8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.4.1. Những kết quả đạt được
Thứ nhất, Về môi trường kiểm soát:
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi Nhánh Phú Tài đã quy hoạch, đào tạo và tự đào tạo lại đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm nghiệp vụ trong hoạt động huy động vốn và phòng liên tục bổ sung và đào tạo theo xu hướng đổi mới, hiện đại song hành với quá trình hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ mới. Chi nhánh thường xuyên cử cán bộ đi học các lớp đào tạo về nghiệp vụ huy động vốn, Tăng cường hiệu quả huy động vốn, nâng cao ý thức KSNB về các rủi ro trong ngân hàng, trong đó huy động vốn cũng là lĩnh vực được chú trọng... Ngoài ra chi nhánh còn thường xuyên tổ chức họp trao đổi nghiệp vụ, củng cố kiến thức, đây là cơ hội để cán bộ học hỏi, trao đổi kinh nghiệm.
Chi nhánh đã thực hiện phân công phân nhiệm rõ ràng, cán bộ đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, từng bước hạn chế sự kiêm nhiệm nhiều trong công việc. Các bước thực hiện quy trình chuyên môn được phân công cụ thể, rõ ràng quá trình xử lý nghiệp vụ được phản ánh trên chứng từ và được kiểm soát chặt chẽ.
Về cách quản lý hoạt động huy động vốn: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi Nhánh Phú Tài đã từng bước xây dựng và chuẩn hoá hệ thống chính sách huy động nguồn tiền gửi, chính sách cụ thể, rõ ràng và phù hợp với thực tiễn môi trường hoạt động kinh tế, với các đối tượng khách hàng. Các quy trình huy động, và các sản phẩm huy động vốn được soạn thảo từ hội sở chính của BIDV và được áp dụng thống nhất từ hội sở chính đến các chi nhánh, có rất nhiều sản phẩm, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi Nhánh Phú Tài tuỳ tình hình đặc điểm của chi
nhánh mình mà chọn sản phẩm nào cho phù hợp nhất, thuận tiện nhất trong quá trình giao dịch với khách hàng.
Thứ hai, Về đánh giá rủi ro:
Huy động vốn tiềm ẩn nhiều rủi ro nên Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi Nhánh Phú Tài rất chú trọng đến việc phân tích, đánh giá và phân loại rủi ro, đánh giá phân loại tất cả các khách hàng đang có quan hệ tiền gửi, để có chính sách tiếp thị, chăm sóc từng đối tượng khách hàng cụ thể. Hiện tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi Nhánh Phú Tài đang áp dụng rất tốt chương trình quản lý và phân khúc khách hàng ưu tiên trên hệ thống Cognos- Hệ thống “Phân đoạn khách hàng”.
Về công tác kiểm toán nội bộ: Cán bộ phòng kiểm tra KSNB kiểm tra theo chương trình công tác được duyệt, nội dung kiểm tra theo yêu cầu của Ban lãnh đạo BIDV, hoặc gửi thư công tác kiểm tra đột xuất bất kỳ phòng ban nào nếu nghi ngờ xảy ra sự cố, gian lận, hoặc có hành vi ảnh hưởng đến khách hàng cũng như uy tín của BIDV. Ngoài ra ngân hàng còn tổ chức các đoàn kiểm tra đến các phòng ban nhằm phát hiện các sai sót trong quá trình huy động vốn và sửa chữa khắc phục hậu quả kịp thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong ngân hàng.
Lãnh đạo Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi Nhánh Phú Tài ý thức được sự cần thiết quản lý rủi ro kiểm soát đối với hoạt động huy động vốn nói riêng cũng như hoạt động kinh doanh nói chung. Chi nhánh đã nhận thức được vai trò của bộ phận KSNB đối với việc giám sát, kiểm tra kiểm soát các hoạt động của ngân hàng.
Lãnh đạo Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi Nhánh Phú Tài ý thức sâu sắc được việc kiểm tra KSNB đối với hoạt động huy động vốn có tầm quan trọng như thế nào, và nó ảnh hưởng đến việc hoàn thành chỉ tiêu của chi nhánh và hình ảnh thương hiệu của BIDV, nên thường
xuyên tổ chức các cuộc họp nhằm chấn chỉnh nhắc nhở cán bộ trong chi nhánh, chỉ đạo sâu sát các văn bản quan trọng,...
