7. Bố cục của đề tài
3.2.3. Sử dụng phương pháp kế toán để thực hiện nội dung kế toán quản
tại Công ty
3.2.3.1 Phương pháp chứng từ
Về cơ bản công ty đã thể hiện và vận dụng tốt nguồn thông tin đầu vào của KTQT, được cung cấp đa phần từ nguồn thông tin của KTTC, còn lại là một số thông tin đa phần về chính sách kinh tế của Nhà Nước, chính sách giá cả, giá thị trường, chính sách khuyến mãi. KTQT đã sử dụng gián tiếp hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo Thông tư 200/2014- BTC. Nhưng có một số chứng từ phục vụ nội bộ doanh nghiệp, phản ánh chi phí, được thiết kế chi tiết hơn, nhằm đáp ứng nhu cầu kiểm soát chi phí của nhà quản trị. Cụ thể: khi thiết kế phải đảm bảo được yêu cầu phân loại chi phí theo cách ứng xử của nó đối với mức độ hoạt động, thỏa mãn yêu cầu xác định các chỉ tiêu định mức làm căn cứ lập dự toán, tập hợp chi phí theo các bộ phận, trung tâm
trách nhiệm,…
Ví dụ:
a/Các chứng từ phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04.VT; ban hành theo Thông tư 200/2014- BTC)
- Phiếu lĩnh vật tư vượt định mức: Chứng từ này được sử dụng trong trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức vật tư được duyệt đã được bộ phận sử dụng lãnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất hoặc do sử dụng vượt định mức vật tư quy định). Chứng từ này là căn cứ để kế toán quản trị hạch toán khoản chi phí chênh lệch so với định mức, và do mọi trường hợp tiêu hao chi phí vượt định mức đều là hiện tượng không bình thường nên các chứng từ này phải được sử dụng đính kèm với “Bản giải trình vật tư vượt định mức” do cấp có thẩm quyền quyết định. Phiếu này có thể được thiết kế theo mẫu sau:
Tên doanh nghiệp PHIẾU LĨNH VẬT TƯ VƯỢT ĐỊNH MỨC
Số:
Ngày… tháng … năm… -Bộ phận sử dụng:
-Lý do nhận: -Xuất kho tại:
STT Tên nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Chênh lệch so với định mức Ghi chú Số lượng Giá trị Cộng
- Phiếu báo thay đổi định mức vật liệu: chứng từ này là căn cứ để kế toán quản trị hạch toán khoản chênh lệch vật liệu do thay đổi định mức, trên cơ sở đó tính được giá thành thực tế sản phẩm, công việc hoàn thành trong tháng. Phiếu này do bộ phận có nhiệm vụ xây dựng định mức lập (Ví dụ như bộ phận kế hoạch hoặc bộ phận kỹ thuật) và được gửi đến bộ phận sản xuất và phòng ban có liên quan.
Tên doanh nghiệp PHIẾU THAY ĐỔI ĐỊNH MỨC VẬT LIỆU
Số:
Ngày… tháng … năm… -Loại sản phẩm, có thay đổi định mức vật liệu: -Ký hiệu, mã số:
-Lý do thay đổi định mức:
-Ngày bắt đầu thực hiện định mức mới:
Loại vật liệu thay đổi Định mức cũ Định mức mới Đơn giá
Chênh lệch do thay đổi định mức
Stt
Tên Mã số ĐVT Số lượng Giá trị
Cộng
Xác nhận của Giám đốc Trưởng bộ phận lập định mức
Ghi chú: các thay đổi về định mức nhân công hoặc biến phí sản xuất chung cũng có thể được phản ánh vào phiếu báo thay đổi định mức tương tự như mẫu trình bày trên.
chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh đồng thời có căn cứ để kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, bộ phận kế toán quản trị nên sử dụng thêm các chứng từ sau:
- Bảng chấm công
- Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành
- Phiếu báo làm thêm giờ
- Bảng thanh toán tiền lương
(các chứng từ này được ban hành theo Thông tư 200/2014-BTC). - Phiếu theo dõi thời gian lao động trực tiếp: phiếu này được lập hàng ngày để theo dõi thời gian lao động trực tiếp.
