8. Tổng quan tài liệu nghiêu cứu
2.2.2. Quy trình và thủ tục gửi tiền
Trong những năm gần đây, ngân hàng đã đáp ứng đƣợc một số yêu cầu của khách hàng gửi tiền và đã cung cấp nhiều tiện ích của việc gửi tiền vào ngân hàng. Vì vậy trong những năm qua ngƣời dân đã mạnh dạn gửi tiền vào ngân hàng ngày một càng tăng. Một trong những biện pháp thu hút nguồn tiền gửi lớn vào ngân hàng là việc thực hiện tốt quy trình thu nhận nguồn tiền gửi. Chính vì vậy ngân hàng rất chú trọng đến việc thực hiện quy trình thủ tục trong việc nhận tiền gửi tạo điều kiện cho việc quản lý hiệu quả các khoản tiền vốn huy động, các khoản tiền thanh toán hay kiều hối…nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra, từ đó tạo niềm tin cho khách hàng.
Quy trình gửi tiền tiết kiệm *Đối với ngƣời gửi tiền:
Khách hàng viết giấy gửi tiền trong đó ghi rõ mức kỳ hạn, ngày…tháng…năm giao dịch, tên ngƣời gửi, địa chỉ, chứng minh thƣ nhân dân, chữ ký mẫu để ngân hàng Scan chữ ký của khách hàng nhằm đảm bảo an toàn vốn cho ngƣời gửi tiền. Sau khi nộp tiền, ngƣời gửi nhận sổ tiết kiệm có đầy đủ các yếu tố quy định.
*Đối với ngân hàng:
Giao dịch viên tiếp nhận yêu cầu gửi tiền của khách hàng, kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố trên giấy gửi tiền do khách hàng đã xác lập. Trong phạm vi và hạn mức đƣợc giao, giao dịch viên nhận và kiểm tra số tiền mà khách hàng ghi trên giấy gửi tiền theo đúng quy định về giao nhận tiền mặt, mở tài khoản tiền gửi tƣơng ứng với kỳ hạn mà khách hàng đã yêu cầu. Sau khi đã thu tiền đầy đủ, giao dịch viên sẽ làm thủ tục trên phần mềm kế toán
44
ngân hàng và nhập các dữ liệu cần thiết. Giao dịch viên vừa kiêm thủ quỹ vừa kiểm kế toán ký tên, đóng dấu và tiếp tục chuyển cho kiểm soát viên thông qua hệ thống phần mềm kế toán ngân hàng. Kiểm soát viên sau khi kiểm tra đầy đủ các nội dung, chấp nhận duyệt thì giao sổ tiết kiệm cho khách hàng khi đã đƣợc Giám đốc hoặc Kế toán trƣởng ký và đóng dấu. Cuối cùng là đối chiếu, tổng hợp, lƣu trữ chứng từ theo chế độ quy định.
Quy trình rút tiền tiết kiệm * Đối với ngƣời rút tiền:
Khách hàng xuất trình Sổ tiết kiệm, chứng minh thƣ nhân dân và ký tên ngƣời nhận tiền. Chữ ký trên Sổ tiết kiệm phải đúng theo với mẫu chữ ký mà ngân hàng đã Scan khi khách hàng đến gửi tiền. Khi nhận đƣợc chứng từ chi tiền của ngân hàng thi khách hàng phải ký, ghi rõ họ và tên ở ô “khách hàng” để xác minh là đã nhận đủ tiền.
*Đối với ngân hàng:
Giao dịch viên tiếp nhận yêu cầu rút tiền của khách hàng, kiểm tra tính hợp pháp của Sổ tiết kiệm, kiểm tra chữ ký, chứng minh thƣ nhân dân của khách hàng. Nếu giao dịch viên duyệt thì giao dịch viên in 2 liên chứng từ, chi tiền mặt cho khách hàng theo quy định và ký tên đóng dấu “đã chi tiền” trên chứng từ. Đồng thời yêu cầu khách hàng ký xác nhận trên chứng từ và kiểm tra tiền trƣớc khi ra khỏi ngân hàng. Ngân hàng trả 1 liên chứng từ cho khách hàng 1 liên còn lại chuyển cho bộ phận lƣu trữ theo quy định.
Với hai quy trình rút tiền và gửi tiền ở trên thì vừa đảm bảo thuận lợi cho khách hàng, vừa an toàn cho ngân hàng. Khách hàng chỉ giao dịch một cửa nên thuận tiện có thể tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian.
*Các trƣờng hợp phát sinh:
45
nơi gửi tiền biết về đầy đủ các thông tin cần thiết nhƣ tên chủ sổ, chứng minh thƣ nhân dân, số tiền gốc, ngày gửi, kỳ hạn gửi, số Sổ tiết kiệm…Giấy khai báo mất sổ phải đƣợc xác nhận của chính quyền địa phƣơng hoặc cơ quan nơi công tác hay cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền khác và phải gửi ngay tới nơi gửi tiền để làm cơ sở theo dõi, thanh toán. Sớm nhất, sau 30 ngày kể từ khi báo mất sổ, nếu không có vấn đề gì tranh chấp thì ngân hàng sẽ thanh toán cho ngƣời gửi tiền tiết kiệm.
Ngoài việc ghi sổ theo dõi sổ tiết kiệm báo mất, hỏng và lƣu hồ sơ đóng Nhật ký chứng từ theo quy định, Giao dịch viên sẽ photo sổ tiết kiệm mới phát hành lƣu kèm hồ sơ chứng từ phát hành lại sổ bị mất, hỏng và thực hiện lƣu trữ theo quy định tại Chi nhánh để có cơ sở đối chiếu, tra cứu thông tin tiền gửi tiết kiệm, xác định số lƣợng sổ tiết kiệm bị hỏng để xử lý
-Trƣờng hợp ngƣời gửi tiền tiết kiệm gặp rủi ro (bị chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi), ngân hàng sẽ thanh toán tiền lãi và gốc cho ngƣời thừa kế theo đúng di chúc hoặc thừa kế theo pháp luật.