8. Tổng quan tài liệu nghiêu cứu
2.3.3. Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát là một phần không thể tách rời các hoạt động hằng ngày của Agribank. Cơ chế kiểm tra kiểm soát đƣợc thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị Agribank dƣới nhiều hình thức. Do vậy để đánh giá thực trạng các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát tại chi nhánh em sẽ đánh giá các thủ tục, quy trình trong các loại hoạt động của chi nhánh bao gồm hoạt động quản lý chung và hoạt động nghiệp vụ.
Hoạt động quản lý chung
Giám đốc Chi nhánh thực hiện uỷ quyền và phân cấp trách nhiệm, duy trì công tác kiểm soát nội bộ cho từng phòng ban trong đơn vị nhằm kiểm soát toàn diện hoạt động trong đơn vị. Hoạt động kiểm soát tại Chi nhánh đƣợc thiết lập để luôn đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
Phân công phân nhiệm
56 Giám đốc.
Điều hành thể hiện trong việc phân công công việc giữa các thành viên Ban Giám đốc.
Giám đốc chi nhánh điều hành chung hoạt động của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình về các mặt liên quan đến kinh doanh, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật, Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc v ề các quyết định của mình, trực tiếp phụ trách phòng Kiểm toán nội bộ , Hành chính – Nhân sự.
Hai Phó Giám đốc giúp Giám đốc giải quyết các công việc đƣợc uỷ quyền; Trực tiếp chỉ đạo, phụ trách một phòng ban. Một Phó Giám đốc phụ trách phòng Kế toán – Ngân quỹ. Một phó Giám đốc phụ trách phòng Kế hoạch – Kinh doanh. Sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp cho các thành viên trong ban Giám đốc chủ động trong việc quản lý, điều hành, nắm rõ tình hình thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban để có biện pháp kiểm soát, chấn chỉnh kịp thời.
Trƣởng các phòng ban tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách về các mặt công tác của phòng mình; Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng, phối hợp với các phòng khác của Chi nhánh khi xử lý những vấn đề nghiệp vụ có liên quan.
Các phó trƣởng phòng giúp Trƣởng phòng chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác do trƣởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc, phó Giám đốc và Trƣởng phòng về các nhiệm vụ đƣợc giao.
Nhƣ vậy, Trƣởng, phó phòng là ngƣời trực tiếp điều hành, triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng mình. Ban Giám đốc chỉ đạo điều hành chung theo từng mảng hoạt động của Chi nhánh. Nhiệm vụ đƣọc phân công cho từng cấp quản lý vừa phát huy đƣợc nguyên tắc tập trung dân
57
chủ, vừa phát huy đƣợc tính chủ động sáng tạo của từng cá nhân.
Mỗi cá nhân, phòng ban đều phải tự kiểm soát và tự chịu trách nhiệm về công việc đƣợc giao, đảm bảo hiệu quả công việc, tuân thủ pháp luật, quy chế và quy trình nghiệp vụ.
Hiện nay, các nghiệp vụ ngân hàng đều đƣợc thực hiện trên máy tính bằng phần mềm IPCAS sử dụng cho Agribank. Để thực hiện các biện pháp kiểm soát và quản lý dữ liệu, nghiệp vụ đều có sự phân quyền truy cập, tách bạch quyền xem, sửa, duyệt và tổng hợp dữ liệu. Do vậy ngƣời sử dụng chỉ thực hiện trong phạm vi quyền hạn của mình và chịu trách nhiệm đối với công việc đó.
Bảng 2.4. Thủ tục kiểm soát việc phân công, phân nhiệm Hoạt động Cấp phép Quản lý tài sản Hạch toán Thủ tục
Đóng mở tài khoản ký gửi của khách hàng x
Thực hiện các giao dịch thanh toán và nhận tiền gửi x Phê duyệt việc gửi và rút các kho ản tiền x
Hạch toán chi tiết các giao dịch x
Xử lý những giao dịch chƣa đƣợc thực hiện, bị trả lại, những khoản bất thƣờng.
x
Kiểm tra những báo cáo về những khoản bất thƣờng để cập nhật thông tin vào hồ sơ và vào thông tin giao d ịch
x
Phê duyệt việc truy cập các chƣơng trình và xem hồ sơ dữ liệu về tiền gửi KH
x
Kiểm soát việc thay đổi tên, điều chỉnh và những thay đổi khác trên hồ sơ chủ.
x
Kiểm soát việc lập và gửi các bản kê tài khoản x Giải quyết thắc mắc và khi ế u nại của khách hàng x Đối chiếu sổ chi tiết tiền gửi và lãi giao dịch với số liệu
trên sổ cái
58
Kiểm soát việc truy cập vào những tài khoản ngƣng hoạt động trong thời gian dài và những tài khoản không địa chỉ
x
(Nguồn : Phòng Kế toán – Ngân quỹ Agribank chi nhánh huyện Phù Mỹ)
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Đây là một nguyên tắc luôn đƣợc tuân thủ tại Chi nhánh khi bổ nhiệm cán bộ cũng nhƣ điều phối công việc. Chi nhánh đã tiến hành việc phân chia công việc một cách thích hợp cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo đƣợc nguyên tắc bất kiêm nhiệm (tách biệt giữa 4 chức năng: phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận). Điều này giúp cho công việc của từng nhóm ngƣời không bị chồng chéo và cũng giúp cho việc tự kiểm soát đƣợc thực hiện tốt hơn, nghiệp vụ nào, mảng nào ngƣời nào phụ trách, chịu trách nhiệm. Ví dụ nhƣ:-
- Các nhân viên kế toán không đƣợc giao nhiệm vụ giữ tài sản (vì họ có thể tham ô tài sản và che dấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ sách kế toán). Thủ quỹ không đƣợc giữ sổ sách kế toán theo dõi tài khoản của khách hàng.
