7. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
và công nợ của đại lý xổ số, chính sách thu hồi vé số và hủy vé số không bán được, chính sách cấn trừ công nợ,….
Tại Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định thì các nhân viên được phân công làm việc độc lập ở các bộ phận chủ chốt như thủ quỹ sẽ độc lập với kế toán, thủ kho sẽ độc lập với bộ phận giao hàng,….
Các phiếu xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng được lập và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi giao cho đại lý xổ số.
- Về thông tin và truyền thông
Công ty đã ứng dụng các công nghệ thông tin vào hoạt kiểm tra, kiểm soát với việc ứng dụng này sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của Công ty nói chung và hoạt động bán hàng thu tiền nói riêng sẽ trở nên thuận tiện hơn. Có kênh thông tin dùng cho việc kết nối từ khách hàng và các đại lý xổ số đến Công ty, việc kết nối này sẽ giúp Công ty nhận ra được các điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình bán hàng và thu tiền để từ đó có thể tăng cường phát huy điểm mạnh hoặc khắc phục, loại bỏ các mặt yếu kém còn tồn tại. Các thông tin luôn được cấp nhập nhanh chóng và chính xác.
- Về giám sát
Công ty thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện các công việc trong chu trình bán hàng và thu tiền để đảm bảo được các mục tiêu đã đề ra.
2.3.2. Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền và thu tiền
- Về môi trường kiểm soát
viên làm việc trong chu trình bán hàng và thu tiền, cũng như mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận, các nhân viên với nhau.
Đối với việc tuyển dụng nhân sự công ty chưa đưa ra được các chính sách và thủ tục cho vấn đề đánh giá về năng lực của nhân viên và trong quá trình làm việc Công ty cũng không thường xuyên tiến hành kiểm tra đánh giá năng lực về việc bán hàng và thu tiền.
- Về đánh giá rủi ro
Việc đánh giá mức ảnh hưởng của các rủi ro đã nhận diện được trong chu trình vẫn chưa được thực hiện thường xuyên và cụ thể thời gian thực hiện việc đánh giá vẫn chưa có. Bởi vì Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định là Công ty nhà nước nên Công ty vẫn chưa chú trọng việc nhận diện các rủi ro phát sinh đến từ các thay đổi về chính sách của nhà nước. Ngoài ra, Công ty cũng chưa đưa ra được các cơ chế và cách giải quyết hợp lý khi có rủi ro phát sinh về sự thay đổi nguồn nhân lực hay sự thay đổi về hệ thống bán hàng.
Công ty chưa thống nhất và sắp xếp các mục tiêu theo cấp độ ảnh hưởng cũng như chưa xác định rõ hơn về mối liên kết giữa đặc điểm kinh doanh, điều kiện kinh tế với các quy định về cơ chế nhận dạng rủi ro, đối phó rủi ro. - Về hoạt động kiểm soát
+ Đối với các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
Công ty chưa có mẫu đơn đặt hàng thống nhất cho các đại lý xổ số cũng như bảng tổng hợp đơn đặt hàng, khi các đại lý xổ số cần lấy thêm các loại vé xổ số mà chỉ đưa ra yêu cầu mua vé lên Công ty thì nhiều khi sẽ có các rủi ro và sai sót trong quá trình tiếp nhận yêu cầu mua hàng như nhầm số lượng vé, nhầm loại vé,….
Công ty chưa có phòng kho riêng cho các loại vé xổ số chưa bán ra và các loại vé xổ số đang trong thời gian chờ để hủy vì các đại lý xổ số không
bán được trả vé về lại cho Công ty.
Việc xác minh về vấn đề tài chính của khách hàng hay còn gọi là thẩm định khách hàng muốn trở thành đại lý xổ số là điều kiện cần thiết, nhưng việc xác minh này vẫn có nhiều điểm bất cập và không thể xác minh chính xác hoàn toàn tài chính của khách hàng là có đúng với những gì khách hàng đã kê khai hay không, để có tiến hành thủ tục đăng ký làm đại lý xổ số của Công ty. Bởi vì các đại lý xổ số phải nộp một khoản thế chấp bắt buộc để làm niềm tin cho Công ty, nên việc bán hàng có thể gặp nhiều khó khăn do đôi khi đại lý xổ số không chi trả được tiền mua vé số và số tiền không chi trả được này sẽ bị trừ vào khoản thế chấp hoặc Công ty sẽ buộc đại lý xổ số phải nộp thêm một khoản thế chấp khác, đại lý xổ số có thể chưa xoay sở được nguồn tiền cho khoản thế chấp này. Điều này dẫn đến tình trạng xấu nhất là đại lý xổ số có thể ngừng kinh doanh và làm cho Công ty mất đi một nơi tiêu thụ vé số, gây thiệt hại đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
Việc đào tạo và luân chuyển các nhân viên từ những bộ phận khác qua để tham gia vào chu trình khi có sự cố về nhân sự xảy ra vẫn chưa được Công ty chú trọng.
+ Đối với các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình thu tiền
Mặc dù Công ty đã có các thủ tục kiểm soát cho việc thu tiền mặt nhưng mức độ an toàn của các thủ tục vẫn chưa cao để có thể đảm bảo hoàn toàn cho các vấn đề rủi ro về thu tiền mặt không xảy ra.
Công ty hiện nay đang có chính sách bán nợ cho các đại lý xổ số nhưng vẫn chưa xây dựng các quy chế cụ thể cho việc kiểm soát công nợ đại lý. Việc đối chiếu công nợ đại lý vẫn chưa được chặt chẽ.
- Về thông tin và truyền thông
Công nghệ thông tin đã được Công ty đưa vào sử dụng nhưng lại ở dạng đơn giản. Có thu thập các nội dung thay đổi liên quan đến nhu cầu khách
hàng, đối thủ cạnh tranh, chính sách pháp luật,…nhưng vẫn chưa thể hiện được rõ ràng và cụ thể.
Việc truyền thông ra bên ngoài cũng chưa được Công ty chú trọng, điều này có thể làm cho Công ty mất đi một số thị trường tiêu thụ vé xổ số tiềm năng trong hiện tại và tương lai.
- Về giám sát
Việc KSNB chưa được đánh giá thường xuyên, định kỳ việc đánh giá năng lực của nhân viên trong chu trình bán hàng và thu tiền chưa được thực hiện, việc này làm cho cho nhân viên lơ là và chủ quan trong công việc, các điểm yếu kém sẽ bị che dấu. Kết quả là gây ảnh hưởng nghiêm trọng cho Công ty.
Ngoài ra, Công ty cũng chưa tiến hành xác định xem KSNB chu trình bán hàng và thu tiền như hiện nay có còn phù hợp hay không, để có thể tiến hành điều chỉnh cho hợp lý.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua chương 2 đã giới thiệu được tổng quan về Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định, đồng thời cũng mô tả được thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty.
Nhìn chung, trong chu trình bán hàng và thu tiền Công ty đã tạo ra được một hoạt động KSNB tương đối hữu hiệu để có thể có thể từng bước đạt được những mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên thì vẫn có các hạn chế và các hạn chế chế này cần được khắc phục.
Cuối cùng là đến chương 3, ở chương này tác giả sẽ đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty, để giúp
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY
TNHH XỔ SỐ KIẾN THIẾT BÌNH ĐỊNH
3.1. NHỮNG QUAN ĐIỂM VÀ NGUYÊN TẮC ĐỂ HOÀN THIỆN VIỆC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XỔ SỐ KIẾN THIẾT BÌNH ĐỊNH