán bộ, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, sắp xếp bố trí, cơ cấu lại tổ chức.
3.2.1.4. Xây dựng bộ phận kiểm soát nội bộ tại đơn vị
Xây dựng bộ phận kiểm soát độc lập, trong bối cảnh đang thực hiện chính sách giảm biên chế, việc tổ chức một tổ chức kiểm soát độc lập là rất khó khăn. Do đó, tác giả đề xuất tăng cƣờng chức năng kiểm soát nội bộ cho Phòng Kế hoạch – Tổng hợp (là phòng chuyên môn phụ trách tài chính của Sở), Thanh tra Sở và bộ phận này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Sở, nhằm thực hiện chức năng kiểm soát chi thƣờng xuyên tại đơn vị. Định kỳ từng quý, bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra, kiểm soát công tác chi tiêu ngân sách theo quy chế kiểm tra, kiểm soát đƣợc xây dựng và ban hành. Qua đó kịp thời phát hiện những nội dung chi không phù hợp để kịp thời sửa chữa, rút kinh nghiệm và kết quả kiểm tra sẽ đƣợc báo cáo cho lãnh đạo cơ quan; đồng thời kiến nghị các thay đổi nhằm hiệu chỉnh quy trình nội dung kiểm soát nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và sử dụng hiệu quả dự toán ngân sách.
Sơ đồ 3.2. Lƣu đồ bộ phận kiểm soát chi
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Lãnh đạo Sở Phòng Kế hoạch – Tổng hợp Văn phòng (Kế toán) Các Phòng chuyên môn Thanh tra Sở
3.2.1.5. Xây dựng Quy chế kiểm tra, kiểm soát chi
Xây dựng Quy chế kiểm tra, kiểm soát chi ngân sách trong đơn vị nhằm nâng cao chất lƣợng và độ tin cậy của các thông tin tài chính và kiểm tra tính tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nƣớc liên quan đến tình hình chi tiêu ngân sách, các nội dung chủ yếu trong Quy chế kiểm soát cần có là:
a) Xây dựng kế hoạch kiểm tra
Hàng năm đơn vị xây dựng kế hoạch kiểm tra kế toán nội bộ ngay từ đầu năm. Trong kế hoạch phải xác định rõ những ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra từng khâu công việc, đối tƣợng kiểm tra, nội dung và thời gian kiểm tra; kế hoạch kiểm tra kế toán xây dựng phù hợp với điều kiện, đặc điểm tổ chức công tác kế toán của đơn vị.
b) Nội dung và phương pháp kiểm tra:
Nội dung kiểm tra bao gồm toàn bộ các khâu công việc liên quan đến công tác kế toán nhƣ: Kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc chấp hành chế độ ghi chép ban đầu và ghi chép trên sổ kế toán, kiểm tra việc lập báo cáo kế toán, kiểm tra việc lập các định mức, dự toán chi.
Với mỗi nội dung cần có phƣơng pháp kiểm tra phù hợp. Kiểm tra chứng từ phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán thông qua việc xem xét các yếu tố của chứng từ, đối chiếu với thực tế và các tài liệu có liên quan.
Kiểm tra tình hình ghi chép kế toán phải kiểm tra việc sử dụng các tài khoản kế toán, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán, nội dung ghi chép từng chứng từ vào sổ kế toán.
Kiểm tra tình hình lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán kế toán phải xem xét các loại báo cáo mà đơn vị cần lập để đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính và yêu cầu quản trị đơn vị. Xem xét việc tổng hợp số liệu, tài liệu từ các sổ kế toán vào báo cáo, kiểm tra tính thống nhất của các chỉ tiêu có liên quan với nhau trong các báo cáo.
Trong khi kiểm tra, cán bộ kiểm tra cần kịp thời uốn nắn những sai sót mà kế toán đã phạm phải và trực tiếp hƣớng dẫn họ làm đúng từng phần hành kế toán. Ngoài việc cán bộ kiểm tra tiến hành kiểm tra công tác kế toán trong toàn đơn vị theo định kỳ thì hàng ngày và thƣờng xuyên kế toán phải tự kiểm tra công việc hạch
toán do mình thực hiện, đề phòng trƣờng hợp có sai sót để điều chỉnh kịp thời. Việc xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ ở đơn vị cần phải cụ thể hóa các chính sách chế độ của Nhà nƣớc cũng nhƣ các quy định của đơn vị nhằm đảm bảo cho hoạt động của đơn vị tuân thủ nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ của Nhà nƣớc. Ngoài ra quy chế kiểm soát nội bộ của đơn vị còn là cơ sở, chuẩn mực để hệ thống kiểm soát này hoạt động có hiệu lực. Trong quy chế ngoài việc quy định các vấn đề chung, các vấn đề về phân cấp trong quản lý kinh tế tài chính và hạch toán cũng cần phải đƣợc quy định cụ thể. Trƣớc hết cần nêu rõ vai trò trách nhiệm của hệ thống kiểm soát nội bộ, các cá nhân các bộ phận đối với hoạt động kiểm soát nội bộ. Quy định cụ thể các lĩnh vực hoạt động của đơn vị; cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý; các quy định về thời gian làm việc của các bộ phận chức năng, định mức lao động, về mối quan hệ giữa các bộ phận trong toàn đơn vị về quản lý tiền mặt, quy chế về quản lý tài sản cố định, quy chế về quản lý công nợ.
Về công tác kế hoạch, cần tổ chức lập dự toán đơn vị theo quy định, tổ chức thực hiện dự toán; quy định về chế độ luân chuyển chứng từ, ghi chép ban đầu.