6. Kết cấu của đề tài
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện kế toánthu và thoái thu tại Bảo hiểm xã
3.3.1. Hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính
Tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong đơn vị và vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán tại đơn vị.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng, nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm tra giám sát các khoản thu, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ của đơn vị, đối tượng đóng; cung cấp thông tin, số liệu kế toán….chính xác, kịp thời, nâng cao chất lượng và trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán và phân công, phân nhiệm các phần hành kế toán rõ ràng là rất cần thiết:
- Phân công, phân nhiệm công việc cho các kế toán một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo trình độ chuyên môn của từng người, phát huy được thế mạnh của từng cán bộ, tránh trường hợp người làm quá nhiều công việc, người thì quá nhàn rỗi. Quy định rõ mức độ trách nhiệm rõ ràng nhằm đánh giá, kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ của từng cán bộ;
- Thường xuyên mở lớp tập huấn về nghiệp vụ kế toán cũng như phổ biến những quy định mới về chế độ kế toán của Ngành cho cán bộ, nhân viên kế toán; đảm bảo việc cập nhật các văn bản pháp luật mới về BHXH, chế độ kế toán được cập nhật thường xuyên và liên tục;
- Cán bộ, nhân viên kế toán phải cần tăng cường tính chủ động học hỏi, cập nhật thường xuyên các chế độ chính sách, chế độ kế toán mới, không ngừng cải thiện hiệu quả công việc nhất là việc ứng dụng tin học hóa trong công tác kế toán, đáp ứng nhu cầu tham mưu cho Lãnh đạo trong công tác
97
Tổ chức tự kiểm tra tài chính, kế toán là một trong những vấn đề rất quan trọng để đảm bảo cho công tác kế toán của đơn vị đi vào nề nếp, thực hiện đúng chế độ tài chính quy định nhằm phát hiện, ngăn ngừa, chấn chỉnh kịp thời những sai phạm, những hành vi tiêu cực trong quản lý tài chính. Tổ chức tự kiểm tra tài chính, kế toán hay cụ thể đó là tổ chức công tác kiểm tra nội bộ.
Để công tác kiểm tra nội bộ các đơn vị được phát huy hiệu quả cần phải thực hiện một số nội dung sau:
Thứ nhất, phải thành lập bộ phận làm công tác kiểm tra nội bộ có thể là các cán bộ kiêm nhiệm nhưng ít nhất phải có một cán bộ chuyên trách có trình độ, năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp. Bộ phận này cần được thành lập và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo đơn vị.
Thứ hai, phải xây dựng quy chế kiểm tra cụ thể và phổ biến đến toàn bộ các bộ phận phụ trách kế toán cũng kế toán thu của BHXH tỉnh Bình Định. Trong quy chế ngoài việc quy định cụ thể vai trò trách nhiệm của bộ phận kiểm tra nội bộ, cá nhân đối với hoạt động kiểm tra nội bộ cần phải có quy định cụ thể lĩnh vực hoạt động của đơn vị để quản lý tài chính đặc biệt là quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN…
Thứ ba, phải xây dựng kế hoạch kiểm tra cụ thể, rõ ràng và đưa ra ngay từ đầu năm đồng thời phổ biến cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của đơn vị được biết.
Thứ tư, kiểm tra xong phải báo cáo và công khai kết quả kiểm tra. Quá trình kiểm tra nếu có phát hiện sai sót cần phải đề xuất biện pháp để sửa chữa và điều chính cho kịp thời.
Thứ năm cần ban hành quy chế phân cấp và quản lý tài chính cụ thể cho các đơn vị trực thuộc, trên cơ sở đó xây dựng cơ chế kiểm soát các hoạt động tài chính đối với cấp dưới đảm bảo tính thống nhất toàn đơn vị, chấp hành chính
98
sách của Nhà nước, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính.
3.3.2. Hoàn thiện chứng từ kế toán thu và thoái thu BHXH
Hệ thống chứng từ giữ vai trò quan trọng trong việc giám sát, kiểm tra kiểm soát, đôn đốc cá nhân và tập thể trong đơn vị thực hiện các quyết định trong quản lý, chấp hành chế độ kế toán và các chế độ chính sách khác của Nhà nước. Hệ thống chứng từ nhằm đảm bảo cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hợp lệ, hợp pháp.
