7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.2.2. Quy định về mở tài khoản trong công tác kiểm soát chi đối với các
đơn vị sự nghiệp công lập qua KBNN Hoài Nhơn
Các đơn vị SNCL phải mở tài khoản tại KBNN Hoài Nhơn để thực hiện thu, chi qua KBNN đối với các khoản kinh phí thuộc NSNN cấp, các khoản thu, chi theo quy định đối với nguồn thu từ phí và lệ phí thuộc NSNN.
Cụ thể các tài khoản mà các đơn vị SNCL mở tại KBNN, bao gồm: - Tài khoản dự toán để nhận kinh phí NSNN cấp;
- Tài khoản tiền gửi đơn vị sự nghiệp để thực hiện theo dõi thu, chi các khoản phí, lệ phí thuộc NSNN nhưng đơn vị được giữ lại để sử dụng theo quy định của pháp lệnh phí, lệ phí và các văn bản hướng dẫn.
Đối với từng loại tài khoản, đơn vị SNCL phải đăng ký mẫu dấu của đơn vị; chữ ký của chủ tài khoản (hoặc người được uỷ quyền); chữ ký của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) với KBNN Hoài Nhơn. Mẫu dấu, chữ ký đơn vị đã đăng ký với KBNN Hoài Nhơn là cơ sở để giao dịch viên của kho bạc đối chiếu với mẫu dấu, chữ ký trên các chứng từ có liên quan đến việc sử dụng kinh phí do đơn vị SNCL lập khi thực hiện giao dịch với KBNN Hoài Nhơn trong quá trình kiểm soát chi.
2.2.2.3. Quy trình kiểm soát chi NSNN đối với các đơn vị SNCL qua KBNN Hoài Nhơn
Mục tiêu kiểm soát chi ngân sách qua KBNN là nhằm đảm bảo việc sử dụng kinh phí NSNN đúng mục đích, hiệu quả. Thực hiện tốt công tác kiểm soát chi NSNN nói chung và các đơn vị sự nghiệp công lập nói riêng có ý nghĩa rất lớn trong việc phân phối và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính của đất nước; tạo điều kiện giải quyết tốt mối quan hệ giữa tích lũy và tiêu dùng; tăng cường kỷ luật tài chính; nâng cao niềm tin của nhân dân vào vai trò quản lý, điều hành của cơ quan chính quyền các cấp.
Căn cứ Quyết định số 2899/QĐ-KBNN ngày 15/6/2018 của KBNN về việc ban hành Quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước cấp huyện không có tổ chức phòng, KBNN Hoài Nhơn đã tổ chức thực hiện thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước theo quy trình đã ban hành. Một đơn vị chỉ giao dịch với một giao dịch viên, một giao dịch viên kiểm soát toàn bộ các khoản chi của một đơn vị, bao gồm cả vốn đầu tư xây dựng cơ bản, chi thường xuyên, vốn nước ngoài… Quy trình kiểm soát chi NSNN đối với các đơn vị SNCL được thực hiện như sau:
(6b)
Hình 2.3: Quy trình chi NSNN đối với đơn vị SNCL, chi từ tài khoản tiền gửi
Giám đốc Giao dịch viên Thanh toán viên
Kế toán trưởng Thủ quỹ Khách hàng (1) (7) (6a) (5a) (5b) (2) (6c) (3) (4)
* Các bước thực hiện trong quy trình kiểm soát chi
- Bước 1: Tiếp nhận chứng từ, kiểm soát hồ sơ, chứng từ
Giao dịch viên thực hiện tiếp nhận hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán chi NSNN do đơn vị gửi đến và kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định.
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho khách hàng kèm thông báo nguyên nhân trả lại.
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ hợp lệ, Giao dịch viên ký chứng từ giấy và nhập chứng từ trên TABMIS.
- Bước 2: Giao dịch viên thực hiện kiểm soát dự toán
Sau khi kiểm soát chứng từ giấy và nhập chứng từ trên TABMIS, giao dịch viên trình hồ sơ, chứng từ giấy, chuyển bút toán hệ thống trên TABMIS lên Kế toán trưởng.
- Bước 3: Kế toán trưởng tiến hành kiểm soát.
