7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.2.4. Thủ tục kiểm soát thanh toán đối với một số khoản chi NSNN chủ yếu
của các đơn vị SNCL qua KBNN Hoài Nhơn
Trên cơ sở các bước của quy trình nghiệp vụ áp dụng trong công tác kiểm soát chi của chuyên viên kiểm soát chi kho bạc; quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước được quy định tại Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính và Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012. Ngoài các hồ sơ gửi lần đầu ngay từ đầu năm như dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao, quy chế chi tiêu nội bộ, quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền; tùy theo từng nội dung chi và các tài liệu, chứng từ đơn vị gửi kèm theo mà có các thủ tục kiểm soát hồ sơ, chứng từ tương ứng. Thủ tục kiểm soát đối với một số khoản chi NSNN chủ yếu đối với các đơn vị SNCL tại KBNN Hoài Nhơn như sau:
a. Kiểm soát các khoản tiền lương, tiền công, thanh toán cá nhân
- Chi lương và phụ cấp lương:
Khi đơn vị SNCL làm thủ tục rút lương, phụ cấp lương, tiền công cho người lao động, giao dịch viên kho bạc căn cứ vào các quy định hiện hành của nhà nước về tiền lương ngạch bậc, chức vụ đối với cán bộ, viên chức và hồ sơ chứng từ để kiểm soát thanh toán cho đơn vị.
Hồ sơ, chứng từ đơn vị gửi đến KBNN Hoài Nhơn gồm: + Giấy rút dự toán ngân sách.
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt, danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi bổ sung khi có phát sinh, thay đổi).
+ Văn bản giải trình sự thay đổi về danh sách chi trả lương.
tra trên danh sách chi trả lương về kết quả tính toán từng nội dung cho từng cán bộ, viên chức và tổng số tiền lương, phụ cấp cần thanh toán cho đơn vị; trên giấy rút dự toán kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính đúng đắn về các chỉ tiêu được thể hiện và đối chiếu tổng số tiền trên giấy rút dự toán ngân sách với số tiền trên danh sách chi trả cá nhân cho người lao động do đơn vị SNCL lập; sau khi kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng thì thực hiện theo quy trình để thanh toán cho đơn vị, nếu có sai sót thì yêu cầu đơn vị điều chỉnh.
- Đối với các khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, thanh toán cá nhân thuê ngoài, học bổng học sinh, đơn vị gửi đến KBNN danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách học bổng (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh), hợp đồng và biên bản nghiệm thu, bảng kê chứng từ thanh toán theo mẫu số 01 (đối với các khoản chi không có hợp đồng hoặc có hợp đồng nhưng giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng) kèm theo Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính.
Giao dịch viên kho bạc cũng thực hiện kiểm soát các nội dung như kiểm tra việc tính toán số học trên các danh sách, bảng kê; đối chiếu số tiền trên giấy rút dự toán ngân sách với số tiền trên các chứng từ thanh toán, hợp đồng, danh sách những người hưởng tiền công đảm bảo tính khớp đúng để thanh toán cho đơn vị.
Theo số liệu báo cáo năm 2019 của KBNN Hoài Nhơn thì kết quả kiểm soát chi các khoản tiền lương, phụ cấp, tiền công và thanh toán cá nhân từ nguồn NSNN đối với đơn vị Bệnh viện Đa khoa khu vực Bồng Sơn là 10.591 triệu đồng, bao gồm tiền lương là 5.339 triệu đồng, tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng là 160 triệu đồng, phụ cấp lương là 5.236 triệu đồng các khoản đóng góp là 1.269 triệu đồng. Đây là nhóm chi có kinh phí lớn và chiếm 74,6% tổng dự toán đã sử dụng trong năm để thực hiện đầy đủ
các chế độ, chính sách cho người lao động trong toàn đơn vị.
Qua công tác kiểm soát thanh toán tiền lương, phụ cấp và tiền công cũng còn có những khó khăn, hạn chế trong quá trình thực hiện như danh sách chi trả lương của các đơn vị trường học (30 trường), trung tâm y tế thường từ vài chục cán bộ, viên chức trở lên, bệnh viện hàng trăm cán bộ, viên chức, lương hàng tháng của các đơn vị trường học thường xuyên biến động do nghỉ ốm đau, thai sản, luân chuyển công tác đi luân phiên khoản 2 năm đến 5 năm rồi về, chủ trương hợp đồng của giáo viên chỉ từ 2 đến 3 tháng, nhưng việc kiểm tra của giao dịch viên chỉ thực hiện tính toán bằng thủ công, nên mất rất nhiều thời gian, nhất là vào những ngày đầu tháng các đơn vị thường tập trung để rút lương và phụ cấp. Vì vậy, để đảm bảo thời gian giải quyết có một vài giao dịch viên chủ quan, không tính toán cụ thể cho từng cán bộ, viên chức mà chỉ kiểm tra mẫu một vài trường hợp, sau đó đối chiếu tổng số tiền trên bảng lương và trên giấy rút dự toán để thanh toán nên việc sai sót có thể xảy ra là không tránh khỏi. Ngoài ra, vẫn còn một vài đơn vị do khách quan hay chủ quan mà danh sách tiền lương lập trùng tên, số liệu chi tiết và số liệu tổng cộng không khớp,… những trường hợp này giao dịch viên đã phát hiện, nhắc nhở và trả lại chứng từ cho đơn vị để lập lại.
b. Kiểm soát thu nhập tăng thêm cho người lao động
Khi thực hiện chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chức, đơn vị gửi đến KBNN các hồ sơ, chứng từ gồm:
+ Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chức (gửi từng lần). + Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
+ Biên bản họp phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, viên chức. + Quyết định chi trả thu nhập tăng thêm do thủ trưởng đơn vị ký.
