6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý:
Tại công ty cơ cấu quản lý được thiết lập theo mô hình trực tuyến chức năng. Mỗi bộ phận và phòng ban đều có những chức năng riêng và cụ thể:
Giám đốc: chịu trách nhiệm cao nhất, trực tiếp lãnh đạo, quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động của công ty, là người chủ trương lập kế hoạch, giao chỉ tiêu kế hoạch và chỉ đạo thường xuyên xuống các phòng ban. Ra quyết định về các khoản tiền lương, thi đua khen thưởng, tuyển dụng lao động, kiểm kê, định giá, kỹ thuật, ký xác nhận tất cả các loại văn bản, giấy tờ của công ty.
Phó giám đốc:
- Là người tham mưu cho giám đốc, trực tiếp điều hành sản xuất, quản lý các phòng ban trong công ty, chịu trách nhiệm chung trước giám đốc.
- Là người có đủ khả năng giao dịch với khách hàng nước ngoài, thực hiện mở rộng thị trường tiêu thụ, tìm kiếm và tiếp cận khách hàng trong và ngoài nước.
Phòng Tổ chức – Hành chính:
- Giúp giám đốc trong việc tuyển chọn, bố trí công việc phù hợp với năng lực từng người, tìm giải pháp tham mưu cho giám đốc về quy hoạch đào tạo cán bộ, quản lý, kỹ thuật.
- Có trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân sự của công ty. - Thực hiện các chế độ, công việc hành chính của công ty.
Phòng Kếhoạch tổng hợp:
- Lập kế hoạch sản xuất dựa trên yêu cầu sản xuất từ Ban Giám Đốc. Theo dõi, báo cao tiến độ theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu của Ban giám đốc.
- Cung ứng nguyên vật liệu, phụ liệu bao bì: dựa trên định mức các loại vật tư, phụ liệu bao bì, nguyên liệu theo yêu cầu của phòng kế hoạch, nhân viên cung ứng tiến hành tìm kiếm khách hàng, lập đơn đặt hàng, nhanh chóng đưa vật tư, phụ liệu, bao bì về nhập kho kịp thời cho sản xuất.
- Cung cấp thông tin của sản phẩm cho Giám đốc để báo giá khách hàng. Tham mưu cho Giám đốc trong công tác xây dựng chiến lược kinh doanh xuất khẩu, dịch vụ liên kết, liên kết đầu tư, lao động tiền lương, xây dựng cơ bản.
Phòng Kỹ thuật:
- Bộ phận thiết kế mẫu mã sản phẩm: thiết kế bản vẽ chi tiết, quy cách chung cho từng loại sản phẩm, đưa ra quy cách các loại vật tư, bao bì cần thiết làm cơ sở để tiến hành sản xuất. Trực tiếp chỉ đạo kỹ thuật cho các phân xưởng sản xuất. Phối hợp với phòng Kế hoạch tổng hợp để lập định mức cho sản phẩm. - Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm: kiểm tra sản phẩm của công đoạn đầu tiên đến công đoạn cuối cùng theo tiêu chuẩn khách hàng.
- Bộ phận sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất: Chịu trách nhiệm sửa chữa bảo quản các loại máy móc thiết bị tại phân xưởng sản xuất, tham gia vào quá trình mua sắm thiết bị mới, thiết bị quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. - Bộ phận điện kỹ thuật: chịu trách nhiệm bảo quản sửa chữa đường dây, thiết bị điện, lắp mới các đường dây điện cho toàn công ty.
Phòng Kế toán- Tài vụ:
Có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tài chính, tín dụng, thống kê, lập kế hoạch sử dụng vốn có hệu quả, thực hiện đúng thủ tục kế toán-tài chính, chế độ kế toán hiện hành,chế độ kiểm toán, thực hiện công tác tiền lương, BHXH, vật tư…Ngoài ra, còn chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác kế toán-tài chính, việc thu chi xuất nhập khẩu của đơn vị.
Phân xưởng sản xuất:
Quản đốc là người đứng đầu nhà máy, quyết định toàn bộ quá trình sản xuất tại nhà máy, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về qui trình, tiến độ, sản xuất và chất lượng sản phẩm, gồm các tổ sản xuất sau:
- Tổ phôi: tạo phôi thô, sơ chế theo quy cách kế hoạch đưa ra.
- Tổ lắp ráp: nhận chi tiết tinh chế về để lắp ráp thành sản phẩm theo mẫu.
- Tổ nguội: làm nguội sản phẩm đạt về thẩm mỹ.
- Tổ màu dầu: xử lý màu sắc cho sản phẩm hoàn thiện. - Tổ bao bì: đóng gói sản phẩm.
Qua cơ cấu của bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ từng bộ phận ta thấy, trong công tác quản trị, điều hành và kiểm soát thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng và bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tuy nhiên trong một số khâu quan trọng còn thiếu chặt chẽ. Cụ thể:
Phòng Kỹ thuật tham mưu giúp ban giám đốc định hướng chiến lược và kế hoạch SXKD của Công ty; quản lý giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất trong đó có kế hoạch và định mức chi phí sản xuất; hướng dẫn các đơn vị thành viên trong quá trình thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, chức năng quản trị, điều hành và kiểm soát thường xuyên của bộ phận này vẫn còn nhiều hạn chế, thiếu sự năng động linh hoạt.
Phòng kế toán tài vụ vừa làm chức năng giúp Giám đốc tổ chức bộ máy kế toán Công ty và quản lý tài chính, đồng thời có trách nhiệm giám sát về tài chính cũng như chi phí sản xuất Công ty nhưng sự kiểm soát của Công ty chưa chặt chẽ. Cụ thể, Phòng ké toán tài vụ không tham gia các bước: thẩm định kế hoạch; thẩm định giá mua, giá bán; thẩm định hợp đồng kinh tế;... Vì vậy, việc giám sát chi phí khó có thể thực hiện tốt như mong muốn.
Phòng tổng hợp kinh doanh được giao thực hiện nhiều chức năng và nhiệm vụ như: đặt mua hàng, kiểm soát tiến độ hàng về, quản lý và giám sát thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuật của Công ty,... nhưng trách nhiệm chưa phát huy được, các vụ việc sai sót, vi phạm bị xử lý chậm trễ, chưa gắn việc thực hiện chức năng nhiệm vụ với giá thành sản phẩm, chi phí sản xuất, doanh thu, lợi nhuận của Công ty.
Phân xưởng sản xuất thực hiện việc chế biến từ gỗ nguyên liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức sản phẩm để chế tạo ra các chi tiết, lắp ráp thành sản
phẩm hoàn thiện, sửa chữa trang thiết bị. Tuy nhiên, việc giám sát sử dụng, hiệu ích sử dụng trang thiết bị, tiêu hao điện năng, đổi mới công nghệ sản xuất, cải tiến máy móc thiết bị vẫn chưa thực hiện được, nhiều vấn đề còn bị bỏ ngõ nên hiệu quả còn hạn chế.
Bộ máy tổ chức của Công ty được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của Công ty
Giám đốc Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế hoạch Tổng hợp Phòng Kỹ
thuật toán Tài vụ Phòng Kế Phó giám đốc
Tổ xẻ phôi Tổ tinh Tổ lắp ráp Tổ nguội Tổ bao bì
Phân xưởng sản xuất
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo. Quan hệ phối hợp 2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hoàng Thiện
(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán_Công ty TNHH XNK Hoàng Thiện) Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo.
Quan hệ phối hợp
Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Công tác kế toán hiện nay hầu hết được thực hiện trên các phần mềm kế toán.
2.2. Thực trạng kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Công ty TNHH XNK Hoàng Thiện Hoàng Thiện
2.2.1. Phân loại chi phí sản xuất
Chi phí SXKD trong công ty rất đa dạng gồm nhiều loại, nhiều thứ và có nội dung công dụng khác nhau. Theo thực tế, Công ty đang phân loại chi phí theo mục đích và công dụng, cụ thể như sau:
● Chi phí NVL trực tiếp: là các khoản chi phí nguyên liệu chính, vật tư, vật liệu phụ, hóa chất, công cụ dụng cụ sản xuất, vật liệu phụ được trực tiếp
Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán Nguyên liệu, vật tư và CCDC Bộ phận kế toán tiêu thụ và thuế GTGT Bộ phận kế toán chi phí và tính giá thành Bộ phận kế toán tổng hợp KẾ TOÁN TRƯỞNG
dùng trong sản xuất sản phẩm như gỗ, bulong, ốc vít, bản lề, dầu màu, vải… ● Chi phí NCTT: Tiền lương và các khoản có tính chất lương, như phụ cấp lương, tiền ăn giữa ca, các khoản trích theo lương, … của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
● Chi phí SXC: Tiền lương và các khoản có tính chất lương, các khoản trích theo lương, tiền ăn ca, tiền xe đưa đón của bộ máy quản lý của phân xưởng sản xuất; khấu hao nhà xưởng, máy móc thiết bị; điện, nước phục vụ sản xuất; chi phí vật tư, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế như mũi khoan, mũi đục, lưỡi cưa, dây curoa … dùng chung cho phân xưởng sản xuất; các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và bằng tiền khác.
