8. Tổng quan tài liệu nghiêu cứu
2.3.2. Hệ thống kế toán
Hình thức kế toán
Hình thức kế toán tại Agribank chi nhánh Phù Mỹ là hình thức Nhật ký – Sổ cái kết hợp Chứng từ ghi sổ.
Tổ chức hệ thống kế toán tại Agribank nhằm thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo tình hình hoạt động của đơn vị, thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.
Vị trí của hệ thống kế toán của Agribank đƣợc xác định là công cụ để giám đốc thực hiện quá trình quản lý các hoạt động dịch vụ, trong quá trình quản lý đòi hỏi phải thƣờng xuyên xem xét tình hình thự c hiệ các hoạt động hằng ngày, đó là việc hạch toán thu chi tiền, vàng, ngoại tệ, hạch toán cho vay và tính lãi... một cách kịp thời và đầy đủ. Trên cơ sở các số liệu đã phản ánh tổng hợp đối chiếu với kế hoạch tài chính nhằm đánh giá đƣợc mức độ thực hiện công tác tài chính trong từng thời kỳ nhất định, qua đó phát hiện những sai sót, đánh giá ƣu điểm, khuyết điểm để đề ra những biện pháp khắc phục. Ngoài ra hệ thống kế toán trong ngân hàng còn giúp Agribank bảo vệ tài sản, đôn đốc việc chấp hành chế độ chính sách tài chính của Nhà nƣớc thực hiện tiết kiệm chống lãng phí, tham ô.
Nhiệm vụ của kế toán là tính toán, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời mọi khoản thu chi, các khoản nộp ngân sách nhà nƣớc, các khoản thuộc vốn quỹ của đơn vị. Thông qua việc tính toán, ghi chép, phản ánh kiểm tra tình hình kế hoạch, chi tiêu, quyết toán ngăn ngừa kịp thời các vi phạm về chính sách và chế độ. Ngoài ra kế toán còn cung cấp số liệu cần thiết cho việc phân tích tài chính của đơn vị. Hệ thống kế toán của công ty bao gồm 4 yếu tố đó là: Chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo.
52 Hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ tại chi nhánh tuân thủ quy định trong Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN (12/12/2005) về việc ban hành chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng. Và các quyết định của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam đã cụ thể hóa hơn hệ thống chứng từ.
Trong các quyết định trên có quy định cụ thể:
- Chứng từ trong các nghiệp vụ liên quan đến ngân quỹ:
+ Giấy nộp tiền; bảng kê các loại tiền nộp: Dùng trong trƣờng hợp khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản hoặc nhờ ngân hàng chuyển tiền cho một đối tƣợng khác, ở một địa phƣơng khác.
+ Giấy lĩnh tiền mặt; bảng kê các loại tiền lĩnh: Dùng khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền mặt từ tiền vay.
+ Séc tiền mặt: Dùng khi khách hàng có nhu c ầu rút tiền mặt từ tiền gửi
+ Phiếu thu: Chủ yếu dùng để thu phí dịch vụ, thu lãi tiền vay, thu nội bộ.
+ Phiếu chi: Chi nội bộ (tạm ứ g, cô g tác phí, tiền ăn ca, lƣơng, thƣởng...) hoặc chi theo yêu cầu của khách hàng.
- Chứng từ trong các nghiệp vụ tín dụng: + Giấy đề nghị vay vốn
+ Hợp đồng tín dụng + Giấy nhận nợ.
+ Giấy tờ liên quan đến xử lý nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, gia hạn nợ.
53
- Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
Các lệnh của khách hàng nhƣ séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu...
+ Bảng kê nộp séc
+ Các loại chứng từ báo có, báo nợ cho khách hàng.
+ Các loại bảng kê trong thanh toán vốn giữa các ngân hàng: bảng kê thanh toán liên hàng, thanh toán bù trừ...
+ Giấy báo có liên hàng, giấy báo nợ liên hàng đi..
-Phiếu chuyển khoản: Dùng làm chứng từ trong trƣờng hợp thực hiện các bút toán chuyển khoản nội bộ.
-Các chứng từ hạch toán tài sản và chứng từ ngoại bảng (phiếu xuất tài sản, phiếu nhập tài sản)
- Chứng từ kế toán ngân hàng bao gồm chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử.-
- Chứng từ có thể do ngân hàng lập hoặc khách hàng lập.
Chi nhánh đã tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ kế toán trong công tác kế toán tại đơn vị mình và đặc biệt chú trọng công tác kiểm soát chứng từ, chứng từ chịu sự kiểm soát của giao dịch viên (hoặc thanh toán viên), bộ phận hậu kiểm, kiểm soát viên và giám đốc (ngƣời duyệt ).
Trách nhiệm của giao dịch viên (thanh toán viên):
- Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.
- Kiểm soát tính rõ ràng, đầy đủ của các yếu tố ghi trên chứng từ
- Kiểm soát tính chính xác , khớp đúng của số liệu và các thông tin ghi trên chứng từ.
54 từ
- Đối với chứng từ điện tử phải kiểm tra các yếu tố: Mã nhận biết của chứng từ, các mật mã trên chứng từ, đảm bảo không có sự trùng lắp, chứng từ lập đùng mẫu quy định, kiểm tra chữ ký điện tử trên chứng từ, kiểm tra sự tồn tại và các dạng thức của một số vùng bắt buộc, nội dung chứng từ hợp lệ.
Kiểm soát viên có trách nhiệm:
- Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ
- Kiểm soát việc chấp hành chế độ, quy chế giao dịch nội bộ, phạm vi trách nhiệm ký trên chứng từ của giao dịch viên
-Kiểm soát chữ ký trên chứng từ - Tính và kiểm tra ký hiệu mật
- Tên tập tin phải đƣợc lập đúng tên và mẫu thông tin quy định; kiểm soát đảm bảo không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ
- Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng - Kiểm tra mã khóa bảo mật
- Mật mã trên chứng từ đúng với mật mã quy định
- Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ
Trách nhiệm của bộ phận hậu kiểm (được quy định cụ thể trong quyết đinh số 150/QĐ/HĐTV-TCKT)
Cán bộ hậu kiểm là ngƣời thực hiện việc kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán đã hạch toán, kiểm tra sự khớp đúng giữa thông tin trên hồ sơ, chứng từ và dữ liệu đăng nhập vào hệ thống của các giao dịch đã hoàn thành. Với trách nhiệm:
- Thực hiện hậu kiểm theo phân công của Giám đốc chi nhánh, tuân thủ các nguyên tắc hậu kiểm.
55
phát sinh theo từng Giao dị ch viên. Mở sổ theo dõi việc giao nhận chứng từ với giao dịch viên.
- Phối hợp với Giao dịch viên, Kiểm soát viên các bộ phận nghiệp vụ liên quan trong việc xác định nguyên nhân sai sót phát hiện sau hậu kiểm; đề xuất biện pháp khắc phục sửa chữa sai sót; đồng thời báo cáo kịp thời các sai sót giao dịch bất thƣờng hoặc nghi ngờ có hành vi gian lận với các cấp có thẩm quyền.
Trách nhiệm của giám đốc (người duyệt)
- Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ
- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý của Nhà nƣớc, của ngành và quy chế quản lý nội bộ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.