7. Kết cấu của đề tài
3.2.1. Hoàn thiện về môi trường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tạ
HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH XỔ SỐ KIẾN THIẾT BÌNH ĐỊNH
3.2.1. Hoàn thiện về môi trường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thu tiền tại Công ty
- Ban hành bộ quy tắc đạo đức trong Công ty
Công ty cần ban hành một bộ quy tắc đạo đức nhằm đưa ra các hướng dẫn chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp phù hợp cho các cán bộ nhân viên, để từ đó có thể xây dựng nên mối quan hệ tốt đẹp kể cả bên trong lẫn bên ngoài Công ty. Các quy tắc có thể liên quan đến trách nhiệm của nhân viên, sự hỗ trợ giữa các nhân viên với nhau, tính trung thực trong công việc,…Cụ thể: + Trách nhiệm của nhân viên: đây chính là tinh thần trách nhiệm phải được thể hiện rõ ràng. Thứ nhất là thể hiện ở mọi cấp bậc trong Công ty từ lãnh đạo đến quản lý đến nhân viên cơ sở. Thứ hai là thể hiện giữa các đồng nghiệp với nhau. Thứ ba là thể hiện trong mối quan hệ với khách hàng, với các đại lý xổ số, các đối tác của Công ty. Cuối cùng là thể hiện với cộng đồng ngoài Công ty.
+ Sự hỗ trợ giữa các nhân viên với nhau: giữa các nhân viên trong Công ty phải có tinh thần làm việc tập thể, phải tạo được sự hợp tác ăn ý giữa các thành thành viên trong một phòng ban và giữa các phòng ban với nhau, để có thể hướng tới thành công.
+ Tính trung thực trong công việc: các nhân viên trong công ty từ cấp bậc cao đến cấp bậc thấp trong công việc đều phải hành động một cách rõ ràng, minh bạch nhất để đem lại lợi ích cho Công ty.
Ban giám đốc cũng như nhà quản lý cần duy trì và phát huy những hành động cụ thể để làm gương cho cấp dưới noi theo như chấp hành đúng các
chính sách bán hàng và thu tiền với quan điểm đã đề ra là kinh doanh một cách trung thực, thể hiện được uy tín của Công ty, chấp hành đúng chính sách pháp luật của Nhà nước.
Ban hành văn bản về những chuẩn mực đạo đức cụ thể hơn dành cho nhân viên bán hàng và thu tiền để có thể phòng ngừa các vi phạm, sai trái trong việc bán hàng và thu tiền. Bởi một khi đã có văn bản cụ thể thì khi có người vi phạm thì người đó sẽ không thể phản bác lại rằng do mình không biết Công ty có quy định như vậy nên mình mới mắc phải.
- Ban hành các văn bản cụ thể đối với việc phân công quyền hạn trong công việc
Phải có văn bản cụ thể cho việc phân công quyền hạn trong công việc đối với các nhân viên trong Công ty. Mỗi cá nhân đều có nhiệm vụ của chính mình, không nên kiêm nhiệm nhiều công việc với nhau ví dụ bán hàng thì chỉ chịu trách nhiệm bán hàng, thu tiền thì chịu trách nhiệm thu tiền, kho chịu trách nhiệm kho,…không nên vừa bán hàng vừa thu tiền chẳng hạn. Với viện ban hành văn bản cụ thể sẽ làm cho việc phát huy tính chuyên nghiệp trong công việc được nâng cao, trình tự gải quyết công việc trong quy trình cũng trở nên trôi chảy và không xảy ra trường hợp đùng đẩy trách nhiệm cho nhau khi có sự cố cũng như gian lận.
Phân công quyền hạn công việc hợp lý cũng là tiền đề cho việc tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, chủ động và quyết đoán trong khi xử lý công việc. Hạn chế đến mức thấp nhất việc xảy ra rủi ro, nhầm lẫn, sai sót, gian lận tại Công ty.
- Hoàn thiện chính sách nhân sự tại Công ty
Xây dựng và công bố các chính sách, thủ tục chi tiết cho việc tuyển dụng nhân viên, đào tạo và đánh giá năng lực của nhân viên. Tuyển dụng đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực và phân bổ nhân viên vào đúng vị trí
chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo sẽ là nhân tố quyết định cho việc nâng cao chất lượng nhân viên đặc biệt là các nhân viên bán hàng và thu tiền.
Để việc KSNB trong Công ty hoạt động có hiệu quả thì cấp thiết phải có đội ngũ nhân viên nhạy bén, có năng lực với công việc, mà muốn có được đội ngũ như vậy công ty cần chú trọng đến công tác đào tạo, đánh giá năng lực làm việc của nhân viên theo đúng hướng bằng việc thường xuyên tổ chức các cuộc thi đánh giá năng lực bằng các hình thức khác nhau. Từ đó có thể trực tiếp chọn lọc được các nhân viên tốt, loại bỏ đi các cá thể không phù hợp với Công ty cũng như các nhân viên xứng đáng, phù hợp cho quy trình bán hàng và thu tiền.
Ngoài ra, cũng cần đối mới các chính sách về chế độ khen thưởng kịp thời cho các nhân viên làm việc đạt hiệu quả, có những đề xuất thay đổi và cải tiến phù hợp với công việc,..Đồng thời, cũng đổi mới chế độ xử phạt nghiêm khắc hơn cho những nhân viên khi vi phạm các quy định của Công ty, việc này sẽ giúp Công ty phát hiện sớm các tình trạng gian lận, nhầm lẫn nếu có.