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho Giao dịch viên kiểm tra, xử lý.
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện thanh toán, Kế toán trưởng ký chứng từ giấy, phê duyệt bút toán trên TABMIS và trình hồ sơ, chứng từ giấy lên Giám đốc.
- Bước 4: Giám đốc KBNN ký duyệt chứng từ giấy và trả lại chứng từ cho Giao dịch viên.
- Bước 5: Giao dịch viên thực hiện áp thanh toán cho khách hàng, chuyển cho Thanh toán viên (trên hệ thống) thực hiện chuyển khoản (5b), hoặc chuyển cho thủ quỹ chi tiền mặt cho khách hàng (5a).
- Bước 6: Thủ quỹ chi tiền cho khách hàng đúng quy định và trả 01 liên chứng từ cho khách hàng (6a); Thanh toán viên thực hiện chạy giao diện sang chương trình thanh toán và hoàn thiện các thông tin kiểm tra, trình chứng từ lên Kế toán trưởng kiểm tra (6b), Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra, nếu các
thông tin thanh toán khớp đúng với chứng từ, trình Giám đốc để truyền thanh toán sang Ngân hàng thanh toán cho đơn vị hưởng (6c).
- Bước 7: Giao dịch viên đóng dấu lên các liên chứng từ, lưu 01 liên cùng với hồ sơ thanh toán, trả 01 liên cho khách hàng và hoàn tất quy trình.
Hiện tại Kho bạc nhà nước ban hành quy trình giao nhận một cửa trong đó yêu cầu cán bộ công chức kho bạc lập phiếu giao nhận khi nhận hồ sơ chứng từ chi của khách hàng. Do cán bộ công chức kho bạc phải kiểm tra, viết tay các chứng từ nhận của khách hàng lên phiếu giao nhận hồ sơ dẫn đến thời gian giải quyết hồ sơ của khách hàng mất nhiều thời gian hơn.
Phiếu giao nhận hồ sơ, chứng từ chưa ghi đầy đủ các yếu tố như: hồ sơ giao nhận, hồ sơ chưa hợp lệ trả lại đơn vị để hoàn thiện, nội dung chứng từ giao nhận; phiếu giao nhận không ghi rõ ngày, tháng giao nhận; thiếu chữ ký của chủ tài khoản, thiếu chữ ký của cán bộ tiếp nhận hồ sơ, không ghi rõ thời gian trả kết quả.
Chưa lập phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu quy định hoặc có lập nhưng chưa đầy đủ theo từng lần chủ đầu tư gửi tài liệu bổ sung đến Kho bạc.
Về mức độ ảnh hưởng đối với Kho bạc Nhà nước, vi phạm điểm 3 Điều 81 Luật xây dựng trong thanh toán, quyết toán; khi xảy ra việc khiếu nại, khiếu kiện về việc chậm thanh toán, cán bộ Kho bạc sẽ không có cơ sở, không đủ điều kiện để chứng minh việc làm của bản thân để xác định trách nhiệm, dẫn đến cán bộ Kho bạc phải hoàn toàn chịu trách nhiệm, bồi thường thiệt hại nếu có khiếu kiện xảy ra.
* Đánh giá mức độ ảnh hưởng:
Chấp hành chưa đúng các quy định trong việc giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa Kho bạc Nhà nước và chủ đầu tư có thể dẫn đến: Thời gian thanh toán quá thời gian quy định; gây phiền hà cho đơn vị phải đi lại nhiều lần để bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
Hồ sơ lưu thiếu, thừa so với quy định, chẳng hạn như sau:
+ Thiếu quyết định phê duyệt dự toán: Khả năng rủi ro lớn KBNN không có cơ sở kiểm soát, đối chiếu trong quá trình kiểm soát thanh toán dẫn đến khả năng thanh toán vượt dự toán được duyệt.
+ Hồ sơ lưu thiếu văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu: Khả năng rủi ro không xác định được đối tượng trúng thầu; thiếu cơ sở để kiểm soát, đối chiếu với hợp đồng (về đơn vị trúng thầu, giá trị hợp đồng, hình thức hợp đồng).Hồ sơ lưu thiếu hợp đồng kinh tế; phụ lục hợp đồng: Khả năng rủi ro chuyển tiền vượt hợp đồng, dự toán, chuyển tiền không đúng đối tượng thụ hưởng khả năng mất tiền có thể xảy ra.