Trong quá trình khảo sát giá thành sản phẩm thì tỷ trọng nguyên vật liệu trực tiếp là lớn nhất, tiếp đến là chi phí nhân công, sau đó mới đến chi phí SXC. Tỷ trọng này có sự thay đổi tùy theo từng mặt hàng sản xuất.
2.2.2. Xây dựng định mức, dự toán tại Công ty TNHH XNK Hoàng Thiện
2.2.2.1. Xây dựng định mức, dự toán chi phí NVL trực tiếp sản xuất
Bộ phận kỹ thuật thực hiện xây dựng định mức. Căn cứ vào từng đơn hàng và yêu cầu cụ thể của khách hàng về loại sản phẩm đó để đưa ra định mức cụ thể cho từng chi tiết sản phẩm. Đối với vật liệu phụ, công cụ dụng cụ được định mức dựa trên m3 tinh của sản phẩm (dựa vào kinh nghiệm quản trị sản xuất trong nhiều năm của công ty), hóa chất phun màu thì dựa vào yêu cầu của khách hàng. Sau đó bộ phận thiết kế sẽ lên tổng hợp định mức cho từng sản phẩm.
Trong quá trình khảo sát về việc xây dựng các định mức tiêu hao NVL và dự toán chi phí NVL trực tiếp sản xuất, cho thấy các định mức kinh tế kỹ thuật và dự toán này chủ yếu là do Công ty tự xây dựng cho từng loại sản phẩm cụ thể và đã áp dụng vào trong hoạt động SXKD của nhiều năm. Phương pháp tính định mức và dự toán chi phí NVL trực tiếp sản xuất là căn cứ vào các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã của từng loại sản phẩm sản xuất để xây dựng định mức và dự toán chi phí sản xuất tương ứng cho sản phẩm đó.
Sản phẩm của Công ty có nguyên liệu chính là gỗ: Căn cứ định mức tiêu hao thực tế từ chế biến gỗ thành chi tiết sản phẩm xuất khẩu thì mức tiêu hao các loại gỗ như sau:
+ Gỗ chò sấy chế biến ra chi tiết sản phẩm theo hệ số bình quân: 1,8m3gỗ sấy/1m3 tinh chi tiết sản phẩm. Gỗ Bạch đàn chế biến ra chi tiết sản phẩm theo hệ số bình quân: 2m3gỗ sấy/1m3 tinh chi tiết sản phẩm. Gỗ Acacia (gỗ keo, tràm) chế biến ra chi tiết sản phẩm theo hệ số bình quân: 3m3gỗ sấy/1m3 tinh chi tiết sản phẩm….
(Minh họa cụ thể tính định mức gỗ sản xuất cho 100 mặt bàn Sysney kích thước 120x70 theo bảng 2.1)
Bảng 2. 1 Tính định mức gỗ bạch đàn sản xuất 100 mặt bàn Sydney, kích thước 120x70 (cm)
(Nguồn: Cty TNHH XNK Hoàng Thiện)
+ Căn cứ số loại chi tiết gỗ trên một sản phẩm, số lượng mỗi loại chi tiết tương ứng, kích thước tinh của chi tiết (dài, rộng, gáy) để tính ra khối lượng gỗ sấy tiêu hao cho sản xuất.
