6. Kết cấu của đề tài
2.3.3. Kế toán thoái thu bảo hiểm xã hội
2.3.3.1. Thực trạng chứng từ kế toán thoái thu Chứng từ kế toán sử dụng:
+ Quyết định hoàn trả BHXH, BHYT đươc bộ phận quản lý thu BHXH phát hành, có ký xét duyệt của thủ trưởng đơn vị phụ trách mảng thu BHXH.
+ Phiếu chi (Mẫu C31-BB): Đối với đối tượng tới nhận tiền bằng tiền mặt.
+ Ủy nhiệm chi (theo mẫu của từng loại ngân hàng): Đối với đối tượng đăng ký nhận tiền bằng chuyển khoản.
78
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ thoái thu BHXH tại BHXH tỉnh Bình Định
Khi đã nhận đủ hồ sơ do người tham gia BHXH, BHYT, người lao động, đơn vị sử dụng lao động, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính sẽ tiếp nhận và gửi kết quả cho bộ phận quản lý thu để kiểm tra, xác nhận trùng mã số sổ hoặc trùng đối tượng hưởng quyền lợi sử dụng thẻ BHYT, tiến hành ban hành quyết định hoàn trả thể hiện rõ họ tên người hưởng, mã đối tượng thu và số tiền hoàn trả.
Chứng từ thanh toán được sử dụng là phiếu chi và ủy nhiệm chi thanh toán cho đối tượng, căn cứ vào quyết định và giấy tời chứng minh cần thiết của đối tượng khi tới nhận tiền.
2.3.3.2. Thực trạng tài khoản kế toán, sổ kế toán và trình tự hạch toán thoái thu Bảo hiểm xã hội
Tài khoản kế toán thoái thu BHXH
Thực hiện hạch toán thoái thu BHXH, kế toán thu BHXH sử dụng tài khoản loại 3 – cụ thể là tài khoản 33182: Số thu nhầm BHXH
Đồng thời không thể thiếu hạch toán bên nợ TK loại 5 – 579: Tạm thu các loại BH đối với các loại BHXH và lãi chậm đóng BHXH, BHYT; TK 572 đối với thoái thu BHXH tự nguyện.
Tài khoản 1111 và TK 1121 được sử dụng khi viết phiếu chi và ủy nhiệm chi cho đói tượng.
Đối với hoạt động thoái thu BHXH, sổ kế toán được mở là sổ chi tiết cho tài khoản 33182 và ghi vào phát sinh giảm trong sổ chi tiết tài khoản loại 5 khi tiến hành hạch toán hoàn trả.
Quyết định hoàn trả BHXH do P.QLT lập và có phê duyệt thủ trưởng đơn vị. Lập chứng từ kế toán: phiếu chi, ủy nhiệm
chi. Kiểm tra chứng từ kế toán. Phân loại và sắp xếp chứng từ kế toán
Bảo quản, lưu trữchứng từ kế
79
Căn cứ vào quyết định hoàn trả BHXH, BHYT, BHTN do bộ phận quản lý thu phát hành, kế toán sẽ nhập những thông tin cần thiết gồm ngày tháng, diễn giải, mã đơn vị và số tiền thu BHXH, BHYT, BHTN, phần mềm sẽ tiến hành hạch toán tự động:
Nợ TK 579 – Tạm thu các loại BH
Có TK 33182 – Thoái thu BHXH, BHYT, BHTN
Kế toán sẽ thực hiện đẩy dữ liệu lên phần mềm TST để thực hiện tổng hợp số liệu, phân bổ và báo cáo hàng quý và cuối năm.
Ví dụ minh họa
Tôi xin lấy một ví dụ về một quyết định hoàn trả BHXH, BHTN do phòng quản lý thu phát hành: Quyết định số 603/QĐ-BHXH của BHXH tỉnh Bình Định ngày 16/10/2018 hoàn trả cho bà Đỗ Thị Tuyết Mỹ số tiền 1.440.000 đồng.
80
Trên giao diện thoái thu BHXH, BHYT, BHTN kế toán sẽ nhập tương tự như nhập chứng từ thu gồm thông tin ngày tháng, số quyết định, diễn giải, mã thoái thu: GT0001Z đối với hoàn trả tiền thu cho cá nhân và mã đơn vị sử dụng lao động nếu hoàn trả cho đơn vị cùng số tiền thoái thu, phần mềm sẽ tự động hạch toán:
Nợ TK 579 – 1.440.000 đồng
Có TK 33182 – 1.440.000 đồng
Sau khi đã hạch toán, kế toán đẩy lên phần mềm TST, khi đó phần mềm của thu sẽ hiểu để âm số tiền đó, giảm trừ trên số đã thu và lên báo cáo phân bổ.
81
Hình 2.10: Sổ chi tiết tài khoản 33182
Hình 2.11: Sổ chi tiết tài khoản 579 – tạm thu các loại BH
Sau khi hoàn thành hạch toán quyết định hoàn trả số 603/QĐ-BHXH, thì phần mềm sẽ tự động ghi tăng – bên có trong sổ chi tiết của tài khoản phải trả 33182: 1.440.000 đồng, tương tự ghi giảm – bên nợ trong sổ chi tiết tài khoản 579.
82
Thoái thu BHXH là một hoạt động phát sinh trong quá trình thu BHXH, BHYT trong kỳ do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, không phải một nghiệp vụ chính của cơ quan BHXH nên nó không có báo tổng hợp và chi tiết riêng, số liệu của nó chỉ được thể hiện chung trong báo cáo tổng hợp và chi tiết thu BHXH, BHYT mà đã được trình bày ở phần trên.
Cùng phân tích số thoái thu BHXH, BHYT, BHTN qua các năm:
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp số thoái thu BHXH, BHYT, BHTN từ năm 2016 – 2018
(Nguồn: Báo cáo thu BHXH, BHYT 2016 – 2018) ĐVT: đồng
Số thoái thu Năm 2017 so
với 2016 Tỷ lệ (%) 2018 so với 2017 Tỷ lệ (%) 2016 2017 2018
Bảo hiểm xã hội
bắt buộc 357.890.100 385.760.800 450.672.480 27.870.700 8 64.911.680 17 Bảo hiểm y tế 400.519.707 422.670.890 475.321.800 22.151.183 6 52.650.910 12 Bảo hiểm thất
nghiệp 157.900.650 170.532.702 199.523.261 12.632.052 8 28.990.559 17
Tổng cộng 916.310.457 978.964.392 1.125.517.541 62.653.935 7 146.553.149 15
Qua bảng 3, ta thấy sô thoái thu BHXH, BHYT, BHTN tăng qua các năm. Cụ thể, trong năm 2016 BHXH bắt buộc phải hoàn trả là 357.890.100 đồng; năm 2017 tăng 27.870.700 đồng (tương ứng 8%) so với năm 2016; đến năm 2018 số thoái thu là 450.672.480 đồng, tăng 64.911.680 đồng (tương ứng 17%) so với năm 2017. Việc tăng lên trong số hoàn trả BHXH bắt buộc nguyên nhân chủ yếu là do cá nhân người lao động làm việc tại nhiều nơi, đóng BHXH trùng; cố ý hoặc vô ý mà người sử dụng lao động không thể kiểm soát được để ngưng đóng. Đối với số hoàn trả BHYT, năm 2016 là 400.519.707 đồng; năm 2017 số hoàn trả là 422.670.890 đồng, tăng 22.151.183 đồng (tương ứng 6%) so với năm 2016; đến năm 2018 số hoàn trả BHYT là 475.321.800 đồng, tăng 52.650.910 đồng (tương ứng 12%) so với năm 2017. Việc tăng số hoàn trả trong BHYT chủ yếu là do sự trùng nhau tại các mã đối tượng khác nhau: mã
83
hộ gia đình, mã HSSV, mã thân nhân công an, HGĐ nghèo và cận nghèo, mã người lao động,…thường là nguyên nhân khách quan, đối tượng hoàn trả tuy đông nhưng thường số tiền hoàn trả không nhiều. Đối với BHTN, năm 2016 số hoàn trả là 157.900.650 đồng; năm 2017 là 170.532.702 đồng; năm 2018 là 199.523.261 đồng với tỷ lệ tăng tương ứng với tỷ lệ tăng BHXH bắt buộc, bởi đối tượng hoàn trả cũng là đối tượng tham gia BHXh bắt buộc, trùng BHXH bắt buộc cũng tương ứng với đóng trùng BHTN.
Tình trạng đóng trùng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN gây thiệt hại nhiều chủ yếu đến cho người sử dụng lao động vì học đã tốn chi phí để đóng BHXH cho người lao động nhưng khi đc hoàn trả thì người lao động được nhận toàn bộ chứ không phải trả về cho người sử dụng lao động. Còn việc đóng trùng BHYT của các đối tượng đóng tự nguyện gây thiệt hại nhiều cho cơ quan BHXH về thời gian và vật chất, vì để khai thác đối tượng đóng BHYT cơ quan BHXH đã phải trả một khoản hoa hồng cho các đại lý thu BHXH, BHYT, BHTN. Cuối cùng thì mất thời gian để xác minh và rà soát thẻ trùng và hoàn trả lại tiền cho người tham gia. Và đây là một vấn đề nan giải cần giải quyết không phải có thể chấm dứt ngay trong ngày một ngày hai.
2.4. Đánh giá thực trạng kế toán thu và thoái thu BHXH tại BHXH tỉnh Bình Định
2.4.1. Kết quả đạt được
Trải qua các năm tài chính,có thể nói khối lượng công việc và những khó khăn, thử thách càng nhiều, nhưng đến nay với rất nhiều nỗ lực, các giải pháp căn cơ, BHXH tỉnh Bình Định đã đạt được những thành tựu đáng ghi nhận, một số chỉ tiêu vượt so với kế hoạch được giao.
Bộ phận kế toán thu và phòng quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN phối hợp nhịp nhàng, hỗ trợ cho nhau làm việc một cách có hiệu quả, cập nhật
84
chứng từ thu nhanh chóng và kịp thời, để việc báo cáo số thu chính xác không bị chậm trễ và bị động.
- Về tổ chức bộ máy kế toán thu BHXH: Bộ máy kế toán thu BHXH của cơ quan BHXH phù hợp với bộ máy kế toán của đơn vị sự nghiệp nói chung, với mô hình tập trung đã giảm bớt công việc kế toán cho mỗi cấp và bộ phận kế toán cấp trên vẫn kiểm tra được việc ghi chép, tổng hợp của bộ phận kế toán cấp dưới. Nhân sự trong bộ máy kế toán khá đồng đều, đều có trình độ đại học và trên đại học, thường xuyên cập nhật chế độ kế toán mới áp dụng trong ngành.
- Về tổ chức chứng từ kế toán thu BHXH: Những mẫu chứng từ quy định trong chế độ kế toán thu BHXH đều là những mẫu chứng từ cần thiết, phù hợp với tình hình thực tế, phản ánh đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo điều kiện cho người sử dụng dễ lập, dễ ghi chép đồng thời đáp ứng được các yêu cầu về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán do Bộ Tài
chính quy định.
- Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thu BHXH: quy định trong hệ thống kế toán thu BHXH bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và ngoài bảng cân đối tài khoản, được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị Bảo hiểm xã hội, được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt, có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hoá của hệ thống tài khoản kế toán quy định cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, vì vậy nó đáp ứng được các yêu cầu về quản lý và kiểm soát thu các loại BHXH. Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị BHXH, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động của từng đơn vị. Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán và thoả mãn các nhu cầu thông tin cho các cơ quan quản lý chức
85
năng Nhà nước.Bên cạnh đó, BHXH cũng đã linh hoạt mở tài khoản kế toán cấp 2, cấp 3 để hạch toán các khoản thu chi tiết phù hợp về các khoản thu BHXH, BHYT.
- Về tổ chức hệ thống sổ kế toán thu BHXH: BHXH tỉnhBình Định lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái là phù hợp do số lượng tài khoản và nghiệp vụ phát sinh không nhiều. Việc lựa chọn các loại sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cơ bản đã đáp ứng yêu cầu phân loại và hệ thống hóa thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán thu BHXH. Phân công ghi chép và giữ sổ kế toán thực hiện theo đúng nhiệm vụ kế toán được giao. Sổ kế toán cơ bản đáp ứng yêu cầu phân loại và hệ thống hóa thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán, cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính.
+ Sổ chi tiết được hướng dẫn mở chi tiết cho từng đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý, vì vậy số liệu trên sổ kế toán chi tiết luôn cung cấp kịp thời các thông tin phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, phục vụ cho việc tính, trích và lập các chỉ tiêu trong báo cáo quyết toán.
+ Sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ tài chính đã phát sinh theo trình tự thời gian.
- Chế độ báo cáo thu BHXH: Về cơ bản các mẫu báo cáo tài chính được quy định đã đáp ứng được các yêu cầu sau:
+ Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình thuBHXH, BHYT
+ Đối với các đơn vị BHXH có đủ căn cứ xác đáng để lập dự toán kinh phí cho mỗi kỳ hoạt động một các hợp lý, đồng thời phân tích tình hình thực hiện dự toán thu BHXH, BHYT của đơn vị trong kỳ.
86
trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu.
Thực hiện quyết định của Thủ tướng chính phủ về quản lý tài chính và chế độ kế toán BHXH, BHXH Việt Nam nói chung ở các cấp trong đó có BHXH tại Bình Định nói riêng đã thực hiện mở các tài khoản tiền gửi ở Kho bạc nhà nước, Ngân hàng thương mại theo đúng quy định để nhận cấp phát, kinh phí từ ngân sách, từ cấp trên đến cấp dưới, thực hiện các giao dịch tài chính, chi trả lương hưu, các chế độ BHXH, thanh toán KCB BHYT, chi hoạt động bộ máy, thực hiện lập chứng từ kế toán, mở sổ sách, biểu mẫu kế tóan, ghi chép số liệu kế tóan phản ánh thực chất của hoạt động tài chính. Quy định hạch toán quỹ BHXH, BHYT, thực hiện hạch toán theo các quỹ thành phần.
2.4.2. Tồn tại và nguyên nhân
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả nổi bật, việc thực hiện chính sách, pháp luật BHXH, BHYT trên địa bàn tỉnh còn nhiều khó khăn, thách thức đặt ra. Bình Định là một tỉnh thiệt hại nặng nề do thiên tai, hạn hán, bão lũ gây ra đã ảnh hưởng đến phát triển kinh tế - xã hội địa phương. Đáng chú ý, hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp gặp khó khăn; có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, siêu nhỏ “doanh nghiệp thành lập theo gia đình” có số lao động ít, hoạt động kinh doanh kém hiệu quả, việc làm và thu nhập của người lao động không ổn định, ảnh hưởng đến công tác thu, phát triển BHXH, BHYT.
- Về cơ chế quản lý tài chính:
Cơ chế quản lý tài chính tại các đơn vị thuộc BHXH Việt Nam được tổ chức theo ngành dọc và theo hình thức vừa phân tán vừa tập trung. Số lượng cán bộ làm công tác tài chính kế toán chưa tương xứng với nhiệm vụ đặt ra: Số lượng biên chế làm công tác tài chính kế toán ngành BHXH chiếm khoảng
87
10% tổng số biên chế. Nhiệm vụ của công tác tài chính kế toán ngày càng nâng cao và tăng cường, tuy nhiên, số lượng biên chế làm công tác tài chính kế toán chỉ bằng 50% số lượng biên chế làm công tác thu. Đội ngũ cán bộ làm công tác tài chính kế toán quá mỏng, thường xuyên phải làm thêm giờ để đáp ứng yêu cầu công việc
Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định là đơn vị có số thu BHXH,BHYT, BHTN luôn đứng trong top đầu các tỉnh thuộc hệ thống BHXH,khối lượng công việc liên tục và đặc thù công việc là phục vụ người dân, tránh để người dân đi lại nhiều cũng như giải quyết các chế độ BHXH cho người hưởng nhanh chóng, đúng thời gian quy định, nhất là khối lượng công việc thường dồn vào cuối tháng, nên các cán bộ kế toán thường xuyên phải ở lại làm thêm giờ. Ngoài ra, trình độ cán bộkế toán cũng không được đồng đềucán bộ có tuổi đời trẻ nên kinh nghiệm trong xử lý nghiệp vụ còn yếu và thiếu so với khối lượng công việc.Do vậy cán bộ kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần việc dẫn đến chuyên môn hoá không cao, giảm năng suất và hiệu quả công việc.
Thực tế công tác kiểm tra kế toán tại đơn vị, ngoài những cuộc kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền thì công tác kiểm tra tại đơn vị và cơ quan trực thuộc chưa thực sự hiệu quả và không có một hệ thống kiểm tra chuyên biệt mà đều là kiêm nhiệm; hình thức, nội dung, kiểm tra chưa có chương trình xây dựng cụ thể hầu như chỉ dừng lại ở việc đối chiếu số liệu và kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của một số chứng từ tạibộ phận kế toán của đơn vị.
Nguyên nhân: Do BHXH Việt Nam chưa xây dựng quy chế chức năng riêng cho một bộ phận kiểm tra nội bộ tại BHXH cấp huyện, đồng thời do khối lượng công việc nhiều, nhân lực còn chưa đủ đáp ứng hết nhiệm vụ chuyên môn nên chưa xây dựng tổ kiểm tra công tác kế toán chuyên biệt chuyên kiểm tra công tác kế toán của đơn vị.
88
Tình trạng thoái thu BHXH, BHYT, BHTN vẫn còn diễn ra, và chưa có dấu hiệu suy giảm. Việc thực hiện rà soát mã số, thẻ trùng gây mất thời gian, nguồn tài chính của cả ngành BHXH nói chung, BHXH tỉnh Bình Định nói riêng. Việc phối hợp giữa cơ quan BHXH và các đại lý thu, hệ thống bưu điện