PHIẾU THEO DÕI THỜI GIAN LAO ĐỘNG TRỰC TIẾP
Số:… Ngày … tháng … năm …. Bộ phận sản xuất: Stt Họ và tên Nội
dung Thời gian
Đơn giá Thành tiền
Ghi công nhân công việc lao động chú Đ/mức Thực tế Đ/mức Vượt đ/mức Đ/mức Thực tế Cộng
Tổ trưởng/ Trưởng ca xác nhận Người theo dõi
- Phiếu trả thêm lương: chứng từ này được sử dụng trong trường hợp sử dụng vượt định mức nhân công. Đây là căn cứ để bộ phận kế toán quản trị hạch toán khoản
khoản chi phí vượt định mức, nên đính kèm với chứng từ này cũng sẽ là một “bản giải trình thời gian lao động vượt định mức” được xác nhận bởi một cấp thẩm quyền liên quan.
PHIẾU TRẢ LƯƠNG THÊM
-Tên cá nhân hoặc bộ phận được lãnh: -Kỳ trả lương: -Lý do: Stt Họ và tên Số giờ vượt Định mức Đơn giá Thành tiền Cộng
Xác nhận của phụ trách phân xưởng Tổ trưởng / Trưởng ca lập
3.2.3.2 Phương pháp tài khoản kế toán
Để sử dụng hiệu quả nguồn thông tin đầu vào từ KTTC, chúng ta nên xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị dựa trên hệ thống tài khoản kế toán theo quy định Thông tư 200/2014- BTC nhưng có điều chi tiết hơn để phục vụ cho quản lý và thích hợp hơn với đặc điểm của KTQT.
Hơn nữa, mục đích của KTQT là kiểm soát được chi phí, doanh thu, tức là kiểm soát được trách nhiệm của từng bộ phận. Vì vậy, vấn đề tồn tại ở đây là thiết kế tài khoản cho việc ghi chép dữ liệu cho từng trung tâm trách nhiệm. Như vậy, chúng ta phải xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho thu thập, xử lý thông tin của KTQT phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau:
- Phải vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư 200/2014- BTC do Bộ tài chính ban hành để xây dựng chi tiết hơn các tài
khoản chi phí và doanh thu phù hợp với yêu cầu kế toán các trung tâm trách nhiệm.
- Phải kết hợp mã số của từng trung tâm trách nhiệm với từng tài khoản chi phí, doanh thu. Qua đó cho phép tổng hợp được số liệu theo từng trung tâm trách nhiệm theo từng tài khoản chi phí, doanh thu của toàn doanh nghiệp.
- Phân loại và mã hoá các tài khoản chi phí theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm phục vụ mục đích kiểm soát, phân tích và dự báo chi phí, trên cơ sở đó tìm kiếm các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả nhất.
- Kiểm soát được việc thực hiện các dự toán ngân sách kết xuất số liệu thuận tiện cho việc lập báo cáo KTQT, cũng như một số BCTC.
Để đảm bảo các yêu cầu trên, hệ thống tài khoản sử dụng trong KTQT có thể thiết kế như sau: (phần thiết kế tài khoản sử dụng trong KTQT thể hiện cụ thể trong phần trung tâm trách nhiệm).
3.2.3.3. Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Để cho công tác kế toán quản trị, phục vụ tốt chức năng của mình là kiểm soát chi phí, thì bên cạnh hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định số Thông tư 200/2014- BTC, thì chúng ta có thể thiết kế thêm một số sổ kế toán, để theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí, cũng như làm cơ sở cho việc phân tích các biến động chi phí như:
- Sổ chi tiết chi phí vật liệu trực tiếp. - Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp. - Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung.
- Sổ chi tiết chi phí bán hàng, và chi phí quản lý.