Vật tư lắp ráp: Mỗi loại sản phẩm đều có yêu cầu cụ thể về số lượng, chất lượng, loại vật tư để lắp ráp, được Công ty và khách hàng thỏa thuận trước. Do vậy việc định mức vật tư lắp ráp chỉ là thống kê số chủng loại, số lượng, chất lượng để lập đơn đặt hàng ở các nhà cung cấp rồi cấp phát lại cho các bộ phận sản xuất khi lắp ráp. Bảng (2.2)
STT Tên chi tiết CT/
SP Kích thước chi tiết SP + dung sai chế biến (mm) Khối lượng Tinh (m3) Hệ số định mức KL gỗ sấy được định mức SX (m3) Ghi chú Dày Rộng Dài 1 Thành bàn dài 2 20 65 1200 0,00312 2 0,00624 2 Thành bàn ngắn 2 20 65 570 0,00161 2 0,00322 3 Nan bàn 31 10 30 567 0,00548 2 0,01096 4 Liên kết nan 1 10 40 1110 0,00046 2 0,00092 5 Diềm bàn 2 20 45 660 0,00119 2 0,00238 Cộng 1 Bàn 0,01186 0,02372 Tổng 100 Bàn 1,1860 2,3720
Bảng 2. 2 Định mức phụ kiện, vật tư lắp ráp của 100 mặt bàn Sydney, kích thước 120x70 (cm)
STT Tên phụ kiện Số lượng/1 SP (con) Số lượng/đơn hàng (con) 1 Vis 4x15 41 4.100 2 Vis 4x20 8 800 3 Vis 4x45 10 1.000 4 Vis M7x70 6 600 5 Bulon M8x30 8 800 6 Tándù M8x15x15 8 800 7 LDN M8x20x2 8 800 8 Pat Z 2 200 9 LG 4 2 200
(Nguồn: Công Ty TNHH xuất nhập khẩu Hoàng Thiện)
Vật liệu phụ và công cụ dụng cụ sản xuất: Vì vật liệu phụ, công cụ dụng cụ sản xuất phụ gồm nhiều loại nhưng được sử dụng chung cho nhiều sản phẩm trong một đơn hàng, cũng như nhiều công đoạn sản xuất phải sử dụng nên định mức đã được xây dựng theo nhu cầu thực tế của các bộ phận sản xuất trong các năm hoạt động trước đây. Do đó, định mức vật liệu phụ và công cụ dụng cụ sản xuất được tính chung cho 1m3 tinh sản phẩm gỗ như là : 20kg giẻ lau, 30 tờ giấy nhám, 0,5 kg đinh, 6 mũi khoan các loại, 3 mũi đục,... Trong quá trình sản xuất, các bộ phận sử dụng phải hết sức tiết kiệm vì vượt định mức sẽ bị phạt, tiết kiệm sẽ được thưởng.
Hóa chất: Hóa chất được định mức theo quy trình làm màu bề mặt của từng loại sản phẩm, từng đơn hàng xuất khẩu mà khách hàng yêu cầu. Tùy theo sản phẩm cần phải làm màu mà định mức được tính cho 1m3 tinh sản phẩm
hoặc tính định mức cho diện tích bề mặt sản phẩm cần làm màu. Ví dụ như sản phẩm gỗ indoor thì stain màu là: 0,0016 kg/m2, lau màu: 0,0803 kg/m2, sơn phụ Matt: 0,1972 kg/m2…còn sản phẩm gỗ outdoor thì tính kg/m3 tinh.
Định mức bao bì, phụ liệu bao bì đóng gói: Bao bì đóng gói được định mức theo quy cách, kích thước đóng gói của từng sản phẩm bằng loại bao bì catton 3 lớp hoặc 5 lớp, giấy trắng hoặc giấy màu, loại tốt hoặc loại bình thường, in ấn có màu hay đen trắng… và phụ liệu bao bì chèn lót như dây buộc, mút xốp, túi nilon, nhãn mác, giấy hướng dẫn lắp ráp và sử dụng sản phẩm, tất cả đều theo yêu cầu của khách hàng khi ký thỏa thuận nhận đơn hàng, dựa trên các cơ sở đó để Công ty tính định mức và đặt mua hàng để cung cấp cho quá trình đóng gói từng sản phẩm xuất khẩu.
Dự toán chi phí NVL trực tiếp sản xuất
Từ định mức NVL tiêu hao về khối lượng hoặc số lượng, căn cứ vào giá gốc nguyên liệu chính nhập kho; giá gốc vật tư, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ sản xuất; hóa chất; bao bì và phụ liệu bao bì đóng gói từ các nhà cung cấp theo giá thị trường tại thời điểm cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ, cộng (+) số dự kiến tăng lên do biến động của thị trường về giá NVL để tính dự toán chi phí NVL sản xuất cho từng sản phẩm sản xuất.
Việc tính dự toán chi phí NVL trực tiếp có thể mô tả qua bảng tính cho một loại sản phẩm như sau (bảng 2.3):
Bảng 2. 3 Chi phí NVL của 100 mặt bàn Sydney 120x70 (cm) STT Tên NVL ĐVT Khối lượng, số lượng cần cho 100 SP
Giá của đơn vị NVL (1.000 đồng) Dự toán về Chi phí NVL Giá gốc theo thời điểm Phí VC và bốc dỡ Dự kiến tăng giá gốc (%) Giá đơn vị NVL dự toán 1 Gỗ bạch đàn sấy M3 1,1860 6.640 650 2% 7.422,8 8.803,4