8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.2. TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Khái niệm về tính hữu hiệu
Theo từ điển Tiếng Việt, tính hữu hiệu có nghĩa là có hiệu lực, có hiệu quả, trái với vô hiệu (Từ điển Tiếng Việt, 2012) [43]
Sự hữu hiệu được xác định như là một khái niệm hướng đến cái cuối cùng là đánh giá mức độ thực hiện các mục tiêu, mục đích đã được định trước cho một hoạt động hoặc một chương trình đã được thực hiện (đạt được kết quả thoả đáng từ việc sử dụng các nguồn lực và các hoạt động của tổ chức)
Trong tất cả các ngữ nghĩa của từ hữu hiệu thì có lẽ ngữ nghĩa phổ biến nhất nhưng lại phức tạp nhất là liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu. Những nhà nghiên cứu khác nhau, với những hệ thống đánh giá khác nhau, có thể sẽ có những quan điểm riêng của mình về sự hữu hiệu, nhưng điều đưa họ xích lại gần nhau về mặt quan điểm chính là việc hoàn thành mục tiêu hay là những hoạt động để đáp ứng được mục tiêu.
Tóm lại, sự hữu hiệu được nhìn nhận như thế nào phụ thuộc vào người đang nghiên cứu. Công chúng, các cơ quan của chính phủ, nhà lãnh đạo của đơn vị được kiểm toán có thể có những quan điểm khác nhau. Mỗi quan điểm đó đều có sự hợp lý trong bối cảnh riêng của nó.
Sự hữu hiệu cũng có mối quan hệ mật thiết với tính hiệu quả, bởi vì nó được xem như yếu tố quan trọng trong việc xác định mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và sự hữu hiệu của hoạt động (Cost-Effectiveness), đó là việc đạt được các mục đích với một chi phí thấp nhất, hoặc với chi phí ít hơn, hoặc ít nhất là với một chi phí hợp lý trong mối quan hệ với giá trị của kết quả tạo ra.
Nói chung, hữu hiệu là mức độ hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu, còn hiệu quả được tính bằng cách so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí đã bỏ ra.
1.2.2. Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO cho rằng, một hệ thống KSNB hữu hiệu nếu HĐQT và người quản lý đảm bảo hợp lý đạt được 3 mục tiêu sau đây:
- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt ở mức độ nào. - Báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy. - Pháp luật và các quy định hiện hành đang được tuân thủ.
Bên cạnh đó, để đánh giá KSNB là hữu hiệu, ngoài 3 mục tiêu trên cần đánh giá thêm 5 bộ phận cấu thành và 17 nguyên tắc của hệ thống KSNB xem có hiện hữu hay không; vì nếu các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB và các nguyên tắc được thực thi có hiệu quả đồng nghĩa là hệ thống kiểm soát này đã hoàn thành được các mục tiêu, mục đích đặt ra với kết quả tốt.
Hay nói cách khác, hệ thống KSNB đạt được mục tiêu mục đích đặt ra thì được coi là hữu hiệu; còn khi thực hiên tốt mục tiêu, mục đích đó thì là có tính hiệu quả.
Hệ thống KSNB hữu hiệu cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được mục tiêu của một đơn vị để làm được điều đó thì năm thành phần phải có mặt và hoạt động cùng với nhau sao cho thỏa mãn các tiêu chí sau: tổ chức môi trường kiểm soát khoa học kết hợp với đánh giá rủi ro phù hợp, tổ chức tốt hệ thống thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát hiệu quả và giám sát kiểm soát đủ mạnh.
Thứ nhất, môi trường kiểm soát khoa học: nghĩa là đơn vị thiết lập được môi trường kiểm soát mà tại đó toàn bộ nhân viên, nhà quản lý, HĐQT hiểu rõ quyền hạn và trách nhiệm của họ trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Hơn nữa, tất cả những thành viên trong đơn vị phải hiểu rõ, tuân thủ quy tắc đạo đức, ứng xử và cam kết làm việc theo những quy định này
Bảng 1.1: Tiêu chí về môi trường kiểm soát Tiêu chí Môi trường kiểm soát Nội hàm tiêu chí I. Cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức
1. Ban giám đốc có hướng dẫn cụ thể và công bố rõ ràng về quy tắc ứng xử và đạo đức trong các cuộc họp hoặc bằng văn bản 2. Trong quá trình hoạt động của đơn vị, Ban giám đốc luôn tuân thủ đạo đức và các quy tắc ứng xử
3. Ban giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng và các đối tượng khác công bằng và trung thực
4. Ban giám đốc thường xuyên cập nhật các thông tin về tính trung thực và giá trị đạo đức cho nhân viên thông qua các cuộc họp và các cuộc gặp gỡ hàng ngày
5. Trong tổ chức có quy trình để đánh giá việc tuân thủ các quy tắc ứng xử và đạo đức của các cá nhân và phòng ban
6. Ban giám đốc không khoan dung với những hành vi vi phạm quy tắc đạo đức và ứng xử
7. Ban giám đốc luôn điều tra nguyên nhân khi vi phạm quy tắc đạo đức và ứng xử xảy ra
quản lý và phong cách điều hành
đơn vị
2. Đơn vị đã xây dựng quy chế hoạt động và quy chế tài chính rõ ràng và phù hợp
3. Ban giám đốc thường xuyên quan tâm, chỉ đạo các bộ phận, các thành viên tuân thủ các quy định và quy chế
4. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được phê chuẩn bởi những cán bộ quản lý phù hợp
III. Cam kết về năng lực
1. Đơn vị có xây dựng bản mô tả công việc tương ứng với từng vị trí công việc của từng bộ phận và cá nhân rõ ràng
2. Các vị trí chủ yếu trong đơn vị đáp ứng tốt được yêu cầu của công việc IV. Sự tham gia tích cực của ban quản trị vào quản lý và kiểm soát
1. Quyền hạn, trách nhiệm của HĐQT được quy định rõ ràng bằng văn bản
2. HĐQT luôn tổng kết, đánh giá và phê chuẩn các chính sách và thủ tục kiểm soát trong các cuộc họp định kỳ
3. HĐQT luôn cập nhật nhưng sự thay đổi trong chính sách và thủ tục kiểm soát
V. Cơ cấu tổ chức khoa học
1. Ban giám đốc thiết lập được cơ cấu, cấp độ báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm phù hợp
2. Trách nhiệm quyền hạn của các phòng ban trong đơn vị không bị chồng chéo
3. Mỗi một phòng ban hiểu rõ vai trò trong việc thực hiện mục tiêu của đơn vị
4. Trong đơn vị không có bộ phận nào kiêm nhiệm
VI. Chính sách nhân sự phù hợp
1. Ban giám đốc luôn quan tâm đến việc đào tạo, phát triển để thu hút và giữ lại những nhân viên đủ năng lực
2. Đơn vị đã xây dựng được chính sách thưởng, phạt phù hợp và rõ ràng
3.Ban giám đốc có tiêu chuẩn tuyển dụng rõ ràng với các vị trí 4. Đơn vị thường xuyên tổ chức các lớp học, hội thảo và hội nghị 5. Đơn vị có các tiêu chuẩn và phương pháp phù hợp để đánh giá thành tích của toàn bộ nhân viên
6. Kết quả đánh giá thành tích được trao đổi và phản hồi đến từng cá nhân cụ thể và chi tiết
Thứ hai, đánh giá rủi ro phù hợp: Các tiêu chí liên quan đến đánh giá rủi ro thường được sử dụng bao gồm: Xác định mục tiêu rõ ràng, nhận dạng chính xác rủi ro, phân tích rõ ràng về rủi ro và quản trị sự thay đổi phù hợp.