Vì vậy, cần phải hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán và ghi chép ban đầu tại các đơn vị:
- Về kiểm tra chứng từ kế toán: Tăng cường việc thực hiện kiểm tra chứng từ trong khâu rà soát chứng từ báo có của các NHTM, Kho bạc NN, trong khâu lập các phiếu thu tiền mặt, ghi chéo ban đâu và chữ ký của các bên liên quan; số liệu trên chứng từ kế toán phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, có sự rà soát của Kế toán trưởng và lãnh đạo BHXH qua đó hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong các công đoạn từ tiếp nhận chứng từ gốc, tính toán định lượng, ghi chép. Đảm bảo các thông tin trên chứng từ được chính xác đúng theo chế độ của Nhà nước và quy định của Ngành. Các chứng từ phải được phân loại theo thời điểm phát sinh, nội dung nghiệp vụ kinh tế.
*Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán đặc thù ban hành theo Quyết định số 178/2012/QĐ-BTC
Theo quy định của Luật BHYT không có đối tượng tham gia BHYT tự nguyện; Tại Khoản 3, Điều 8 Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật BHYT đã quy định UBND xã phường, thị trấn có trách nhiệm lập danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi do vậy mẫu C66-HD không còn
99
cho tổ chức làm đại lý thu, do hiện nay không có cá nhân làm đại lý thu (C66a-HD); bỏ căn cứ Hợp đồng thu BHYT tự nguyện; căn cứ danh sách đối tượng tham gia BHYT tự nguyện và căn cứ số tiền thu BHYT tự nguyện đã nộp cho cơ quan BHXH.
Bảng tổng hợp số phải thu BHXH, BHYT, BHTN (C69-HD): thay đổi kết cấu mẫu chứng từ; bổ sung thêm một số đối tượng tham gia BHYT, gồm: Người đủ 80 tuổi trở lên đang hưởng trợ cấp thất nghiệp hàng tháng; Người lao động trong thời gian nghỉ việc hưởng thai sản theo quy định; Người đang sinh sống tại xã đảo, huyện đảo, người nước ngoài.
* Định hướng sử dụng chứng từ kế toán trong Thông tư 102/2018/TT-BTC quy định:
Chứng từ kế toán thu BHXH, BHYT được phân loại và quy định cụ thể thành 2 loại:
- Chứng từ thuộc loại bắt buộc: gồm 04 chứng từ đó là Phiếu thu, Phiếu chi (đối với chi thoái thu), biên lai thu tiền. Các chứng từ này phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính. Trong quá trình thực hiện, không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ bắt buộc.
-Chứng từ kế toán hướng dẫn
Các đơn vị trong ngành BHXH sử dụng chứng từ hướng dẫn theo quy định Gồm 30 chứng từ kế toán quy định tại Thông tư số 102/2018/TT-BTC (phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh về thu, chi quỹ BHXH, BHTN, BHYT), như: Giấy thanh toán thù lao cho tổ chức làm đại lý thu, Giấy thanh toán kinh phí hỗ trợ cho UBND cấp xã thực hiện lập danh sách người tham gia BHYT, Bảng tổng hợp số phải thu BHXH, BHYT, BHTN,….
100
định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của ngành BHXH.)
3.3.3. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán thu Ngành BHXH đang áp dụng theo Thông tư số 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 về việc Hướng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam Căn cứ vào đặc điểm thực tế tại BHXH tỉnh Bình Định và từ các tồn tại trong việc sử dụng TK kế toán đã nêu tại Chương II, để hoàn thiện tổ chức hệ thống TK kế toán, Đơn vị cần sử dụng TK kế toán đúng quy định trong phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
* Định hướng sử dụng hệ thống tài khoản trong Thông tư 102/2018/TT-BTC
- Tài khoản kế toán được xây dựng cho cơ quan BHXH theo từng cấp để tránh trùng lặp khi lập Báo cáo quyết toán tài chính, báo cáo quyết toán quỹ bảo hiểm (cấp Trung ương, cấp tỉnh, cấp quận).
- Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về số thu, tiếp nhận và xác nhận nguồn kinh phí nộp lên cấp trên hàng ngày, thường xuyên theo dõi tình hình thucác quỹ BHXH, BHYT, BHTN và kết quả hoạt động tại cơ quan BHXH các cấp.
Các tài khoản kế toán thu cần được theo dõi được phát sinh tại từng cấp; khi tổng hợp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán phản ánh đầy đủ tình hình thu BHXH, BHTN, BHYT và không bị trùng lặp. Có thể hiểu BHXH tỉnh thực hiện thu hộ cho BHXH Việt Nam thông qua các tác khoản phải trả khác chứ không qua các TK loại 5.
Thông tư còn bổ sung tài khoản sau:
- Tài khoản 139: Phải thu của các đối tương đóng BHXH Phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu về các loại BH, lãi
101
chậm đóng các loại BH; phải thu về số chi sai các chế độ BH của đối tượng; phải thu BH của đối tượng quân nhân, công an nhân dân và các khoản phải thu BH khác. Trong Thông tư 178/2012/TT-BTC được theo dõi ngoài bảng tại các tài khoản TK 011 Phải thu BHXH bắt buộc, TK 013 Phải thu BHYT, TK 014 Phải thu BHTN, TK 015 Phải thu lãi chậm đóng BH;
- Một điểm mới linh hoạt trong thông tư 102 /TT-BTC về hệ thống tài khoản các đơn vị BHXH có thể thêm các tài khoản cấp 4,cấp 5 mà không phải xin ý kiến Bộ tài chính để chi tiết các nội dung hạch toán tuy nhiên cũng nên có sự thống nhất trong toàn ngành để công tác báo cáo tài chính nhanh gọn và chính xác.
3.3.4. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Như đã trình bày, BHXH hiện nay đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký sổ cái trong công tác kế toán. Hình thức này cơ bản là phù hợp với điều kiện áp dụng CNTT trong công tác kế toán, đây là hình thức có cách ghi chép đơn giản và được áp dụng phổ biến ở các đơn vị SNCL có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên còn một số mẫu sổ chưa đáp ứng yêu cầu chi tiết hóa, cụ thể hóa thông tin kế toán, chưa sửa đổi, bổ sung phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Chính vì nhưng lý đó trên BHXH cần bổ sung một số sổ kế toán sau:
- Cần có giải pháp để bổ sung thêm “mục phản ánh số còn phải thu kỳ trước chuyển sang”Báo cáo tổng hợp số phải thu BHXH, BHYT, BHTN và lãi phạt do chậm đóngđể tiện cho việc theo dõi số còn phải thu bao gồm lãi của năm trước chuyển qua.
- Cần xây dựng hệ thống danh mục cho các khoản phải thu, ngân hàng, đối tượng… một cách khoa học thống nhất đảm bảo thuận lợi trong tổng hợp số liệu báo cáo nhanh chóng và chính xác.
102
về việc hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp, hệ thống sổ kế toán đã có nhiều thay đổi bổ sungcho phù hợp với quy định, cụ thể:
- Sổ chi tiết tài khoản Phải thu của các đối tượng đóng bảo hiểm
Sổ này được mở ở BHXH tỉnh, BHXH huyện để theo dõi các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu về các loại bảo hiểm (BHXH bắt buộc; BHXH tự nguyện; BHYT; BHTN), lãi chậm đóng các loại bảo hiểm; phải thu về số chi sai các chế độ bảo hiểm của đối tượng; phải thu bảo hiểm của khối quốc phòng an ninh và các khoản phải thu bảo hiểm khác giữa cơ quan BHXH với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm đóng bảo hiểm.
- Sổ chi tiết tài khoản Tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng
Sổ này được mở ở BHXH tỉnh, BHXH huyện để theo dõi số đã tạm thu về các loại bảo hiểm và lãi chậm đóng bảo hiểm của các đơn vị có trách nhiệm đóng các loại bảo hiểm.
- Sổ chi tiết tài khoản Thu các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện
Sổ này được mở ở BHXH tỉnh, BHXH huyện để theo dõi số đã tạm thu về các loại bảo hiểm (BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHYT, BHTN) và lãi chậm đóng bảo hiểm của các đơn vị có trách nhiệm đóng các loại bảo hiểm.
