6. Kết cấu của đề tài
1.4.2. Nội dung Kế toánthu BHXH
1.4.2.1. Chứng từ kế toán thu Bảo hiểm xã hội
Theo Khoản 3, Điều 3 của Luật kế toán 2015: “Chứng từ kế toán là
những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”
Hệ thống chứng từ được sử dụng để cung cấp thông tin đồng thời là phương tiện kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể. Tổ chức chứng từ kế toán (có tính chất bắt buộc và hướng dẫn) phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng vừa đảm bảo nguồn thông tin ban đầu quan trọng, vừa là cơ sở kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng.
- Nguyên tắc lập, sử dụng chứng từ kế toán thu Bảo hiểm xã hội:
+ Theo phạm vi thời gian của Luận văn từ năm 2016 đến 2018, hệ thống chứng từ kế toánthu Ngành BHXH đang áp dụng theo Thông tư 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam;
+ Bên cạnh đó, hệ thống kế toán thu BHXH cũng được thực hiện theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán sự nghiệp;Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC;
29
kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
+ Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.
+ Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, boặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước.
Dù là chứng từ bắt buộc hay chứng từ hướng dẫn, nội dung của chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau đây:
+ Tên chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...); + Số hiệu của chứng từ;
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
+Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ; + Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
30
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
+ Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính kế toán, phụ trách kế toán quy định. Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán, tài chính của đơn vị thì quá trình xử lý và luân chuyển chứng từ phải thực hiện qua các bước công việc cơ bản sau:
-Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu BHXH :
Tại cácđơn vị Bảo hiểm xã hội quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu BHXH gồm 4 bước cơ bản sau:
Bước 1: Lập chứng từ
Kế toán căn cứ vào yêu cầu hạch toán của đơn vị và cácchứng từ gốc có liên quan để viết chứng từ cho phù hợp với yêu cầuhạch toán, với nội dung của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kỹthuật viết chứng từ phải đúng quy định, sau khi viết xong phải kiểmtra sơ bộ về số tiền và nội dung chứng từ viết và chứng từ gốc.
Bước 2: Kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ: Khi nhận được các chứng từ kế toán, các bộ phận nhân viên kế toán của đơn vị thực hiện kiểm tra các nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của các hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ kế toán, đúng chế độ chính sách của Nhà nước quy định, đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực, những chứng từ kế toán khi kiểm tra phát hiện không đảm bảo các nội dung trên phải báo cáo cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xử lý kịp thời, chỉ những chứng từ kế toán khi kiểm tra đảm bảo được các nội dung trên, không vi phạm mới sử dụng để ghi sổ kế toán.
31
Các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính liên quan đến tài sản mà chưa ghi đầy đủ các số liệu, các đơn vị đo lường, đơn vị tiền tệ, kế toán cần phải tính chính xác, đúng đắn và ghi đầy đủ các đơn vị đo lường cần thiết sau đó phân loại chứng từ tổng hợp số liệu, lập định khoản kế toán, phục vụ ghi sổ kế toán.
Bước 3: Tổ chức luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kế toán các thông tin kinh tế, việc tổ chức luân chuyển chứng từ phải tuân thủ quy định của kế toán trưởng về thứ tự, thời gian trên cơ sở nhu cầu nhận thông tin, thời gian nhận và xử lý thông tin của bộ phận đơn vị, cá nhân do kế toán trưởng quy định.
Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán chứng minh cho các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, nó thực sự hoàn thành, chứng minh cho số liệu ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế, bởi vậy sau khi sử dụng chứng từ kế toán cần được bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, tránh gây nên hư hỏng, mất mát chứng từ kế toán, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại chứng từ kế toán phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra kinh tế, trường hợp xảy ra mất mát, hư hỏng chứng từ kế toán phải kịp thời báo cáo thủ trưởng, kế toán trưởng đơn vị và các cơ quan chức năng để có biện pháp xử lý kịp thời.
Hiện nay, Bộ Tài chính đã ra Thông tư 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 hướng dẫn chế độ kế toán BHXH và có hiệu lực từ ngày 01/01/2019. Nhưng do BHXH Việt Nam mới hoàn tất việc chuyển đổi dữ liệu trên phần mềm sang áp dụng theo Thông tư 102/2018/TT-BTC chính vì mới áp dụng nên trong khuôn khổ đề tài tác giả vẫn đề cập theo Thông tư 178/2012/TT-BTC. Vì là hoạt động thu tiền BHXH chứng từ kế toán thu chủ yếu là các ủy nhiệm thu, giấy báo có
32
của các ngân hàng thương mại, Kho bạc nhà nước; và phiếu thu tiền mặt.