Giao dịch viên kho bạc căn cứ vào quyết định phân loại đơn vị sự nghiệp của cơ quan có thẩm quyền, kết quả tài chính trong năm, các hồ sơ,
chứng từ đơn vị gửi đến, phương án chi trả thu nhập tăng thêm của đơn vị cho từng người lao động quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, thực hiện kiểm tra, tính toán, đối chiếu sự khớp đúng để thanh toán cho đơn vị. Mức thanh toán thu nhập tăng thêm cả năm so với mức tiền lương ngạch bậc, chức vụ không vượt quá 1 lần đối với đơn vị sự nghiệp ngân sách bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động, 2 lần đối với đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động và không giới hạn đối với đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi phí hoạt động.
Theo quy định tại thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 06/9/2006 của Bộ Tài chính và Thông tư số 172/2009/TT-BTC ngày 26/8/2009 của Bộ Tài chính sửa đổi một số điểm của Thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 06/9/2006 thì việc chi trả thu nhập tăng thêm được thực hiện chi trả theo quý và tối đa không quá 60% số chênh lệch thu lớn hơn chi đơn vị xác định được theo quý. Kết thúc năm ngân sách, đơn vị tự xác định số tiết kiệm chi và kinh phí chi thu nhập tăng thêm theo quy chế chi tiêu nội bộ gửi KBNN nơi giao dịch đề nghị thanh toán tiếp thu nhập tăng thêm cho người lao động. Tuy nhiên, trên thực tế thì tất cả các đơn vị trên địa bàn huyện không thực hiện theo quý mà đến cuối năm mới xác định được số chênh lệch thu lớn hơn chi để đề nghị chi trả thu nhập tăng thêm cho người lao động và KBNN thực hiện kiểm soát, thanh toán theo đề nghị của đơn vị. Đồng thời, có một vài đơn vị khi kinh phí rút về người lao động vẫn ký trên chứng từ đầy đủ nhưng số thực nhận lại ít hơn vì đã có thỏa thuận trước trong nội bộ trích lại một khoản để dùng vào một số hoạt động chung trong đơn vị.
c. Kiểm soát chi đối với những khoản chi quản lý, chi hoạt động nghiệp vụ thường xuyên
Các khoản chi quản lý, chi hoạt động thường xuyên của các đơn vị SNCL bao gồm các khoản chi điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, nhiên
liệu, công tác phí, hội nghị phí ….
Giao dịch viên kho bạc căn cứ vào dự toán chi NSNN; các tiêu chuẩn, định mức do đơn vị xây dựng trong quy chế chi tiêu nội bộ hoặc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định (đối với các khoản chi phải tuân thủ định mức chung của nhà nước) để thực hiện kiểm soát, thanh toán cho đơn vị.
- Hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi của KBNN Hoài Nhơn:
Khi phát sinh các khoản chi, đơn vị lập giấy rút dự toán ngân sách gửi đến kho bạc cùng toàn bộ chứng từ liên quan đến từng khoản chi như:
+ Chi công tác phí: bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Chi tiền điện, nước, thông tin tuyên truyền, văn phòng phẩm, nhiên liệu, vật tư văn phòng, hội nghị…: đối với những khoản chi không có hợp đồng và những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng, đơn vị chỉ lập bảng kê chứng từ thanh toán; đối với các khoản chi có giá trị hợp đồng từ hai mươi triệu đồng trở lên, đơn vị gửi hợp đồng, quyết định chỉ định thầu hoặc quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (trường hợp khoản chi phải thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu), biên bản nghiệm thu.
Giao dịch viên kho bạc đối chiếu số tiền trên giấy rút dự toán ngân sách với số tiền trên bảng kê chứng từ thanh toán, số tiền ghi trên hợp đồng, biên bản nghiệm thu… Nếu đáp ứng các điều kiện thì thực hiện chi trả tiền mặt cho đơn vị SNCL hoặc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ.
