7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
2.2.4. Thực trạng về tình hình chi tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát
Chi cục Thống kê huyện Phù Cát là cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Nguồn kinh phí của Chi cục được Cục Thống kê phân bổ hàng năm được tính toán trên cơ sở biên chế được giao hàng năm cho Chi cục. Kinh phí được bố trí để chi trả cho các hoạt động thường xuyên hàng năm như: dịch vụ công cộng, công tác phí (bao gồm cả công tác phí các cuộc điều tra thường xuyên); chi thường xuyên, kinh phí sữa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và các khoản chi thường xuyên khác phát sinh tại đơn vị. Sau khi nhận được kinh phí Cục Thống kê giao, kế toán sẽ chi và quyết toán kịp thời nguồn kinh phí được sử dụng trong năm.
Tổng chi thường xuyên ngân sách nhà nước của Chi cục Thống kê huyện Phù Cát trong giai đoạn từ năm 2017- 2019 là 2.812.786.198 đồng.
Bảng 2.1. Công tác chi tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát năm 2017 – 2019 Mã nội dung kinh tế Chỉ tiêu Số quyết toán năm 2017 Số quyết toán năm 2018 Số quyết toán năm 2019 Nhóm mục chi Mục Các hoạt động quản lý hành chính nhà nước 947.178.000 967.439.198 898.169.000
I Chi thanh toán cá
nhân 431.420.250 406.866.281 382.495.532
6000 Tiền lương 221.547.483 204.027.170 184.352.548 6100 Phụ cấp lương 159.469.477 151.851.030 144.059.725 6250 Phúc lợi tập thể 10.630.462 13.089.793 13.890.369 6300 Các khoản đóng góp 5.053.028 4.670.288 4.240.890 6400 Thanh toán khác cho
cá nhân 34.719.800 33.228.000 35.952.000 II Chi nghiệp vụ chuyên môn 515.757.750 560.572.917 515.673.468 6500 Thanh toán dịch vụ công cộng 4.009.730 5.449.805 4.425.329 6550 Vật tư văn phòng 9.960.907 8.589.942 12.930.586 6600 Thông tin, tuyên
truyền, liên lạc 11.569.712 9.646.410 7.983.210 6650 Hội nghị 26.610.000 28.827.500 26.752.000 6700 Công tác phí 32.964.000 39.562.000 27.492.000
6900
Sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ kinh phí thường xuyên - - 850.000 7000 Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng
ngành
430.643.401 468.497.260 435.240.343
Qua bảng số liệu chi thường xuyên của Chi cục Thống kê huyện Phù Cát, ta thấy kết quả chi thường xuyên NSNN giai đoạn 2017-2019 theo nhóm mục chi số liệu cho thấy cơ cấu các khoản chi thường xuyên theo nhóm mục chi.
Chi thanh toán cá nhân chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong cơ cấu chi thường xuyên nhưng đây là những khoản chi có tính chất ổn định, ít thay đổi, kiểm soát hồ sơ chứng từ cho nhóm chi này đơn giản hơn các nhóm mục chi khác. Tổng chi thanh toán cá nhân trong giai đoạn này là 1.220.782.063 đồng, chiếm tỷ trọng 43,4% tổng chi thường xuyên.
Chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong cơ cấu chi thường xuyên là chi nghiệp vụ chuyên môn. Đây là nhóm mục chi có tính chất đa dạng và phức tạp nhất, được nhiều văn bản chế độ điều chỉnh nhất. Nên các sai phạm thường rơi vào nhóm mục chi này. Tổng chi nghiệp vụ chuyên môn trong giai đoạn 2017- 2019 là 1.592.004.135 đồng; chiếm tỷ trọng 56,6% tổng chi thường xuyên.
Sơ đồ 2.2: Tình hình chi thường xuyên qua 3 năm 2017 – 2019
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Phù Cát)
860,000,000 880,000,000 900,000,000 920,000,000 940,000,000 960,000,000 980,000,000 947,178,000 967,439,198
Trong đó:
Tình hình các khoản chi cụ thể tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát như sau:
Bảng 2.2. Tiền lương, phụ cấp lương, phụ cấp thêm giờ tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát. ĐVT: Đồng Mục Tiểu mục Chỉ tiêu 2017 2018 2019 6000 Tiền lương 221.547.483 201.027.170 184.352.548 6001 Lương ngạch, bậc 221.547.483 201.027.170 184.352.548 6100 Phụ cấp lương 159.469.477 151.851.030 144.059.725 6101 Phụ cấp chức vụ 7.102.025 7.303.350 7.547.700 6106 Phụ cấp thêm giờ 35.754.742 38.410.600 38.560.000 6112 Phụ cấp ưu đãi nghề 53.449.860 47.758.480 44.910.900 6124 Phụ cấp công vụ 63.162.850 58.378.600 53.011.125
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Phù Cát)
Qua bảng 2.2 có thể nhận thấy rằng, tiền lương, phụ cấp lương, phụ cấp thêm giờ tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát, tổng số chi hàng năm giảm dần. Số chi hàng năm giảm là do cán bộ nhân viên lớn tuổi đã về hưu chỉ còn trẻ nên hệ số lương thấp nên tiền lương và phụ cấp lương của năm 2019 giảm so với năm 2018 là 24.465.927 đồng, năm 2018 giảm so với năm 2017 là 28.138.760 đồng.
Bảng 2.3. Tiền tàu xe nghỉ phép năm tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát
ĐVT: Đồng
Mục Tiểu mục Chỉ tiêu 2017 2018 2019
6250 Phúc lợi tập thể - 13.089.793 13.890.369
6253 Tiền tàu xe nghỉ phép năm - 13.089.793 13.890.369
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Phù Cát)
Qua bảng 2.3 có thể nhận thấy rằng, tiền tàu xe nghỉ phép năm tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát, năm 2017 hết kinh phí thường xuyên nên không thanh toán được phép năm cho nhân viên, nhưng năm 2018 và năm 2019 thanh toán được phép năm cho nhân viên số tiền chênh lệch giữa 2 năm không chênh lệch nhiều.
Bảng 2.4. Các khoản đóng góp tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát.
ĐVT: Đồng
Mục Tiểu
mục Chỉ tiêu 2017 2018 2019
6300 Các khoản đóng góp 5.053.028 4.670.288 4.240.890
6303 Kinh phí công đoàn 5.053.028 4.670.288 4.240.890
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Phù Cát)
Qua bảng 2.4 có thể nhận thấy rằng, các khoản đóng góp tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát, các năm giảm dần. Do tiền lương và phụ cấp lương thấp nên các khoản đóng góp của năm 2019 giảm so với năm 2018 là 429.398 đồng, năm 2018 giảm so với năm 2017 là 382.740 đồng
Bảng 2.5. Các khoản thanh toán khác cho cá nhân tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát
ĐVT: Đồng
Mục Tiểu
mục Chỉ tiêu 2017 2018 2018
6400 Các khoản thanh toán cho cá
nhân 34.719.800 33.228.000 35.952.000
6404 Chi chênh lệch thu nhập thực tế
so với lương ngạch bậc, chức vụ 34.719.800 33.228.000 35.952.000
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Phù Cát)
Nhận xét:
Qua bảng 2.5, cho thấy các khoảnthanh toán khác cho cá nhân tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát dựa vào kinh phí tiết kiệm mỗi năm của Chi cục Thống kê huyện Phù Cát cho thấy năm 2019 đã tiết kiệm nên chi thanh toán khác cho cá nhân tăng hơn năm 2018 là 2.724.000 đồng, nhưng năm 2018 tiết kiệm được ít nên chi cho thanh toán cá nhân giảm hơn so với năm 2017 là 1.491.800 đồng.