- Ghi chép sổ sách là công việc của nhân viên kế toán nhằm tránh việc ghi chép sai lệch để cải thiện kết quả hoạt động của bản thân. Ví dụ: nếu bộ phận tín dụng mà kiêm luôn việc ghi chép sổ sách kế toán thì họ có thể ghi chép sai lệch để tăng doanh số cho vay và giảm dƣ nợ quá hạn.
Bên cạnh đó thì chi nhánh cũng đảm bảo cơ chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận (mỗi nghiệp vụ phát sinh thƣờng liên quan đến nhiều bộ phận, cơ chế này đảm bảo việc đối chiếu tổng hợp giữa bộ phận này với bộ phận khác nhằm phát hiện sai sót).
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
59
lực phê chuẩn trƣớc khi thực hiện theo đúng quy định của HĐQT. Đối với những vấn đề chung thì do Giám đốc phê duyệt, còn những vấn đề thuộc nghiệp vụ phát sinh hàng ngày thì do các phó giám đốc và các phòng ban chức năng phê duyệt. Khi Giám đốc đi công tác thì ủy quyền lại cho 1 trong 2 Phó giám đốc tiến hành phê duyệt thay.
Trƣởng phòng vắng mặt tại cơ quan từ 2 ngày trở lên phải có văn bản uỷ quyền cho cấp phó điều hành công việc của phòng, báo cáo với Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách phòng. Trƣờng hợp do khách quan, Trƣởng phòng không thể báo cáo Giám đốc, Phó Giám đốc thì quá thời hạn trên cấp phòng phải báo cáo ngay Giám đốc và phó Giám đốc phụ trách phòng đó.
Bảng 2.5. Thủ tục kiểm soát việc ủy quyền
Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát đƣợc thực hiện
Phê duyệt đóng, mở tài khoản và lập chứng từ chi tiết các điều khoản, trách nhiệm và việc ủy quyền từ phía KH
Đại diện bộ phận dịch vụ KH tại chi nhánh chịu trách nhiệm đối việc mở tài khoản và lập các chứng từ dựa trên quy trình mở tài khoản đƣợc ban giám đốc phê duyệt và triển khai.
Phê duyệt các giao dịch trong phạm vi hƣớng dẫn cụ thể nhƣ là điều chỉnh tài khoản, lãi phạt, và các khoản phí phụ.
Các giám đốc và nhân viên k ế toán thuộc mỗi chi nhánh sẽ phê duyệt việc ngƣng tính lãi phạt, phí dịch vụ.
Phê duyệt những thay đổi trong việc lƣu trữ hồ sơ
Việc lƣu rữ hồ sơ tài khoản sẽ đƣợc thực hiện theo yêu cầu của KH. Bên quản lý có thể kiểm tra tất cả các hồ sơ lƣu trữ thông qua một hệ thống.
Giám sát đối với những tài khoản ngƣng hoạt động trong thời gian dài.
Việc gửi và rút tiền từ tài khoản ngƣng hoạt động trong thời gian dài cần đƣợc phê duyệt bởi trƣởng bộ phận. Những
60
khoản này sẽ cần đƣợc xem xét bởi cán bộ điều hành trƣớc khi hạch toán.
Định lãi suất, phí dịch vụ và kỳ đáo và hạn và những tài khoản không kỳ hạn
Việc định lãi suất, phí dịch vụ, kỳ đáo hạn. những tài khoản không kỳ hạn đòi h ỏi phải có sự phê duyệt của phó chủ tịch điều hành
(Nguồn : Phòng Kế toán – Ngân quỹ Agribank chi nhánh huyện Phù Mỹ)
Sử dụng tài sản
Bảng 2.6. Thủ tục kiểm soát việc sử dụng tài sản
Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện
Tiền tại quầy thu ngân đƣợc cân đối hàngngày bằng cách đối chiếu với bảng tổng hợp các nghiệp vụ thu chi TM.
Quỹ tại quầy thu ngân đƣợc cân đối hàng ngày bởi bộ phận kế toán
Quỹ TM trung tâm đƣợc cân đối hằng ngày với sổ chi tiết.
Quỹ TM trung tâm đƣợc cân đối hàng ngày bởi bộ phận kế toán.
Các tài khoản đƣợc ngân hàng kiểm soát, đƣợc đối chiếu và kiểm tra định kỳ bởi những cán bộ độc lập với chức năng bảo quản tiền gửi.
