7. Kết cấu của đề tài
1.2.1. Đặc điểm cơ bản của doanh nghiệp kinh doanh xổ số
Đối với các DNKDXS thì vốn điều lệ và việc huy động vốn điều lệ đều phải tuân thủ quy định của pháp luật theo chế chế độ quản lý và cơ chế huy động vốn của doanh nghiệp do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.[3]
Doanh thu của DNKDXS được xác định từ doanh thu hoạt động của các loại hình vé xố; doanh thu hoạt động kinh khác ngoài hoạt động kinh doanh xổ số được pháp luật cho phép; doanh thu hoạt động tài chính.[3]
Các khoản chi phí đặc thù mà DNKDXS được tính vào chi phí là: chi phí trả thưởng; chi phí hoa hồng đại lý cho các đại lý xổ số; chi phí ủy quyền trả thưởng cho khách hàng trúng thưởng; chi phí quay số mở thưởng và chi cho công tác giám sát của Hội đồng giám sát xổ số; chi phí hỗ trợ công tác phòng chống số đề, làm vé số giả; chi phí trích lập quỹ dự phòng rủi ro trả thưởng; chi phí về vé số; chi phí đòng góp hoạt động của Hội đồng xổ số kiến thiết khu vực; chi phí lễ tân, tuyên truyền, môi giới,…[3]
nhà nước theo quy định của pháp luật về thuế như kê khai, quyết toán, khấu trừ các khoản thuế.
Việc phân phối lợi nhuận, trích lập và sử dụng các quỹ phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý tài chính đối với doanh nghiệp do nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ.[3]
DNKDXS thực hiện chế độ kế toán, thống kê theo quy định của pháp luật hiện hành, phản ảnh đầy đủ, kịp thời, trung thực, chính xác, khách quan các hoạt động tài chính. Năm tài chính bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 năm dương lịch.[3]
Cuối kỳ kế toán quý hoặc năm, DNKDXS phải lập, trình bày và gửi các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê theo quy định của pháp luật. Chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch công ty chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các báo cáo này.[3]
1.2.2. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh xổ số
- Xử lý các đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình, đây là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng hiện tại hoặc có thể là trong tương lai. Khách hàng có thể đặt hàng bằng đơn đặt hàng hoặc phiếu yêu cầu mua hàng thông qua điện thoại, fax, mail,..hoặc trực tiếp gặp người bán. Căn cứ nhu cầu của khách hàng các bộ phận có trách nhiệm sẽ đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ có chữ ký của mình trên đó. Phiếu tiêu thụ là một quyết định bán của doanh nghiệp thể hiện số lượng, đặc tính, … một bản sao của phiếu tiêu thụ được gửi lên bộ phận tín dụng để thực hiện việc xét duyệt bán chịu.
- Phê chuẩn phương thức bán chịu: Bộ phận tín dụng có trách nhiệm xem xét quyền mua chịu và xét duyệt quyền mua chịu. Bởi vì việc bán chịu sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể gia tăng doanh số bán hàng nhưng đi kèm với đó
cũng có nhiều rủi ro, nhất là trong trường hợp khách hàng mất đi khả năng thanh toán. Chính như vậy, việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ bằng việc xem xét từng đối tượng khách hàng, khả năng thu nợ tối đa của khách hàng,….sau đó mới tiến hành việc duyệt bán chịu một phần hay toàn bộ đơn hàng. Tuy nhiên, quyết định này cần được tính toán dựa trên lợi ích của cả hai bên theo chiều hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ về giá cả và thời gian thanh toán.
- Xuất kho hàng hóa: Khi đã có được quyết định về phương thức bán hàng , bộ phận xuất hàng sẽ lập một lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng. Các chứng từ này sẽ được đưa xuống cho thủ kho để xuất hàng cho bộ phận phụ trách chuyển hàng.
- Chuyển giao hàng hóa: Căn cứ vào các chứng từ của bộ phận xuất hàng, thủ kho sẽ tiến hàng xuất hàng ra khỏi kho và bàn giao số hàng đó cho bộ phận phụ trách việc vận chuyển số hàng đó đến tay khách hàng.