Bảng 2.6. Chi thanh toán dịch vụ công cộng tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát. ĐVT: Đồng Mục Tiểu mục Chỉ tiêu 2017 2018 2019 6500 Thanh toán dịch vụ công cộng 4.009.730 5.449.805 4.425.329
6501 Thanh toán tiền điện 4.009.730 5.449.805 4.425.329
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Phù Cát)
Qua bảng 2.6, cho thấy các thanh toán dịch vụ công cộng tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát cho thấy năm 2019 đã chi giảm hơn năm 2018 là 1.024.476 đồng, nhưng năm 2018 lại chi nhiều hơn so với năm 2017 là 1.440.075 đồng.
Bảng 2.7. Chi vật tư văn phòng phẩm tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát.
ĐVT: Đồng Mục Tiểu mục Chỉ tiêu 2017 2018 2019 6550 Vật tư văn phòng phẩm 9.960.907 8.589.942 12.930.586 6551 Văn phòng phẩm 9.250.907 4.193.140 5.725.657 6599 Vật tư văn phòng khác 710.000 4.396.802 7.204.929
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Phù Cát)
Qua bảng 2.7 có thể nhận thấy rằng, tổng số chi vật tư văn phòng tăng lên. Năm 2019 chi cho vật tư văn phòng tăng hơn năm 2019 là 4.340.644 đồng, nhưng năm 2018 lại giảm hơn so năm 2017 là 1.370.965 đồng.
Bảng 2.8. Chi thông tin tuyên truyền liên lạc tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát.
ĐVT: Đồng
Mục Tiểu
mục Chỉ tiêu 2017 2018 2019
6600 Thông tin, tuyên truyền, liên lạc 11.569.712 9.646.410 7.983.210
6601 Cước phí điện thoại trong nước 3.381.385 2.546.710 1.676.510 6603 Cước phí bưu chính 3.137.527 1.500.000 1.200.000 6605 Cước phí internet 3.114.800 2.904.000 2.178.000 6608 Sách, báo, tạp hóa 1.936.000 2.695.700 2.928.700
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Phù Cát)
Qua 2.8 có thể nhận thấy rằng, chi thông tin tuyên truyền liên lạctại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát giảm dần. Số chi hàng năm giảm là do nay chuyển sang truyền mail giảm chi phí bưu chính.., cho thấy của năm 2019 giảm so với năm 2018 là 1.663.200 đồng, năm 2018 giảm so với năm 2017 là 1.923.302 đồng.
Bảng 2.9. Chi hội nghị tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát.
ĐVT: Đồng
Mục Tiểu
mục Chỉ tiêu 2017 2018 2019
6650 Hội nghị 26.610.000 24.605.000 27.480.000
6651 In, mua tài liệu 1.300.000 1.380.000 1.760.000 6652 Bồi dưỡng giảng viên,
báo cáo viên 2.400.000 2.100.000 2.100.000 6653 Tiền vé máy bay, tù xe 5.080.000 5.200.000 3.600.000 6658 Chi bù tiền ăn 11.550.000 9.250.000 8.100.000
6699 Khác 6.280.000 6.667.500 11.920.000
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Phù Cát)
huyện Phù Cát năm 2019 tăng hơn so với năm 2018 là 2.875.000 đồng, năm 2018 giảm hơn so với năm 2017 là 2.005.000 đồng.
Bảng 2.10. Chi công tác phí tại tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát.
ĐVT: Đồng
Mục Tiểu mục
Chỉ tiêu 2017 2018 2019
6700 Công tác phí 32.964.000 39.562.000 27.492.000
6701 Tiền vé máy bay, tàu, xe 8.564.000 7.112.000 7.592.000 6702 Phụ cấp công tác phí 19.050.000 19.650.000 13.650.000 6703 Tiền thuê phòng ngủ 1.750.000 8.000.000 250.000 6704 Khoán công tác phí 3.600.000 4.800.000 6.000.000
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Phù Cát)
Qua bảng 2.10 có thể nhận thấy rằng, chi công tác phí tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát năm 2019 giảm hơn so với năm 2018 là 12.070.000 đồng, năm 2018 tăng hơn so với năm 2017 là 6.598.000 đồng.