Các tài khoản này đƣợc xác định và cân đối hằng ngày. Tất cả các hồ sơ đƣợc kiểm tra hàng năm theo luật định. Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi đƣợc đối
chiếu định kỳ với sổ cái và các điểm chênh lệch sẽ đƣợc kiểm tra và xử lý một cách độc lập.
Các Giấy nộp tiền đƣợc cân đối hàng ngày với sổ cái bởi phòng giao dịch.
Tất cả các tài khoản NH đƣợc đốichiếu định kỳ với sổ cái bởi cán bộ độc lập với chức năng thu chi TM
Các Giấy nộp tiền đƣợc cân đối hàng ngày bởi cán bộ NH không có chức năng thu chi TM.
Các bảng kê định kỳ đƣợc gửi đến cho những ngƣời gửi tiền để xác nhận số dƣ tiền gửi, lãi suất, kỳ đáo hạn.
Các bảng kê đƣợc gứi hàng tháng, các bảng kê tài khoản tiền gửi tiết kiệm hàng quý bởi các nhân viên độc lập với
61
Việc gửi bảng kê, việc kiểm tra các TK không gửi bảng kê hoặc bảng kê bị trả lại do không gửi đƣợc và giải quyết những thắc mắc của KH sẽ đƣợc thực hiện bởi một nhâ nviên độc lập với việc nhận tiền gửi và cho rút tiền.
việc nhận tiền gửi và cho rút tiền. Tổng đài sẽ giải quyết các thắc mắc của khách hàng và họ không có khả năng nhận tiền gửi hoặc cho rút tiền. Các thƣ đƣợc trả lại sẽ đƣợc xử lý bởi phòng giao dịch.
(Nguồn : Phòng Kế toán – Ngân quỹ Agribank chi nhánh huyện Phù Mỹ)
Hạch toán : Các nghiệp vụ đƣợc hạch toán để lập báo cáo tài chính theo các nguyên tắc kế toán đƣợc chấp nhận và cho việc duy trì, đối chiếu, giải trình tài sản
Bảng 2.7. Thủ tục kiểm soát việc hạch toán Mục tiêu / Sai sót có thể
xảy ra
Thủ tục kiểm soát ngăn chặn và phát hiện sai sót
Tất cả các nghiệp vụ đƣợc ghi nhận: Các nghiệp vụ gửi và rút tiền, có liên quan đến các TK tiền gửi, có thể không đƣợc ghi nhận.
Phần mềm chuyên dùng của ngân hàng cónhiều công cụ kiểm soát để ngăn chặn nhữngvấn đề liên quan đến việc hạch toán đúng các nghiệp vụ phát sinh. Chỉ một số nhân viên quản trị chuyên biệt mới đƣợc phép truy cập, sửa đổi các đặc tính này.
Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận là có thật. Các nghiệp vu thu chi có thể là ảo hoặc đƣợc ghi nhận nhƣng có thể không phát sinh
+ Sự gia tăng số lƣợng nghiệp vụ không đƣợc kết số có thể là một biểu hiện của vấn đề này. Nhân viên bảo vệ và giám đốc thanh tra hằng ngày nhữ ng báo cáo khả nghi để phát hiện các khoản tiền gửi ảo.
+ Mức thu nhập sẽ giảm xuống và báo cáo tài sản và nợ phải trả phải đƣợc kiểm tra để phát hiện các yếu tố không đồng nhất.
Đƣợc định giá đúng: Số tiền gửi hoặc rút ghi trên sổ là không đúng.
Các bảng kê đƣợc gửi cho KH để kiểm tra tính chính xác của tài khoản. Tổng các Giấy nộp tiền sẽ không khớp với sổ cái nếu các khoản phí không đƣợc hạch toán đúng. - Ghi nhận đúng thời điểm:
Các giao dịch gửi rút tiền ghinhận không đúng thời kỳ, thời điểm.
- Tình trạng không cân đối tiền quỹ sẽ xuất hiện nếu giao dịch liên quan đến tiền. Các đặc tính về phần mềm giúp h ạch toán tự động các chi phí. Các mức bảo mật truy cập đƣợc thiết lập để hạn chế khả năng sửa chữa thông tin.Việc thay đổi cấp tài khoản có thể dẫn đến việc phải sửa chữa và phí dịch vụ phát sinh ngoài dự tính.
62 Phân loại hợp lý: Các giao
dịch gửi, rút tiền, không đƣợc ghi nhận vào đúng hồ sơ lƣu trữ hay sổ chi tiết giao dịch.
Toàn bộ phần hành đƣợc hợp nhất trực tiếp lên nhật ký chung và ra báo cáo thông báo về tình trạng không cân đối.
Cộng đúng: Các giao dịch gửi/ rút tiền không đƣợc kết chuyển lên Nhật ký chung một cách chính xác.
Các đặc tính của phần mềm đƣợc thiết lập đối với hầu hết các giao dịch nhằm kết chuyể n tự động thông qua các giao diện. Nếu các đặc tính hợp nhất đƣợc thiết kế chính xác, tất cả các bút toán đều đƣợc kết chuyển chính xác.