Thứ ba, về hoạt động kiểm soát:
Hoạt động huy động vốn tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi Nhánh Phú Tài được xây dựng thành quy trình quản lý khá đầy đủ và chặt chẽ, mọi hoạt động đều có sổ tay nghiệp vụ hướng dẫn cụ thể, trong đó:
- Có sự phân công, phân nhiệm giữa cấp xét duyệt nghiệp vụ và những người thực hiện nghiệp vụ.
- Việc huy động từ nguồn nào, như thế nào, lãi suất trong từng thời kỳ được quy định khá chặt chẽ. Các khâu kiểm soát, xử lý thông tin được quy định rõ ràng dễ thực hiện và kiểm tra. Quy định cụ thể rõ ràng về bảo quản lưu trữ hồ sơ mở tài khoản thanh toán, hồ sơ mở tài khoản tiền gửi, và các quy định luân chuyển chứng từ trong nội bộ ngân hàng.
- Quy trình giám sát quá trình huy động vốn chặt chẽ, thực hiện bài bản qua các khâu xét duyệt hồ sơ khách hàng đầy đủ (kể cả hồ sơ mở tài khoản thanh toán và hồ sơ mở tài khoản tiền gửi tiết kiệm), mở tài khoản trên hệ thống đảm bảo khớp chứng từ giấy, theo dõi chăm sóc khách hàng, luân chuyển chứng từ trong nội bộ về phòng hậu kiểm đúng thời gian quy định, lưu trữ bảo quản chứng từ theo đúng tiêu chuẩn đưa ra.
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi Nhánh Phú Tài đã thực hiện đầy đủ các quy định về quản lý và giám sát hoạt động huy động vốn, áp dụng thống nhất các biểu mẫu hước dẫn thực hiện nghiệp vụ theo quy định của các công văn liên quan trong từng thời kỳ.
Hoạt động kiểm tra được thực hiện thường xuyên bởi phòng Quản lý rủi ro, các đoàn thanh tra kiểm tra của hội sở chính, qua đó đã phát hiện ra nhiều sai sót và đã khắc phục kịp thời, ngăn ngừa rủi ro có thể xảy ra.
Phòng Quản lý rủi ro với chức năng cập nhật các quy định của pháp luật trong hoạt động ngân hàng như các bộ luật, các nghị định, các thông tư,... soạn thảo các mẫu biểu phù hợp về mặt pháp lý để sử dụng trong quá trình thực hiện hoạt động huy động vốn và tư vấn cho các lãnh đạo BIDV cũng như cán bộ nghiệp vụ về thực hiện các quy định pháp luật hoặc khi phát sinh các vướng mắc trong hoạt động có liên quan đến yếu tố pháp lý.
Cùng với áp dụng công nghệ thông tin trong xử lý nghiệp vụ, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài có trung tâm công nghệ thông tin, tại chi nhánh Phú Tài có bộ phận điện toán quản lý vận hành hệ thống công nghệ thông tin. Việc đối chiếu số liệu huy động vốn nói riêng và các báo cáo trên chương trình nói chung giữa bộ phận kế toán với các phòng nghiệp vụ được thực hiện thường xuyên để đảm bảo tính chính xác. Thông tin được cung cấp kịp thời cho Lãnh đạo chi nhánh. Toàn bộ số liệu, dữ liệu BIDV đang chạy trên chương trình Core Banking - Một trong những giải pháp tiên tiến của Malaysia-Tích hợp đa kênh đồng nhất, cung cấp các sản phẩm dịch vụ hiện đại, mở ra nhiều cơ hội kinh doanh, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh.
Thông tin và truyền thông: là điều kiện không thể thiếu trong việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát. Hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin, phát triển hệ thống quản lý nội bộ, nâng cấp hệ thống ngân hàng lõi phù hợp với quy mô, mức độ phức tạp hoạt động và yêu cầu quản trị, điều hành ngân hàng.
Nhà quản lý xác định các yêu cầu thông tin cho từng cấp quản lý thích hợp và các tiêu chuẩn cụ thể nhằm hỗ trợ cho việc vận hành hệ thống KSNB. Đây là quá trình liên tục, lặp đi, lặp lại nhằm duy trì sự hữu hiệu toàn hệ thống KSNB.
