8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.1.5. Giải pháp về thông tin và truyền thông
Từ ngày 01/01/2005 BIDV chính thức đưa vào vận hành và sử dụng hệ thống CoreBanking. Đây là hệ thống tiên tiến giúp cho khách hàng có thêm nhiều tiện ích, an toàn bảo mật, đồng thời tiết kiệm thời gian giao dịch ngân hàng. Ngoài ra hệ thống cung cấp khả năng tự động cảnh báo rủi ro bằng tin nhắn BSMS, email mỗi khi khách hàng có sự thay đổi tài khoản, thông tin cá nhân hay có những bất thường khi đăng nhập và sử dụng dịch vụ,.. Bên cạnh đó, hệ thống mới với nhiều tính năng ưu việt, hỗ trợ người dùng giảm tác nghiệp, giảm áp lực, cải thiện giờ giấc làm việc của cán bộ, phục vụ khách hàng ngày càng nhanh chóng, thuận tiện hơn.
Tuy nhiên, Do chương trình được viết với những tính năng cơ bản nhất, theo ý kiến tác giả, để hệ thống vận hành tốt hơn, chuyên nghiệp hơn, riêng mảng huy động vốn, và kiểm soát về hoạt động huy động vốn chương trình cần cập nhật và phát triển thêm các báo cáo cũng như các tính năng hỗ trợ giao dịch viên và kiểm tra KSNB như sau:
Thứ nhất, Cải thiện chức năng tìm kiếm khách hàng theo tên: gom theo khu vực, theo địa bàn tỉnh, thành phố để mỗi lần hỗ trợ tìm kiếm khách hàng đã từng gửi tiết kiệm tại ngân hàng nhưng quên mang chứng minh nhân dân một cách nhanh và chính xác nhất, thay vì phạm vi tìm kiếm toàn quốc như hiện nay vừa mất thời gian và vừa rủi ro, dễ xảy ra nhầm lẫn do trùng tên.
Thứ hai, Bổ sung thêm chức năng tạo bản xác nhận số dư tiền gửi bằng tiếng việt, bằng song ngữ, bằng tiếng nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng gửi tiết kiệm cũng như mở tài khoản thanh toán, toàn bộ dữ liệu, thông tin của khách hàng được kết xuất từ hệ thống, giao dịch viên chỉ cần chọn số tài khoản cần xác nhận, loại tiếng cần xác nhận,.. nhằm đảm bảo số thông tin được kết xuất chính xác nhất, nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng, giảm thiểu thời gian tác nghiệp thủ công như hiện nay cho bộ phận giao dịch viên.
Thứ ba, Chương trình cần bổ sung thêm các báo cáo hỗ trợ cho cán bộ
phòng kiểm tra KSNB, cụ thể như báo cáo thể hiện user nào đã điều chỉnh lãi suất của khách hàng trong hệ thống, tài khoản nào, số tiền bao nhiêu, chênh lệch lãi lỗ của chi nhánh là bao nhiêu? thời gian cụ thể của việc điều chỉnh là lúc nào? để cán bộ kiểm tra KSNB có thể theo dõi và phát hiện các trường hợp sai phạm một cách kịp thời nhất.
Đặc biệt, chương trình cung cấp cho phòng kiểm tra KSNB báo cáo cụ thể về các tài khoản tiền gửi thanh toán và tài khoản tiết kiệm mở lùi ngày hiệu lực, trong báo cáo này cần thiết hiển thị đầy đủ các thông tin về user thực hiện, user kiểm soát, ngày giờ thực hiện, tài khoản, và số tiền thực hiện để
phòng kiểm tra KSNB có thể điều tra, kiểm soát lại và tìm hiểu nguyên nhân cũng như quy trách nhiệm cho những cán bộ liên quan một cách chính xác và nhanh chóng nhất.
Thứ tư, Chương trình nên hỗ trợ cập nhật lãi suất chính xác cho các đối tượng là khách hàng ưu tiên nhằm giảm thời gian tác nghiệp của giao dịch viên thay vì tác nghiệp thủ công như hiện nay. Theo từng công văn cụ thể trong từng thời kỳ, chương trình nên cập nhật lãi suất đến hạn cho đối tượng khách hàng ưu tiên như khách hàng thông thường đang được áp dụng, chương trình cài link để có thể kiểm tra được đối tượng khách hàng này đã kích được kích hoạt thẻ khách hàng ưu tiên chưa? nếu có rồi thì tăng lãi suất theo đúng với quy định của khách hàng ưu tiên, nếu chưa có hoặc có mà chưa kích hoạt thẻ khách hàng ưu tiên thì mới để lãi suất như khách hàng thông thường, và nên chiết suất được các đối tượng khách hàng chưa đủ điều kiện áp dụng theo công văn, để giao dịch viên giảm áp lực, vì hàng ngày kiểm tra số lượng khách hàng đến hạn quá nhiều, gây mất thời gian, và có thể gặp rủi ro do điều chỉnh sai sót do lỗi tác nghiệp.
Thứ năm, Trung tâm công nghệ thông tin nên nghiên cứu thêm báo cáo
hỗ trợ phòng kiểm tra KSNB về các món tiền gửi vượt trần lãi suất theo quy định của BIDV và Ngân hàng Nhà Nước quy định trong từng thời kỳ để phòng kiểm tra kiểm soát có thể kiểm tra và xử lý kịp thời, tránh gây tổn thất cho ngân hàng.
Thứ sáu, Về công tác truyền thông: Hiện tại BIDV đang dùng chương trình: http://bidvportal.vn/ để phân phối công văn nội bộ đến từng cán bộ, và chương trình mạng xã hội Workplace, Work Chat để trao đổi, thảo luận công việc, chương trình thảo luận công khai trong đó thành viên tham gia là cán bộ của toàn hệ thống BIDV, kể cả giao dịch viên, cán bộ tín dụng, trưởng, phó phòng, đến phó giám đốc, giám đốc, đến tổng giám đốc, chủ tịch HĐQT,..đến các phòng ban trụ
sở chính trực tiếp lắng nghe và sửa đổi theo yêu cầu của người dùng. Theo ý kiến của tác giả, chương trình này tuy mới được ban lãnh đạo cho phép triển khai trong năm 2018, nhưng hiệu quả lại vô cùng lớn, các cán bộ cùng nhau trao đổi nghiệp vụ để trau dồi kiến thức, ban lãnh đạo tiếp thu, cho chỉnh sửa chương trình theo yêu cầu người dùng và khách hàng. Tuy nhiên, bộ phận nhân sự, truyền thông và thông tin nên dùng những chính sách khác nhau truyền thông, thông tin đến toàn hệ thống, đảm bảo cả 25.000 cán bộ của hệ thống đều được thông qua các nội dung thảo luận của hệ thống, thường xuyên nghiên cứu văn bản, trau dồi, cập nhật kiến thức, ví dụ như có công cụ kiểm tra được công văn đã phân phối, nhưng cán bộ lười đọc, chưa đọc, hoặc có thời gian đọc quá ngắn khi đó sẽ có chế tài phê bình/hiển trách định kỳ,…