Nhìn chung, việc kiểm soát thanh toán đối với các khoản chi này được thực hiện theo đúng quy định, đảm bảo việc giảm bớt thủ tục, chứng từ đối với các khoản chi không có hợp đồng và những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng. Tuy nhiên, do KBNN không kiểm soát các hóa đơn dưới 20 triệu đồng nên có thể cùng một hóa đơn mà đơn vị lập bảng kê thanh toán hai lần ở hai thời điểm khác nhau, nếu giao dịch viên không kiểm soát kỹ sẽ
dẫn đến sai sót trong thanh toán. Vì vậy, để đảm bảo không có sai sót xảy ra, giao dịch viên phải đối chiếu lại các bảng kê chứng từ thanh toán ở các tháng trước làm mất thời gian và khó khăn trong thực hiện kiểm soát thanh toán.
d. Kiểm soát chi sửa chữa,mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện
Khi có nhu cầu về sửa chữa, mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện, đơn vị lập giấy rút dự toán ngân sách kèm theo các hồ sơ, chứng từ có liên quan: quyết định chỉ định thầu hoặc quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền (trường hợp mua sắm phải thực hiện đấu thầu theo quy định), hợp đồng mua sắm, biên bản nghiệm thu, bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những trường hợp mua sắm có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng) và các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan.
Đối với việc mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện, ngoài việc chấp hành các điều kiện kiểm soát chi theo quy định, giao dịch viên kho bạc còn phải thực hiện đối chiếu với các quy định của nhà nước về các hình thức mua sắm được quy định. Cụ thể:
+ Đối với mua sắm dưới 20 triệu đồng, đơn vị gửi giấy rút dự toán ngân sách mẫu C2-02a/NS, hoặc ủy nhiệm chi mẫu C4-09a/NS và bảng kê chứng từ thanh toán theo mẫu số 01 kèm theo Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính, hoặc trên giấy rút ghi rõ mua theo hóa đơn nào. Giao dịch viên kho bạc căn cứ vào quyết định mua sắm của thủ trưởng đơn vị SNCL, để kiểm soát.
+ Nếu gói mua sắm từ 20 triệu đồng trở lên, hồ sơ đơn vị SNCL gửi đến KBNN là quyết định chỉ định thầu hoặc quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu để KBNN có căn cứ kiểm soát, thanh toán. Nếu mua sắm tài sản thuộc danh mục mua sắm tập trung thì đơn vị phải gửi thêm thỏa thuận khung tập trung.
cam kết chi tới kho bạc, chẳng hạn, đối với chi thường xuyên là 200 triệu đồng trở lên, còn đối với chi đầu tư là 1 tỷ đồng trở lên. Thời hạn cam kết chi phải là trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi ký kết hợp đồng, đơn vị phải gửi giấy đề nghị cam kết chi đến kho bạc, nếu quá hạn sẽ bị phạt vi phạm hành chính.
Khi đơn vị gửi hồ sơ, chứng từ liên quan đến khoản sửa chữa và mua sắm, giao dịch viên thực hiện kiểm soát số liệu chi tiết và tổng cộng trên bảng kê chứng từ thanh toán, hợp đồng sửa chữa, mua bán; kiểm tra tính hợp lệ trên hợp đồng, số tiền ghi trên hợp đồng với giá trị gói thầu trên quyết định chỉ định thầu hoặc quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; thực hiện đối chiếu số tiền trên giấy rút dự toán với bảng kê chứng từ thanh toán và hợp đồng đã được ký kết; biên bản nghiệm thu xác nhận hợp đồng đã thực hiện. Nếu đảm bảo tính khớp đúng và đủ điều kiện theo quy định thì làm thủ tục thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc thanh toán bằng tiền mặt qua đơn vị SNCL trong trường hợp thanh toán nhỏ có giá trị không vượt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi theo quy định về hướng dẫn quản lý thu chi tiền mặt qua hệ thống KBNN.
Qua tình hình kiểm soát chi năm 2019 của KBNN Hoài Nhơn đối với Bệnh viện Đa khoa Bồng Sơn đã thực hiện kiểm soát, thanh toán kinh phí về sửa chữa, mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện khoảng 6.590 triệu đồng, chiếm tỷ lệ 30% tổng dự toán đã sử dụng trong năm. Trong đó, chủ yếu là mua sắm trang thiết bị y tế, sửa chữa nhà cửa, mua sắm mới tài sản dùng cho hoạt động chuyên môn.
e. Kiểm soát thanh toán đối với những khoản chi khác
Các khoản chi khác trong nội dung các khoản chi thường xuyên của đơn vị bao gồm các khoản chi như: tiếp khách, chi nộp các khoản lệ phí, chi hỗ trợ, chi kỷ niệm các ngày lễ lớn…
Căn cứ Giấy rút dự toán ngân sách (thực chi/tạm ứng), bảng kê chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp phải gửi hợp đồng) của đơn vị SNCL gửi đến, giao dịch viên kho bạc kiểm tra, đối chiếu với tiêu chuẩn, định mức, chế độ chi được quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị hoặc các tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành (đối với các tiêu chuẩn, định mức phải theo quy định chung của nhà nước); số tiền thể hiện trên các hồ sơ, chứng từ có liên quan. Qua kiểm soát chi, nếu đảm bảo khớp đúng và đủ điều kiện quy định, giao dịch viên kho bạc thực hiện thanh toán cho đơn vị.
f. Kiểm soát các khoản chi từ thu sự nghiệp
Kho bạc Nhà nước Hoài Nhơn cũng đã hướng dẫn các ĐVSNCL có