Bảng 1.2: Tiêu chí đánh giá rủi ro Tiêu chí Đánh giá rủi ro Nội hàm tiêu chí I. Xác định mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu quản lý và kiểm soát của đơn vị là: 1. Đảm bảo tính hiệu quả
2.Tuân thủ các quy định, luật lệ
3. Những khoản mục liên quan đến hoạt động của đơn vị phải tuân thủ các nguyên tắc và các quy định liên quan
4. Mục tiêu về quản lý và kiểm soát được truyền đạt cho tất cả các nhân viên và bộ phận có liên quan
II. Nhận dạng chính xác rủi ro
1. Khi xác định mục tiêu của đơn vị Ban giám đốc đã cân nhắc những yếu tố bên trong tác động đến mục tiêu của đơn vị 2. Khi xác định mục tiêu của đơn vị Ban giám đốc đã cân nhắc những yếu tố bên ngoài tác động đến mục tiêu đơn vị
III. Phân tích rõ ràng rủi ro
1. Đơn vị đã xác định được những rủi ro có ảnh hưởng đáng kể đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
2. Đơn vị đã xác định được khả năng (xác xuất) rủi ro có thể xảy ra
3. Đơn vị đã thiết lập được cơ chế thích hợp để giảm thiểu các rủi ro ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
IV. Quản trị sự thay đổi phù hợp
1. Đơn vị đã thiết lập được cơ chế thích hợp để dự đoán, nhận dạng và đối phó với sự thay đổi của các nhân tố bên trong ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
2. Đơn vị đã thiết lập được cơ chế thích hợp để dự đoán, nhận dạng và đối phó với sự thay đổi của các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị
(Nguồn: Tổng hợp và phát triển từ giáo trình Kiểm soát nội bộ)[39]
Thứ ba, hệ thống thông tin và truyền thông khoa học: là hệ thống thông tin có thể kết nối tất cả các bên liên quan đến hoạt động kiểm soát, cung cấp những thông tin hữu ích, phù hợp, đáng tin cậy và kịp thời để tất cả các bên liên quan thực hiện tốt trách nhiệm trong kiểm soát nhằm đạt được mục tiêu quản lý hoạt động tại đơn vị. Các tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin và truyền thông bao gồm: Thông tin có được thu thập đầy đủ, chất lượng thông tin có được đảm bảo, chức năng của hệ thống công nghệ thông tin đang áp dụng, Ban giám đốc nhận được tất cả những thông tin thích hợp và những phản hồi của Ban giám đốc về các đề xuất của nhân viên liên quan.
Bảng 1.3: Tiêu chí về hệ thống thông tin và truyền thông Tiêu chí về hệ thống thông tin và truyền thông Nội hàm tiêu chí I. Thông tin có được thu thập đầy đủ, chất lượng thông tin có được đảm bảo
1. Thông tin phải phù hợp, kịp thời 2. Dễ dàng truy cập khi cần thiết
3. Đơn vị có sự phân quyền khi truy cập, lưu lại thời gian truy cập để kết xuất khi cần thiết
4. Đơn vị có khoá các văn bản mật để thông tin, truyền thông đến người dùng (như không cho sao chép, không cho lưu, chỉ được phép đọc,..)
5. Đơn vị có quy định rõ ràng và phù hợp về trách nhiệm và quyền hạn của các thành viên trong tổ chức khi sử dụng hệ thống thông tin.
II. Chức năng của hệ thống công nghệ thông
1. Hệ thống công nghệ thông tin đang áp dụng tại đơn vị đã đáp ứng các yêu cầu về thông tin của người dùng.
2. Các báo cáo cần thiết đủ cho người sử dụng và quản lý 3. Đã hỗ trợ cho bộ phận kiểm tra KSNB của đơn vị các báo
tin đang áp dụng tại đơn vị
cáo cần thiết trong quá trình kiểm tra chưa?
4. Đơn vị có những văn bản cụ thể hướng dẫn người dùng sử dụng chương trình công nghệ không?
III. Ban giám đốc nhận được các thông tin thích hợp
1. Đơn vị có quy định về các cách đóng góp ý kiến đến Ban giám đốc để Ban giám đốc nhận được các thông tin thích hợp bên trong như từ các nhân viên và các thông tin thích hợp từ bên ngoài như từ khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước.. (ví dụ như: đơn vị có quy định và đã đặt họp thư góp ý, số điện thoại đường dây nóng chưa?,...)
2. Trong đơn vị các vấn đề phát sinh đã được trao đổi thông suốt giữa Ban giám đốc và các nhà quản lý chủ chốt thông qua các cuộc họp hoặc các cuộc gặp gỡ hàng ngày.
3. Hệ thống công nghệ thông tin của đơn vị đã truyền các báo cáo số liệu, sổ sách cần thiết một cách kịp thời cho Ban giám đốc chưa? IV. Những phản hồi của Ban giám đốc đến các thành viên trong tổ chức
1. Những văn bản, những quy trình, quy định, những quyết định,.. của Ban giám đốc có được truyền tải đến từng thành viên trong đơn vị một cách nhanh chóng.