+ Hồ sơ lưu thừa: Khả năng rủi ro là quá trình thực tế thi công có thể chưa đạt đến khối lượng nghiệm thu đề nghị thanh toán, hoặc khi dự án có liên quan đến các vấn đề về pháp luật, tài liệu lưu thừa có thể là chứng cứ liên quan đến trách nhiệm của Kho bạc trong kiểm soát chi ngân sách...
Bên cạnh đó, một số rủi ro khi giao dịch viên nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình kế toán sai.
Các lỗi sai của cán bộ công chức trong quá trình hạch toán và nhập máy vào chương trình TABMIS như mã địa bàn hành chính, niên độ, mục lục ngân sách, tỷ lệ điều tiết, nhập nhầm tạm ứng sang thực chi và ngược lại, mã cơ quan thu… chủ yếu là do: nhập sai mục lục ngân sách, nhập sai thực chi và tạm ứng, nhập sai tài khoản, mã đơn vị quan hệ ngân sách, mã nguồn ngân sách, mã niên độ ngân sách. Nguyên nhân do: kế toán chấm lại chứng từ sau khi kế toán trưởng đã khóa sổ ngày và phát hiện ra hoặc dù đã chấm lại chứng từ nhưng do lượng chứng từ nhiều hoặc do bất cẩn kế toán viên không phát hiện ra và chỉ phát hiện ra khi đối chiếu với khách hàng vào cuối quý; do kế toán viên bất cẩn, thiếu tập trung. Điều này ảnh hưởng đến báo cáo tài chính tháng phát sinh.
2.2.2.4. Thủ tục kiểm soát thanh toán đối với một số khoản chi NSNN chủ yếu của các đơn vị SNCL qua KBNN Hoài Nhơn của các đơn vị SNCL qua KBNN Hoài Nhơn
Trên cơ sở các bước của quy trình nghiệp vụ áp dụng trong công tác kiểm soát chi của chuyên viên kiểm soát chi kho bạc; quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước được quy định tại Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính và Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012. Ngoài các hồ sơ gửi lần đầu ngay từ đầu năm như dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao, quy chế chi tiêu nội bộ, quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền; tùy theo từng nội dung chi và các tài liệu, chứng từ đơn vị gửi kèm theo mà có các thủ tục kiểm soát hồ sơ, chứng từ tương ứng. Thủ tục kiểm soát đối với một số khoản chi NSNN chủ yếu đối với các đơn vị SNCL tại KBNN Hoài Nhơn như sau:
a. Kiểm soát các khoản tiền lương, tiền công, thanh toán cá nhân
- Chi lương và phụ cấp lương:
Khi đơn vị SNCL làm thủ tục rút lương, phụ cấp lương, tiền công cho người lao động, giao dịch viên kho bạc căn cứ vào các quy định hiện hành của nhà nước về tiền lương ngạch bậc, chức vụ đối với cán bộ, viên chức và hồ sơ chứng từ để kiểm soát thanh toán cho đơn vị.
Hồ sơ, chứng từ đơn vị gửi đến KBNN Hoài Nhơn gồm: + Giấy rút dự toán ngân sách.
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt, danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi bổ sung khi có phát sinh, thay đổi).
+ Văn bản giải trình sự thay đổi về danh sách chi trả lương.
tra trên danh sách chi trả lương về kết quả tính toán từng nội dung cho từng cán bộ, viên chức và tổng số tiền lương, phụ cấp cần thanh toán cho đơn vị; trên giấy rút dự toán kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính đúng đắn về các chỉ tiêu được thể hiện và đối chiếu tổng số tiền trên giấy rút dự toán ngân sách với số tiền trên danh sách chi trả cá nhân cho người lao động do đơn vị SNCL lập; sau khi kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng thì thực hiện theo quy trình để thanh toán cho đơn vị, nếu có sai sót thì yêu cầu đơn vị điều chỉnh.