3.2.3.4. Về hệ thống báo cáo kế toán quản trị
các nhà quản trị, nhưng phải đảm bảo được yêu cầu cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời, phù hợp theo từng đối tượng sử dụng thông tin. Để đáp ứng được yêu cầu này, căn cứ vào những nội dung cơ bản của KTQT, chúng ta đưa ra các bảng và các báo cáo kế toán quản trị như sau:
(1) Các báo cáo phục vụ cho chức năng hoạch định của nhà quản trị: Bảng dự toán tiêu thụ
Bảng dự toán sản xuất
Bảng dự toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Bảng dự toán về chi phí nhân công trực tiếp Bảng dự toán về chi phí sản xuất chung Bảng dự toán về chi phí bán hàng
Bảng dự toán về chi phí quản lý doanh nghiệp Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo dự toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo dự toán Bảng cân đối tài sản theo dự toán
(2) Báo cáo cung cấp thông tin cho việc điều hành và kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch:
Báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố
Báo cáo về tình hình thực hiện định mức chi phí vật liệu và phân tích các sai biệt về chi phí vật liệu.
Báo cáo về tình hình thực hiện định mức chi phí nhân công và phân tích các sai biệt về chi phí nhân công.
Báo cáo về tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất chung và phân tích các sai biệt về chi phí sản xuất chung.
Báo cáo về tình hình thực hiện định mức chi phí bán hàng và phân tích các sai biệt về chi phí bán hàng.
phân tích các sai biệt về chi phí quản lý doanh nghiệp.
Ngoài các báo cáo được lập định kỳ hàng tháng như trên, các nhà quản trị có thể yêu cầu cung cấp thêm các báo cáo hoạt động theo từng tuần, ngày như: Báo cáo về sản lượng, báo cáo giá bán cũng như chính sách khuyến mãi của các đối thủ cạnh tranh, báo cáo về doanh số bán hàng,…
(3) Các báo cáo chứng minh cho việc ra quyết định
Bảng tóm tắt thông tin thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh Bảnh tính toán, phân tích và xếp hạng dự án đầu tư
* Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Qua việc phân tích các nguyên nhân đưa đến những hạn chế trong chương 2, việc thực hiện một cách rời rạc giữa Kế toán tài chính và kế toán quản trị, từ đó làm cho việc cung cấp số liệu không kịp thời, không hoàn thiện giữa hai bộ phận KTTC và KTQT. Vì vậy, một giải pháp để thực hiện việc vận dụng mô hình KTQT tại Công ty Hoàng Chương là cần phải tiến hành các giải pháp hổ trợ sau đây:
-Thay đổi phương thức quản lý: + Thay đổi thói quen làm việc. + Thay đổi nội dung các báo cáo
+ Thay đổi nội dung kiến thức của người quản lý.
(vì KTQT như một công cụ mang tính chất hướng dẫn, chưa thấy thật sự cần thiết như bắt buộc của KTTC).
-Từ mối quan hệ giữa KTTC và KTQT đưa ra những ứng dụng liên thông (về số liệu, về thông tin, về báo cáo…).
- Xác lập trách nhiệm từng bộ phận của Công ty và phân bổ chi phí một cách khoa học để kiểm soát chi phí.
Đồng thời, để việc tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty được thực hiện tốt, chúng ta cần phải có nhân viên có trình độ, và những công cụ để
hổ trợ cụ thể như sau:
* Nhân viên kế toán:
Để thực hiện được tốt hệ thống KTQT tại Công ty, chúng ta phải cụ thể hoá mục đích công việc, nhiệm vụ chính của từng nhân viên trong bộ phận KTQT và mối quan hệ phối hợp với các phòng ban.
Chúng ta biết rằng các bộ phận hợp thành phân hệ KTQT bao gồm: chứng từ, tài khoản, báo cáo kế toán quản trị chỉ được vận hành và phát huy tác dụng khi có sự hoạt động của hiệu quả của bộ máy kế toán bao gồm các nhà chuyên môn và sự phối hợp của họ trong quá trình hoạt động cũng như sự phối hợp với các bộ phận khác có liên quan. Vì thế, để tổ chức tốt bộ máy kế toán quản trị tại Công ty thì chúng ta phải cụ thể hoá công việc và mục đích cần hướng tới của từng nhân viên, đồng thời cụ thể hoá mối quan hệ giữa các phòng ban và bộ phận có liên quan.
