7. Bố cục của đề tài
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán tại Công ty
2.1.4.1. Tổ chức công tác kế toán
a) Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
- Công ty thực hiện chế độ chứng từ kế toán được ban hành theo Thông tư 200/2014- BTC.
- Do Công ty Hoàng Chương là Công ty lớn, có nhiều Công ty thành viên, phân xưởng và chi nhánh. Vì vậy, việc lập, luân chuyển, xử lý, cũng như lưu trữ chứng từ sẽ đuợc thực hiện theo từng công ty thành viên.
b) Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Công ty thực hiện hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo Thông tư 200/2014- BTC. Đồng thời, để đáp ứng nhu cầu quản lý, thì bên cạnh tài khoản cấp một, cấp hai theo qui định của nhà nước, công ty tổ chức thêm tài khoản cấp ba chi tiết lên tới tám chữ số. Vì vậy, một mã tài khoản chi tiết của Công ty có dạng: XXX(X).XXXX
Theo đó:
Nhóm thứ nhất gồm ba (hoặc bốn) ký số dùng để chỉ số hiệu tài khoản cấp 1 (hoặc cấp 2) thuộc hệ thống tài khoản được ban hành theo Thông tư 200/2014- BTC.
Nhóm thứ hai gồm bốn ký số dùng để xác định tài khoản chi tiết cấp ba, để công ty cần theo dõi chi tiết và bao quát được hết tất cả những nghiệp vụ phát sinh tại thời điểm hiện tại và sau này. Vì vậy, Công ty đã thiết kế tài khoản chi tiết lên tới bốn chữ số. Vì vậy, tài khoản CPSX chung được xây dựng chi tiết cụ thể như sau:
Tài khoản cấp 1: chi phí sản xuất chung: TK 627
Tài khoản cấp 3: chi phí tiền lương nhân viên phân xưởng: TK 62710001
c) Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán Về báo cáo tài chính:
- Công ty thực hiện chế độ báo cáo tài chính được ban hành theo Thông tư 200/2014- BTC bao gồm các mẫu biểu sau:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Bảng kết quả hoạt động kinh doanh + Bảng lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh báo cáo tài chính
- Đồng thời để phục vụ cho nhu cầu của quản lý và kiểm soát của hội đồng cổ đông và ban giám đốc, công ty đã tổ chức thực hiện thêm các báo cáo sau:
+ Bảng báo cáo kế toán hợp nhất + Bảng kết quả kinh doanh hợp nhất + Bảng lưu chuyển tiền tệ hợp nhất Báo cáo kế toán quản trị:
Công ty đã tổ chức thực hiện các báo cáo kế toán quản trị bao gồm: - Báo cáo lãi lỗ theo khu vực
- Báo cáo lãi lỗ theo mặt hàng - Báo cáo phân tích điểm hòa vốn - Báo cáo dự toán ngân sách - Báo cáo kế hoạch sản xuất - Báo cáo giá thành
- Báo cáo phân tích báo cáo tài chính Đối với báo cáo tài chính:
từng báo cáo Công ty thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán được ban hành.
Đối với báo cáo quản trị:
- Báo cáo lãi lỗ theo mặt hàng: Định kỳ một tháng một lần. - Báo cáo kế hoạch sản xuất: Định kỳ một tháng một lần. - Báo cáo giá thành: Định kỳ một tháng một lần
- Báo cáo lãi lỗ theo khu vực: Định kỳ ba tháng một lần. - Báo cáo phân tích điểm hòa vốn: Định kỳ một năm một lần. - Báo cáo dự toán ngân sách: Định kỳ một năm một lần.
- Báo cáo phân tích báo cáo tài chính: Định kỳ một năm một lần. d) Chính sách kế toán tại Công ty
Niên độ kế toán tại Công ty: được bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 theo năm dương lịch.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: là đồng Việt Nam
Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho gồm chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở hiện tại.
Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Phương pháp hạch toán ngoại tệ: tất cả các đồng ngoại tệ đều qui đổi theo ra Việt nam đồng theo tỷ giá thực tế tại thời điểm qui đổi. Cuối năm đánh giá lại số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm đánh giá.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: tất cả các tài sản tại Công ty đều khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
2.1.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán
a) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán đứng trên góc độ công ty là hình thức tổ chức phân tán. Căn cứ vào sự phân cấp hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý từ tổng công ty mà các đơn vị trực thuộc (gồm công ty thành viên và công ty mẹ) đều phải tổ chức thực hiện công tác kế toán (từ việc lập chứng từ ban đầu đến việc lập báo cáo kế toán theo qui định).