- Lập và kiểm tra hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng là chứng từ mà trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng,..) và giá cả thanh toán. Tổng số tiền thanh toán bao gồm giá cả của hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn sẽ được lập thành ba liên, liên số hai sẽ được giao cho khách hàng, các liên còn lại sẽ được lưu lại ghi sổ và theo dõi việc thu tiền. Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhập các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp. - Xử lý và ghi sổ doanh thu: Vấn đề cần được quan tâm nhất trong chức năng này chính kiểm soát được các khoản phải thu, tránh được việc xảy ra tình trạng gian lận khi ghi sổ các khoản phải thu này. Cần xem xét và đảm bảo
rằng tất cả số tiền thu tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết. Ví dụ như kế toán doanh thu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng vào sổ theo dõi doanh thu, đồng thời kế toán hàng tồn kho phản ánh giá vốn hàng bán theo nguyên tắc phù hợp với doanh thu. Ngoài ra, số tiền mặt thu được cần được gửi vào ngân hàng với một lượng thích hợp.
- Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng.
- Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá hàng bán: Các khoản giảm giá thường phát sinh khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa đã nhận được, vì các hàng hóa này thường có một số khiếm khuyết mà khi giao hàng người bán không phát hiện ra. Do vậy, khi nhận được kiến nghị từ người mua thì người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho số hàng đó dựa trên cơ sở thỏa thuận được với bên mua, trong trường hợp giảm giá thì kế toán phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm số hàng hóa trên, đồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán hàng. - Thẩm định xóa sổ các khoản nợ không thu được: Có rất nhiều nguyên nhân khiến cho các khoản phải thu của doanh nghiệp không thu được, vì thế để tránh xảy ra tình trạng sai sót thì cần phải có một bộ phận thẩm định để tìm hiểu lý do vì sao không thu được tiền. Sau khi trải qua quá trình thẩm định, nếu xác định được các khoản nợ là nợ khó hoặc không còn khả năng thu hồi do khách hàng bị phá sản hay các lý do bất khả kháng nào đó thì cần chuyển thành nợ khó đòi hoặc xóa sổ luôn các khoản nợ này.
- Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Trong trường hợp khách hàng không trả nợ được cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần phải có kế hoạch dự
phòng nguồn để thay thế cho các khoản này. Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào các quy định của Bộ tài chính và số tiền nợ quá hạn, kế toán cần phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn hay hoàn nhập các khoản dự phòng. Căn cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là: Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách hàng nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, khách hàng mất tích hoặc bỏ trốn.
Đối với chu trình bán hàng và thu tiền của các DNKDXS cũng có những đặc điểm như xử lý đơn đặt hàng của người mua, xuất kho hàng hóa, chuyển giao hàng hóa, lập và kiểm tra hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi sổ doanh thu, ghi sổ theo dõi nghiệp vụ thanh toán, xử lý hàng bị trả lại, lập quỹ dự phòng cho rủi ro trả thưởng. Trên cơ bản thì cũng giống chu trình bán hàng và thu tiền của các doanh nghiệp kinh doanh các loại mặt hàng khác, nhưng cũng có một số đặc điểm không giống như:
+ Phương thức bán chịu: việc bán chịu của các DNKDXS cho các đại lý xổ số thường xảy ra trong khoảng thời gian rất ngắn. Các đại lý xổ số phải tuân thủ theo thời gian quy định cho nợ trong hợp đồng được ký giữa DNKDXS và đại lý để thực hiện việc trả tiền bộ vé xố số đã tiêu thụ sau khi đã trừ đi vé hủy ế, hoa hồng đại lý. [3]
+ Xác nhận khoảng thế chấp từ đại lý xổ số: đối với các đại lý xổ số thì DNKDXS lúc nào cũng yêu cầu nộp vào một khoảng thế chấp bằng tiền hoặc tài sản, việc thế chấp này nhằm đảm bảo cho việc thu tiền hàng từ đại lý xổ sổ được diễn ra thuận lợi. Bởi vì khi đại lý xổ số không thể chi trả tiền cho bộ vé đã nhận, thì DNKDXS có thể lấy hoặc trừ vào khoản thế chấp này.
+ Xử lý và ghi sổ doanh thu: doanh thu của DNKDXS cần được tính dựa trên doanh thu từ các hoạt động kinh doanh các loại hình vé xổ số, việc cung
cấp các dịch vụ hàng hóa ngoài xổ số nhưng được pháp luật cho phép và hoạt động tài chính. Việc ghi nhận doanh thu này cũng phải được kiểm soát một cách chặt chẽ, vào các sổ sách rõ ràng để có thể tránh được các tình trạng gian lận có thể xỷ ra.[3]
+ Xử lý hàng bị trả lại: khi các đại lý xổ số không thể bán hết số lượng vé đã nhận thì DNKDXS có thể nhận lại số vé đó, nhưng việc nhận lại này phải nằm trong mức thời gian quy định của DNKDXS là trước khi quay số mở thưởng. DNKDXS sẽ thu lại số vé không bán được tiến hành cắt góc và hủy số vé còn dư của bộ vé, Nếu đại lý xổ số không thông báo kịp thời để DNKDXS hủy vé thì đại lý xổ số phải chịu toàn bộ chi phí cho bộ vé mà mình đã nhận, cả vé bán được và vé không bán được.