Trước hết, chúng ta tổ chức sơ đồ kế toán quản trị tại công ty, để xác định trong phân hệ kế toán quản trị có những bộ phận nào và thông qua sơ đồ để biết mức độ trách nhiệm trên dưới của từng cá nhân ở các bộ phận.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán quản trị tại Công ty CP Hoàng Chương
Sau đó, chúng ta phải xây dựng mục đích công việc và trách nhiệm của từng cá nhân trong phòng ban theo cây sơ đồ trên.
TRƯỞNG BỘ PHẬN KẾ TOÁN TRƯỞNG BỘ PHẬN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ NHÂN VIÊN KẾ TOÁN THỐNG KÊ NHÂN VIÊN KẾ TOÁN TÀI CHÍNH NHÂN VIÊN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH
Trưởng phòng kế toán quản trị Mục đích công việc:
-Hổ trợ Ban Giám đốc trong việc tổ chức, quản lý, điều hành, kiểm tra, kiểm soát công việc của bộ phận kế toán quản trị.
-Tham mưu, tư vấn và đề xuất giải pháp, chiến lược cho Ban giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán, đồng thời hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động, đánh giá những triển vọng và rủi ro của công ty Hoàng Chương, các Công ty thành viên, các Chi nhánh trực thuộc nhằm đưa ra những quyết định điều hành mang tính khách quan, tính hệ thống và hiệu quả.
Nhiệm vụ chính:
-Tổ chức, quản lý, điều hành, sắp xếp, phân công việc cho Nhân viên. -Tổ chức việc lập báo cáo theo đúng yêu cầu thông tin của Ban Lãnh Đạo Công ty.
-Triển khai, phổ biến các Quy định, Quy trình, Hướng dẫn, Thông báo, … của Công ty đã ban hành.
-Lập, triển khai, thực hiện, kiểm soát & báo cáo các mục tiêu, kế hoạch của Bộ phận & Công ty.
-Xây dựng, soát xét quy trình, quy định liên quan đến hoạt động của Bộ phận.
-Phối hợp với Bộ phận Đào tạo xây dựng kế hoạch đào tạo, huấn luyện cho Nhân viên trực thuộc.
-Tham mưu, tư vấn & đề xuất giải pháp, chiến lược cho BLĐ-BGĐ Công ty trong lĩnh vực Tài chính kế toán, Hoạt động sản xuất kinh doanh.
-Thường xuyên tham gia tổ chức các khóa đào tạo về các công tác kế toán tài chính cho nhân viên thuộc quyền và các nhân viên khác.
của Nhân viên trực thuộc.
-Kiểm tra, ký các báo cáo do Phòng Kế Toán Quản Trị lập.
-Kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ các Quy định, Quy trình, Mục tiêu, kế hoạch của Bộ phận & Công ty.
-Kiểm tra, kiểm soát, bảo quản & sử dụng tài sản của Công ty một cách hiệu quả.
-Định kỳ báo cáo theo Quy định của Công ty hoặc theo yêu cầu đột xuất của Ban Lãnh Đạo.
-Báo cáo công việc trực tiếp cho Ban Giám Đốc.
-Báo cáo ngay cho Ban Giám Giám đốc khi phát hiện thông tin có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Nhân viên kế toán quản trị Mục đích công việc:
-Hỗ trợ Trưởng Phòng Kế Toán quản trị trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của Ban Lãnh Đạo.
Nhiệm vụ chính:
- Tập hợp, ghi chép chi tiết chi phí phát sinh theo từng yếu tố chi phí, từng trung tâm trách nhiệm hay từng đối tượng chịu chi phí theo hệ thống chi phí và tính giá thành của công ty. Lập báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành theo quan điểm kế toán quản trị của từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm tại công ty theo định kỳ hàng tháng.