Bảng 2.11.Chi nghiệp vụ chuyên môn tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát.
ĐVT: Đồng
Mục Tiểu
mục Chỉ tiêu 2017 2018 2019
7000 Chi phí nghiệp vụ chuyên
môn của từng ngành 430.643.401 468.497.260 435.240.343
7003
Chi mua, in ấn, phô tô tài liệu chỉ dùng cho chuyên môn ngành
6.223.133 19.301.250 3.430.269
7012 Chi thanh toán hợp đồng thực
hiện nghiệp vụ chuyên môn 424.420.268 6.571.343 7049 Chi phí khác 449.196.010 425.238.731
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Phù Cát)
33.256.917 đồng, năm 2018 tăng hơn so với năm 2017 là 37.853.859 đồng. Nguyên nhân tăng giảm do chi nghiệp vụ chuyên môn đa phần là chi nghiệp vụ khác là nghiệp vụ điều tra, tùy thuộc hàng năm số lượng mẫu nhiều hay ít, số lượng mẫu không ổn định hàng năm.
2.2.5. Thực trạng thủ tục kiểm soát chi tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát
2.2.5.1. Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân
Thủ trưởng các đơn vị dự toán căn cứ vào phạm vi dự toán, nhiệm vụ được giao tổ chức thực hiện dự toán theo nguyên tắc tập trung, trách nhiệm, bảo đảm đúng quy định về chế độ kiểm soát tài chính, tài sản. Việc tổ chức thực hiện dự toán phải tuân thủ chế độ tài chính, các khoản chi phải lập dự toán chi tiết trên cơ sở nội dung công việc và định mức được cơ quan có thẩm quyền ban hành, sử dụng kinh phí tiết kiệm hiệu quả, công khai, minh bạch, hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Kinh phí tự chủ: Trong phạm vi kinh phí được giao Chi cục trưởng Chi cục Thống kê huyện Phù Cát có trách nhiệm tổ chức điều hành như sau:
- Chi cục trưởng thông qua định mức chi cho từng nội dung công việc phù hợp với đặc thù của công việc nhưng không được vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi hiện hành theo định mức hướng dẫn của Cục Thống kê. Đối với các hoạt động đặc thù chưa được quy định, Chi cục trưởng được vận dụng để quyết định mức chi tương ứng với các công việc của lĩnh vực tương tự tại các văn bản quy phạm pháp luật, nhưng không được vượt quá định mức chi đó và phải được ghi trong Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc phải được Chi cục trưởng quyết định bằng văn bản trong trường hợp chưa được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ;
* Tiền lương (mục 6000), Phụ cấp lương (mục 6100)
Cục Thống kê giao dự toán theo nhiệm vụ: Tiền lương thực hiện theo lương ngạch, bậc, chức vụ và các khoản phụ cấp do Nhà nước quy định đối với đơn vị hành chính;
Quy trình kiểm soát:
Hình 2.1. Quy trình kiểm soát chi lương tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương được xác định trên cơ sở số biên chế được giao, mức lương tối thiểu theo quy định, hệ số tiền lương theo ngạch bậc, phụ cấp (nếu có) được quy định tại Thông tư số 62/2010/TT-BTC ngày 21/4/2010 của Chính phủ; Nghị định 66/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013.
- Bước 1: Thống kê tổng hợp thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên, cuối tháng chuyển cho Kế toán.
- Bước 2: Kế toán tập hợp Bảng chấm công và các chứng từ liên quan. Căn cứ vào Bảng chấm công, Kế toán lập Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, các khoản trích nộp theo lương và chuyển cho Chi cục trưởng. Chi cục trưởng xem xét, duyệt và ký vào Bảng lương
- Bước 3: Sau đó chuyển lại cho Kế toán để có cơ sở lập Giấy rút dự toán chuyển kho bạc thanh toán qua thẻ cho chuyên viên.