Phòng kế toán ở tổng công ty thực hiện công tác kế toán tổng hợp chung cho toàn đơn vị trực tiếp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc tổng công ty, kiểm tra các báo cáo từ các công ty thành viên gởi về và hợp nhất các báo cáo theo quy định của Nhà nước cũng như yêu cầu quản lý.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Với quy mô này, toàn bộ các
Phó phòng TCKT Trưởng phòng TCKT Kế toán Tổng hợp Kế toán Thanh toán Kế toán lương- thuế, BHXH Kế toán Vật tư, TSCĐ Thủ quỹ
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xử lý tập trung tại phòng Tài chính kế toán Công ty. Phòng Tài chính kế toán tổ chức hệ thống các sổ kế toán để xử lý và ghi chép toàn bộ mọi họat động kinh doanh của Công ty.
Trưởng phòng Tài chính kế toán (Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng): Phụ trách chung Phòng Tài chính kế toán, tổ chức công tác tài chính kế toán tại Công ty. Điều hành mọi họat động của phòng Tài chính kế toán, kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi, vi phạm pháp luật về chế độ tài chính kế toán. Cung cấp các thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị, thực hiện đúng chế độ báo cáo tài chính hiện hành.
Phó phòng Tài chính kế toán: Giúp cho trưởng phòng trong công tác quản lý, tổ chức điều hành thực hiện nhiệm vụ thường xuyên của phòng. Có trách nhiệm điều hành công việc và ký các chứng từ thu, chi khi trưởng phòng đi vắng. Theo dõi chi phí giá thành sửa chữa thường xuyên và các công trình sửa chữa, tổng hợp các báo cáo quản trị cho Trưởng phòng trước khi trình Ban lãnh đạo có yêu cầu…
Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh, ghi chép vào sổ cái, lập bảng tổng kết tài sản, lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo theo quy định, tổ chức lưu trữ, bảo quản các tài liệu kế toán, tổ chức thông tin nội bộ và tổng hợp các chứng từ, nghiệp vụ liên quan đến việc lập báo cáo quản trị.
Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính nhằm phục vụ cho công tác kế toán quản trị chi phí tại Công ty
Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm. Báo cáo tài chính của Công ty tính bằng đồng
Việt Nam, được lập và trình bày phù hợp với các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành trong việc lập báo cáo tài chính. Công ty sử dụng một số báo cáo phục vụ kế toán quản trị nội bộ như:
- Báo cáo chi tiết các khoản chi phí được lập 1 tháng/1 lần; - Báo cáo chi tiết công nợ (theo tuổi nợ) được lập 1 tháng/lần; - Báo cáo tồn quỹ tiền mặt hàng ngày (cuối ngày);
- Báo cáo các chỉ số tài chính được lập vào cuối năm.
Toàn bộ các báo cáo này được kế toán chi tiết tại Công ty tập hợp cuối tháng tổng hợp lại toàn bộ chứng từ phát sinh cũng như số liệu cho Kế toán tổng hợp tiến hành lập các báo cáo liên quan trước khi trình Phó hoặc Trưởng phòng tài chính kế toán xét duyệt.
Kế toán thanh toán: Thu thập, kiểm tra các chừng từ và in phiếu thu chi hàng ngày; Theo dõi các khoản phải thu, phải trả, vay và đôn đốc thu hồi nợ, kết hợp với các bộ phận liên quan để cập nhật số liệu công nợ khách hàngđịnh kỳ (tháng, quý, năm) phối hợp với phòng kinh doanh đối chiếu, kiểm tra công nợkhách hàng, định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) lên kế hoạch thu hồi và thanh toán nợ, lưu trữ chứng từ theo quy định, chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp.
Kế toán lương, thuế, BHXH: chịu trách nhiệm tính các khoản thuế phải nộp Nhà nước trong kỳ, tính lương và các khoản trích theo lương, các khoản phải trả cho người lao động
Kế toán vật tư, TSCĐ: theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có liên quan đến nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá, thành phẩm nhập kho - xuất kho trong kỳ. Đồng thời, theo dõi và cập nhật TSCĐ, phân bổ và trích khấu hao TSCĐ trong kỳ. Tính giá thành sản phẩm gia công.