Hệ thống đã chú trọng đến việc áp dụng công nghệ hiện đại trong quản trị ngân hàng, triển khai công nghệ trực tuyến trên toàn hệ thống, đảm bảo
rằng các phòng giao dịch và phòng ban khác trong toàn hệ thống nói chung và chi nhánh nói riêng có thể khai thác thông tin, chia sẻ cơ sở dữ liệu về khách hàng và cập nhật thông tin tức thời trong hệ thống xử lý. Mạng nội bộ trong hệ thống đã kết nối các đơn vị trong hệ thống có thể trao đổi, truyền đạt các thông tin về chính sách của ngân hàng và tình hình hoạt động của từng nơi.
Ban hành cẩm nang hướng dẫn nghiệp vụ riêng và phổ biến đến các cấp thông qua các buổi họp, các buổi tập huấn hay thông qua mạng nội bộ.
Thiết lập được hệ thống thông tin phòng ngừa rủi ro, mạng lưới thông suốt trong nội bộ một hệ thống ngân hàng cho phép các chi nhánh có thể trao đổi, thu thập và tổ chức dữ liệu, phân tích mức độ tín nhiệm của BIDV trong công tác huy động vốn, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, hạn chế được rủi ro.
Trong quá trình tác nghiệp cán bộ không tránh khỏi gặp những vấn đề mới thì việc tạo kênh thông tin liên lạc nhằm giúp cán bộ có cơ hội trao đổi, có sự tư vấn của bộ phận hướng dẫn chuyên sâu trong nội bộ là hết sức cần thiết. Vấn đề này giúp cán bộ dễ dàng học hỏi kinh nghiệm và kịp thời giải quyết công việc, tránh được những sai sót do chủ quan. Việc trao đổi nghiệp vụ Chi nhánh nên đưa ra thông qua kênh truyền thông nội bộ, những buổi hội thảo, tọa đàm về nghiệp vụ huy động vốn để mọi người cùng tham gia thảo luận và đóng góp ý kiến.
Hiện tại các kênh thông tin mà Hội sở chính của BIDV thông tin đến với công chúng là website và các tập san của BIDV, các tin nhắn qua sản phẩm BSMS, báo đài… nhưng với Chi nhánh cũng cần truyền thông với khách hàng những thông tin riêng của Chi nhánh như các chương trình ưu đãi, khuyến mãi về huy động vốn, các chương trình tiết kiệm dự thưởng, chương trình quay số trúng thưởng, tặng tiền mặt, hiện vật cho khách hàng, chính sách lãi suất,… để khách hàng dễ dàng nắm bắt thông tin và có nhu cầu sử dụng dịch vụ.
Chi nhánh có thể truyền thông qua các kênh truyền thống như báo địa phương, trang mạng BIDV với tiểu mục huy động vốn, hay tập san ngân hàng của chi nhánh, đài phát thanh địa phương,…
Nội dung truyền thông là rất đa dạng và có thể phục vụ cho công tác KSNB như hướng dẫn khách hàng cách quản lý tiền gửi của mình làm sao an toàn, bảo mật, cảnh báo khách hàng những trường hợp kẻ gian lợi dụng đánh cắp thông tin cá nhân của khách hàng để thực hiện hành vi gian lận, lừa đảo để khách hàng cảnh giác.
Thứ năm, về giám sát:
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài chấp hành đúng các quy định về công tác KSNB, quy định về chức năng, thực hiện nghiêm các đề cương kế hoạch kiểm tra hàng năm, nội dung kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của BIDV đã ban hành.
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài đã thực hiện tuân thủ chính sách quản lý rủi ro tương đối chặt chẽ của ngân hàng, việc kiểm soát rủi ro đối với các mặt hoạt động của quá trình huy động vốn được thực hiện qua nhiều khâu, nhiều bộ phận, nhiều cấp; từ cán bộ giao dịch viên, kiểm soát viên, bộ phận hậu kiểm, cho đến kiểm tra kiểm soát của Phòng Quản lý rủi ro ở cấp chi nhánh hay đến KSNB của Hội sở chính, thực hiện kiểm soát ngay và hậu kiểm trong quá trình thực hiện quy trình.
Lãnh đạo Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài đã rất chú trọng đến việc tiếp nhận các thông tin phản hồi của khách hàng. Quá trình trao đổi thông tin của khách hàng được thực hiện thường xuyên thông qua các thư góp ý, đường dây nóng, và trung tâm chăm sóc khách hàng (Contact@bidv.com.vn; hoặc số điện thoại: 19009247, trung tâm này hoạt động hỗ trợ khách hàng 24/24h và 7 ngày trong tuần)