+ Trích lập dự phòng rủi ro trả thưởng: đối với các DNKDXS thì chỉ được trích lập dự phòng rủi ro cho trả thưởng cho các loại hình sản phẩm xổ số được phép kinh doanh áp dụng theo phương thức trả thưởng cố định trong quy định của pháp luật với điều kiện tại thời điểm trích lập DNKDXS không bị lỗ.[3]
1.2.3. Những sai sót và gian lận thường gặp của chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh xổ số
Những sai sót, gian lận trong chu trình bán hàng và thu tiền tại DNKDXS có thể xảy ra như:
+ Ghi sai lệch thông tin về loại vé, số lượng, đơn giá trên phiếu xuất kho. + Không xử lý yêu cầu đặt hàng của đại lý xổ số vì không giao đúng cho bộ phận xử lý.
+ Chấp nhận việc giao vé xổ số trong khi kho thực tế không còn vé của bộ vé cần giao.
+ Giao nhầm hoặc sai số lượng, sai loại vé xổ số cho đại lý xổ số.
giao vé xổ số bị thất thoát mà chưa xác định rõ nguyên nhân.
+ Yêu cầu hủy vé xổ số không bán được từ đại lý xổ số không đến được bộ phận phụ trách nhận hủy vé.
+ Việc cắt góc và hủy vé không bán được không có sự giám sát của các thành viên có thẩm quyền.
+ Thu tiền bán vé từ đại lý xổ số trong khi chưa trừ đi số vé hủy hoặc tiền hoa hồng đại lý được hưởng.
+ Trừ tiền bán vé vào khoản thế chấp khi chưa xác định được đại lý xổ số có thể chi trả tiền vé được mà không cần phải dùng đến khoản thế chấp.
1.2.4. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh xổ số doanh nghiệp kinh doanh xổ số
1.2.4.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh xổ số
- Đối với nghiệp vụ bán hàng.
+ Doanh thu bán vé xổ số từ các đại lý xổ số được ghi sổ là có thật. + Các nghiệp vụ bán vé xổ số được phê chuẩn đúng đắn.
+ Các nghiệp vụ bán vé xổ số hiện hữu được ghi sổ đầy đủ.
+ Doanh thu ghi sổ là số tiền của vé xổ số đã được gửi đi bán và đã được tính toán đúng, phản ánh chính xác vào sổ.
+ Các nghiệp vụ bán vé xổ số được phân loại đúng đắn.
+ Các nghiệp vụ bán vé xổ số được ghi đúng thời gian phát sinh (gần với ngày xảy ra nghiệp vụ).
+ Các nghiệp vụ bán vé xổ số được phản ánh đúng đắn trong các sổ phụ và được tổng hợp chính xác (chuyển sổ và tổng hợp).
- Đối với nghiệp vụ thu tiền.
+ Các khoản tiền được thu từ việc bán vé xổ số khi ghi sổ là số tiền thực tế nhận được (tính có thực).
+ Tiền mặt nhận được đều được vào sổ nhật ký thu tiền mặt (tính đầy đủ). + Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ và gửi theo số tiền nhận được (sự đánh giá).
+ Các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn (sự phân loại).
+ Các khoản thu tiền mặt phải được ghi sổ căn cứ theo thời gian (tính đúng kỳ).
+ Các khoản thu tiền mặt được ghi vào sổ phụ đúng đắn và được tổng hợp chính xác (chuyển sổ và tổng hợp).
1.2.4.2. Các thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh xổ số
* Tổ chức hệ thống chứng từ
Trong chu trình bán hàng và thu tiền, các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm: hợp đồng kinh tế, các đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, các hóa đơn ( hóa đơn giá trị gia tăng), các chứng từ vận chuyển, phiếu thu (tiền mặt hoặc séc), giấy báo có (kèm theo sao kê của ngân hàng), biên bản đối chiếu công nợ.
* Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
- Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền: sổ chi tiết theo dõi doanh thu, bản tổng hợp doanh thu, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng tổng hợp tiền mặt, sổ chi tiết công nợ phải thu, bảng tổng hợp công nợ phải thu.
- Các sổ kế toán tổng hợp: tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổ phù hợp. Ví dụ: Nhật ký sổ cái, nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản,…
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử
dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo yêu cầu.
Đối với các DNKDXS thì ngoài các chứng từ, các tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán bình thường như các doanh nghiệp kinh doanh khác thì cần có