2. Đơn vị đã thành lập các ban giải quyết các ý kiến, khiếu nại của nhân viên chưa? (ví dụ ban thanh tra nhân dân,..) và ban này đã được truyền thông đến toàn thể nhân viên chưa? trong thực tế đã giải quyết thoả đáng cho cán bộ công nhân viên chưa?
(Nguồn: Tổng hợp và phát triển từ giáo trình Kiểm soát nội bộ)[39]
Thứ tư, là hoạt động kiểm soát hiệu quả: Hoạt động kiểm soát tồn tại ở
mọi bộ phận và mọi cấp độ liên quan trong tổ chức. Hoạt động kiểm soát được tích hợp vào quá trình quản lý, đóng vai trò là công cụ giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu đề ra. Các tiêu chí để đo lường hoạt động kiểm soát hiệu quả bao gồm: Phân chia trách nhiệm hợp lý trong các hoạt động có liên quan,
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin khoa học, kiểm soát vật chất phù hợp và đánh giá tình hình hoạt động của đơn vị.
Bảng 1.4: Tiêu chí về hoạt động kiểm soát Tiêu chí về Hoạt động kiểm soát Nội hàm tiêu chí I. Phân chia trách nhiệm hợp lý trong các hoạt động liên quan
1. Các hoạt động luôn được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền phù hợp
2. Chức năng ký duyệt, xử lý, kiểm tra các nghiệp vụ trong đơn vị được phân chia rõ ràng
3. Đơn vị có quy định rõ ràng và phù hợp về phân cấp ký duyệt, xử lý bằng văn bản
II. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin khoa học
1. Đơn vị sử dụng phần mềm trong các nghiệp vụ. 2. Phần mềm có phân quyền rõ ràng
3. Đơn vị có quy định rõ ràng bằng văn bản về trình tự lập và luân chuyển chứng từ
3. Đơn vị có quy định rõ ràng bằng văn bản việc cân đối và đối chiếu số liệu ở từng bộ phận
4. Có quy định rõ ràng từng phòng ban giải quyết và lưu những loại văn bản cụ thể
III. Kiểm soát vật chất hợp lý
1. Đơn vị đã có thủ tục kiểm soát hợp lý để hạn chế việc tiếp cận tài sản của đơn vị của những người không có thẩm quyền. 2. Định kỳ đơn vị có tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán
3. Đơn vị sắp xếp hàng tồn kho ngăn nắp, khoa học 4. Định kỳ đơn vị có báo cáo đánh giá chất lượng tài sản
IV. Đánh giá tình hình hoạt động
1. Ban giám đốc thường xuyên kiểm tra các công việc của các bộ phận
2. Đơn vị thường xuyên so sánh hoạt động thực tế của đơn vị với kế hoạch đặt ra hoặc so với kỳ trước
3. Việc cân đối và đối chiếu số liệu giữa các bộ phận được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả
(Nguồn: Tổng hợp và phát triển từ giáo trình Kiểm soát nội bộ )[39]
Thứ năm, giám sát kiểm soát đủ mạnh: Giám sát kiểm soát đủ mạnh chỉ
khi đánh giá được các vận hành của đơn vị có đúng như thiết kế và các thành phần này có cần thiết thay đổi để phù hợp với tình hình thực tiễn. Các tiêu chí đo lường giám sát kiểm soát bao gồm: Những yếu kém trong KSNB được phát hiện thông qua hoạt động giám sát, Giám sát đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu, Giám sát là hoạt động thường ngày và được xây dựng dựa trên hoạt động của đơn vị.
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG HUY ĐỘNG VỐN TRONG CÁC NGÂN HÀNG
1.3.1. Đặc điểm và chức năng của hoạt động huy động vốn
1.3.1.1 Đặc điểm của hoạt động huy động vốn
Dựa vào tính chất hoạt động và KSNB mà mỗi NHTM sẽ có những quy định về hoạt động huy động vốn là khác nhau, tuy nhiên về cơ bản hoạt động huy động vốn của các NHTM sẽ được thực hiện thông qua các bước tương