1.4.2.2. Tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán thu Ngành BHXH đang áp dụng theo Thông tư số 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 về việc Hướng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam thì “Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống quá trình thu và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, tình hình về tài sản, sử dụng tài sản, tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị BHXH”. Hệ thống tài khoản kế toán thu áp dụng cho cơ quan BHXH thực hiện theo Thông tư số 178/2012/TT-BTC, gồm: 15 tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và 08 tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản, cụ thể như sau:
Danh mục Hệ thống tài khoản kế toán thu và thoái thu Bảo hiểm xã hội (phụ lục1)
Hệ thống tài khoản kế toán thu BHXH theo thông tư 178/TT-BTC được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị BHXH có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm:
+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý nguồn thu quỹ BHXH, BHYT, BHTN;
+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị BHXH, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng phần mềm kế toán và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý nhà nước.
33
loại 3 - Thanh toán; loại 5 - Các khoản thu; loại 0 - Các tài khoản ngoài bảng. Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các đơn vị, kế toán lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp để phản ánh các hoạt động kinh tế của đơn vị mình. Sau đây là nội dung kế toán của một số tài khoản chủ yếu:
+ Tài khoản 579 – Tạm thu các loại BH: Tài khoản này là tài khoản chủ yếu kết nối giưa phần mềm kế toán tckt.baohiemxahoi.gov.vn và phần mềm TST của bộ phận quản lý thu.
Phát sinh bên có Tk 579: hoạt động tạm thu các loại BHXH, BHYT từ các đơn vị SDLĐ, Hộ gia đình.
Phát sinh bên nợ TK 579: thực hiện phân bổ số tạm thu qua các tài khoản thu chi tiết hoặc để thể hiện số thoái thu BHXH, BHYT.
Tài khoản 579 không có số dư.
+ Các tài khoản loại 5: 571 – Thu BHXH bắt buộc, 572 – Thu BHXH tự nguyện, 573 – Thu BHYT, 574 – Thu bảo hiểm thất nghiệp, 51131 - lãi chậm đóng BHXH bắt buộc, 51133 - lãi chậm đóng BHYT, 51134 - lãi chậm đóng BHTN, 51135 - lãi chậm đóng BHXH tự nguyện: Các tài khoản này thể hiện nội dung cụ thể của từng khoản thu BHXH, BHYT.
Phát sinh bên nợ: Thể hiện số thoái thu chi tiết cho từng loại cụ thể hoặc thể hiện số thu phải nộp lên cấp trên.
Phát sinh bên có: Số phân bổ trong kỳ từ tài khoản 579 hoặc số thu được đưa trực tiếp vào tài khoản mà không phải qua TK 579.
Các tài khoản này không có số dư
+ Các tài khoản loại 0: 011- Thu BHXH bắt buộc, 013-Thu BHYT, 014 – Thu BHTN, 015 – Thu lãi chậm đóng: Các loại TK này phát sinh gắn liền với phát sinh của các TK trong bảng tương ứng.
34
Phát sinh bên nợ: phát sinh theo phát sinh bên nợ của các TK loại 5 (tương ứng cho từng loại tài khoản)
Phát sinh bên có: phát sinh theo phát sinh bên có của các TK loại 5 (tương ứng cho từng loại tài khoản)
Trên đây là một số nội dung, kết cấu của một số tài khoản kế toán thu BHXH, BHYT chủ yếu.
1.4.2.3. Phương pháp hạch toán
Thực hiện theo thông tư 178/2012/TT-BHXH, hệ thống kế toán thu BHXH, BHYT, BHTN nói riêng và hệ thống kế toán BHXH nói chung áp dụng chung cho ngành BHXH trên cả nước, số liệu được hạch toán trên phần mềm kế toán tckt.baohiemxahoi.gov.vn. Với thời đại công nghệ 4.0, hệ thống phần mềm kế toán BHXH đang dần hoàn thiện hơn và hướng tới áp dụng hệ thống tài khoản chung trong lĩnh vực các đơn vị sự nghiệp hành chính công.