- Đối với các khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, thanh toán cá nhân thuê ngoài, học bổng học sinh, đơn vị gửi đến KBNN danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách học bổng (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh), hợp đồng và biên bản nghiệm thu, bảng kê chứng từ thanh toán theo mẫu số 01 (đối với các khoản chi không có hợp đồng hoặc có hợp đồng nhưng giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng) kèm theo Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính.
Giao dịch viên kho bạc cũng thực hiện kiểm soát các nội dung như kiểm tra việc tính toán số học trên các danh sách, bảng kê; đối chiếu số tiền trên giấy rút dự toán ngân sách với số tiền trên các chứng từ thanh toán, hợp đồng, danh sách những người hưởng tiền công đảm bảo tính khớp đúng để thanh toán cho đơn vị.
Theo số liệu báo cáo năm 2019 của KBNN Hoài Nhơn thì kết quả kiểm soát chi các khoản tiền lương, phụ cấp, tiền công và thanh toán cá nhân từ nguồn NSNN đối với đơn vị Bệnh viện Đa khoa khu vực Bồng Sơn là 10.591 triệu đồng, bao gồm tiền lương là 5.339 triệu đồng, tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng là 160 triệu đồng, phụ cấp lương là 5.236 triệu đồng các khoản đóng góp là 1.269 triệu đồng. Đây là nhóm chi có kinh phí lớn và chiếm 74,6% tổng dự toán đã sử dụng trong năm để thực hiện đầy đủ
các chế độ, chính sách cho người lao động trong toàn đơn vị.
Qua công tác kiểm soát thanh toán tiền lương, phụ cấp và tiền công cũng còn có những khó khăn, hạn chế trong quá trình thực hiện như danh sách chi trả lương của các đơn vị trường học (30 trường), trung tâm y tế thường từ vài chục cán bộ, viên chức trở lên, bệnh viện hàng trăm cán bộ, viên chức, lương hàng tháng của các đơn vị trường học thường xuyên biến động do nghỉ ốm đau, thai sản, luân chuyển công tác đi luân phiên khoản 2 năm đến 5 năm rồi về, chủ trương hợp đồng của giáo viên chỉ từ 2 đến 3 tháng, nhưng việc kiểm tra của giao dịch viên chỉ thực hiện tính toán bằng thủ công, nên mất rất nhiều thời gian, nhất là vào những ngày đầu tháng các đơn vị thường tập trung để rút lương và phụ cấp. Vì vậy, để đảm bảo thời gian giải quyết có một vài giao dịch viên chủ quan, không tính toán cụ thể cho từng cán bộ, viên chức mà chỉ kiểm tra mẫu một vài trường hợp, sau đó đối chiếu tổng số tiền trên bảng lương và trên giấy rút dự toán để thanh toán nên việc sai sót có thể xảy ra là không tránh khỏi. Ngoài ra, vẫn còn một vài đơn vị do khách quan hay chủ quan mà danh sách tiền lương lập trùng tên, số liệu chi tiết và số liệu tổng cộng không khớp,… những trường hợp này giao dịch viên đã phát hiện, nhắc nhở và trả lại chứng từ cho đơn vị để lập lại.
b. Kiểm soát thu nhập tăng thêm cho người lao động
Khi thực hiện chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chức, đơn vị gửi đến KBNN các hồ sơ, chứng từ gồm:
+ Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chức (gửi từng lần). + Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
+ Biên bản họp phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, viên chức. + Quyết định chi trả thu nhập tăng thêm do thủ trưởng đơn vị ký.
Giao dịch viên kho bạc căn cứ vào quyết định phân loại đơn vị sự nghiệp của cơ quan có thẩm quyền, kết quả tài chính trong năm, các hồ sơ,
chứng từ đơn vị gửi đến, phương án chi trả thu nhập tăng thêm của đơn vị cho từng người lao động quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, thực hiện kiểm tra, tính toán, đối chiếu sự khớp đúng để thanh toán cho đơn vị. Mức thanh toán thu nhập tăng thêm cả năm so với mức tiền lương ngạch bậc, chức vụ không vượt quá 1 lần đối với đơn vị sự nghiệp ngân sách bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động, 2 lần đối với đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động và không giới hạn đối với đơn vị sự nghiệp tự đảm