Bảng chấm công tính lương ( Mẫu số C01-HD), bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, các khoản trích nộp theo lương ( Mẫu C02-HD) được lập đúng với biểu mẫu trong Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Thống kê tổng
hợp Kế toán Chi cục trưởng
(3)
(2) (1)
Hình 2.2. Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát
- Mục chi tiền làm thêm giờ (Mục 6106 )
+ Nguyên tắc: Việc làm thêm giờ được thực hiện khi thực sự cần thiết nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch công tác ngoài chỉ tiêu, định mức được giao; hoặc thực hiện công tác đột xuất. Không thanh toán làm thêm giờ đối với thời gian làm thêm để hoàn thành chỉ tiêu, định mức công việc đã giao, đã hưởng lương, thời gian đi công tác trên đường vào ngày nghỉ. Thực hiện đúng quy định của Bộ luật Lao động: bố trí làm thêm không quá 200 giờ/năm/người, không qua 30 giờ/tháng/người, không quá 7 giờ/ngày/người (đối với ngày nghỉ); Không thanh toán làm thêm giờ trong trường hợp CBCC kê khai làm thêm dưới 01 giờ/ ngày.
+ Thủ tục thanh toán: Sau khi kết thúc tháng làm việc, nếu có làm thêm giờ thì CBCC lập bản đề nghị thanh toán làm thêm giờ, trong đó bắt buộc phải kê khai số lượng công việc trong tiêu chuẩn định mức đã hoàn thành (đối với đơn vị giao số lượng việc/tháng), hoặc đã hoàn thành công việc được giao (đối với cán bộ quản lý, cán bộ tham mưu giúp việc); Số lượng công việc làm vượt định mức; hoặc thời gian được yêu cầu làm thêm đột xuất.
(1)
(2) (3)
Hình 2.3. Quy trình kiểm soát chi làm thêm giờ
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
Thống kê tổng hợp
Kế toán
(1) Thống kê tổng hợp căn cứ giấy báo làm thêm giờ lên bảng chấm công làm thêm giờ gởi lên cho Kế toán.
(2) Kế toán đối chiếu xong lập bảng thanh toán tiền làm ngoài giờ trình Chi cục trưởng xem xét và phê duyệt .
(3) Sau khi nhận được bảng phê duyệt của Chi cục trưởng, Kế toán lập Giấy rút dự toán chuyển sang kho bạc để thanh toán tiền cho chuyên viên.
Giấy báo làm thêm giờ (Mẫu C08-HD) được thực hiện đúng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Bảng chấm công làm thêm ngoài giờ ( Mẫu C09-HD) được thực hiện đúng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ được thực hiện theo ( Mẫu C10-HD) Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Trong đó người hưởng phụ cấp ngoài giờ được tính theo hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ (nếu có) và các hệ số phụ cấp khác được tính theo định mức số giờ công rõ ràng, chặt chẽ.
Hình 2.4. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ tại Chi cục Thống kê huyện Phù Cát
- Phúc lợi tập thể (mục 6250)
Thực hiện theo Thông tư số 141/2011/TT-BTC ngày 20/10/2011 của Bộ Tài chính và Thông tư số 57/2014/TT-BTC ngày 6/5/2014 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 141/2011/TT-BTC.
Đối tượng được thanh toán tiền bồi dưỡng do nhu cầu công việc không thể bố trí cho CBCC nghỉ phép hoặc bố trí không đủ số ngày nghỉ phép theo quy định, thì Chi cục trưởng quyết định việc chi trả tiền bồi dưỡng cho CBCC những ngày chưa nghỉ phép hàng năm (sau khi trừ số ngày nghỉ do ốm đau vượt quá thời gian quy định, nghỉ việc riêng,…trong năm).