Trong thông tư 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính về hướng dẫn kế toán BHXH đã có phương pháp hạch toán mới thông qua các tài khoản loại 3 – mang tính chất thu hộ BHXH Việt Nam chứ không ghi thu trực tiếp vào các TK loại 5, khắc phục được nhược điểm cộng dồn số thu BHXH, BHYT khi tổng hợp số thu từ huyện lên tỉnh, từ tỉnh lên trung ương dẫn tới số thu không chính xác. Tuy nhiên phạm vi thời gian nghiên cứu của luận văn còn đang áp dụng phương pháp hạch toán theo thông tư 178/2012/TT-BTC.
Tại Văn phòng Bảo hiểm xã hội tỉnh:
Hàng ngày, khi nhận tiền thu của đơn vị sử dụng lao động đóng, hạch toán:
Nợ TK 1121/1111
35
Đẩy số liệu lên phần mềm TST của Phòng QLT để biết, khấu trừ khoản thu phải đóng của đơn vị theo đúng định kỳ đăng ký đóng.
Khi nhận tiền thu do BHXH các huyện chuyển lên, hạch toán: Nợ TK 1121
Có TK 353
Khi chuyển tiền thu về BHXH Việt Nam: Nợ TK 351
Có TK 1121
Hàng quý, phòng Kế hoạch Tài chính dựa vào báo cáo của phòng Quản lý thu đối chiếu số liệu phải thu và đã thu để hạch toán kết chuyển và phân bổ hạch toán cho các tài khoản chi tiết trong và ngoài bảng cho số phải thu và số đã thu trong kỳ.
Tiền ngân sách nhà nước hỗ trợ đóng hoặc đống hoàn toàn cho đối tượng tham gia được quy định trong Quyết định 595/QĐ-BHXH như người thuộc dân tộc thiểu số, trẻ em dưới 6 tuổi, người nghèo và hộ gia đình cận nghèo, đối tượng đang sinh sống tại vùng có điều kiện kinh tế khó khăn, bệnh nhân AIDS, bệnh nhân phong… chủ yếu là chuyển vào tài khoản tiền gửi của BHXH tỉnh tại Kho bạc Nhà nước và chuyển hàng quý. Phòng KHTC cung cấp số tiền nhận được cho phòng QLT, phòng QLT thực hiện phân bổ cho BHXH các huyện và cho các đối tượng thuộc Văn phong tỉnh quản lý (nếu có), gửi lại Bảng tổng hợp phân bổ cho Phòng KHTC. Phòng KHTC chuyển bảng tổng hợp cho BHXH các huyện để hạch toán vào mã đối tượng tương ứng.
Nợ TK 1121
Có TK 353 – Chi tiết cho từng mã BHXH huyện tương ứng Nợ TK 1121
Có TK 5732 – chi tiết cho đối tượng do VP quản lý
Đối với tiền đóng BHYT do quỹ BHXH đóng cho các đối tượng theo quy định như đối tượng hưởng hư trí, tử tuất; đối tượng hưởng chế độ ốm đau,
36
thai sản; hạch toán:
Nợ TK 67121/67122/67123 – tương ứng với từng đối tượng đóng Có TK 5732
Cuối quý thực hiện kết chuyển TK 5732 – thu tiền BHYT năm nay của các đối tượng được quỹ BHXH đóng:
Nợ TK 5732 – chi tiết cho từng mã đối tượng Có TK 3521
Cuối năm cùng với các bút toán kết chuyển hàng quý, phòng QLT xác định số thu thừa các đơn vị đóng thừa lên báo cáo thu BHXH, BHYT, BHTN, phòng KHTC hạch toán số thu thừa thể hiện qua tài khoản loại 3 – 33183.
Đồng thời hạch toán Nợ các TK ngoại bảng tương ứng.
Đối với tài khoản 5732, có những mã đơn vị chủ yếu là mã thuộc ngân sách nhà nước đóng và hỗ trợ đóng, học sinh sinh viên không áp dụng hạch toán thu thừa mà sẽ được hạch toán thu trước BHYT cho năm sau:
Nợ TK 5732
Có TK 575 – thu trước BHYT cho năm sau Đồng thời ghi nợ các Tk ngoại bảng tương ứng.
Cuối năm khi xác định chính xác số liệu thu BHYT, trong bút toán phân bổ từ TK 579 sẽ có số liệu phân bổ cho thu BHYT cho năm trước:
Nợ TK 579 Có TK 5731
Đồng thời hạch toán có Tk ngoại bảng tương ứng: Có Tk 1321
Đến đầu năm sau, mọi bút toán về thu thừa, thu trước BHYT cho năm sau được hạch toán trở lại để báo tăng thu đóng BHXH, BHYT, BHTN cho năm tài chính hiện hành.
Tại BHXH huyện, thị xã, thành phố