Bảo hiểm xã hội tỉnh tập trung tổng hợp rà soát, các báo cáo thời điểm cuối kỳ kế toán (cuối tháng, quý và cuối năm) để phát hiện những sai sót, rà soát việc thiếu chứng từ, sổ sách để kịp thời bổ sung, tránh để ứ đọng trên phần mềm vì có rất nhiều rủi ro liên quan đến phần mềm như vi rút tấn công, bị mã hóa dữ liệu và rủi ro nhất là mất dữ liệu.
3.3.5. Hoàn thiện báo cáo kế toán thu và thoái thu BHXH
Hoàn thiện “Thuyết minh báo cáo tài chính”theo thông tư 178/2012/TT-BTC:
103
Về cơ bản Thuyết minh báo cáo tài chính của BHXH hiện nay còn sơ sài, không đáp ứng được mục tiêu là giải thích và bổ sung thông tin về tình hình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản mà các BCTC khác không trình bày rõ ràng và chi tiết được.Các nội dung trên Thuyết minh báo cáo tài chính cần được trình bày một cách chi tiết và cụ thể hơn để các đối tượng quan tâm và các cơ quan chức năng có thể nắm rõ hơn.
* Định hướng báo cáo theo Thông tư 102/2018/TT-BTC : Nguyên tắc lập báo cáo
- Đơn vị kế toán cấp trên phải tổng hợp các báo cáo thu, báo cáo quyết toán từ các đơn vị cấp dưới trực thuộc. Báo cáo của đơn vị kế toán cấp trên được hợp cộng theo các chỉ tiêu tương ứng trên cơ sởsố liệu báo cáo của đơn vị kế toán cấp dưới, đồng thời đơn vị kế toán cấp trên phải xác định các giao dịch nội bộ để loại trừ khi tổng hợp.
- Báo cáo nghiệp vụ thu quỹ bảo hiểmđược lập sau khi kết thúc kỳ kế toán quý, năm.
Hệ thống báo cáo thu BHXH, BHYT, BHTN đang ngày càng được hoàn thiện và khắc phục được hạn chế trong quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN. Phần mềm TST – thu/cấp sổ thẻ ngày càng được nâng cấp và cập nhật, đổi mới.
Một báo cáo hoàn chỉnh là phải thể hiện được đầy đủ thông tin cần thiết cho người sử dụng. Một báo cáo thu hoàn chỉnh phải thể hiện được tổng số thu BHXH, BHYT, BHTN. Trong số thu BHXH phải xác định được BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện và bảo hiểm TNLĐ-BNN. Và quan trọng nó phải phối hợp, thống nhất với báo cáo của bộ phận kế toán và tổng hợp đấy đủ, chính xác mọi thông tin, số liệu và mã đơn vị mà kế toán thu đẩy lên phần mềm TST.
104
Báo cáo thu hiện tại theo Quyết định 595/QĐ-BHXH đã được đổi mới và thể hiện một cách gọn gang nhưng đầy đủ hơn đối với quy định cũ (Quyết định 959), ngoài thể hiện được số phải thu và đã thu, nó còn tách được riêng số thoái thu BHXH, BHYT, BHTN theo tháng, quý và năm tài chính. Giúp xác định được số thu phải hoàn trả, từ đó lãnh đạo đơn vị nắm được tình hình thu nợ và hạn chế trong quản lý hoạt động thu của cơ quan.
Tuy nhiên, đối với người hoạt động ngoài ngành hoặc cán bộ làm việc trong lĩnh vực khác thì khi đọc báo cáo thu BHXH, BHYT, BHTN sẽ khó hiểu, bởi vì còn phức tạp và nhiều số liệu. Giải pháp đặt ra để góp phần hoàn thiện quá trình thu, là hoàn thiện hệ thống báo cáo thu, cần được cập nhật thường xuyên để luôn thể hiện số liệu chính xác, và cần có một báo cáo thuyết minh gọn hơn để phục vụ cho những cá nhân có nhu cầu sử dụng thuộc ngoài ngành.
3.3.6. Hoàn thiện công tác thoái thu Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp